幹事
飲み会の店の予約の仕方
電話・メールの例文と人数変更・キャンセルの連絡
飲み会の店の予約は、電話をかける前に「日時・人数・予算・コースか単品か・支払いと領収書の名義」を決めておけば、あとは順に伝えるだけです。電話の一言目は「◯月◯日の◯時から、◯名で予約をお願いしたいのですが、空いていますか」。人数変更やキャンセルは分かった時点ですぐ連絡し、変更の締め切りと料金の扱いを店に確かめるのが基本です。このページでは、電話の言い方、メール・予約フォームの文面、人数変更・キャンセルの連絡の例文を場面別に並べました。店の選び方は忘年会の店・会場の選び方、当日の立ち回りは飲み会の幹事は当日何する？を見てください。
結論
飲み会の予約で店に伝えるのは①日時と利用時間 ②人数 ③コース・飲み放題の有無 ④席の希望（個室・座敷など） ⑤予約者の名前・会社名・連絡先です。店に確かめるのは⑥人数変更とキャンセルの締め切り、料金の扱い ⑦支払い方法と領収書。キャンセル料の有無や金額は店ごとに違うので、予約の時点で聞いてメモしておきます。
予約の前に決めておくこと（準備の流れ）
- 01
会の目的と参加者の顔ぶれを確かめる
歓迎会・送別会・慰労会など目的と、上司や来賓が来るかを主催者に確かめます。席の希望（個室か、座敷か椅子か）がここで決まります。
- 02
日時と人数の見込みを決める
出欠を取る前でも、おおよその人数で仮押さえできるかを店に聞けます。出欠の取り方は出欠アンケートの取り方にまとめています。
- 03
予算とコースの考え方を決める
一人あたりの会費の上限、飲み放題が要るか、苦手な食べ物への配慮が要るかを主催者と決めます。
- 04
支払いの名義を確かめる
会社の補助がある会は、領収書の宛名と但し書きを総務・経理に確かめておきます。会社の決まりに従います。
- 05
店に連絡して予約する
電話・メール・予約フォームのどれでも構いません。変更の締め切りとキャンセル料の扱いは、必ずこの時点で聞きます。
- 06
予約内容を控えて共有する
店名・担当者名・日時・人数・コース・締め切り・キャンセルの扱いをメモし、主催者と共有します。
Point
「いつまでなら人数を変えられるか」は、出欠の締め切りを決める材料です。店の締め切りより前に出欠の締め切りを置くと、人数の確定に余裕が持てます。
予約の電話の言い方（例文）
電話で予約するときの流れ
お忙しいところ恐れ入ります。◯月◯日の◯時から、◯名で予約をお願いしたいのですが、空いていますでしょうか。
（空いていると言われたら）
ありがとうございます。会社の飲み会で、◯時間ほどの利用を考えています。
コースは◯◯コースに飲み放題を付けたいのですが、お願いできますか。
できれば個室か、ほかのお客さまと仕切られた席を希望しています。
予約の名前は株式会社△△の□□です。連絡先は◯◯◯です。
人数の変更は、いつまで受け付けていただけますか。
キャンセルや人数が減った場合の料金についても、教えていただけますか。
ありがとうございます。それでは◯月◯日◯時から◯名、◯◯コースでお願いいたします。
注意
電話の最後に「日時・人数・コース・名前」を自分から読み上げて確かめると、聞き違いを防げます。電話の基本の言い回しはビジネス電話のかけ方と電話の敬語フレーズも参考にしてください。
人数がまだ確定していないとき
◯月◯日の◯時から、◯名前後で予約をお願いしたいのですが、空いていますでしょうか。
まだ人数が確定していないのですが、◯日までにご連絡すれば、人数を変えていただくことはできますか。
希望の日が埋まっていたとき
承知しました。では、◯月◯日か◯月◯日の同じ時間で、空いている日はありますでしょうか。
（なければ）分かりました。今回は見送りますが、また改めてご連絡いたします。ありがとうございました。
メール・予約フォームで予約するとき
メールや店の予約フォームで申し込むときは、電話で伝える内容を箇条書きにすると、店の人が読み落としません。
件名：◯月◯日 ◯名 宴会予約のお願い（株式会社△△ □□）
◯◯（店名）ご担当者様
はじめてご連絡いたします。株式会社△△の□□と申します。
下記のとおり、宴会の予約をお願いしたく、ご連絡いたしました。
・日時：◯月◯日（◯）◯時から、◯時間程度
・人数：◯名（◯日までに確定いたします）
・コース：◯◯コース、飲み放題付きを希望
・席：個室を希望（難しければ、仕切りのある席）
・その他：参加者に◯◯が苦手な者がおります
・支払い：当日まとめてお支払いします。領収書の宛名は「株式会社△△」でお願いします
空き状況と、人数変更・キャンセルの締め切り、料金の扱いを教えていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社△△ □□
電話：◯◯◯
注意
予約フォームの「備考」欄にも、人数が変わる可能性と、確定できる日を書いておくと、店も席の準備を考えやすくなります。
当日の店とのやりとり（進行例）
| タイミング | 店に伝えること・確かめること | 言い方の例 |
|---|---|---|
| 到着したとき | 名乗り、人数・コース・利用時間の確認 | 「本日◯時から◯名で予約している、株式会社△△の□□です」 |
| 人数が変わっていたら | 最終の人数を伝える | 「一名減って、◯名になりました。お料理は◯名分でお願いできますか」 |
| 乾杯の前 | 飲み物の注文の取り方 | 「最初の飲み物は、そろってからまとめてお願いします」 |
| ラストオーダー | 終わりの時刻の確認 | 「ラストオーダーは何時ごろになりますか」 |
| 会計 | 支払いと領収書 | 「お会計をお願いします。領収書もいただけますか」 |
| 帰るとき | お礼 | 「本日はありがとうございました。ごちそうさまでした」 |
当日の幹事の動き全体は飲み会の幹事は当日何する？、会計の場面は飲み会の会計の締め方にまとめています。
メールの件名の付け方
店に送るメールの件名は、日付・人数・用件・会社名と名前を入れると、店の人が予約台帳と照らしやすくなります。
| 用件 | 件名の例 |
|---|---|
| 新しく予約する | ◯月◯日 ◯名 宴会予約のお願い（株式会社△△ □□） |
| 空きを問い合わせる | ◯月◯日夜 ◯名の空き状況のお問い合わせ（□□） |
| 人数を変える | 【人数変更】◯月◯日 □□名義の予約（◯名→◯名） |
| 時間を変える | 【時間変更】◯月◯日 □□名義の予約について |
| キャンセルする | 【キャンセル】◯月◯日 ◯名 □□名義の予約 |
| 内容を訂正する | 【訂正】先ほどお送りした◯月◯日の予約内容について |
予約で伝える・確かめる項目のチェックリスト
- 日時と利用時間（何時から何時まで）
- 人数と、確定できる日
- コース・飲み放題の有無、苦手な食べ物への配慮
- 席の希望（個室・座敷・椅子席、上司や来賓がいるか）
- 予約者の名前・会社名・連絡先
- 人数変更の締め切りと、減った場合の料金の扱い
- キャンセルの締め切りとキャンセル料の扱い
- 支払い方法（まとめて払えるか、カード・電子決済が使えるか）
- 領収書の宛名と但し書き（会社の決まりに合わせる）
- 店の担当者の名前（変更の連絡のとき伝える）
場面別の例文（電話・メール）
例文①：初めての店にメールで予約する
件名：◯月◯日 ◯名 宴会予約のお願い（株式会社△△ □□）
◯◯ご担当者様
はじめてご連絡いたします。株式会社△△の□□と申します。
◯月◯日（◯）◯時から、◯名で宴会の予約をお願いできますでしょうか。
◯◯コースに飲み放題を付けたいと考えております。
人数変更とキャンセルの締め切りもあわせて教えていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文②：何度か使っている店に電話する
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日の◯時から、◯名でまたお願いしたいのですが、空いていますか。
前回と同じ◯◯コースでお願いできればと思っています。
例文③：急ぎで当日・前日に予約する（電話）
急なお願いで恐れ入ります。本日の◯時から◯名なのですが、入れる席はありますでしょうか。
コースでなくても構いません。席だけでも押さえていただけると助かります。
例文④：人数が増えた（電話）
お世話になっております。◯月◯日◯時から◯名で予約している、株式会社△△の□□です。
参加者が増えまして、◯名にしていただくことはできますでしょうか。
同じ席で入りきるかどうかも教えていただけますか。
例文⑤：人数が減った（メール）
件名：【人数変更】◯月◯日 □□名義の予約（◯名→◯名）
◯◯ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日◯時から◯名で予約しておりましたが、参加者が減り、◯名に変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
人数が減った分の料金の扱いについて、教えていただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
例文⑥：時間を変えたい（電話）
◯月◯日◯時から◯名で予約している□□です。
開始の時間を、◯時から◯時に遅らせることはできますでしょうか。
難しい場合は、今の時間のままで大丈夫です。
例文⑦：予約をキャンセルする（電話）
◯月◯日◯時から◯名で予約している、株式会社△△の□□です。
申し訳ないのですが、会が中止になりまして、予約を取り消していただけますでしょうか。
キャンセル料がかかる場合は、お支払いの方法を教えてください。
せっかくご準備いただいていたのに、申し訳ありません。
例文⑧：予約をキャンセルする（メール）
件名：【キャンセル】◯月◯日 ◯名 □□名義の予約
◯◯ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日◯時から◯名で予約しておりましたが、社内の都合により会を取りやめることになりました。
大変申し訳ございませんが、予約の取り消しをお願いいたします。
キャンセル料が発生する場合は、お支払い方法をお知らせください。
ご準備いただいていたところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
例文⑨：送った予約内容を訂正する（メール）
件名：【訂正】先ほどお送りした◯月◯日の予約内容について
◯◯ご担当者様
株式会社△△の□□です。
先ほどお送りしたメールで、人数を「◯名」と記載しておりましたが、正しくは「◯名」でした。
お手数をおかけして申し訳ございません。訂正のうえ、よろしくお願いいたします。
当日になってから人数が減ったときの店への連絡と、参加者への対応は飲み会の当日キャンセル連絡にまとめています。
避けたい言い方・やり方
| 避けたいもの | 理由 | こう言い換える |
|---|---|---|
| 「とりあえず◯名で、たぶん増えます」 | 店が席と料理を準備できない | 「◯名前後で、◯日までに確定します」 |
| 「キャンセルで」だけで切る | 日時・名前が伝わらず、別の予約と取り違えられる | 日時・人数・名前を言ってから取り消しを頼む |
| 連絡せずに人数を減らす・来ない | 料理と席が無駄になり、次から予約を受けてもらえないことも | 分かった時点で電話する |
| 「安くしてもらえませんか」と値段だけ交渉する | 店との関係がこじれやすい | 「予算が一人◯円なのですが、合うコースはありますか」と相談する |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
会のあとに店へお礼を伝える
件名：◯月◯日の宴会のお礼（株式会社△△ □□）
◯◯ご担当者様
先日はお世話になりました。株式会社△△の□□です。
急な人数の変更にも対応していただき、ありがとうございました。
お料理も好評で、参加者からも喜びの声が上がっておりました。
また機会がありましたら、よろしくお願いいたします。
直前のキャンセル・人数減で迷惑をかけたとき
◯◯ご担当者様
株式会社△△の□□です。
このたびは直前の人数変更で、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。
柔軟に対応していただき、ありがとうございました。
次回は人数を早めに確定してからご連絡するようにいたします。
参加者へのお礼の連絡は幹事のお礼メッセージを参考にしてください。
この記事の要点
- 予約の前に日時・人数・予算・席の希望・領収書の名義を決める。
- 電話は「日時→人数→コース→名前と連絡先」の順で伝え、最後に読み上げて確かめる。
- 人数変更とキャンセルの締め切り・料金の扱いは予約の時点で聞いてメモする。
- 変更・キャンセルは分かった時点ですぐ、日時と名前を名乗ってから伝える。
- 迷惑をかけたら後日お詫びとお礼を一言伝える。
FAQ
よくある質問
どちらでも構いません。人数が多い会や、個室・コースの相談をしたいときは電話のほうが早く話がまとまります。ネット予約やメールの場合も、人数変更とキャンセルの締め切り、料金の扱いを確かめてください。
店によります。「◯名前後で、◯日までに確定します」と伝えて仮で押さえられるかを聞いてみてください。店の締め切りより前に、参加者の出欠の締め切りを置いておくと安心です。
かかるかどうか、いくらかは店によって違います。予約の時点で「キャンセルや人数が減った場合の料金」を聞き、主催者や参加者にも伝えておきましょう。
会社の飲み会なら「株式会社△△の□□です」と両方名乗ると、店の予約台帳にも分かりやすく残ります。会社名を出したくない場合は個人名だけでも構いません。
メールや予約サイトで先に連絡し、営業が始まる時間に電話でも伝えると確実です。連絡が遅れたことは一言お詫びしてください。