準備
懇親会の幹事がやること一覧
準備・当日・翌日の流れと例文
結論から言うと、懇親会の幹事がやることは準備（予算確認・日程・店・案内・挨拶の依頼）→当日（受付・進行・会計・見送り）→翌日（お礼・会計報告・精算）の3段階です。時間を取られるのは店選びより日程調整、当日に困るのは挨拶を誰に頼むか決めていなかったことです。この記事は、いつ何をするかの逆算表と、そのまま使える例文（案内・依頼・リマインド・司会のセリフ・お礼・会計報告）をまとめました。
結論
懇親会の幹事の仕事は、①予算・対象・目的を確認する ②日程と店を決める ③人を集める ④お金を扱う ⑤当日を回す ⑥終わったあとを片付けるの6つです。多くは自分で決めることではなく、上長や主賓に確認して、参加者に先に伝えることです。誰に・いつまでに・何を確認するかを先に並べると、手戻りが大きく減ります。
やること一覧（いつ・何を・誰に）
開催日から逆算した目安です。人数が多い会や、繁忙期（年末・年度末）は店の予約を早めてください。
| 時期の目安 | やること | 確認する相手 |
|---|---|---|
| 1〜2か月前 | 予算・対象者・目的の確認／幹事チームの編成／候補日を3つに絞る | 上長・主賓 |
| 1か月前 | 日程の確定／店の予約（できれば下見）／料理と飲み物の形式 | 参加者・店 |
| 3週間前 | 案内メールの送付／挨拶・乾杯の依頼／余興をするなら担当決め | 参加者・挨拶をお願いする方 |
| 1週間前 | 出欠の締切（店の人数変更期限の手前）／席次・進行表・司会台本の作成 | 店・司会 |
| 2〜3日前 | リマインド送付／店へ最終人数の連絡／釣銭・名簿・領収書メモの準備 | 参加者・店 |
| 当日 | 受付・会費の回収／進行／集合写真／会計／二次会の案内・見送り・忘れ物確認 | 幹事チーム |
| 翌営業日 | お礼メール／挨拶をしてくれた方へ個別のお礼 | 参加者・登壇者 |
| 1週間以内 | 会計報告／返金・追加徴収／領収書の提出／次回への引き継ぎメモ | 参加者・経理 |
Point
出欠の締切は、店の「人数変更の期限」から逆算して決めてください。 店の期限を知らずに締切を置くと、締切後に減った人数分も払うことになりかねません。
最初に上長へ確認する3つ
ここが決まらないと何も動きません。そして幹事がひとりで決めることではありません。
- 01予算 — 1人あたりいくらまでか、会社負担か自己負担か、上長からの差し入れ（ご祝儀）はあるか
- 02対象者 — どの部署まで声をかけるか、社外の方を招くか
- 03目的 — 歓迎・送別・慰労・交流のどれか、主賓は誰か
注意
目的が決まると、店の条件が決まります。 歓迎会なら主役が話しやすい席、慰労会なら料理重視、部署をまたぐ交流なら立食で動ける構成、というように選び方が変わります。
例文：上長への確認（チャット）
◯◯さん、お疲れさまです。 ◯月の懇親会の幹事を担当します◯◯です。 準備を始める前に、3点だけ確認させてください。 ・予算：1人あたりの上限と、会社負担か会費制か ・対象：◯◯部のみか、◯◯チームにも声をかけるか ・目的：今回は新メンバーの歓迎が中心という理解でよろしいでしょうか あわせて、◯◯さんのご都合の悪い日があれば教えていただけますと助かります。
幹事チームの役割分担
ひとりで全部持つと、当日に受付と進行と店とのやり取りが重なって止まります。人数が多い会は、少なくとも受付・会計と司会を分けてください。
| 役割 | 主な仕事 |
|---|---|
| 総括（幹事長） | 上長との確認、全体の判断、トラブル時の決定 |
| 受付・会計 | 名簿のチェック、会費の回収、店への支払い、領収書の受け取り |
| 司会 | 開会から締めまでの進行、挨拶をお願いする方の紹介 |
| 店との窓口 | 料理を出すタイミング、ラストオーダー、延長の相談 |
| 写真・二次会 | 集合写真の撮影、二次会の店の手配と誘導 |
日程調整 — いちばん時間を食う工程
全員の都合を聞いて最大公約数を探す進め方は、人数が増えるほど収束しません。
| 進め方 | 向く場面 |
|---|---|
| 先に候補日を3つに絞って投票 | ほとんどの場合。候補が多いと票が割れる |
| 主賓・上長の都合を先に押さえる | 歓迎会・送別会。主役が出られない日程は意味がない |
| 日程を先に決めて告知 | 大人数。全員の都合は合わない前提で進める |
- 主賓・上長の都合を先に確認した
- 候補日を3つ以内に絞った
- 回答期限を明記した（無いと返ってこない）
- 締切後に決めることを伝えた（全員の回答は待たない）
- 繁忙期・月末・決算期・連休前後を避けた
例文：日程調整のメール
件名：【◯月◯日まで】懇親会の日程調整のお願い ◯◯部の皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 ◯月に懇親会を予定しており、日程を決めるためにご都合を伺えればと思います。 候補日（いずれも19:00開始予定） ・◯月◯日（◯） ・◯月◯日（◯） ・◯月◯日（◯） 下記のフォームから、◯月◯日（◯）17:00までにご回答ください。 （フォームのURL） 締切時点の回答で決定し、あらためてご案内します。 どうぞよろしくお願いいたします。
店選び・料理・飲み物で確認すること
味や雰囲気より先に、当日に困る条件を潰してください。予約の電話で次をまとめて確認します。
- 個室・貸切か（挨拶をするなら必須に近い）
- 人数変更の期限（何日前まで減らせるか、当日の増減はどうなるか）
- 時間制限（◯時間制か、延長はできるか、退店時刻）
- 料理の形式（コースか、大皿か、立食か）
- 飲み放題の有無とラストオーダーの時刻
- ソフトドリンクの種類（お酒を飲まない人・車で来る人がいる前提で）
- 食事制限への対応（アレルギー、ベジタリアン、宗教上の制限）
- アクセス（会社・駅からの距離、二次会へ移動しやすいか）
- 支払方法と領収書（宛名・但し書き、カードが使えるか）
- キャンセル規定（何日前から何%か）
- 設備（マイク、プロジェクター、電源。余興や表彰をするなら）
| 形式 | 向く会 | 注意点 |
|---|---|---|
| 着席・コース | 少人数、役員が出る会、歓送迎会 | 席が固定されるので、席次を決めておく |
| 着席・大皿 | 部署内の気軽な会 | 取り分けが偏る。端の席に料理が届いているか見る |
| 立食 | 部署をまたぐ交流、大人数 | 年配の方や長時間に配慮して、椅子を一部用意してもらう |
注意
食事制限は、聞き方に注意してください。 「アレルギーはありますか」ではなく「召し上がれないものがあればお知らせください」と聞くほうが、病気や体質といった理由まで尋ねずに済みます（要配慮個人情報）。
例文：店への最終人数の連絡（電話）
お世話になっております。◯月◯日19:00から◯名で予約しております、株式会社◯◯の◯◯です。 人数が確定しましたのでご連絡しました。◯名から◯名に変更をお願いできますでしょうか。 あわせて、飲み放題のラストオーダーの時刻と、退店の時刻を確認させてください。 領収書は「株式会社◯◯」宛て、但し書きは「ご飲食代」でお願いします。
案内・依頼・リマインドの例文
案内には日時・場所・会費・集め方・出欠の締切・キャンセルの扱いを必ず入れてください。後から言うと角が立つことほど、最初に書いておきます。
例文：案内メール
件名：【ご案内】◯月◯日（◯）◯◯部 懇親会／出欠は◯月◯日まで ◯◯部の皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 日程調整へのご協力、ありがとうございました。 下記のとおり懇親会を開催します。今期から加わった◯◯さんの歓迎も兼ねています。 ■ 日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00（受付18:45〜） ■ 場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）地図：（URL） ■ 会費：◯,◯◯◯円（当日、受付で現金にてお支払いください） ■ 出欠：◯月◯日（◯）までに、このメールへの返信でお知らせください ■ 召し上がれないものがあれば、出欠とあわせてお知らせください ◯月◯日以降のキャンセルは、お店の規定により会費をいただきます。 ご了承ください。 皆さまのご参加をお待ちしています。
注意
案内文の別パターン（くだけた文面、社外の方向け、Word形式）は懇親会の案内文例文集にまとめています。
例文：乾杯・挨拶の依頼
◯◯課長 お疲れさまです。◯月◯日の懇親会の幹事をしております◯◯です。 当日、乾杯のご発声をお願いできませんでしょうか。 ◯◯部長の開会のご挨拶のあと、19:05ごろを予定しております。 お時間は1分ほどで、皆さまへのひと言をいただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
挨拶の順番と、誰に何をお願いするかは懇親会の挨拶の順番で整理しています。組み方の一例は、開会の挨拶を会のいちばん上の役職の方、乾杯をその次の方にお願いする形です。会社ごとの慣習があるので、迷ったら上長に相談してください。
例文：前々日のリマインド
件名：【リマインド】◯月◯日（◯）懇親会のご案内 皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 明後日の懇親会について、念のためご連絡します。 ■ 日時：◯月◯日（◯）19:00開始（受付18:45〜） ■ 場所：◯◯（地図：URL） ■ 会費：◯,◯◯◯円（お釣りが出ないようご用意いただけると助かります） 欠席・遅刻の連絡は、幹事◯◯の携帯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお願いします。
会費の扱い
お金のトラブルは後味が悪いので、先に決めて、案内の時点で書いてください。
- 金額（一律か、役職別か、新入社員や主賓は無料か。役職別なら傾斜つき割り勘計算で1人あたりを出せます）
- 集め方（当日現金か、事前振込か、キャッシュレスか）
- 釣銭の準備（当日現金なら事前に両替しておく）
- 幹事の会費（幹事も払うのか、免除するのか。上長に確認しておく）
- 直前キャンセルの扱い（いつから会費をいただくか。店の規定に合わせる）
- 上長からの差し入れ（受け取ったら金額を記録し、会計報告に入れる）
- 余った場合・足りない場合の扱い（返金するか、二次会に回すか）
注意
当日現金の受付は、人を1人取られます。 事前徴収やキャッシュレスにできるなら当日が楽になります。ただし全員が同じ手段を使えるかは確認してください。会社の経費にする場合の考え方は社内懇親会の費用と交際費へ。
前日までに決めておくこと
当日に決めると必ず詰まるものです。前日までに確定させ、幹事チームで共有してください。
| 項目 | 決めておくこと |
|---|---|
| 挨拶 | 開会・乾杯・中締め・締めを誰にお願いするか。本人に事前に伝えたか |
| 司会 | 幹事がやるか、別の人に頼むか。台本を渡したか |
| 席次 | 指定か自由か。主賓と役職者の位置（個室では入口から遠い席を上座とする慣習がある） |
| 進行表 | 開会→乾杯→歓談→（余興・紹介）→集合写真→締め の時刻 |
| 余興 | やるか、誰が仕切るか、景品は誰が買うか |
| 写真 | 誰が撮るか。締めの前に集合写真を入れる |
| 二次会 | やるか、誰が仕切るか、店を押さえるか |
| 精算 | 誰が払うか、領収書を誰が受け取るか |
進行表の例（2時間制・19:00開始）
| 時刻 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 18:30 | 幹事集合、店と料理・飲み物の最終確認、受付の設営 | 幹事全員 |
| 18:45 | 受付開始（名簿チェック・会費の回収） | 受付・会計 |
| 19:00 | 開会の言葉 | 司会 |
| 19:02 | 開会の挨拶 | 役職の最も上の方 |
| 19:05 | 乾杯 | 依頼した方 |
| 19:10 | 歓談（料理のタイミングは店と調整） | 店との窓口 |
| 20:00 | 新メンバーの紹介・余興など | 司会 |
| 20:30 | ラストオーダーの案内 | 店との窓口 |
| 20:40 | 集合写真 | 写真担当 |
| 20:45 | 中締め・締めの挨拶 | 依頼した方 |
| 20:50 | 二次会の案内、お開き、忘れ物確認 | 司会・幹事全員 |
注意
時刻は例です。店の退店時刻から逆算し、締めの挨拶が退店時刻の少し前に終わるように組んでください。司会の詳しい台本は懇親会の司会台本にあります。
当日の持ち物
- 参加者名簿（出欠のチェック欄つき。会計報告にも使う）
- 釣銭と、会費を入れる封筒
- 進行表と司会台本
- 店の連絡先と予約名
- 領収書の宛名と但し書きのメモ
- 二次会の候補（押さえていない場合も、案だけ持っておく）
- 参加者の緊急連絡先（幹事チームの分だけでも）
当日の幹事の仕事と、司会のセリフ例
当日の幹事は、自分が楽しむより、全員が困らないように見て回る役です。やることは次のとおりです。
- 01
早めに入って最終確認
人数、料理を出すタイミング、ラストオーダー、退店時刻を店と確認します。
- 02
受付と会費の回収
名簿にチェックを入れながら受け取ります。未着の人には開始時刻に一度連絡します。
- 03
進行
進行表どおりに進めます。挨拶をお願いした方には、出番の少し前に声をかけておきます。
- 04
歓談中の気配り
飲み物が空いている人、ひとりになっている人、料理が届いていない席がないかを見ます。
- 05
会計
退店前に店と金額を確認し、支払いと領収書の受け取りを済ませます。
- 06
お開きと見送り
二次会の案内、帰り道の確認、忘れ物の確認をしてから最後に出ます。
司会のセリフ例
【開会】 皆さま、お待たせいたしました。定刻となりましたので、ただいまより◯◯部の懇親会を始めます。本日司会を務めます◯◯です。どうぞよろしくお願いいたします。 【開会の挨拶の紹介】 はじめに、◯◯部長よりご挨拶をいただきます。◯◯部長、よろしくお願いいたします。 【乾杯の紹介】 続きまして、乾杯に移ります。乾杯のご発声は、◯◯課長にお願いしております。皆さま、お手元のグラスをお持ちください。◯◯課長、お願いいたします。 【歓談へ】 ありがとうございました。それでは、しばらくご歓談ください。お料理は順にお持ちいただきます。 【紹介・余興の前】 ご歓談中のところ失礼いたします。ここで、今期から加わった◯◯さんに、ひと言ご挨拶をお願いします。 【ラストオーダー】 お飲み物のラストオーダーのお時間です。ご注文のある方は、お近くのスタッフにお声がけください。 【集合写真】 お開きの前に、集合写真を撮ります。こちら側にお集まりください。 【締めの紹介】 宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間となりました。締めのご挨拶を、◯◯さんにお願いいたします。 【お開き・二次会の案内】 以上をもちまして、本日の懇親会はお開きとなります。ご参加いただき、ありがとうございました。二次会は◯◯で予定しています。ご参加の方は、店の前で◯◯にお声がけください。お忘れ物のないよう、お気をつけてお帰りください。
お酒と帰り道への配慮
道路交通法第65条第3項は、何人も、酒気を帯びて車両等を運転すること（同条第1項の違反）となるおそれがある者に対し、酒類を提供し、又は飲酒をすすめてはならないと定めています。店だけでなく、幹事や同席者も対象です。
- 車・自転車で来た人がいないか、受付で把握した
- その人にお酒を勧めない、注がないことを幹事チームで共有した
- ソフトドリンクを頼みやすいようにした（飲まない人を目立たせない）
- 酔いが強い人を、ひとりで帰さない段取りにした
注意
飲酒の強要や、出し物の強制が問題になる場面については飲み会のハラスメントに整理しています。
翌日以降にやること
- 01
お礼メールを送る
翌営業日の午前中までに。挨拶をしてくれた方には個別に一言添えます。
- 02
会計報告をする
集めた金額、支払った金額、差額を、参加者か上長に報告します。
- 03
返金・追加徴収をする
余りを返すか、不足分をいただくか。報告とあわせて連絡します。
- 04
領収書を提出する
会社の経費にする分は、参加実数も一緒に記録して提出します。
- 05
引き継ぎメモを残す
店の良し悪し、人数の読み、進行で詰まった箇所。次の幹事のために1枚残すと、組織として楽になります。
例文：参加者へのお礼メール
件名：懇親会へのご参加ありがとうございました 皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 昨日は懇親会にご参加いただき、ありがとうございました。 ◯◯さんの自己紹介で、◯◯の話が出たときの盛り上がりが印象に残っています。 乾杯のご発声をいただいた◯◯課長、締めのご挨拶をいただいた◯◯さん、ありがとうございました。 集合写真は、こちらの共有フォルダに置いています。（URL） 至らない点もあったかと思いますが、引き続きよろしくお願いいたします。
例文：挨拶をしてくれた方への個別のお礼
◯◯課長 昨日は乾杯のご発声をお引き受けいただき、ありがとうございました。 ◯◯のお話で、会が和やかに始まりました。 お忙しいなかご準備いただき、感謝しております。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例文：会計報告と返金の連絡
件名：懇親会の会計報告 皆さま 先日の懇親会の会計をご報告します。 ■ 収入 会費 ◯,◯◯◯円 × ◯名 ＝ ◯◯,◯◯◯円 ◯◯部長より差し入れ ◯◯,◯◯◯円 ■ 支出 お店へのお支払い ◯◯,◯◯◯円（領収書あり） ■ 差額 ◯,◯◯◯円 差額は、参加者お一人あたり◯◯◯円ずつお返しします。 ◯月◯日の朝会のあとに、お渡しします。 ◯◯部長、差し入れをありがとうございました。
注意
お礼メールの別パターンは幹事のお礼メッセージ、会計報告の書き方は幹事の会計報告にまとめています。
よくある失敗と防ぎ方
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 予算・対象を聞かずに店を探した | 「もっと安く」「あの部署も」で探し直し | 最初に上長へ3点確認する |
| 候補日を5つ以上出した | 票が割れて決まらない | 主賓の都合を先に押さえ、3つに絞る |
| 出欠の締切が店の期限より後 | 減った人数分も払うことになりかねない | 店の人数変更期限から逆算して締切を置く |
| 乾杯を当日その場で指名した | 相手が困り、会の始まりが締まらない | 事前に依頼文を送り、時刻と長さを伝える |
| ひとりで受付と司会を兼ねた | 遅れて来た人の対応で進行が止まる | 受付・会計と司会を分ける |
| 集合写真を締めの後にした | 解散が始まり、全員がそろわない | 締めの挨拶の前に入れる |
| キャンセル料を後から伝えた | 角が立ち、回収できない | 案内の時点で日付つきで書く |
| 会計を報告しなかった | 余りや差し入れの行き先が不透明になる | 翌週までに収支を報告する |
幹事の最終チェックリスト
- 予算・対象者・目的を上長に確認した
- 主賓の都合を押さえ、日程を確定した
- 店の人数変更期限・キャンセル規定・退店時刻を確認した
- 案内に日時・場所・会費・締切・キャンセルの扱いを書いた
- 開会・乾杯・締めの挨拶を、本人に事前にお願いした
- 席次・進行表・司会台本を幹事チームで共有した
- 店へ最終人数を連絡した
- 釣銭・名簿・領収書の宛名メモを用意した
- 車で来る人への配慮を共有した
- 二次会をやるか、誰が仕切るかを決めた
- 翌営業日にお礼、1週間以内に会計報告をする予定を入れた
注意
二次会を仕切る場合は二次会の幹事、当日の流れをもっと細かく見たい場合は幹事の当日の流れ、会全体の組み立ては懇親会のセッション設計へ。
この記事の要点
- 幹事がやることは準備→当日→翌日の3段階。逆算表で「いつ・何を・誰に」を先に並べる。
- 最初に上長へ確認するのは予算・対象者・目的の3つ。 店探しより先。
- 候補日は3つまで。 主賓と上長の都合を先に押さえてから投票する。
- 出欠の締切は、店の人数変更の期限から逆算し、キャンセルの扱いは案内に書く。
- 挨拶をお願いする方には事前に依頼する。 当日その場で指名しない。
- 受付・会計と司会は分ける。集合写真は締めの前、車で来た人にはお酒を勧めない。
- 翌営業日にお礼メール、1週間以内に会計報告と返金まで済ませて終わり。
FAQ
よくある質問
準備・当日・翌日の3段階です。準備は予算・対象者・目的の確認、日程調整、店の予約、案内の送付、挨拶の依頼、席次と進行表の作成。当日は受付と会費の回収、進行、気配り、会計、二次会の案内と見送り。翌日以降はお礼メール、会計報告、返金や追加徴収、領収書の提出です。
店を探す前に、上長へ予算・対象者・目的の3つを確認してください。これを確認せずに動くと、後から条件が変わって探し直しになります。あわせて主賓の都合の悪い日を聞いておくと、日程調整が速く進みます。
候補日を3つまでに絞り、回答期限を書いて、締切時点の回答で決めると伝えてください。主賓と上長の都合を先に押さえてから投票にかけると、票が割れにくくなります。全員の回答を待つと決まりません。
個室か貸切か、人数変更の期限、時間制限と退店時刻、料理の形式、飲み放題とラストオーダー、ソフトドリンクの種類、食事制限への対応、支払方法と領収書、キャンセル規定です。とくに人数変更の期限は、出欠の締切を決める基準になります。
会の目的と出席者の顔ぶれで決まります。一例は、開会の挨拶を最も上の役職の方、乾杯をその次の方にお願いする組み方です。ただし会社ごとの慣習があるため、迷ったら上長に相談してください。どなたにお願いする場合も、事前に依頼して時刻と長さを伝えます。
決まりはありません。幹事も参加者として払う会もあれば、幹事の分を免除する会もあります。後から揉めないよう、予算を確認するときに上長に決めてもらい、会計報告にもその扱いを書いてください。
受付・会計と司会を別の人に頼んでください。この2つが重なると、遅れて来た人の対応で進行が止まります。人数が多い会では、店とのやり取りと写真・二次会の担当も分けると、幹事長が全体を見られます。
お礼メールは翌営業日の午前中まで、会計報告は1週間以内を目安にしてください。お礼メールは短く、当日の様子にひと言触れ、挨拶をしてくれた方の名前を挙げます。会計報告は収入・支出・差額と、返金や追加徴収の方法を書きます。