メール
退職の挨拶メール 例文
社内・上司・取引先・件名・返信
結論から書きます。退職の挨拶メールに入れるのはお礼・退職日・今後の窓口の三つです。社内なら「◯月◯日をもって退職いたします。在職中は大変お世話になりました」、取引先にはこれに後任の名前と連絡先を加えます。理由は「一身上の都合」「私事で恐縮ですが」で足ります。このページでは、相手と状況ごとにそのまま使える例文を並べ、送る時期・件名・返信・送信前の確認まで一つにまとめました。
結論
退職の挨拶メールは①件名で用件と名前 ②名乗り ③退職日 ④お礼（具体的な仕事を一つ） ⑤（取引先には）後任と連絡先 ⑥結びの順で書きます。送る時期は相手で変わり、社内は最終出社日、取引先は後任が決まった段階で退職日より前が目安です。社外へ知らせる時期と範囲は、必ず上司に確認してから決めます。
相手別：送る時期・件名・必ず書くこと
まず「誰に・いつ・何を」送るかを決めます。迷ったら次の表のとおりに送れば抜けません。
| 相手 | 送る時期の目安 | 件名の例 | 必ず書くこと |
|---|---|---|---|
| 直属の上司 | 退職が社内で公表された後、最終出社日まで（一斉送信とは別に） | 退職のご挨拶とお礼（氏名） | お礼、具体的に助けられた場面、引き継ぎの状況 |
| 部署の同僚 | 最終出社日（終業の少し前） | 退職のご挨拶（部署名 氏名） | お礼、最終出社日、引き継ぎ先 |
| 他部署・お世話になった人 | 最終出社日 | 退職のご挨拶（部署名 氏名） | 一緒にした仕事、お礼 |
| 取引先 | 後任が決まった段階で、退職日より前（上司に時期を確認） | 退職のご挨拶と後任のご紹介（会社名 氏名） | 退職日、お礼、後任の名前と連絡先 |
| 有給休暇の消化に入る場合 | 最終出社日（＝消化に入る前日） | 退職のご挨拶（部署名 氏名） | 最終出社日と退職日の両方、休暇中の窓口 |
注意
一斉送信は宛先をBCCにします（BCCの使い方）。上司や特にお世話になった人には、一斉送信とは別に個別で送ると、定型文ではない気持ちが伝わります。
退職の挨拶メールの基本の型
| パーツ | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件と名前（社外は会社名も） | 退職のご挨拶（営業部 山田） |
| 宛名 | 社内一斉は「皆さま」、社外は会社名・氏名 | 株式会社◯◯ ◯◯様 |
| 名乗り | 部署名と名前 | 営業部の山田です。 |
| 退職の報告 | 退職日（有給消化なら最終出社日も） | ◯月◯日をもって退職することになりました。 |
| お礼 | 具体的な仕事や場面を一つ | ◯◯の立ち上げでは何度も助けていただきました。 |
| 後任・窓口 | 取引先・関係部署には必須 | 今後は◯◯部の◯◯が担当いたします。 |
| 結び | 相手の今後を祈る一文 | 皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。 |
本文はスクロールせずに読み終わる長さを目安にします。思い出をたくさん書きたい相手には、一斉送信ではなく個別に送ります。
送る前に準備すること
- 01
上司に送る範囲と時期を確認する
社内のどこまで、取引先にはいつ知らせるかを上司と決めます。公表前に送ると、社内の発表と順番が逆になります。
- 02
宛先を一覧にする
部署・関係部署・取引先ごとに書き出します。送り漏れた人には、後から個別に送ることになります。
- 03
後任と引き継ぎの段取りを決める
取引先に送る前に、後任の名前・連絡先・挨拶に伺う時期を後任と確認します。引き継ぎは引き継ぎ書の作り方を参照してください。
- 04
下書きを前日までに作る
最終出社日は片付けや挨拶回りで時間が取れません。宛先と本文を下書きに保存しておきます。
- 05
送信時刻を決める
社内は最終出社日の終業の少し前に送ると、返信をその日のうちに読めます。退職後はアカウントが止まることがあるため、送りっぱなしにしない時刻にします。
社内向けの退職の挨拶メール
部署・社内への一斉送信（基本）
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 私事で恐縮ですが、本日◯月◯日をもって退職することになりました。 本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり失礼いたします。 ◯◯の業務では、多くの経験を積ませていただきました。 皆さまに支えていただいたおかげで、ここまで続けることができました。 本当にありがとうございました。 担当していた業務は◯◯さんに引き継いでいます。 皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。
短く済ませたいとき（簡潔版）
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本日をもって退職いたします。 在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。 皆さまのご健康とご活躍をお祈りしております。
上司へ（個別）
件名：退職のご挨拶とお礼（△△） ◯◯部長 お疲れさまです。△△です。 本日が最終出社日となりました。あらためてお礼を申し上げます。 入社してすぐの◯◯の案件で、判断に迷ったときに一緒に考えていただいたことは、今も仕事の進め方の土台になっています。 退職の相談をした際も、引き継ぎの段取りまで親身にご対応いただき、ありがとうございました。 担当業務は◯◯さんへの引き継ぎを終えております。 残っている確認事項は◯◯さんにまとめてお渡ししました。 ◯◯部長のご健康と、部のますますのご発展をお祈りしております。
注意
上司には引き継ぎの状況を一文入れると、お礼と業務の報告を一度に済ませられます。退職の切り出し方は退職の伝え方にまとめています。
他部署・特にお世話になった人へ
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） ◯◯課 ◯◯様 お疲れさまです。◯◯部の△△です。 ◯月◯日をもって退職することになりました。 ◯◯の件では、急なお願いにも快く対応していただき、何度も助けられました。 ◯◯さんの段取りの組み方は、いつも見習っておりました。 直接ご挨拶に伺えず失礼いたしますが、本当にありがとうございました。 今後のご活躍をお祈りしております。
有給休暇の消化に入る前（最終出社日と退職日が違う）
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本日◯月◯日が最終出社日となり、休暇を経て◯月◯日付で退職いたします。 在職中は大変お世話になりました。 ◯◯の業務では、皆さまに何度も助けていただきました。 明日以降のお問い合わせは、引き継ぎ先の◯◯さんまでお願いいたします。 皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。
注意
最終出社日と退職日が違うときは、両方の日付と休暇中の窓口を書くと、問い合わせが自分に届き続けるのを防げます。有給休暇の申請は有給休暇の申請の伝え方を参照してください。
在宅勤務などで直接挨拶できないとき
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本日◯月◯日をもって退職いたします。 お一人ずつ直接ご挨拶したかったのですが、在宅勤務が続き、メールでのご挨拶となりました。 オンラインでのやりとりが中心でしたが、◯◯の際には画面越しにたくさん助けていただきました。 ありがとうございました。 皆さまのご健康とご活躍をお祈りしております。
定年退職のとき
件名：退職のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本日◯月◯日をもちまして、定年により退職いたします。 入社以来、◯◯部・□□部で多くの方にお世話になりました。 長く勤めることができたのは、皆さまのおかげです。心より御礼申し上げます。 会社のますますのご発展と、皆さまのご健康をお祈りしております。
契約期間・派遣期間の満了のとき
件名：契約満了のご挨拶（◯◯部 △△） 皆さま お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本日◯月◯日をもって契約期間が満了となり、こちらでの勤務を終えます。 ◯◯の業務では、分からないことを丁寧に教えていただき、ありがとうございました。 短い間でしたが、大変お世話になりました。 皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。
注意
派遣社員の場合、派遣先の社内に送る範囲は派遣先の上司と派遣元の担当者に確認してから送ります。
取引先（社外）への退職の挨拶メール
後任を紹介する（基本）
件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社◯◯ △△） 株式会社□□ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 私事で恐縮ですが、◯月◯日をもって退職することとなりました。 在任中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。 今後の業務は、◯◯部の◯◯が担当いたします。 近日中に◯◯からもご連絡を差し上げます。 後任：◯◯（メールアドレス／電話番号） 最後になりますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
Point
取引先には後任を必ず書いてください。 後任がないと、相手は誰に連絡すればよいか分かりません。後任をCCに入れて送ると、返信がそのまま後任にも届きます。
後任と挨拶に伺った後に送る
件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯ △△） 株式会社□□ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 先日はお忙しいところ、後任の◯◯とともにお時間をいただき、ありがとうございました。 あらためてのご連絡となりますが、◯月◯日をもって退職いたします。 ◯◯のプロジェクトでは、◯◯様に何度もご助言をいただき、大変心強く思っておりました。 今後は◯◯が責任をもって担当いたします。引き続きよろしくお願い申し上げます。 ◯◯様のご健康と貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
長くお付き合いのあった担当者へ
件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社◯◯ △△） 株式会社□□ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 私事で恐縮ですが、◯月◯日をもって退職することとなりました。 担当させていただいてから、◯◯の立ち上げや◯◯の見直しなど、多くのお仕事をご一緒させていただきました。 無理なお願いにも耳を傾けてくださり、本当にありがとうございました。 後任は◯◯が務めます。これまでの経緯はすべて引き継いでおりますので、ご安心ください。 後任：◯◯（メールアドレス／電話番号） 貴社のますますのご発展と、◯◯様のご活躍をお祈り申し上げます。
後任が決まっていないとき（窓口を伝える）
件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯ △△） 株式会社□□ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 私事で恐縮ですが、◯月◯日をもって退職することとなりました。 在任中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。 後任につきましては、決まり次第あらためてご連絡いたします。 それまでのお問い合わせは、◯◯部の◯◯（メールアドレス／電話番号）までお願いいたします。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
注意
後任の紹介だけを丁寧に作りたいときは後任紹介・引き継ぎの挨拶メールにまとめています。
件名の付け方
- 社内一斉：退職のご挨拶（◯◯部 氏名）
- 上司へ個別：退職のご挨拶とお礼（氏名）
- 取引先：退職のご挨拶と後任のご紹介（会社名 氏名）
- 後任未定の取引先：退職のご挨拶（会社名 氏名）
- 契約・派遣の満了：契約満了のご挨拶（◯◯部 氏名）
「ご挨拶」だけの件名は、ほかのメールと見分けがつかず後回しにされやすくなります。用件と名前を必ず入れます。件名の付け方全般はメールの件名の付け方を参照してください。
そのまま使える言い換えフレーズ
| 書きたいこと | 使える表現 |
|---|---|
| 退職の理由 | 私事で恐縮ですが／一身上の都合により |
| メールで済ませるお詫び | 本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり失礼いたします |
| 社内へのお礼 | 在職中は大変お世話になりました／皆さまに支えていただき、ありがとうございました |
| 社外へのお礼 | 在任中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます |
| 後任の紹介 | 今後は◯◯が担当いたします。近日中に◯◯からもご連絡を差し上げます |
| 社内の結び | 皆さまのますますのご活躍をお祈りしております |
| 社外の結び | 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます |
結びの言葉をほかにも探すときはメールの結びの言葉を参照してください。
書かないほうがよいこと
- 退職の詳しい理由（「一身上の都合」で足りる）
- 会社や人への不満（転送されることがある）
- 転職先の社名や業務の詳細（取引先にとって競合になる場合は特に）
- 社外への個人の連絡先（書くかどうかは会社の方針を上司に確認してから）
社内の親しい人に個人の連絡先を伝えたいときは、一斉送信ではなく個別のメールや直接伝えます。
最終日の一言（朝礼・職場）
基本
本日で退職いたします。◯年間、本当にお世話になりました。皆さんに助けていただいたことは忘れません。これからのご活躍をお祈りしています。ありがとうございました。
短く
本日が最終日です。大変お世話になりました。皆さんのご活躍をお祈りしています。
思い出を一つ入れる
本日で最後になります。◯◯のときに、遅くまで一緒に資料を直してもらったことが一番の思い出です。ここで教わったことを、次の場所でも生かします。本当にありがとうございました。
注意
送別会での挨拶は送別会の挨拶 例文を参照してください。
退職の挨拶メールへの返信
上司・先輩が退職するとき
◯◯さん ご丁寧にありがとうございます。 ◯◯の件では、何度も相談に乗っていただき本当に助かりました。 教えていただいたことを、これからの仕事に生かします。 新しい場所でのご活躍をお祈りしています。
同僚・後輩が退職するとき
△△さん 連絡ありがとうございます。 ◯◯の案件で一緒に動けて心強かったです。 寂しくなりますが、新しい場所でも頑張ってください。 お体に気をつけて。
取引先の担当者が退職するとき
△△様 ご丁寧なご挨拶をいただき、ありがとうございます。 これまで大変お世話になりました。 △△様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。 後任の◯◯様にも、引き続きよろしくお伝えください。
退職する側：返信をもらったら
◯◯さん 温かいお言葉をありがとうございます。 ◯◯さんと一緒に仕事ができてよかったです。 これからもお元気で。
注意
返信は短くて構いません。 一緒にした仕事を一つ書くと、定型文になりません。一斉送信で届いた挨拶に「全員に返信」はしないでください。異動の挨拶は異動の挨拶メールにまとめています。
送信前チェックリスト
- 社内に送る範囲と、社外へ知らせる時期を上司に確認した
- 件名に「退職」と自分の名前（社外は会社名も）が入っている
- 退職日（有給消化なら最終出社日も）が書いてある
- 取引先向けには後任の名前・メールアドレス・電話番号が書いてある
- 後任をCCに入れた（取引先向け）
- 一斉送信の宛先をBCCにした
- 退職理由の詳細・不満・転職先の詳細を書いていない
- 上司と特にお世話になった人には、一斉送信とは別に個別で送った
よくある失敗と直し方
| よくある失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 取引先に後任を書かない | 誰に連絡すればよいか分からず、退職後の問い合わせが宙に浮く | 後任の名前と連絡先を書き、CCに入れる |
| 公表前に送る | 社内の発表と順番が逆になる | 上司に送る範囲と時期を確認してから送る |
| 一斉送信で宛先をTOに並べる | 受け取った人同士のアドレスが全員に見えてしまう | 社内はBCCで送り、取引先へは相手ごとに送る |
| 最終日の終業後に送る | 返信を読めないまま退職し、アカウントが止まる | 終業の少し前に送る |
| 有給消化で退職日だけ書く | 休暇中にも問い合わせが自分に来る | 最終出社日・退職日・休暇中の窓口を書く |
| 思い出を長々と書く | 一斉送信では読まれにくい | 一斉送信は短く、思い出は個別のメールで |
この記事の要点
- 書くのはお礼・退職日・今後の窓口。取引先には後任の名前と連絡先。
- 社内は最終出社日、取引先は後任が決まった段階で退職日より前。範囲と時期は上司に確認してから。
- 件名は「退職のご挨拶」＋名前、一斉送信はBCC、取引先には後任をCC。
- 理由は「一身上の都合」で足りる。不満や転職先の詳細は書かない。
- 返信は短く、一緒にした仕事を一つ。全員に返信はしない。
FAQ
よくある質問
社内向けは最終出社日の終業の少し前が目安です。取引先へは、後任が決まった段階で退職日より前に、後任の紹介とあわせて送ります。社外に知らせる時期は上司に確認してから決めてください。
最終出社日、つまり休暇に入る前日に送ります。本文には最終出社日と退職日の両方と、休暇中の問い合わせ先を書いておきます。
部署の同僚、仕事で関わった他部署の人、担当している取引先が中心です。社内のどこまで、社外のどこまで送るかは会社や職場で違うため、上司に確認してから決めます。
社内向けは一斉送信で問題ありません。宛先はBCCにします。上司や特にお世話になった人には、一斉送信とは別に個別のメールを送ると気持ちが伝わります。取引先へは相手ごとに送ります。
返せる時間があれば、短いお礼を返します。最終出社日に返しきれない場合もあるため、終業の少し前に送っておくと、返信を読む時間が取れます。
「一身上の都合により」や「私事で恐縮ですが」で足ります。詳しい理由や会社への不満は書かないでください。
退職日、在任中のお礼、後任の名前と連絡先です。後任がないと、相手は誰に連絡すればよいか分かりません。可能なら後任をCCに入れて送ります。
社外向けは、会社の方針を上司に確認してから判断します。社内で親しい人に伝えたい場合は、一斉送信ではなく個別に伝えます。
送って構いません。派遣社員の場合は、派遣先で送る範囲を派遣先の上司と派遣元の担当者に確認してから送ります。件名は「契約満了のご挨拶」などにすると状況が伝わります。
「本日で退職いたします。◯年間、本当にお世話になりました。皆さんに助けていただいたことは忘れません」のように、お礼を短く伝え、皆さんの今後の活躍を祈る一言で結びます。思い出を一つ加えると伝わります。