幹事
飲み会の当日キャンセル連絡 例文
ドタキャン時の幹事の対応
飲み会を当日キャンセルすることになったら、分かった時点ですぐ、幹事に直接、理由とお詫びと「会費はお支払いします」の一言を送るのが基本です。グループへの書き込みだけでは幹事が見落とします。幹事の側は、店に人数の変更を伝え、キャンセル料がかかるかを確かめ、案内に書いたルールで会費の扱いを決めます。キャンセル料の有無や額は店の規約で決まるので、ここでは金額ではなく決め方を整理しました。前日までに分かっている欠席の連絡は忘年会の断り方と欠席メールを参照してください。
結論
飲み会の当日キャンセルの連絡は、①お詫び ②参加できないこと ③理由（簡潔に）④会費の扱いの確認 ⑤結びの順で、幹事に個別に送ります。幹事の対応は、①店へ人数変更の連絡 ②キャンセル料・人数減の扱いの確認 ③本人への返信と会費の扱いの連絡 ④会計報告への反映です。会費を本人に請求するかどうかは、事前の案内に書いたルールがあればそれに従います。
参加者側：当日キャンセルの連絡例文
幹事へのLINE（同僚・同期の幹事）
◯◯さん、急にごめんなさい。
今日の飲み会ですが、◯◯（体調不良／急な仕事）で参加できなくなりました。
直前で本当に申し訳ないです。会費はお支払いしますので、金額と渡し方を教えてください。
皆さんによろしくお伝えください。
幹事へのメール・社内チャット（丁寧な形）
件名：本日の◯◯会 欠席のお詫び
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
本日の◯◯会ですが、急な◯◯のため参加できなくなりました。
準備を進めていただいていたのに、直前のご連絡となり大変申し訳ありません。
会費やキャンセル料が発生する場合はお支払いしますので、お知らせください。
皆さまにもよろしくお伝えください。
上司・主賓にも伝える場合
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
本日の◯◯会ですが、◯◯のため参加できなくなりました。
楽しみにしておりましたが、直前のご連絡となり申し訳ございません。
幹事の◯◯さんには連絡しております。
また改めてお話を伺える機会をいただけましたら幸いです。
遅れて参加できる場合
◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
仕事が押していて、今日は◯時ごろの到着になりそうです。
先に始めていてください。着いたら連絡します。
もし間に合わなさそうなら、改めてすぐ連絡します。
Point
理由は長く書かず、会費の話は自分から出すのがポイントです。幹事は欠席者に会費の話を切り出しにくいので、「お支払いします」の一言があるだけで対応がずっと楽になります。
注意
取引先との会食・接待を当日キャンセルする場合は、相手が手配しているかどうかで書き方が変わります。接待・会食の断り方とキャンセルの例文を参照してください。
幹事側：ドタキャンが出たときの対応
- 01
店に人数の変更を伝える
分かった時点で店に電話し、「本日◯時から◯名で予約している◯◯です。◯名減って◯名になりました」と伝えます。コース料理の準備が始まっていることもあるので、早いほど店も対応しやすくなります。
- 02
キャンセル料・人数減の扱いを確かめる
「人数が減った分の料金はどうなりますか」と聞きます。キャンセル料がかかるか、いくらかは店の規約や予約時の約束次第です。予約のときに確かめておくと、当日慌てません。
- 03
本人に返信する
まずは体調や事情を気づかう一言を返し、会費の扱いは案内に書いたルールに沿って伝えます（返信例は下）。
- 04
会費の扱いを決め、会計に反映する
本人から受け取る・受け取らない・一部だけ受け取るのどれにしたかを、会計報告に書きます。
- 05
参加者に伝える
必要なら乾杯前に「◯◯さんは急用で欠席です」と一言伝えます。理由の詳細は話しません。
幹事からの返信例
（会費をいただく場合）
連絡ありがとうございます。お大事にしてください。
お店の規定で当日のキャンセル分も料金がかかるため、ご案内していたとおり会費をお願いできますか。次に会社で会ったときで大丈夫です。
（会費をいただかない場合）
連絡ありがとうございます。今日はゆっくり休んでください。
お店に人数変更を伝えたところ、料金はかからないとのことでしたので、会費は不要です。また次の機会にぜひ。
会費の扱いの決め方
当日キャンセルの会費は、店にキャンセル料がかかるかどうかと、事前に案内したルールで決めます。ルールがないまま当日を迎えると、幹事が一人で判断を背負うことになります。
| 状況 | 会費の扱いの例 | 伝え方のポイント |
|---|---|---|
| 店のキャンセル料がかかる、ルールを案内済み | ルールどおりに会費をいただく | 「ご案内のとおり」と添えて事務的に伝える |
| 店のキャンセル料がかかる、ルールを案内していない | 本人と相談する。本人から申し出があれば受け取る | 請求ではなく相談の形で伝える |
| 店のキャンセル料がかからない | 会費は受け取らない | 「料金はかからなかったので不要です」と伝える |
| 体調不良・家族の事情など、やむを得ない理由 | 会の方針や上司と相談して決める | 幹事が一人で決めず、扱いを上司と共有しておく |
| 欠席分を会社の補助や寸志で埋められる | 補助の範囲で吸収し、本人負担をなくすこともある | 会計報告に、何で埋めたかを書く |
案内文に入れておく一文（例）
◯月◯日（◯）以降のキャンセルは、お店の規定により会費をいただく場合があります。ご了承ください。
注意
店や会場とのキャンセル規定の考え方は、法人の催しならイベント制作の契約書とキャンセル料の考え方も参考になります。出欠の取り方は忘年会のアンケート・出欠確認にまとめています。
ドタキャンを減らす工夫
- 前日か当日の朝にリマインドを送る：日時・店・会費・キャンセルの扱いをもう一度書く
- 出欠の締め切りと、人数変更の締め切りを分けて案内する：店の人数変更の締め切りに合わせる
- 会費を事前に集める：返金の扱いも一緒に決めておく
- 欠席の連絡先を一つに決める：「欠席は幹事の◯◯まで個別に」と書いておく
リマインドの文面はリマインドメールの例文の形が使えます。
この記事の要点
- 当日キャンセルは分かった時点ですぐ、幹事に個別に連絡する。
- 連絡にはお詫び・理由（短く）・「会費はお支払いします」を入れる。
- 幹事はまず店に人数変更を伝え、キャンセル料の扱いを確かめる。
- キャンセル料の有無や額は店の規約次第。予約時に確かめておく。
- 会費の扱いは事前に案内したルールで決め、会計報告に書く。
FAQ
よくある質問
まず幹事に個別に連絡します。グループへの書き込みだけだと幹事が見落とすことがあります。上司や主賓が参加する会なら、幹事に伝えたうえで上司にも一言お詫びを送ると丁寧です。
店にキャンセル料がかかる場合や、案内で当日のキャンセルは会費をいただくと決まっている場合は、払うのが基本です。連絡のときに自分から「会費はお支払いします」と伝えると、幹事は対応しやすくなります。
店の規約や予約時の約束によって違うため、一律には言えません。かかるかどうかも含めて、予約のときに店に確かめておくのが確実です。
事前に案内でルールを伝えていれば、それに沿ってお願いしてかまいません。ルールを伝えていなかった場合は、店のキャンセル料の有無を伝えたうえで本人と相談する形にし、やむを得ない事情のときは上司とも相談して決めます。