社内文書
事務所移転のお知らせ 例文
メール・挨拶状・張り紙・社内連絡
事務所移転のお知らせは、「◯月◯日より下記へ移転します」の一文に、新住所・新しい電話番号・業務開始日・変わらないもの（メールアドレスなど）を箇条書きで添えるだけで用が足ります。いちばん短い形は次のとおりです。
「このたび弊社は、◯月◯日（◯）より下記へ事務所を移転することになりました。新住所：〒◯◯ ◯◯／電話番号：◯◯（変更）／メールアドレス：変更なし。お手数ですが、ご登録の住所の変更をお願いいたします。」
このページでは、取引先へのメール（場面別に4通り）、挨拶状・はがき（3通り）、ホームページ・SNS・張り紙・留守番電話、社内連絡（3段階）、返信（3通り）の文例と、送る順番、よくある失敗、送る前のチェックリストをまとめました。新しいオフィスの内覧会を開く場合は内覧会の案内文も参照してください。
結論
移転のお知らせに入れるのは①移転のお知らせとお礼 ②新住所（ビル名・階まで） ③業務開始日 ④変わるもの（電話・FAX番号など） ⑤変わらないもの ⑥電話がつながらない日・休業日 ⑦最寄り駅や地図 ⑧今後もよろしくの一言です。お祝いを辞退する場合は、その旨も添えます。
まず結論：必ず書く項目と、抜けたときに起きること
| 項目 | 書き方の例 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 新住所 | 郵便番号・ビル名・階・部屋番号まで | 郵便や荷物が届かない、来訪者が迷う |
| 業務開始日 | 「◯月◯日（◯）より新事務所で業務を開始」 | 旧住所に書類が送られ続ける |
| 変わるもの | 電話・FAX番号は「変更になります」と明記 | 古い番号に電話がかかり、つながらない |
| 変わらないもの | 「メールアドレス・担当者に変更はありません」 | 相手が登録を全部変えるべきか迷い、問い合わせが増える |
| 不通の日・休業日 | 「◯月◯日は移転作業のため電話がつながりにくくなります」 | 連絡が取れず、相手の業務が止まる |
| 地図・最寄り駅 | 駅名・出口・目印、地図のURLやQRコード | 初めての来訪で迷う |
| お願い | 「ご登録の住所の変更をお願いいたします」 | 請求書・納品書の宛先が変わらない |
Point
「変わらないもの」を書くのが、相手の手間を減らすいちばんの近道です。何が変わり何が変わらないかを並べて書くと、相手は登録の直し漏れを防げます。
誰に・何で・いつ知らせるか
| 相手 | 手段 | 時期の考え方 |
|---|---|---|
| 社員 | 社内文書・説明会 | 移転が決まったら最初に。外部より先に知らせる |
| 取引先・顧客 | メール・挨拶状（はがき・封書） | 請求書や納品の宛先を変える準備が要るので、業務開始日より前に届くように |
| 配送業者・郵便・各種契約先 | 各社の手続き | 移転日に間に合うよう、総務で一覧を作って漏れなく |
| 来訪する人・一般の人 | ホームページ・SNS・旧事務所の張り紙 | 移転の前から掲載し、移転後もしばらく残す |
- 01
移転が決まったら
社員に第一報を出し、取引先・契約先・発注先の一覧を作る。新住所の正式な表記（ビル名・階）を確定させる。
- 02
新しい電話番号が決まったら
取引先へのメールと挨拶状の文面を作り、印刷・送信の日程を決める。名刺・封筒・請求書の版下も直す。
- 03
業務開始日より前
取引先へメールと挨拶状を送り、ホームページに掲載する。郵便の転居届を出す。
- 04
移転日の前後
旧事務所に張り紙を出し、電話の案内メッセージを切り替える。不通の日をもう一度メールで知らせる。
- 05
移転後
登記・各種の住所変更を進め、ホームページ・メール署名・地図サービスの表記を確認する。返信や問い合わせに対応する。
注意
住所変更の届出など公的な手続きは、会社の形態や地域で違います。総務や専門家に確認し、お知らせの文面とは別に一覧で管理してください。
郵送とメール・Webの使い分け
| 手段 | 向く相手 | よい点 | 注意すること |
|---|---|---|---|
| 挨拶状（封書） | 主要な取引先、目上の相手、長い付き合いの相手 | 最も改まった形で、記録に残る | 印刷と発送に日数がかかる。早めに準備する |
| はがき | 取引先全般 | 地図を入れやすく、保管してもらいやすい | 宛名と住所の誤りがないか確認する |
| メール | 担当者とやり取りがある取引先 | 早く届き、住所をそのまま登録してもらえる | 一斉送信はBCCか個別送信にする |
| ホームページ・SNS | 一般の顧客、来訪予定の人 | 誰でも見られ、移転後も残せる | 旧住所の記載がページ内に残っていないか確認する |
| 張り紙・留守番電話 | 旧事務所に来た人、古い番号にかけた人 | 知らずに来た人・かけた人を案内できる | 掲示の場所と期間は管理会社に確認する |
主要な取引先には挨拶状とメールの両方を送ると、正式な挨拶と実務の連絡を分けられます。メールでは「別途、書面でもご案内いたします」と添えます。
取引先へのメール 例文（4通り）
① 標準（多くの取引先に送る形）
件名：事務所移転のお知らせ（◯月◯日より新住所）／◯◯株式会社
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
弊社の事務所は、◯月◯日（◯）から下記の新しい住所に移ります。
■新住所：〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯ ◯◯ビル◯階
■業務開始日：◯月◯日（◯）
■電話番号：◯◯（変更になります）
■FAX番号：◯◯（変更になります）
■メールアドレス・担当者：変更はありません
■最寄り駅：◯◯線 ◯◯駅 ◯◯口から徒歩5分ほど
お手数ですが、ご登録の住所の変更をお願いいたします。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
② 簡潔（日ごろやり取りが多い担当者へ）
件名：【住所変更】事務所移転のご連絡
◯◯様
お世話になっております。◯◯です。
弊社は◯月◯日（◯）から、下記の住所で業務を始めます。
新住所：〒◯◯ ◯◯
電話：◯◯（変更）／メール：変更なし
請求書・郵送物の送付先を、◯月◯日以降は新住所にしていただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
③ 電話がつながらない日・休業日があるとき
件名：事務所移転と、◯月◯日の休業のお知らせ
◯◯株式会社 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
弊社は◯月◯日（◯）に下記へ移転いたします。
移転作業のため、◯月◯日（◯）は休業とし、電話・FAXがつながりません。この日のご連絡は、メール（◯◯@◯◯）でお送りください。翌営業日に順次お返事いたします。
新住所：〒◯◯ ◯◯
新しい電話番号：◯◯（◯月◯日から）
ご迷惑をおかけしますが、何とぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
④ お祝いを辞退するとき（結びに添える文）
なお、誠に勝手ながら、移転に際してのご祝儀やお祝いの品、生花などは、ご辞退申し上げます。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。
多くの取引先に同じメールを送るときは、宛先の入れ方に注意してください（一斉メールとBCC）。電話番号だけが変わる場合は電話番号変更のお知らせ、連絡先全般の変更は連絡先変更のお知らせの文例が合います。
移転案内の挨拶状・はがき 例文（3通り）
① 標準の挨拶状
拝啓 ◯◯の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は◯月◯日より、下記へ移転することとなりました。新しい事務所では、お客様をお迎えする打ち合わせの場も整えております。お近くへお越しの節は、どうぞお立ち寄りください。
まずは略儀ながら、書中をもちましてご案内申し上げます。
敬具
記
新住所 〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯
電話 ◯◯ FAX ◯◯
業務開始日 ◯月◯日（◯）
以上
② 本社移転（代表者名で出す）
謹啓 ◯◯の候 皆様にはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。
さて、弊社はこのたび、本社を下記へ移転し、◯月◯日より新社屋にて業務を開始する運びとなりました。
創業以来お付き合いくださった皆様のおかげで、この日を迎えることができました。新社屋を新たな出発点とし、より質の高いサービスをお届けしてまいります。
今後とも変わらぬご厚誼を賜りますよう、お願い申し上げます。
謹白
◯◯株式会社 代表取締役 ◯◯ ◯◯
③ 支店・営業所の移転（短いはがき）
◯◯支店 移転のお知らせ
平素より格別のご愛顧を賜り、ありがとうございます。
◯◯支店は◯月◯日（◯）より、下記にて営業いたします。
新住所：◯◯ 電話：◯◯（変更はありません）
本社およびほかの営業所の住所・電話番号に変更はありません。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
注意
はがきの裏面に新事務所の地図を入れると、来訪の予定がある相手に喜ばれます。時候の挨拶は季節に合わせて選んでください。挨拶状の種類と書き分けは挨拶状の種類にまとめています。
ホームページ・SNS・張り紙・留守番電話
ホームページのお知らせ
事務所移転のお知らせ
◯月◯日（◯）より、本社を下記に移転いたします。お越しの際はご注意ください。
新住所：◯◯
電話番号：◯◯（◯月◯日から）
旧事務所での業務は◯月◯日（◯）までとなります。
◯月◯日（◯）は移転作業のため、電話でのお問い合わせを休止いたします。
SNSの短い告知
【事務所移転のお知らせ】◯月◯日（◯）より、◯◯駅近くの新事務所で営業します。新住所・地図はホームページをご覧ください。メールアドレスは変わりません。
旧事務所の入口の張り紙（移転前）
事務所移転のお知らせ
◯◯株式会社は、◯月◯日（◯）に下記へ移転いたします。
この事務所での業務は◯月◯日（◯）までです。
新住所：◯◯ 電話：◯◯（◯月◯日から）
旧事務所の入口の張り紙（移転後）
事務所移転のお知らせ
◯◯株式会社は、◯月◯日に下記へ移転いたしました。
新住所：◯◯（◯◯駅から徒歩5分ほど）
電話：◯◯
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
旧番号の留守番電話・案内メッセージ
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社です。弊社は◯月◯日に事務所を移転し、電話番号が変わりました。新しい電話番号は、◯◯です。お手数ですが、おかけ直しください。
張り紙は貼り紙作成ツールで作れます。新住所の地図へのURLをQRコードにして載せると、その場でスマートフォンから道順を確認してもらえます。ビルの管理会社に、張り紙を出す場所と期間を確認してから貼ってください。
社内向けの移転の連絡（3段階）
① 移転決定の第一報
件名：本社移転のお知らせ
社員各位
総務部の◯◯です。
当社は◯月◯日（◯）に、本社を下記へ移転することになりました。
新住所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
引越し作業の日程と分担は、◯月◯日（◯）までに改めてお知らせします。
社外への案内は会社から一斉に出しますので、それまでは取引先への個別の案内を控えてください。
問い合わせ先：総務部 ◯◯（内線◯◯）
② 引越し作業の連絡
件名：本社移転に伴う引越し作業と新オフィスのご案内
社員各位
お疲れさまです。総務部の◯◯です。
◯月◯日（◯）の本社移転に向けて、引越し作業の日程と、新オフィスでの業務開始について下記のとおりお知らせします。
記
1．梱包資材の配布：◯月◯日（◯）、各部署の担当者へ
2．梱包の締め切り：◯月◯日（◯）の退社時まで。箱に部署名と氏名を書いてください
3．旧オフィスでの最終業務日：◯月◯日（◯）
4．新オフィスでの業務開始：◯月◯日（◯）◯時から
5．入館方法：新しい社員証を◯月◯日（◯）に配ります
6．名刺：新住所の名刺は◯月◯日（◯）ごろ届きます。それまでは訂正シールを使ってください
7．問い合わせ先：総務部 ◯◯（内線◯◯）
以上
③ 新オフィス初日の案内
件名：明日から新オフィスで業務を開始します
社員各位
明日◯月◯日（◯）から、新オフィスでの業務を開始します。
・入館：ビル◯階の受付で新しい社員証をかざしてください
・座席：各部署の座席表を共有フォルダに置いています
・メール署名：本日中に新住所・新しい電話番号へ直してください
・不具合（電話・ネットワーク・備品）は総務部 ◯◯へ
新しい環境で、引き続きよろしくお願いします。
社内文書の形式は社内通知・お知らせの文例に、社員の住所変更の届出は住所変更の社内届にまとめています。部署ごとの梱包の担当を決めるときは、業務連絡メールの書き方で、期限と返信の要否を書いてください。
移転のお知らせへの返信 例文（3通り）
① 取引先への標準の返信
件名：Re: 事務所移転のお知らせ
◯◯株式会社 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
事務所移転のご連絡をいただき、ありがとうございます。弊社の登録住所を変更いたしました。
新しい事務所での、ますますのご発展をお祈りいたします。今後ともよろしくお願いいたします。
② 日ごろやり取りが多い担当者へ
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。新住所と新しい電話番号、登録しました。◯月◯日以降の郵送物は新住所へお送りします。近くに伺う際は、新しいオフィスにもぜひ寄らせてください。
③ お祝いを贈るときの添え状
このたびは事務所のご移転、誠におめでとうございます。新しい事務所での貴社のますますのご発展を、心よりお祈り申し上げます。心ばかりのお祝いの品をお送りいたしましたので、お納めいただけますと幸いです。
注意
移転の返信は短くて構いません。「登録を変更した」と伝えると、相手は安心します。お祝いを辞退すると書かれていた場合は、品物は送らず、言葉だけでお祝いを伝えます。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| ビル名・階・部屋番号の書き漏れ | 郵便や荷物が戻る、来訪者が迷う | 正式な表記を総務で一つに決め、全文面にコピーして使う |
| 電話の不通の日を書かない | 相手が何度もかけ直し、不信感につながる | 不通の日と、その日の代わりの連絡手段（メールなど）を書く |
| お祝いの扱いを書かない | 辞退したいのに花や品物が届き、お返しの手間が増える | 辞退する場合は結びに一文添える |
| 郵便の転居届を出し忘れる | 旧住所あての郵便物が差出人に戻る | 移転日の前に郵便局へ転居届を出す |
| 旧住所が残る | ホームページのフッター・メール署名・名刺・請求書の旧住所で誤送が続く | 直す場所の一覧を作り、移転日に一斉に切り替える |
| 一斉メールをTO・CCで送る | 取引先同士にアドレスが見えてしまう | BCCか個別送信にする |
登記と郵便の転送で確認すること
会社法では、本店を他の登記所の管轄区域内に移転したときは、2週間以内に旧所在地で移転の登記をし、新所在地でも登記をすることになっています（会社法第916条）。同じ管轄内での移転も、登記事項の変更として2週間以内に変更の登記をします（第915条第1項）。手続きの詳細は司法書士や法務局に確認してください。
日本郵便の転居届（転居・転送サービス）を出すと、旧住所あての郵便物が新住所へ転送されます。転送の期間は、日本郵便の案内では届出日から1年間（転送開始希望日からではない）です。会社として届け出るときの手続きと必要なものは、郵便局で確認してください。
注意
転送の期間が過ぎると、旧住所あての郵便物は差出人に戻ります。転送に頼らず、お知らせで登録住所を直してもらうことが大切です。
お知らせを出す前のチェックリスト
- 新住所を郵便番号・ビル名・階・部屋番号まで書いた
- 業務開始日（新事務所での営業開始日）を曜日つきで書いた
- 電話・FAX番号が変わるか、変わらないかを書いた
- メールアドレス・担当者など変わらないものを書いた
- 電話がつながらない日・休業日と、その日の連絡手段を書いた
- 最寄り駅・出口・地図（URLやQRコード）を入れた
- 登録住所の変更のお願いを書いた
- お祝いを辞退する場合は、その一文を入れた
- 一斉メールはBCCか個別送信にした
- ホームページ・メール署名・名刺・請求書の住所を直す日を決めた
- 郵便の転居届を出した
- 旧事務所の張り紙と留守番電話の案内を用意した
この記事の要点
- 移転のお知らせは新住所・業務開始日・変わるもの・変わらないもの・不通の日。
- 社員→取引先→来訪者の順に、相手ごとに手段を変える。主要な取引先には挨拶状とメールの両方。
- 取引先には登録住所の変更のお願いを書き、お祝いを辞退するならその一文も添える。
- 旧事務所の張り紙と留守番電話で、知らずに来た人・かけた人を案内する。
- 本店の移転登記は2週間以内。郵便の転送は届出日から1年間なので、転送に頼らない。
- 返信はお礼と「登録を変更した」の一言でよい。
FAQ
よくある質問
「このたび弊社は、下記へ事務所を移転することになりました」と書き、新住所、業務開始日、電話・FAX番号が変わるかどうか、メールアドレスなど変わらないもの、最寄り駅を箇条書きにします。登録住所の変更のお願いと、今後もよろしくの一言で結びます。
取引先が請求書や郵送物の宛先を直す準備ができるよう、業務開始日より前に届くように送ります。社員には移転が決まった時点で最初に知らせ、社外への案内はその後に会社から出します。
日ごろメールでやり取りしている取引先なら、メールで用件は伝わります。主要な取引先や目上の相手には、挨拶状も送ると改まった挨拶になります。メールに「別途、書面でもご案内いたします」と添えると丁寧です。
結びに「誠に勝手ながら、移転に際してのご祝儀やお祝いの品、生花などは、ご辞退申し上げます」と一文添えます。辞退の理由を細かく書く必要はありません。
「◯月◯日に下記へ移転いたしました」と、新住所、電話番号、最寄り駅からの道順を書きます。地図のURLをQRコードにして載せると便利です。張り出す場所と期間はビルの管理会社に確認します。
「事務所移転のご連絡をいただき、ありがとうございます。弊社の登録住所を変更いたしました。新しい事務所での、ますますのご発展をお祈りいたします」のように、お礼と登録を変えたことを短く伝えます。
会社法では、本店を他の登記所の管轄区域内に移転したときは2週間以内に旧所在地と新所在地で登記をすることになっています（第916条）。同じ管轄内の移転も2週間以内に変更の登記をします（第915条第1項）。手続きは司法書士や法務局に確認してください。
日本郵便の案内では、転送の期間は届出日から1年間です（転送開始希望日からではありません）。期間が過ぎると旧住所あての郵便物は差出人に戻るため、お知らせで登録住所を直してもらいます。
移転が決まったら第一報で新住所と移転日を伝え、次に梱包資材の配布日、梱包の締め切り、旧オフィスでの最終業務日、新オフィスでの業務開始日時、入館方法、名刺の切り替え、問い合わせ先を記書きにまとめます。