忘年会 中止・延期のお知らせ 例文
社内メール・取引先・会場へのキャンセル連絡

すぐ使える短いお知らせ（社内チャット・メール）

【忘年会中止のお知らせ】
◯月◯日（◯）に予定していた部署の忘年会は、◯◯のため中止いたします。
楽しみにしてくださっていた皆さん、申し訳ありません。
集金済みの会費は、◯日までに全額お返しします。

【忘年会延期のお知らせ】
◯月◯日（◯）の忘年会は、◯◯のため延期いたします。
新しい日程は◯日（◯）までにお知らせします。出欠はあらためて伺います。

お知らせの構成と書き方

中止・延期・見送りの言葉の使い分け

理由の書き方

社内の弔事や、事情を詳しく書けないときは、「諸般の事情により」で十分です。理由を細かく書くより、会費や新しい日程の扱いをはっきり書くほうが、受け取った人は助かります。

社内向けの例文

① 全社・部署への中止のお知らせ（メール）

件名：【中止】◯月◯日（◯）忘年会のお知らせ

◯◯部の皆さん

お疲れさまです。忘年会幹事の◯◯です。
◯月◯日（◯）に予定していた忘年会は、年末の業務が立て込み、多くの方の参加が難しい見込みとなったため、中止いたします。
出欠のご回答や余興の準備をしてくださった皆さん、申し訳ありません。

・集金済みの会費：◯月◯日（◯）までに、受け取った方法と同じ方法でお返しします
・代わりの会：年明けに新年会として開けないか、あらためてご相談します

ご不明な点は、◯◯（内線◯◯）までお知らせください。

② 延期のお知らせ（新しい日程が未定）

件名：【延期】◯月◯日（◯）忘年会のお知らせ

皆さん

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月◯日（◯）に予定していた忘年会は、◯◯のため延期いたします。
新しい日程は、◯月◯日（◯）までに決めてお知らせします。日程が決まりましたら、出欠をあらためて伺います。
集金済みの会費は、新しい日程の会に充てます。新しい日程で参加できない方には全額お返ししますので、ご安心ください。
急な変更となり申し訳ありません。どうぞよろしくお願いします。

③ 延期のお知らせ（新しい日程が決定）

件名：【日程変更】忘年会は◯月◯日（◯）に変更します

皆さん

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月◯日（◯）に予定していた忘年会は、◯◯のため、下記のとおり日程を変更いたします。

　変更前：◯月◯日（◯）◯時から
　変更後：◯月◯日（◯）◯時から
　会場：変更なし（◯◯）

新しい日程で参加できない方は、◯月◯日（◯）までに◯◯までお知らせください。会費は全額お返しします。

④ 参加者が少なく中止にする

件名：【中止】◯月◯日（◯）チーム忘年会について

皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の忘年会についてご回答ありがとうございました。
年末で皆さんのご都合が合いにくく、今回は中止とさせてください。
代わりに、年明けの落ち着いた時期にランチ会などを企画したいと思います。決まりましたらまたご案内します。
今年も一年お疲れさまでした。

⑤ 会社の方針で今年は見送る（全社向け）

件名：本年の全社忘年会の開催見送りについて

社員各位

総務部の◯◯です。
例年開いている全社忘年会について、本年は会社の方針により開催を見送ることになりました。
部署ごとの懇親会を開く場合の補助については、別途ご案内いたします。
楽しみにしていた皆さんには申し訳ありませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

⑥ 集めた会費の返金の案内

件名：忘年会の会費の返金について

皆さん

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
中止となった忘年会の会費について、返金の方法をお知らせします。

・現金でお支払いの方：◯月◯日（◯）から◯日（◯）の間に、◯◯の席でお返しします
・送金でお支払いの方：◯月◯日（◯）までに、同じ方法でお返しします
・返金額：お支払いいただいた全額

受け取りましたら、この下の表に印をつけてください。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いします。

⑦ 当日朝の中止連絡（チャット）

【本日の忘年会は中止します】
大雪で交通機関に乱れが出ているため、本日◯時からの忘年会は中止します。
会場には連絡済みです。会費の扱いは、明日あらためてお知らせします。
皆さん、帰宅の際は足元に気をつけてください。

取引先向けの例文

⑧ 取引先を招いていた忘年会の中止

件名：【中止のお知らせ】◯月◯日 弊社忘年会について

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の◯◯でございます。
先日ご案内いたしました◯月◯日（◯）の弊社忘年会につきまして、誠に勝手ながら、諸般の事情により中止することとなりました。
ご多忙のなかご出席のお返事をいただいておりましたのに、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
あらためて、年明けにご挨拶に伺えればと存じます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

⑨ 合同忘年会の開催見送りを取引先に伝える

件名：本年の合同忘年会について

株式会社◯◯
◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の◯◯でございます。
毎年ご一緒させていただいている合同忘年会について、本年は弊社の業務の都合により、開催を見送らせていただきたく、ご連絡いたしました。
毎年楽しみにしてくださっている皆様には大変申し訳なく存じます。
落ち着きましたら、新年会などの形で改めてご相談させていただけますと幸いです。
まずは取り急ぎご連絡申し上げます。

会場（店）へのキャンセル連絡の例文

中止・延期が決まったら、社内へのお知らせより先か同時に、会場へ連絡します。連絡が遅れるほど、店の準備が進み、キャンセル料がかかりやすくなります。キャンセル料がかかるかどうか、いくらかは、会場の規定と予約時に確認した条件によります。予約時の控えやメールを手元に用意してから電話をかけてください。

⑩ 電話でキャンセルを伝える

お忙しいところ恐れ入ります。◯月◯日（◯）◯時から、◯名で予約しております、株式会社△△の◯◯と申します。
大変申し訳ないのですが、社内の事情で会を中止することになり、予約をキャンセルさせていただきたく、お電話いたしました。
キャンセル料の扱いについて、お伺いしてもよろしいでしょうか。

（延期の場合）◯月◯日（◯）の予約を、◯月◯日（◯）の同じ時間に変更することはできますでしょうか。難しい場合は、空いている日を教えていただけますと助かります。

⑪ メールでキャンセルを伝える（電話の後の確認にも）

件名：◯月◯日（◯）ご予約キャンセルのお願い（株式会社△△ ◯◯）

◯◯（店名）
ご担当者様

お世話になっております。株式会社△△の◯◯でございます。
◯月◯日（◯）◯時から、◯名でお願いしておりました宴会のご予約につきまして、社内の事情により会を中止することとなりました。
誠に恐縮ですが、ご予約のキャンセルをお願いいたします。
キャンセル料が発生する場合は、金額とお支払い方法をお知らせいただけますでしょうか。
ご準備いただいていたところ、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

株式会社△△　◯◯部　◯◯
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

• 予約の控え（日時・人数・コース・予約名）を手元に用意した
• キャンセル料の有無と金額は、会場の規定と予約時の条件で確かめた
• 電話で伝えた内容を、メールでも送って記録に残した
• 延期の場合、新しい日程で同じ条件（人数・コース）が使えるか確かめた
• キャンセル料の支払いを誰が負担するか、上司・総務と決めた

よくある失敗と避けたい表現

送る前のチェックリスト

• 件名に【中止】【延期】と日付が入っている
• 最初の一文で中止・延期・見送りのどれかが分かる
• 理由は一文で簡潔に書けている（書けない事情は「諸般の事情により」）
• 楽しみにしていた人・準備した人へのお詫びかお礼がある
• 会費の扱い（返金の時期と方法、次の会に充てるか）が書いてある
• 延期なら新しい日程、または決める時期が書いてある
• 会場への連絡を済ませ、キャンセル料の扱いを確かめた
• 社外の招待客には、メールに加えて電話か直接の連絡も考えた
• 問い合わせ先（幹事の名前・連絡先）が書いてある