社内文書のお知らせ例文18選
書き方・ひな形・回覧文

コピーして使えるひな形

◯◯の部分を書き換えれば、そのまま出せます。記書きの項目は、要らないものを消して使ってください。

総発第◯◯号
令和◯年◯月◯日
社員各位
◯◯部 部長 ◯◯◯◯

◯◯のお知らせ

◯◯のため、下記のとおり◯◯を行います。◯◯の方は、◯月◯日（◯）までに◯◯をお願いします。

記
1．日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
2．場所：◯◯
3．対象：◯◯
4．お願いすること：◯◯
5．期限：◯月◯日（◯）

以上

担当：◯◯部 ◯◯（内線◯◯／メール◯◯）

記書きのくわしい書き方は「記」と「以上」の使い方、社内文書の書式全体は社内文書の基本フォーマットにまとめています。

社外文書・お知らせ以外の文書との違い

紙・メール・掲示・チャットの使い分け

書き出しと締めの例文

書き出し

• 下記のとおり、◯◯を実施します。
• 標記の件について、下記のとおりお知らせします。
• ◯◯に伴い、◯◯を変更しますので、お知らせします。
• ◯◯について、皆さんのご協力をお願いします。
• ◯月◯日から、◯◯の手続きが変わります。
• ◯◯の方は、◯月◯日までに◯◯をお願いします。（対象者が限られるとき）

締め

• 業務ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力をお願いします。
• ご不明な点は、◯◯部 ◯◯までお問い合わせください。
• 期限までに提出がない場合は、個別に連絡します。
• 内容に変更があった場合は、改めてお知らせします。
• ご理解とご協力をお願いします。

場面別のお知らせ 例文（紙・掲示）

【例文1】健康診断のお知らせ

件名：定期健康診断実施のお知らせ
今年度の定期健康診断を、下記のとおり実施します。対象の方は必ず受診してください。
記
1．日時：◯月◯日（◯）〜◯月◯日（◯）◯時〜◯時
2．場所：本社◯階 会議室
3．対象：全社員
4．持ち物：事前に配布する問診票
5．問い合わせ先：総務部 ◯◯（内線◯◯）
以上

【例文2】システム停止のお知らせ

件名：社内システム停止のお知らせ（◯月◯日）
保守作業のため、下記の時間帯は社内システムが使えません。作業前にデータの保存をお願いします。
記
日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（作業の状況により終了が前後することがあります）
対象：勤怠管理システム、経費精算システム
使えるもの：メール、社内チャット
問い合わせ先：情報システム部 ◯◯
以上

【例文3】オフィス移転のお知らせ

件名：本社移転と引越し作業についてのお知らせ
本社を下記のとおり移転します。移転に伴い、各部署で私物と書類の整理をお願いします。
記
新住所：◯◯
業務開始日：◯月◯日（◯）
梱包資材の配布：◯月◯日（◯）、各部署の担当者へ
荷物の搬出：◯月◯日（◯）までに、箱に部署名を書いて廊下へ
以上

【例文4】防災訓練のお知らせ

件名：防災訓練実施のお知らせ（全員参加）
災害時に落ち着いて避難できるよう、下記のとおり防災訓練を行います。来客対応中などで参加できない方は、事前に総務部へ連絡してください。
記
日時：◯月◯日（◯）◯時から（雨天決行）
内容：非常放送のあと、階段で◯◯へ避難、点呼
お願い：当日は避難経路の確認のため、通路に物を置かないでください
問い合わせ先：総務部 ◯◯
以上

【例文5】社内休業日のお知らせ

件名：◯月◯日（◯）全社休業日のお知らせ
下記の日は全社休業とします。取引先との予定がある方は、早めに日程の調整をお願いします。
記
休業日：◯月◯日（◯）
電話・メールの対応：◯月◯日（◯）から順次
緊急時の連絡先：◯◯部 ◯◯（携帯◯◯）
以上

【例文6】社内イベントのお知らせ

件名：社内運動会開催のお知らせ（出欠のご回答のお願い）
部署を越えた交流のため、社内運動会を開催します。ご家族の参加も歓迎します。
記
日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
場所：◯◯運動公園 体育館
服装：動きやすい服装、室内用の運動靴
出欠：◯月◯日（◯）までに、総務部◯◯へ回答してください
以上

【例文7】福利厚生制度のお知らせ

件名：福利厚生サービス利用開始のお知らせ
◯月◯日から、社員とご家族が◯◯（スポーツ施設・宿泊施設など）を会員料金で使えるようになります。
記
対象：正社員・契約社員とその家族
利用方法：社内ポータルの「福利厚生」ページから会員登録
料金・使える施設：社内ポータルの「福利厚生」ページに掲載
問い合わせ先：人事部 ◯◯
以上

【例文8】研修・勉強会のお知らせ

件名：情報セキュリティ研修のお知らせ（参加申込のお願い）
社内の情報管理のルールを確認するため、下記のとおり研修を行います。参加する日程を一つ選んで申し込んでください。
記
日程：①◯月◯日（◯）◯時〜　②◯月◯日（◯）◯時〜（内容は同じ）
形式：本社◯階 会議室、またはオンライン
申込：◯月◯日（◯）までに、社内ポータルの申込フォームから
以上

【例文9】アンケートご協力のお願い

件名：働き方アンケートご回答のお願い（◯月◯日締切）
職場の環境をよくするため、全社員を対象にアンケートを行います。回答は無記名で、個人が特定される形では集計・公開しません。
記
回答方法：下記の回答フォームから（所要時間の目安：◯分）
締切：◯月◯日（◯）
問い合わせ先：人事部 ◯◯
以上

【例文10】書類提出のお願い

件名：通勤経路届の提出のお願い（◯月◯日締切）
通勤手当の確認のため、全社員に通勤経路届の提出をお願いします。経路に変更がない方も提出してください。
記
提出物：通勤経路届（社内ポータルからダウンロード）
提出先：総務部 ◯◯
締切：◯月◯日（◯）
以上

【例文11】社内ルール変更のお知らせ

件名：会議室の予約ルール変更のお知らせ（◯月◯日から）
会議室の空予約が増えているため、◯月◯日から予約のルールを変更します。
記
変更点：予約時刻を過ぎても使われていない予約は、自動で取り消します
変更日：◯月◯日（◯）
問い合わせ先：総務部 ◯◯
以上

就業規則や社内規程そのものを変えるときは、お知らせとは別に、人事部・総務部が定めた手続きで周知します。

人事のお知らせ 例文

【例文12】人事異動のお知らせ

件名：人事異動のお知らせ
下記のとおり人事異動を行いますので、お知らせします。
記
発令日：令和◯年◯月◯日
氏名：◯◯◯◯
新所属：営業部 第二課 課長
旧所属：営業部 第一課
以上

【例文13】退職のお知らせ

件名：退職者のお知らせ
営業部の◯◯◯◯さんが、◯月◯日付で退職することになりました。最終出社日は◯月◯日です。担当業務は、◯◯さんが引き継ぎます。

【例文14】新しく入社した社員の紹介

件名：新入社員紹介のお知らせ
◯月◯日付で、下記の方が入社しました。慣れるまでの間、皆さんで声をかけてください。
記
氏名：◯◯◯◯
所属：マーケティング部
担当：◯◯
席：本社◯階 ◯◯部の島
以上

回覧文の書き方と例文

回覧は、紙やメールを部署内で順番に回して、全員が読んだことを確認するための方法です。先頭に「回覧」と書き、確認欄（押印・サイン・チェック）、回覧期限、最後の人の戻し先をつけます。

【例文15】回覧文

【回覧】
◯◯部 各位

来客用駐車場の利用方法の変更について

◯月◯日から、来客用駐車場は事前予約制に変わります。来客の予定がある方は、前日までに総務部へ予約をお願いします。
確認後、氏名欄に確認印を押して次の方へ回してください。最後の方は総務部◯◯へ戻してください。

回覧期限：◯月◯日（◯）
確認欄：◯◯ □　◯◯ □　◯◯ □

メールで回覧する場合は、件名に「【回覧】」と入れ、確認したら返信またはリアクションで知らせてもらう、と本文に書いておきます。

メール・チャットで送るお知らせ 例文

【例文16】メールで送る全社のお知らせ

件名：【要確認】◯月◯日 停電に伴う出社時の注意（総務部）

社員各位

総務部の◯◯です。
ビルの電気設備点検のため、◯月◯日（◯）◯時〜◯時は停電します。

・エレベーター、空調、照明が止まります
・パソコンは前日の退社時に電源を切ってください
・この時間帯に出社が必要な方は、◯月◯日までに総務部へ連絡してください

ご不明な点は総務部 ◯◯（内線◯◯）までお問い合わせください。

【例文17】締切前のリマインド

件名：【再送・締切◯日】通勤経路届の提出のお願い

社員各位

総務部の◯◯です。
◯月◯日にお送りした通勤経路届の提出期限が、◯月◯日（◯）です。本メールと行き違いで提出済みの方は、ご容赦ください。
提出先：総務部 ◯◯

【例文18】社内チャットで送る短い告知

【お知らせ】本日◯時〜◯時、◯階の会議室Aは清掃のため使えません。予約していた方には個別に連絡済みです。会議室Bは使えます。

全社員に一斉送信するときの宛先の注意は一斉メールとBCC、社内メール全般の型は業務連絡メールの書き方を参照してください。お詫びや報告の文書は始末書・顛末書で扱っています。

よくある失敗と直し方

送る前のチェックリスト

• 件名だけで、何の話か・自分が対象かが分かる
• 用件は一つだけになっている
• 日時に曜日があり、期限に時刻まで入っている
• 対象（全員・部署・該当者）を書いた
• 読んだ人がすることを、動詞で書いた（提出する・申し込む・受診する）
• 問い合わせ先に、担当者名と内線またはメールを書いた
• 宛先は「各位」で、「各位様」になっていない
• 記書きを使ったなら、最後に「以上」がある
• 日付・曜日・会議室名などの誤字を読み直した
• 全社一斉メールなら、BCCや配信リストの宛先を確認した