幹事
社内イベントの会費の決め方
会社補助・経費の確認から、案内文と集金の例文まで
社内イベントの会費は、総額から会社や部署の補助を差し引き、残りを参加者で分けるのが基本の形です。幹事が最初にすることは三つです。
① 補助を使えるか・対象と上限・申請に必要なものを会場を決める前に総務・経理に確認する
② 役職で差をつけるか、主役を無料にするかを上司と決める
③ 会社負担の税務上の扱いは幹事が断定せず、目的・参加者の範囲・費用の内訳を経理に伝える
案内文の会費は、次の一行で十分です。
「会費：◯◯円（会社の補助を差し引いた金額です）」
このページでは、補助と組み合わせた会費の計算、経理に確認されやすい点（法令の条文で確認できる範囲）、そのまま使える案内・集金・訂正・お詫びの例文をまとめます。会の後の会計報告と端数の扱いは幹事の会計報告と集金の仕方にあります。
結論
社内イベントの会費は（総額 − 会社・部署の補助 − 上司などの多めの負担）÷ 参加者で考えます。補助には対象になる費用・上限・申請の手続きが決まっていることが多く、内容は会社ごとに違います。会社が負担する部分の税務上の扱い（交際費等に当たるか、給与として課税されるかなど）は、目的・参加者・費用の中身によって判断されるもので、このページでは断定しません。
結論：会費は「総額 − 補助」を参加者で分ける
| 項目 | 決め方 | 誰に確認するか |
|---|---|---|
| 総額 | 会場・飲食・景品・記念品・送迎などの見込みを足す | 幹事（見積もりを取る） |
| 会社・部署の補助 | 対象の費用と上限の範囲で差し引く | 総務・経理 |
| 上司などの多めの負担 | 申し出があったときだけ差し引く。幹事から金額を指定しない | 上司 |
| 主役の分 | 無料にするなら、その分をほかの参加者か補助で受け持つ | 上司・幹事 |
| 一人あたりの会費 | 残りを人数で割り、端数の扱いを決める | 幹事 |
| 補助の対象外の費用 | 二次会など、希望者だけで分ける | 幹事（案内で分けて書く） |
Point
迷ったら「補助の条件 → 総額 → 負担の差 → 一人あたり」の順に決めます。補助の条件を後から知ると、会費の上げ直しや内容の変更が必要になります。
最初に総務・経理に確認すること
| 確認すること | なぜ必要か |
|---|---|
| 補助を使える行事か | 部署の親睦会、歓送迎会、全社行事など、対象が決まっていることがある |
| 補助の上限と計算方法 | 一人あたりか、一回あたりか、年度の予算からかで会費が変わる |
| 補助の対象になる費用 | 飲食代・会場代・景品代・二次会などのうち、どれが対象かが決まっていることがある |
| 参加者の範囲 | 社外の人・家族・退職者・派遣社員などが参加する場合の扱いが決まっていることがある |
| 会費を集めてよいか、集めた会費の扱い | 会社の口座で受けるのか、幹事が預かるのか、会計報告をどこに出すのか |
| 申請に必要なもの | 領収書（宛名・但し書き）、参加者名簿、開催目的の記載、事前の申請書など |
| 申請の時期 | 事前申請が必要か、事後の精算でよいか、締め日はいつか |
Point
補助の条件は、会場を予約する前に確認します。領収書の宛名や但し書きの指定も、支払いの前に聞いておきます（書き方は領収書の書き方）。
会費の計算表（そのまま使える形）
金額を入れるだけで会費が出るように、計算の順番を表にしました。補助の対象の費用と対象外の費用を、最初から分けて書くのがポイントです。
| 行 | 内容 | 計算 |
|---|---|---|
| A | 補助の対象になる費用の合計（一次会の飲食・会場など） | 見積もりを足す |
| B | 補助の対象外の費用の合計（二次会・持ち帰りの記念品など） | 見積もりを足す |
| C | 会社・部署の補助 | 上限と A の小さいほう |
| D | 上司などの多めの負担 | 申し出があった金額 |
| E | 参加者が負担する一次会の総額 | A − C − D |
| F | 会費を払う人数 | 参加者 − 無料の人（主役など） |
| G | 一人あたりの会費 | E ÷ F（端数の扱いを決めて丸める） |
| H | 対象外の費用の負担 | B を希望者の人数で割る |
役職で差をつける場合は、G の段階で役職ごとの金額を決め、合計が E になるか確かめます。計算には割り勘計算が使えます。
負担の分け方のパターン
| 分け方 | 向いている会 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 全員同額 | 参加者の立場が近い会、補助で大半をまかなえる会 | 補助を差し引いた金額であることを案内に書く |
| 役職で差をつける | 上司から部下まで幅広く参加する会 | 差のつけ方は上司に相談し、本人に頼む形で決める |
| 上司に一部をお願いする | 上司から申し出がある会 | 幹事から金額を指定してお願いするのは避け、上司に相談する |
| 主役は無料 | 歓送迎会・お祝いの会 | 主役の分をほかの参加者で分けるか、補助を充てるかを決める |
| 補助対象と対象外で分ける | 二次会や景品など、対象外の費用がある会 | 対象外の費用は希望者だけで負担し、案内で分けて書く |
| 会社の全額負担（会費なし） | 全社行事・式典 | 参加者の範囲や費用の中身を経理に伝え、扱いを確認する |
注意
役職による差のつけ方や、上司に多めの負担をお願いするかは、部署の慣例によって大きく違います。前回の幹事に聞くか、上司に相談して決めてください。
会社が負担する部分：経理に確認されやすい点
会費を決めるときによく聞かれるのが「会社が出したお金は経費になるのか」です。判断は経理・税理士の仕事ですが、どこが見られるのかを知っておくと、必要な情報を最初からそろえられます。法令の条文で確認できる範囲を整理します（2026年10月に e-Gov 法令検索・国税庁の公式ページで確認）。
| 条文・公式の案内 | 書かれていること | 幹事がそろえる情報 |
|---|---|---|
| 租税特別措置法 第61条の4 第6項（交際費等の定義） | 得意先・仕入先その他事業に関係のある者等への接待・供応・慰安・贈答などのための費用を交際費等とする | 社外の人が参加するか、誰が参加したか（名簿） |
| 同項 第1号 | 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用は、交際費等から除く | 開催目的、対象者（全員に声をかけたか）、費用の中身 |
| 同項 第2号と施行令 第37条の5（1人あたり1万円以下の飲食費） | ここでいう飲食費からは、専ら社内の役員・従業員やその親族のための飲食は除かれている | 社内だけの飲み会にこの基準を当てはめて判断しない |
| 国税庁タックスアンサー No.2603（従業員レクリエーション旅行） | 給与として課税されるかは、企画立案、主催者、目的・規模・行程、参加割合、会社と参加者の負担額・負担割合などを総合して判定する | 参加率、会社負担と会費の内訳 |
Point
「1人1万円以下なら社内の飲み会も大丈夫」とは書かれていません。1万円の基準は、社内だけの飲食を除いた飲食費についての定めです。社内イベントの扱いは、目的・参加者・費用の中身を経理に伝えて判断してもらいます。考え方の詳しい整理は社内懇親会・忘年会の費用は交際費かにあります。
注意
「通常要する費用」がどこまでかは、条文に金額が書かれていません。幹事が「この金額なら大丈夫」と決めず、豪華な会場や高額な景品を予定しているときほど、早めに経理に相談します。勘定科目（福利厚生費・交際費・会議費など）の選び方も経理の判断です。
経理に渡す情報の一覧
| 渡すもの | 書いておくこと |
|---|---|
| 開催の目的 | 歓送迎会、部署の親睦、全社の慰安行事など、何のための会か |
| 参加者名簿 | 氏名・所属。社外の人や家族がいれば、その旨を分かるように |
| 参加率 | 声をかけた人数と参加した人数（全員に声をかけたかどうか） |
| 費用の内訳 | 飲食・会場・景品・記念品・交通などに分けた金額 |
| 会社負担と会費の内訳 | 補助の額、参加者から集めた会費の合計、上司などの負担 |
| 領収書 | 会社の決まりどおりの宛名・但し書き。会費で払った分と補助で払った分が分かるように |
会社の負担と参加者の会費が混ざると、あとで「会社がいくら出したか」が分からなくなります。会費は幹事が預かる場合も、補助とは別に記録しておきます。
会費を決めて集金するまでの流れ
- 01
補助の条件を確認する
対象・上限・申請に必要なものを総務・経理に確認します。分からないことは推測で進めないようにします。
- 02
総額の見込みを出す
会場・飲食・景品・記念品など、かかる費用を並べ、補助の対象と対象外に分けます。
- 03
負担の差をつけるか決める
役職で差をつけるか、主役を無料にするかを上司と相談します。
- 04
一人あたりの会費を決める
上の計算表で出し、端数とキャンセル時の扱いも決めます。
- 05
案内文に会費を書く
補助を差し引いた金額であること、主役の扱い、対象外の費用、キャンセル時の扱いを書きます。
- 06
集金する
事前集金か当日集金かを決め、名簿で管理します（出欠表）。
- 07
補助を申請し、会計報告をする
領収書と名簿をそろえて申請し、参加者に会計報告を送ります。
案内文の会費の書き方（場面別）
補助あり・全員同額
会費：◯◯円
（会社の親睦会補助を差し引いた金額です。主役の◯◯さんは無料です）
集金：当日、受付でお願いします。お釣りのないようご用意いただけると助かります。
キャンセル：◯月◯日以降のキャンセルは、会費をいただく場合があります。
役職で差をつけるとき
会費：部長以上◯◯円、課長◯◯円、一般◯◯円
（会社の補助を差し引いた金額です）
補助の対象外の費用を分けて書くとき
一次会の会費：◯◯円（会社の補助を差し引いた金額です）
二次会：自由参加です。二次会の費用は補助の対象外のため、参加される方で負担をお願いします。
会社の全額負担で会費がないとき
会費：かかりません（会社の負担で開催します）
出欠：参加者名簿を会社に提出するため、◯月◯日までに出欠をお知らせください。
家族や社外の方も参加できるとき
会費：社員◯◯円（会社の補助を差し引いた金額です）
ご家族：◯◯円（小学生以下は無料）
※ご家族の分は補助の対象外のため、上記の金額をお願いします。参加される方のお名前を◯日までにお知らせください。
事前集金にするとき
会費：◯◯円（会社の補助を差し引いた金額です）
集金：◯月◯日（◯）までに、幹事の□□までお渡しください。
集金後のキャンセルは、お店のキャンセルの扱いにより返金できない場合があります。
相談・お願いの例文
総務・経理に補助の条件を確認するとき
件名：【ご相談】◯◯部の歓送迎会の補助について
総務部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
◯月◯日に◯◯部の歓送迎会を予定しており、補助の利用について確認させてください。
・この会は補助の対象になりますか
・対象になる費用の範囲（飲食代・会場代・記念品など）
・社外の方やご家族が参加する場合の扱い
・申請に必要な書類と、領収書の宛名・但し書きの指定
・申請の時期（事前か事後か）
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
経理に会社負担の扱いを相談するとき
件名：【ご相談】◯◯会の費用の扱いについて
経理部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
◯月◯日に予定している◯◯会について、会社の負担分の扱いをご相談させてください。
・目的：部署の親睦（◯◯部の全員に声をかけます）
・参加予定：社員◯名、取引先の方◯名
・費用の見込み：飲食◯◯円、景品◯◯円
・会社負担：◯◯円、参加者の会費：一人◯◯円
必要な書類や、分けて記録したほうがよい費用があれば教えていただけますか。
上司に負担の分け方を相談するとき
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日の◯◯会の会費についてご相談です。
会社の補助を差し引くと、一人あたり◯◯円になる見込みです。
役職で差をつけるか、全員同額にするか、部長のお考えをお聞かせいただけますでしょうか。
上司から多めの負担の申し出を受けたとき
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
先ほどは◯◯会の費用についてお心遣いをいただき、ありがとうございました。
いただいた分は会費に充て、皆さんの会費を◯◯円に下げてご案内します。
会の後に、会計報告でお知らせいたします。
集金・訂正・未納の例文
当日、受付で集金するときの一言
お疲れさまです。受付で会費の◯◯円をお願いします。名簿にチェックを入れますので、お名前を教えてください。
事前集金の締め切り前のお知らせ
件名：【集金のお願い】◯◯会の会費について（◯日まで）
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
◯◯会の会費◯◯円の締め切りが◯日（◯）です。
まだの方は、□□までお渡しいただけると助かります。すでにお渡しいただいた方は、このメールは読み流してください。
会費を訂正するとき（急ぎ）
件名：【訂正】◯◯会の会費の金額について
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
先ほどご案内した◯◯会の会費に誤りがありました。
会社の補助を差し引く前の金額を記載しておりました。正しくは◯◯円です。
大変失礼いたしました。そのほかの内容に変更はありません。
未納の人に個別にお願いするとき
◯◯さん
お疲れさまです。幹事の□□です。
先日の◯◯会の会費◯◯円について、まだこちらで確認できていないため、ご連絡しました。
行き違いでしたら申し訳ありません。お手すきのときに、□□までお渡しいただけますか。
当日キャンセルの人に会費をお願いするとき
◯◯さん
お疲れさまです。幹事の□□です。
昨日の◯◯会はご一緒できず残念でした。
お店のキャンセルの扱いにより、会費をお願いすることになりました。案内でお知らせしていたとおり、◯◯円をお願いできますでしょうか。ご無理のない時期で構いません。
注意
当日のキャンセル連絡への対応は飲み会の当日キャンセル連絡にまとめています。
当日の集金の進め方
| 順番 | 内容 | 幹事のポイント |
|---|---|---|
| ① | 受付を作る | 名簿、釣り銭、封筒を用意する。受付は二人で行うと数え間違いが減る |
| ② | 集金と名簿のチェック | 受け取ったら、その場で名簿にチェックを入れる |
| ③ | 未納の人を確認する | 開会の前に名簿を見て、未納の人に声をかける |
| ④ | 支払い | 領収書の宛名と但し書きを、会社の決まりのとおりに書いてもらう |
| ⑤ | その場で数える | 集めた金額と名簿の人数が合うか、二人で確認する |
事前に集金する場合は、締め切りと方法（手渡し、会社が認めている送金方法など）を案内に書きます。私的な送金方法の利用に決まりがある会社もあるので、迷ったら総務に確認します。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 予約してから補助の条件を聞いた | 対象外の費用が出て、会費を上げ直す | 会場を決める前に総務・経理に確認する |
| 補助を差し引く前の金額で案内した | 訂正の連絡と、集めすぎた分の返金が必要になる | 案内に「補助を差し引いた金額です」と書き、出す前に計算表で確かめる |
| 領収書の宛名・但し書きが会社の指定と違った | 補助の申請が通らない、出し直しになる | 支払いの前に指定を確認し、メモを持って行く |
| 二次会の費用まで一次会と一緒に払った | 補助の対象と対象外が分からなくなる | 会計を分けてもらう、領収書を分ける |
| 会費と補助を同じ袋で管理した | 会計報告で会社負担の額を説明できない | 会費は名簿と一緒に別に記録する |
| 「経費で落ちる」と案内した | 税務の扱いを幹事が断定したことになる | 「補助の扱いは経理に確認しています」と書く |
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 気になる点 | 言い換え |
|---|---|---|
| 部長は多めに払ってください | 幹事から金額を指定して求めている | 会費の分け方について、ご相談があります |
| 会社のお金が出るのでタダみたいなものです | 補助の趣旨を軽く扱っている | 会社の補助を差し引いた金額です |
| 会費のお支払いをお願いさせていただきます | 「させていただく」を重ねて回りくどい | 会費のお支払いをお願いいたします |
| 会費を払ってない人がいます（全体メールで） | 名指しでなくても、未納の人を責める印象になる | 未納の方には個別にご連絡します |
会費まわりのチェックリスト
- 補助を使える行事か、対象と上限を確認したか
- 補助の対象外の費用を分けて考えたか
- 社外の人・家族が参加する場合の扱いを確認したか
- 申請に必要なもの（領収書の宛名・但し書き、参加者名簿）を確認したか
- 役職で差をつけるか、主役を無料にするかを上司と決めたか
- 計算表で、会費の合計と参加者の負担額が合うか確かめたか
- 端数とキャンセル時の扱いを決めて、案内に書いたか
- 集金の方法と締め切りを案内に書いたか
- 会社負担の扱いを幹事が断定せず、目的・名簿・内訳を経理に渡したか
- 残った金額・足りない金額の扱いを決めたか
後日のフォロー（お礼・お詫び）
会の後は、補助の申請と会計報告をなるべく早く済ませます。補助で余りや不足が出たときは、その扱いを会計報告に書きます。
会計報告を添えたお礼（翌営業日）
件名：◯◯会のお礼と会計報告
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
昨日の◯◯会には、ご参加いただきありがとうございました。
会社の補助を含めた収支を添付しますので、ご確認ください。
残った金額は、◯◯（次回の会への繰り越し／記念品の購入など）といたします。
補助の申請に不備があったときのお詫び（総務・経理宛て）
総務部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
先日提出した◯◯会の補助の申請で、参加者名簿を添付し忘れておりました。
申し訳ありません。本メールに添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
会計に誤りがあったときのお詫び（参加者宛て）
件名：【お詫び】◯◯会の会計報告の訂正
皆さま
お疲れさまです。幹事の□□です。
先日お送りした会計報告で、会社の補助の金額に誤りがありました。
訂正した会計報告を添付します。差額の◯◯円は、◯◯（ご返金／次回への繰り越し）といたします。
確認が不十分で申し訳ありませんでした。
件名の付け方
- 【ご案内】◯月◯日（◯）◯◯会（会費◯◯円・補助あり）
- 【集金のお願い】◯◯会の会費について（◯日まで）
- 【ご相談】◯◯会の補助の対象について
- 【訂正】◯◯会の会費の金額について
- ◯◯会のお礼と会計報告
この記事の要点
- 会費は総額から補助を差し引き、残りを参加者で分けるのが基本の形。
- 補助の対象・上限・参加者の範囲・申請に必要なものは、会場を予約する前に確認する。
- 役職の差や主役の扱いは上司と相談して決め、案内に明記する。
- 補助の対象外の費用（二次会・家族分など）は、案内と領収書の両方で分ける。
- 社内だけの飲食に「1人1万円以下」の基準は当てはまらない。会社負担の扱いは目的・名簿・内訳を経理に渡して判断してもらう。
FAQ
よくある質問
会社によって決まりが違います。飲食代だけが対象の会社も、会場代や記念品まで対象の会社もあります。総務・経理に確認し、会社の決まりに従ってください。
そうとは言えません。租税特別措置法と施行令の1人1万円以下の基準は、専ら社内の役員・従業員やその親族のための飲食を除いた飲食費についての定めです。社内イベントの扱いは、目的・参加者・費用の中身を経理に伝えて判断してもらってください。
交際費等の定義には、得意先・仕入先その他事業に関係のある者等への接待などが含まれます。社外の人が参加するときは、補助の対象になるかも含めて、参加者名簿を添えて経理に確認してください。
国税庁の社員旅行の案内では、会社と参加者の負担額・負担割合も判定の要素の一つに挙げられています。会費の合計と会社負担の額を分けて記録し、経理に渡してください。扱いの判断は経理・税理士が行います。
返すのか、参加者に返金するのか、次回に使えるのかは会社の決まりによります。補助の扱いは経理に確認し、参加者から集めた会費の余りの扱い（返金・繰り越しなど）は会計報告に書いておきます。
部署によっては慣例になっていますが、幹事から金額を指定して求めると負担を押しつける形になります。差をつけるかどうかは上司に相談し、上司の了解を得てから案内に書きます。
端数の扱いは集金の前に決めて、案内に書いておきます。選択肢と決め方は幹事の会計報告と集金の仕方を参考にしてください。