避難訓練のお知らせ 例文12選
社内・お客様・近隣・中止と訓練後

結論：相手別に書くことと媒体

迷ったら「社内文書＋前日のリマインド」「お客様向けの掲示」「近隣への文書」の3点をそろえると、知らなかった人が出にくくなります。下の例文はこの順に並べています。

社員向けのお知らせ（社内文書・メール）

例文1　社内文書（記書きの基本形）

件名：【全員参加】避難訓練の実施について（◯月◯日）

社員各位

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
災害時に落ち着いて行動できるよう、下記のとおり避難訓練を行います。在席している方は全員参加してください。

記
1．日時：◯月◯日（◯）◯時◯分から（1時間ほど）
2．想定：◯階の給湯室から火災が発生
3．流れ：非常ベル→館内放送→各階の誘導係の指示で避難→集合場所で点呼→消火器の使い方の説明
4．避難経路：各階の経路図を添付します（◯◯側の非常階段を使用）
5．集合場所：◯◯公園 入口前（地図は添付。雨天時は1階ロビー）
6．持ち物：特になし。上着が必要な季節は各自でご用意ください
7．当日の業務：訓練中は電話が取れません。来客・会議の予定は訓練の時間を避けてください
8．問い合わせ先：総務部 ◯◯（内線◯◯）

以上

例文2　前日のリマインド（社内チャット・短いメール）

【明日は避難訓練です】
明日◯月◯日（◯）◯時◯分から、避難訓練を行います。
・非常ベルが鳴ったら、誘導係の指示に従って◯◯側の非常階段から避難してください
・集合場所は◯◯公園 入口前です
・◯時◯分から◯時ごろまでは会議や来客の予定を入れないでください
体調などで階段の避難が難しい方は、今日中に総務の◯◯までお知らせください。

例文3　在宅勤務・外出の人がいる部署への補足

◯月◯日（◯）の避難訓練は、当日出社している方が対象です。在宅勤務や外出の予定の方は参加しなくてかまいません。
ただし、ご自身の避難経路と集合場所は、添付の資料で一度確認しておいてください。

当日の流れと役割の伝え方

点呼に使う名簿は出欠表作成ツールに部署ごとの名前を貼ると、チェック欄つきで印刷できます。避難にかかった時間を計って振り返りに使うならストップウォッチが便利です。

例文4　役割を頼むメール

件名：【依頼】避難訓練の誘導係のお願い

◯◯さん

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
◯月◯日（◯）の避難訓練で、◯階の誘導係をお願いしてもよろしいでしょうか。当日は非常ベルが鳴ったら、◯階の皆さんに声をかけて非常階段へ誘導し、最後に残っている人がいないかを確認してください。
事前に10分ほど、役割の確認の打ち合わせをしたいと考えています。ご都合のよい時間を教えてください。

取引先・お客様へのお知らせ（メール・HP・SNS・張り紙）

例文5　取引先への事前連絡（メール）

件名：◯月◯日（◯）の弊社避難訓練について

◯◯株式会社 ◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
◯月◯日（◯）◯時から1時間ほど、弊社で避難訓練を行います。この時間帯は、受付や電話の対応ができません。ご来社の予定がございましたら、時間をずらしていただけますと助かります。
お急ぎのご用件は、◯◯（担当者の携帯電話またはメールアドレス）までご連絡ください。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

例文6　お客様向けのお知らせ（HP・SNS）

【◯月◯日（◯）避難訓練実施のお知らせ】
いつも◯◯をご利用いただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）◯時◯分から◯時◯分ごろまで、店内で避難訓練を行います。訓練中は非常ベルや館内放送が流れますが、実際の火災ではありません。
この時間帯は、レジでのお会計とお電話でのお問い合わせを一時お休みします。ご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

SNSは文字数が限られるため、日時・「訓練です」・止まる対応の3つを先頭に置き、詳しい内容はHPのお知らせへのリンクで補います。

例文7　入口・受付の張り紙（当日）

本日◯時◯分〜◯時◯分ごろ
避難訓練を実施します

非常ベル・放送が鳴りますが、訓練です。
この間、受付を一時お休みします。
◯時◯分ごろに再開します。

◯◯株式会社 総務部

張り紙は貼り紙作成ツールで大きな文字のまま印刷できます。遠くから読めるよう、1行を短くしてください。

例文8　訓練中の電話・問い合わせ対応のお知らせ（HP・自動返信）

ただいま避難訓練のため、お電話とお問い合わせへの対応を一時お休みしています。
◯時◯分ごろから順に対応いたします。いただいたお問い合わせには、再開後に担当者からご連絡いたします。
お待たせして申し訳ございません。

近隣・同じビルの入居者へのお知らせ

例文9　近隣へのお知らせ（配布・掲示する文書）

避難訓練実施のお知らせ

近隣の皆さま

日頃より大変お世話になっております。
下記の日時に、◯◯株式会社の避難訓練を実施いたします。訓練中は非常ベルや館内放送が鳴り、社員が建物の外に出て◯◯公園に集まります。実際の火災ではありませんので、ご安心ください。
ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

日時：◯月◯日（◯）◯時◯分〜（1時間ほど）
雨天の場合：◯月◯日（◯）に延期します
お問い合わせ：◯◯株式会社 総務部 ◯◯（電話：◯◯）

例文10　ビルの管理会社に、入居者への周知を頼むメール

件名：避難訓練の実施と、入居者の皆さまへの周知のお願い

◯◯管理株式会社 ◯◯様

いつもお世話になっております。◯階に入居している◯◯株式会社の◯◯です。
◯月◯日（◯）◯時◯分から1時間ほど、弊社で避難訓練を行う予定です。非常ベルを鳴らす範囲、非常階段の使用、館内放送の可否について、ご相談させてください。
ほかの入居者の皆さまにも影響がある場合は、お知らせの掲示をお願いできないでしょうか。掲示用の文書はこちらで用意いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

中止・延期のお知らせ

例文11　延期のお知らせ（社内向け）

件名：【延期】◯月◯日（◯）の避難訓練について

社員各位

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
◯月◯日（◯）に予定していた避難訓練は、悪天候が見込まれるため延期いたします。
新しい日程は◯月◯日（◯）◯時◯分からです。内容と集合場所は変わりません。
取引先へ時間の変更をお願いしていた方は、お手数ですが新しい日程をお伝えください。

延期を知らせるときは理由・新しい日時・変わらない点の3つを書きます。中止のときは「延期いたします」以下を「中止いたします」に替え、次の予定が決まっていればその時期を添えます。近隣やお客様に事前に知らせていた場合は、同じ媒体（配布した文書・HP・SNS・張り紙）で、例文9や例文6の日時を書き替えた訂正を出してください。行事の中止の考え方はイベント中止の判断基準と告知も参考になります。

訓練後のお礼と報告

例文12　訓練後のお礼と振り返り（社内）

件名：避難訓練へのご協力ありがとうございました

社員各位

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
本日の避難訓練へのご協力、ありがとうございました。全員が集合場所に集まるまでの様子を見て、次のような点が分かりました。
・◯階の非常階段の前に段ボールが置かれていて、通りにくかった（片付けました）
・集合場所で、部署ごとの並ぶ位置が分かりにくかった（次回は札を立てます）
お気づきの点があれば、◯日（◯）までに総務部へお知らせください。

振り返りは個人を責めず、次に直すことを書きます。お客様や近隣に事前に知らせていた場合は、HPや掲示で「本日の避難訓練は終了しました。ご協力ありがとうございました」と短く伝えると、お知らせの出しっぱなしを防げます。

訓練の回数と消防機関への連絡

消防法施行規則第3条第10項は、一部の防火対象物（消防法施行令別表第一のうち同項が掲げる用途）の防火管理者に、消火訓練及び避難訓練を「年二回以上」実施するよう定めています。同条第11項は、その訓練を行う場合に「あらかじめ、その旨を消防機関に通報しなければならない」と定めています。

自社の建物が対象かどうか、どのように通報するかは、自社の防火管理者と所轄の消防署に確認してください。お知らせの文面に回数や手続きを書くときも、確認した内容だけを書きます。

お知らせを出す前のチェックリスト

• 日時と所要時間の目安、雨天の場合の扱いを書いた
• 想定（火災・地震など）と当日の流れを書いた
• 避難経路と集合場所を、図と言葉の両方で示した
• 役割の一覧を添付し、担当者には個別に依頼した
• 訓練中に止まる業務（電話・受付・来客）と、その間の連絡先を書いた
• 階段の避難が難しい人の申し出先を書いた
• 取引先・お客様・近隣・同じビルへの連絡を、相手ごとに用意した
• ビルの管理会社と、非常ベル・放送・非常階段の使い方を確認した
• 前日のリマインドと、訓練後の報告を出す日を決めた

よくある失敗と直し方