幹事
幹事の会計報告の書き方と例文集
表の書式・集金・端数・寸志
結論から書きます。幹事の会計報告は、会が終わったらできれば翌日までに、「収入・支出・差額・差額の扱い」の四つを一枚にまとめ、領収書やレシートの写しを添えて参加者全員に送るものです。上司からいただいたお金は「寸志」ではなく「ご厚志」と書き、余りや不足をどうしたかまで書いて終わりにします。揉める原因の多くは金額ではなく「お金の行き先が見えないこと」なので、端数や余りの扱いは集金の前に決めて案内に書いておきます。このページには、コピーして使える会計報告の書式、状況別の例文、集金と端数の決め方、よくある失敗、チェックリストを並べました。一人あたりの金額は割り勘計算ツールで出せます。
結論
幹事の会計報告は、①収入（集めた会費・会社の補助・上司からのご厚志）②支出（店への支払い・追加注文・景品など）③差額 ④差額の扱い（繰越・返金・不足の負担）を書いたものです。領収書やレシートの写しを添えると、確かめたい人がすぐ確かめられます。割り勘の端数に決まった処理方法はなく、切り上げて集めて余りを返す・繰り越す、役職や立場で多めに出してもらうなどから、会の性格に合わせて先に決めておきます。
まず結論：会計報告で押さえる五つのこと
| 押さえること | やり方 | 抜けたときに起きること |
|---|---|---|
| いつ送るか | 店の支払いが済み、余りや不足の扱いが決まったら、できれば翌日までに送る | 日がたつほど「いくら払ったか」の記憶が薄れ、問い合わせに答えにくくなる |
| 何を書くか | 収入・支出・差額・差額の扱いの四つ。支出は店・追加注文・景品のように分ける | 合計だけだと、追加注文や景品の分が見えず「高くない？」と思われる |
| 何を添えるか | 領収書・レシートの写し（写真で可） | 口頭の説明だけだと、確かめる手段がない |
| 差額をどうしたか | 繰越・返金・誰かが不足を負担、のどれにしたかを一行で書く | 余りの行き先が分からず、あとで必ず聞かれる |
| 上司からのお金 | 「◯◯部長よりご厚志をいただきました」と書き、お礼を添える | 書かないと、いただいた人にも参加者にも失礼になる |
Point
迷ったら、「参加者の誰が読んでも、自分の払ったお金がどう使われたか分かるか」だけを確かめてから送ります。
会計報告の書式（そのまま使える表）
メールに貼る、または表計算ソフトで作って添付する場合の書式です。金額欄は◯で伏せています。行は会に合わせて足し引きしてください。
| 区分 | 項目 | 金額 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 収入 | 会費（◯名 × ◯円） | ◯円 | 当日欠席で返金した分は差し引く |
| 収入 | 会社からの補助 | ◯円 | 補助の有無と名目は総務・経理に確認 |
| 収入 | ご厚志（◯◯部長より） | ◯円 | 金額を書くかは下の「ご厚志の書き方」を参照 |
| 収入合計 | ◯円 | ||
| 支出 | 店への支払い（コース・飲み放題） | ◯円 | 領収書あり |
| 支出 | 追加注文・延長 | ◯円 | レシートあり |
| 支出 | 景品・花束・記念品 | ◯円 | レシートあり |
| 支出 | その他（振込手数料・印刷代など） | ◯円 | あれば書く |
| 支出合計 | ◯円 | ||
| 差額 | 収入合計 − 支出合計 | ◯円 | 余り／不足 |
| 差額の扱い | 例：次回の会に繰り越し／参加者に返金／不足分は◯◯が負担 | どれにしたかを必ず書く |
チャットに貼る短い書式（表が使えないとき）
【◯月◯日 ◯◯会 会計報告】
■収入 ◯円
会費 ◯円（◯名）／ご厚志 ◯円（◯◯部長）
■支出 ◯円
お店 ◯円／追加注文 ◯円／花束 ◯円
■差額 ◯円（余り）
■扱い 次回の◯◯会に繰り越します
※領収書の写しを添付しています
Point
差額がゼロでなければ、その扱いまで書いて初めて会計報告です。差額がゼロのときも「差額なし」と書くと、確かめた跡が残ります。
状況別の会計報告の例文
どれも当サイトで作った文面です。金額・日付・名前は◯や□に置き換えて使ってください。社内のメール向けに書いていますが、件名を外せばチャットにも貼れます。
例文1：余りを次回に繰り越す
件名：◯月◯日 ◯◯会の会計報告
皆さま
お疲れさまです。◯◯会の幹事の□□です。
先日はご参加いただき、ありがとうございました。会計をご報告します。
収入：会費 ◯円（◯名分）
支出：お店へのお支払い ◯円、追加注文 ◯円
差額：◯円の余り
余りの◯円は、ご案内のとおり次回の◯◯会の費用に充てます。
領収書とレシートの写しを添付しますので、お気づきの点があればお知らせください。
例文2：余りを参加者に返す
件名：◯◯会の会計報告と返金のご案内
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。◯◯会の会計をご報告します。
収入：会費 ◯円（◯名分）
支出：お店へのお支払い ◯円
差額：◯円の余り（お一人あたり◯円）
余りはお一人◯円ずつお返しします。◯日までに、□□の席でお渡しするか、送金アプリでお送りします。ご希望の受け取り方を教えてください。
領収書の写しを添付しています。
例文3：足りなかった分を立て替えた（追加でいただく）
件名：◯◯会の会計報告と不足分のお願い
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
◯◯会の会計をご報告します。追加注文が想定より多く、◯円が不足しました。
収入：会費 ◯円（◯名分）
支出：お店へのお支払い ◯円（うち追加注文 ◯円）
差額：◯円の不足（当日は□□が立て替えました）
申し訳ありませんが、お一人◯円を追加でお願いしてもよろしいでしょうか。◯日までに、現金または送金アプリでいただけると助かります。
見通しが甘く、ご負担をおかけしてすみません。レシートの写しを添付します。
例文4：上司からご厚志をいただいた
件名：◯◯会の会計報告（◯◯部長よりご厚志をいただきました）
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
◯◯会の会計をご報告します。
今回、◯◯部長よりご厚志をいただきました。◯◯部長、温かいお心遣いをありがとうございました。
収入：会費 ◯円（◯名分）、ご厚志 ◯円
支出：お店へのお支払い ◯円、花束 ◯円
差額：◯円の余り
余りは、次回の◯◯会に繰り越します。領収書の写しを添付しています。
例文5：複数の方からご厚志をいただいた（合計額だけ書く）
件名：◯◯会の会計報告
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
今回の◯◯会では、◯◯部長、◯◯課長よりご厚志をいただきました。おかげさまで、景品を一つ増やすことができました。心よりお礼申し上げます。
収入：会費 ◯円（◯名分）、ご厚志 ◯円（お二人からの合計）
支出：お店へのお支払い ◯円、景品 ◯円
差額：なし
領収書の写しを添付しています。
例文6：会社の補助が出た
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。◯◯会の会計をご報告します。
収入：会費 ◯円（◯名分）、会社からの補助 ◯円
支出：お店へのお支払い ◯円
差額：なし
補助分の領収書は、総務の◯◯さんに提出済みです。会費分の内訳は添付の表をご覧ください。
例文7：グループチャットに送る短い報告
昨日はありがとうございました！会計のご報告です。
集めた会費 ◯円／お店 ◯円／余り ◯円
余りは次回に繰り越します。レシートの写真を貼っておきます。
例文8：当日欠席した人への個別連絡
△△さん
お疲れさまです。◯◯会の幹事の□□です。
当日はお会いできず残念でしたが、また次の機会にぜひご一緒させてください。
会費の件、ご案内のとおりお店のキャンセル料がかかったため、◯円をお願いできればと思います。ご都合のよいときで大丈夫です。会計報告は全体に送っていますので、内訳はそちらをご覧ください。
例文9：領収書をもらい忘れたとき
なお、追加注文の◯円は、領収書をいただき忘れてしまったため、お店の明細の写真を添付しています。お店に再発行をお願いしており、受け取れ次第お送りします。
上司からのお金は「寸志」ではなく「ご厚志」と書く
「寸志」は「寸（ほんの少し）の志」という字のとおり、自分が出すお金を控えめに言うときの言葉です。上司が封筒に書くのは自然ですが、受け取った幹事が報告で「部長から寸志をいただきました」と書くと、相手のお金を「少し」と言ってしまうことになります。受け取った側は、次のように言い換えます。
| 場面 | 使う言葉 | 例 |
|---|---|---|
| 会計報告・お礼のメール | ご厚志（ごこうし） | 「◯◯部長よりご厚志をいただきました」 |
| 改まった文書・式典の報告 | ご芳志（ごほうし） | 「このたびはご芳志を賜り、厚く御礼申し上げます」 |
| 会の最中に口頭で紹介 | お心遣い・お気持ち | 「◯◯部長からお心遣いをいただきました。ありがとうございます」 |
| 渡す側が自分で書く（封筒の表など） | 寸志 | 上司が部下の会に包むときの表書き |
金額を書くかどうか
- 一人からいただいたとき：収入の一行として金額を書くと、会計の流れがはっきりします。ただ、金額を出してほしくない方もいるので、迷ったら本人に「会計報告に金額を載せてもよいですか」と聞きます。
- 複数の方からいただいたとき：一人ずつの金額を並べると比べられてしまうため、名前を書いたうえで合計額だけを収入に載せる書き方があります（例文5）。
- どちらの場合も：いただいた人の名前とお礼は必ず書きます。会の最中に一度、参加者の前でお礼を伝えておくとなおよいです。
注意
お礼の言い方の詳しい例は寸志のお礼にまとめています。
集金の段取り
事前集金と当日集金の比べ方
| 方法 | 向いている場面 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| 事前集金 | 人数が多い会、店に前払いが必要な会、欠席が出やすい時期 | 直前の欠席者への返金の扱いを先に決めておく |
| 当日集金（受付で） | 人数が少ない会、会費が決まっている会 | おつりを用意する。受付を手伝う人を決めておく |
| 当日集金（会の後に割る） | 少人数で注文が読めない会 | 会計の場で計算が始まると時間がかかる。ラストオーダーの後、早めに店へ合計を出してもらい、計算してから声をかける |
| 送金アプリ・振込 | 現金を扱いたくないとき | 参加者全員が使えるとは限らない。現金の受け取りも残しておく。振込手数料を誰が持つかも決める |
会費を決める前に、見積に入っていないお金を確かめる
不足が出る原因の多くは、コース料金以外のお金です。予約のときに次の点を店に聞いておき、入っていないものがあれば会費に少し余裕を持たせるか、追加注文の扱いを決めておきます。
- 表示の料金は税込か税抜か
- お通し・席料・サービス料・個室料がかかるか
- 飲み放題の時間と、延長したときの料金
- コース外の追加注文をしたときの支払い方（会費から出すか、頼んだ人が払うか）
- キャンセル料がいつから、いくらかかるか
集金の流れ
- 01
会費と端数の扱いを決める
店のコース料金や見積をもとに一人あたりの会費を決めます。割り切れないときの扱い（下の「端数の決め方」）と、余ったときの扱いもここで決めます。計算は割り勘計算ツールで、立場ごとに金額を変える場合も出せます。
- 02
案内文に会費と集め方を書く
「会費：◯円（当日受付でいただきます）」「◯日以降のキャンセルは会費をいただきます」「余りは次回に繰り越します」のように、金額・集める時期・キャンセル時と余りの扱いを書きます。案内文の書き方は懇親会の案内状を参照してください。
- 03
名簿で受け取りを管理する
出欠表に「会費受け取り」の列を作り、受け取ったらその場で印をつけます。出欠表は出欠表ツールで作れます。
- 04
店で支払い、領収書をもらう
宛名と但し書きは、会社の補助がある場合は総務・経理の指定に合わせます。追加注文のレシートも残します。書き方は領収書の書き方を参照してください。
- 05
会計報告を出す
会が終わったら早めに、上の書式と例文で共有します。返金がある場合は、返し方と期限も書きます。
注意
会社の補助や経費で一部を払う場合、社内の飲み会の費用がどう扱われるかは社内懇親会・忘年会の費用は交際費かにまとめています。処理の仕方は会社の経理と税理士に確認してください。
割り勘の端数の決め方（選択肢）
合計金額が人数で割り切れないとき、どうするかに決まりはありません。どれを選んでもよいので、集金の前に決めて案内に書いておくことが一番の揉め事対策です。
| 決め方 | やり方 | よい点 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|---|
| 切り上げて集め、余りを繰り越す | きりのよい金額に切り上げて集め、余りは次回の会や景品に回す | おつりの手間が減る。会計がすっきりする | 次回がない会では使えない。繰り越し先を報告に書く |
| 切り上げて集め、余りを返す | きりのよい金額で集め、終わってから余りを返金する | 参加者が損をしない | 返金の手間がかかる。少額だと返しにくい |
| 役職・立場で差をつける | 上司や役職者に多めに出してもらい、端数をそこで吸収する | 若手の負担を軽くできる | 差のつけ方を事前に本人に相談する。当日いきなり頼まない |
| 端数だけ幹事や有志が負担 | 割った金額の端数を切り捨てて集め、不足分を誰かが出す | 参加者の金額がきれいになる | 幹事が毎回負担する形は続かない。負担した人を報告に書く |
| きっちり割る | 一円単位まで割って集める | 誰の負担も偏らない | おつりの用意と計算に時間がかかる。送金アプリ向き |
Point
幹事が黙って端数を自腹で埋めるのは避けます。一度だけなら目立ちませんが、次の幹事も同じことをしなければならない空気になります。負担したなら、会計報告に「不足分は幹事が負担」と書いておきます。
よくある困りごとと対応
| 困りごと | 対応の例 |
|---|---|
| 当日欠席した人の会費をどうするか | 案内に書いた扱いに従う。書いていなかった場合は、店にキャンセル料がかかったかを確かめてから本人と相談する（例文8） |
| 遅れて来た人・途中で帰る人 | 原則は同じ会費。差をつけるなら、会費を集める前に決めて伝える |
| 飲まない人と飲む人で差をつけたい | 案内の段階で「飲み放題なし◯円」のように分けておく。当日の割り直しはしない |
| 支払いが足りなかった | 誰が立て替えたかを会計報告に書き、追加でいただく金額と期限を伝える（例文3） |
| 余りが少なすぎて返しにくい | 案内で決めていなければ、報告で「少額のため次回に繰り越します。返金をご希望の方はお知らせください」と選べるようにする |
| 領収書をもらい忘れた | 店に連絡して再発行できるか聞く。できない場合は、レシートや明細の写しで報告する（例文9） |
会計報告でよくある失敗
| 失敗 | なぜ困るか | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 合計金額だけを送る | 追加注文や景品の分が見えず、会費との差を説明できない | 支出を店・追加注文・景品に分けて書く |
| 余りの扱いを書かない | 「余ったお金はどこへ？」と個別に聞かれ続ける | 差額の扱いを一行で必ず書く |
| 上司のお金を「寸志」と書く | いただいた側が使うと、相手のお金を小さく言うことになる | 「ご厚志」に言い換え、名前とお礼を添える |
| 報告が遅れる | 参加者の記憶が薄れ、確認も返金もしにくくなる | 支払いの当日に表を作り、できれば翌日までに送る |
| 幹事の財布と会費を混ぜる | いくら預かっているか分からなくなる | 会費は封筒などに分けて保管し、使ったらレシートを一緒に入れる |
| 不足を黙って自腹で埋める | 次の幹事も同じ負担を求められる空気になる | 負担したなら報告に書く。次回から会費に余裕を持たせる |
会計まわりのチェックリスト
集金の前
- 見積に入っていないお金（税・お通し・席料・延長）を店に確かめたか
- 会費・集める時期・キャンセル時の扱いを案内に書いたか
- 端数と余りの扱い（繰越・返金・傾斜・誰かの負担）を決めて伝えたか
- 出欠表に「会費受け取り」の列を作ったか
- おつり、または送金の受け取り方を用意したか
会の後
- 店の領収書（宛名・但し書き）とレシートを受け取ったか
- ご厚志・会社の補助を収入に入れ、お礼を書いたか
- 収入・支出・差額・差額の扱いの四つがそろっているか
- 領収書の写しを添えたか
- 返金・追加徴収がある場合、方法と期限を書いたか
この記事の要点
- 会計報告は収入・支出・差額・差額の扱いを一枚にまとめ、領収書の写しを添えてできれば翌日までに送る。
- 上司からのお金は「ご厚志」と書き、名前とお礼を添える。金額を載せるか迷ったら本人に聞く。
- 端数と余りの扱いに決まりはない。集金の前に決めて案内に書くことが揉め事対策。
- 不足の多くはコース外のお金から出る。税・お通し・席料・延長を予約時に確かめる。
- 幹事が黙って自腹で埋めない。会社負担がある場合の処理は経理・税理士に確認する。
FAQ
よくある質問
集めた会費・会社の補助・ご厚志などの収入、店への支払いや追加注文・景品などの支出、その差額、差額をどう扱ったか（繰越・返金・誰が不足を負担したか）の四つです。領収書やレシートの写しを添えると、確かめたい人がすぐに確かめられます。
店の支払いが済み、余りや不足の扱いが決まったら、できれば翌日までに出します。時間がたつと参加者の記憶があいまいになり、確認もしにくくなります。
「寸志」は出す人が自分のお金を控えめに言う言葉なので、受け取った側の報告では「ご厚志」と書きます。改まった文書なら「ご芳志」も使えます。
一人からなら金額を書くと会計の流れが分かりやすくなりますが、出してほしくない方もいるので、迷ったら本人に確認します。複数の方からいただいたときは、名前を書き、金額は合計額だけを載せる書き方があります。
決まった方法はなく、切り上げて集めて余りを繰り越す・返す、役職者に多めに出してもらう、きっちり割るなどがあります。どれを選ぶかより、集金の前に決めて案内に書いておくことが大切です。
案内で扱いを決めていれば、それに従います。決めていなければ、次回に繰り越すと書いたうえで「返金をご希望の方はお知らせください」と添え、選べるようにしておくと角が立ちにくくなります。
参加者全員が入っているグループなら、チャットでも構いません。収入・支出・差額・差額の扱いの四つを書き、レシートの写真を添えます。社内で正式な記録が要る会は、メールや共有フォルダにも残しておくと後から探しやすくなります。
会によって違います。幹事の会費を免除する会もあれば、ほかの参加者と同じく払う会もあります。免除する場合は、その分を誰が負担するのかを会計報告で分かるようにしておくと、不公平感が出にくくなります。