幹事
忘年会の会費の集め方と案内文
事前集金・当日集金・キャッシュレスと催促の例文
忘年会の会費は、事前集金・当日集金・キャッシュレス送金の三つの集め方から選びます。どれを選んでも、案内文には「金額・支払い方法・締め切り・キャンセル時の扱い・会社補助の有無」の五つを書いておけば、問い合わせと集め漏れが減ります。案内文の一文は「会費：◯円（会社補助を差し引いた額です）。◯月◯日（◯）までに、幹事◯◯までお支払いください。」。このページでは、集め方の比べ方、場面別の案内文、未払いのやんわりした催促文をまとめました。会費をいくらにするかの決め方は社内イベントの会費の決め方にあります。
結論
忘年会の会費は、参加者一人ひとりが負担する金額です。店のコース料金や飲み物の代金をもとに決め、会社や部署の補助があればその分を差し引きます。集め方（いつ・どうやって受け取るか）とキャンセルしたときの扱いは、案内の段階で決めて書いておくのが基本です。
会費の集め方の比べ方
| 集め方 | 向いている会 | よい点 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 事前集金（現金） | 参加者が同じ職場にいる会、人数の多い会 | 当日の受付が早く終わる。ドタキャンでも会費を受け取れている | 幹事が現金を預かる期間が長い。受け取りの記録が要る |
| 当日集金（現金） | 少人数の会、社外の参加者がいる会 | 事前の手間がない。欠席者とのお金のやり取りが起きにくい | おつりの用意が要る。受付が混む。当日の欠席分は店に払う必要が出ることも |
| キャッシュレス送金 | 参加者が送金アプリを使い慣れている会 | 現金を持ち歩かずに済む。履歴が残る | 使っていない人への別の方法が要る。手数料や送金の条件は各サービスの規定を確認 |
| 給与天引き・会社の精算 | 会社の制度として決まっている場合 | 幹事が集金しなくて済む | 会社の制度として決まっているときだけ使える。可否と手続きは総務・人事に確かめる。幹事の判断ではできない |
Point
迷ったら「事前集金を基本に、当日払いも受け付ける」形が使いやすいです。事前に払える人から受け取り、残りは当日の受付で受け取ります。
案内の前に決めておくこと
| 決めること | 決め方の例 | 案内文での書き方の例 |
|---|---|---|
| 金額 | コース料金と飲み物代から一人あたりを出し、補助を差し引く | 会費：◯円 |
| 支払い方法 | 現金・送金のどれを受け付けるか | 現金、または◯◯（送金アプリ）で受け付けます |
| 締め切り | 店の人数確定の日より前に | ◯月◯日（◯）までにお支払いください |
| キャンセル時の扱い | 店の人数変更の締め切りに合わせる | ◯日以降のキャンセルは、会費をお返しできない場合があります |
| 会社・部署の補助 | 補助の有無と、会費に含めたかどうか | 会社の補助（一人◯円）を差し引いた額です |
| 端数 | 割り切れないときの扱い | 端数は幹事側で調整します |
| 余ったとき・足りないとき | 返す、次の会に回す、幹事や上司が負担する等 | 余りが出た場合は◯◯に充てます |
注意
割り勘の端数の決め方の選択肢と、会の後の会計報告の書式は幹事の会計報告と集金の仕方にまとめています。一人あたりの金額を出すなら割り勘計算ツール、受け取りの管理には出欠表ツールが使えます。
会費の案内文の例文
① 事前集金（現金）の案内
件名：【会費のご案内】◯月◯日（◯）忘年会
◯◯部の皆さん
お疲れさまです。忘年会幹事の◯◯です。
ご参加の皆さん、ご回答ありがとうございました。会費のお支払いについてご案内します。
・会費：◯円
・お支払い方法：現金（できればおつりのないようにご用意ください）
・お支払い先：幹事 ◯◯（◯階 ◯◯の席）または △△
・締め切り：◯月◯日（◯）
・キャンセル：◯月◯日（◯）以降のキャンセルは、お店の規定により会費をお返しできない場合があります
受け取った方には、その場で名簿に印をつけます。どうぞよろしくお願いします。
② 当日集金の案内
・会費：◯円（当日、受付でいただきます）
・おつりの用意に限りがありますので、できるだけ◯円ちょうどでお持ちください
・ご欠席の連絡は、◯月◯日（◯）までに幹事◯◯までお願いします。それ以降のご欠席は、お店に人数分のお支払いが必要になる場合がありますので、ご相談ください
③ キャッシュレス送金で集める案内
・会費：◯円
・お支払い方法：◯◯（送金アプリ）で、幹事◯◯あてにお送りください。送金の際のメッセージに「忘年会」とお名前を入れていただけると助かります
・送金アプリを使っていない方は、現金で幹事◯◯までお持ちください
・締め切り：◯月◯日（◯）
注意
送金アプリを使う場合も、現金で払える方法を必ず残しておきます。使っているサービスは人によって違い、使いたくない人もいます。手数料や一度に送れる額などの条件は、それぞれのサービスの規定を確かめてください。幹事の個人アカウントで受け取ることになるため、誰から受け取ったかを名簿で管理しておくと安心です。
④ 会社の補助がある場合の書き方
・会費：◯円
（お店の料金は一人◯円です。会社の補助◯円を差し引いた額を会費としています）
・会費：◯円
（今回は部の懇親費から一部を補助しています。補助は参加者全員に同じ額を充てています）
注意
補助の出どころ（会社・部署・上司個人など）や、どう書くかは会社によって違います。案内を出す前に上司や総務に、書いてよい表現か確かめてください。会社が負担する費用の経理上の扱いは社内懇親会・忘年会の費用は交際費かにまとめています。
⑤ 役職によって会費を変える場合の書き方
・会費：一般社員 ◯円／管理職 ◯円
（部長・課長の皆さんには、多めのご負担をお願いしております。ご協力ありがとうございます）
注意
役職で差をつける場合は、事前に管理職の方へ相談して了承をもらってから案内に書きます。差をつけるかどうかの考え方は社内イベントの会費の決め方を見てください。
⑥ 来賓・取引先を招く場合の書き方
（社内向けの案内に）
・当日は、◯◯株式会社の◯◯様をお招きしています。ご来賓の方の会費はいただきません
（来賓あての案内状に）
・会費：ご招待につき不要です
（会費制で取引先にもご参加いただく場合）
・会費：お一人様◯円
・当日、受付にてお納めいただけますと幸いです。領収書が必要な方は、受付でお申し付けください
注意
社外の方から会費を受け取るときは、領収書を求められることがあります。用意する場合は領収書の作成ツールが使えます。宛名や但し書きは、相手に確かめてから書きます。
未払いの催促文の例文
催促は、まず全体あての一斉連絡から始めます。個人あてに送るのは、それでも払われていない人だけにし、責める言い方は避け、払い忘れを想定した書き方にします。
① 締め切り前のリマインド（全体あて・チャット）
【忘年会の会費のお願い】
忘年会の会費（◯円）の締め切りは、◯日（◯）です。まだの方は、◯◯の席か送金でお願いします。
すでにお支払いの方は、ありがとうございました。
② 締め切り後の個別の連絡（同僚あて）
◯◯さん、お疲れさまです。忘年会の会費の件で連絡しました。
こちらの名簿ではまだ受け取りの記録がないのですが、もし行き違いでしたらごめんなさい。
お手すきのときに、◯日（◯）までにお願いできると助かります。
③ 上司・先輩あての催促
◯◯部長、お疲れさまです。忘年会幹事の◯◯です。
お忙しいところ恐れ入ります。忘年会の会費（◯円）について、まだ受け取りの記録がないようでしたので、ご連絡いたしました。
私の確認漏れでしたら申し訳ありません。お手すきの際に、◯◯までお渡しいただけますと幸いです。
注意
上司あてには、「私の確認漏れでしたら申し訳ありません」と一言添えると、角が立ちにくくなります。直接言いにくい場合は、忘年会を担当している上司や、その方の近くの先輩に相談するのも一つの方法です。
④ 会の後の未払い（当日払えなかった人へ）
◯◯さん、昨日はお疲れさまでした。
当日は受付が混み合っていて、会費をいただきそびれていたかもしれません。会費は◯円です。
落ち着いたときに、◯◯か送金でお願いできますか。よろしくお願いします。
⑤ 欠席になった人への会費の相談（キャンセルの締め切り後）
◯◯さん、お疲れさまです。ご体調はいかがでしょうか。
忘年会の件ですが、お店の人数確定の後だったため、◯◯さんの分の料金がかかってしまいました。
ご負担いただけるかどうか、ご相談させてください。難しい事情があれば、遠慮なく教えてください。
注意
締め切り後の欠席の会費をどうするかは、案内文に書いた扱いに沿って決めます。急な体調不良などの場合は、幹事だけで決めず上司と相談します。当日の急な欠席への対応は飲み会の当日キャンセル連絡にまとめています。やんわり催促する言い回しをもっと見たいときは催促メールの例文も参考になります。
余り・不足が出たときの連絡
【忘年会の会計のご報告】
忘年会へのご参加ありがとうございました。
お店へのお支払いを済ませ、◯円の余りが出ました。皆さんにご了承いただければ、次の新年会の会費に充てたいと思います。ご意見があれば◯日までにお知らせください。
収支の明細は、こちらの表にまとめています。
【忘年会の会計のご報告】
当日の追加の飲み物の分で、◯円の不足が出ました。◯◯部長からご負担のお申し出をいただき、不足分に充てさせていただきました。◯◯部長、ありがとうございました。
注意
上司などが不足分を出してくれたときは、参加者にも伝えてお礼を言う機会をつくると、気持ちよく締めくくれます。会の後のお礼の文面は忘年会のお礼メール例文にあります。
よくある失敗と避けたい表現
| ありがちな書き方・やり方 | 気になる点 | 直し方 |
|---|---|---|
| 案内文に会費の金額だけ書く | いつまでに、どうやって払うのか問い合わせが来る | 金額・方法・締め切り・キャンセル時の扱いをまとめて書く |
| 送金アプリだけで集める | 使っていない人が払えない | 現金で払える方法も残す |
| 受け取りを記憶に頼る | 誰が払ったか分からなくなる | 名簿に受け取りの印をつける。送金は履歴と名簿を照らし合わせる |
| グループチャットで未払いの人の名前を出す | 名指しされた人が気まずくなる | 全体あてには名前を出さず、個別に連絡する |
| 「早く払ってください」 | 責めているように聞こえる | 「お手すきのときにお願いできると助かります」 |
| （上司に）「至急お支払いください」 | 目上の人に命令の形になる | 「お手すきの際に、お渡しいただけますと幸いです」 |
| 補助の額や出どころを確かめずに書く | 書いてはいけない情報だった場合に困る | 案内を出す前に上司・総務に確かめる |
| キャンセルの扱いを決めずに案内する | 急な欠席の会費でもめる | 店の人数変更の締め切りに合わせて、扱いを先に書いておく |
案内を送る前のチェックリスト
- 会費の金額が書いてある（役職で差をつけるなら両方）
- 支払い方法が書いてあり、現金でも払える
- 締め切りが、店の人数確定の日より前になっている
- キャンセル時の扱いが、店の規定に合わせて書いてある
- 会社・部署の補助の有無と書き方を、上司・総務に確かめた
- 端数・余り・不足の扱いを決めてある
- 受け取りを記録する名簿を用意した
- 来賓・取引先の会費の扱い（招待か会費制か）が分かるように書いてある
この記事の要点
- 集め方は事前集金・当日集金・キャッシュレス送金の三つ。迷ったら事前集金を基本に当日払いも受け付ける。
- 案内文には金額・支払い方法・締め切り・キャンセル時の扱い・補助の有無の五つを書く。
- 送金アプリを使うときも現金で払える方法を残し、名簿で受け取りを管理する。
- 補助の書き方は上司・総務に確かめてから。
- 催促は全体あて→個別の順で、名前を出さず、責めない言い方で。
FAQ
よくある質問
参加者が同じ職場にいて人数が多い会は事前集金、少人数の会や社外の参加者がいる会は当日集金が向いています。迷ったら、事前に払える人から受け取り、残りを当日の受付で受け取る形が使いやすいです。
金額、支払い方法、締め切り、キャンセルしたときの扱い、会社や部署の補助の有無の五つです。端数や余りが出たときの扱いも書いておくと、会の後の精算がスムーズになります。
参加者が使い慣れていれば便利です。ただし使っていない人もいるので、現金で払える方法も残します。手数料や送金の条件は、それぞれのサービスの規定を確かめてください。誰から受け取ったかは名簿で管理しておきます。
「会社の補助（一人◯円）を差し引いた額です」のように、会費に補助を反映しているかが分かるように書きます。補助の出どころや額を書いてよいかは会社によって違うので、上司や総務に確かめてから案内します。
まず全体あてに「締め切りは◯日です。まだの方はお願いします」と連絡し、それでも払われていない人にだけ個別に連絡します。「行き違いでしたらごめんなさい」と添え、責めない言い方にします。
失礼ではありません。「お忙しいところ恐れ入ります」「私の確認漏れでしたら申し訳ありません」と添えて、「お手すきの際にお渡しいただけますと幸いです」とお願いすれば、角が立ちにくくなります。