手紙の書き方
社内文書の基本フォーマット
社外文書との違いと見本
結論から言うと、社内文書は社外文書と同じ並び（日付・宛先・発信者・件名・本文・記・以上）で作りますが、頭語・時候の挨拶・結語などの前置きは省き、用件から書くのが違いです。本文は「標記の件について、下記のとおり◯◯します。」の一文で足りることも多く、件名に「（通知）」「（依頼）」のように文書の性質を添えると、読む人が何をすればよいかすぐ分かります。このページでは、社外文書との違いの一覧と、通知・依頼・案内・報告・回答の見本をまとめました。社内のお知らせの文例や回覧文は社内通知・お知らせの文例にあります。
結論
社内文書は、同じ会社の中で、指示・連絡・報告・依頼などを伝えるために出す文書です。相手も同じ会社の人なので、礼儀のための前置きより、早く正確に伝わることを大切にします。敬語は「です・ます」を基本に、丁寧すぎない言い方でそろえます。
そのまま使える見本（全体の形）
総発第◯号
令和◯年◯月◯日
社員各位
総務部長 ◯◯◯◯
会議室の予約方法の変更について（通知）
標記の件について、◯月◯日から、会議室の予約方法を下記のとおり変更します。予約の際はご注意ください。
記
一、変更日 令和◯年◯月◯日（◯）
二、予約方法 社内ポータルの予約画面から申し込む（紙の予約表は廃止）
三、予約できる期間 利用日の◯週間前から前日まで
四、対象 本社◯階の会議室すべて
以上
担当：総務部 ◯◯（内線◯◯）
注意
横書きで、文書番号と日付は右寄せ、宛先は左寄せ、発信者は右寄せ、件名と「記」は中央、「以上」と担当者は右寄せにします。並びは社外文書とほぼ同じです。
社外文書との違い（決まりごとの一覧）
| 項目 | 社内文書 | 社外文書 |
|---|---|---|
| 文書番号 | 社内で管理している場合だけ入れる | 同じく、管理している場合だけ |
| 宛先 | 「社員各位」「◯◯部各位」、個人なら「◯◯部長」など役職名 | 会社名・部署・役職・氏名に「様」、会社や部署には「御中」 |
| 発信者 | 部署名と役職（必要なら氏名） | 会社名・部署・役職・氏名 |
| 件名 | 「◯◯について（通知）」など、性質を括弧で添えることが多い | 「◯◯のご案内」「◯◯について（お願い）」 |
| 頭語・時候の挨拶 | 省く | 入れる（拝啓・時候の挨拶・日頃のお礼） |
| 本文の書き出し | 「標記の件について」「下記のとおり」 | 「さて」「つきましては」 |
| 末文・結語 | 省く（必要なら「以上、よろしくお願いします」程度） | 「まずは略儀ながら〜」と「敬具」 |
| 敬語 | 「です・ます」が基本。過度な謙譲は使わない | 尊敬語・謙譲語を使い、改まった言い方にする |
| 記書き・以上 | 使う（社外と同じ） | 使う |
| 担当者 | 部署・氏名・内線番号 | 部署・氏名・電話番号・メールアドレス |
社内文書は横書きで作るのが一般的です。表彰状のように縦書きで作るものもありますが、通知や依頼の文書を縦書きにすることはあまりありません。縦書きにする場合は、社外文書と同じく本文の後に日付・発信者・宛名を左へ並べ、宛名を最後に置きます。表彰状の書き方は表彰状・感謝状の文例を見てください。
Point
件名の括弧は「読む人がすること」の目印。（通知）は読んで知っておく、（依頼）は対応する、（回答）は問い合わせへの答え、（報告）は結果の共有。括弧があるだけで、受け取った人が優先順位を付けやすくなります。
社内の宛名に「殿」と「様」のどちらを使うかは会社によって違います。迷ったら「様」と「殿」の違いを参考に、社内のほかの文書に合わせてください。
目的別の見本
依頼（提出のお願い）
◯◯部各位
経理部長 ◯◯◯◯
経費精算書の提出について（依頼）
標記の件について、今月分の経費精算書を下記のとおり提出してください。期限を過ぎた分は、翌月の精算になります。
記
一、対象 ◯月◯日〜◯月◯日に立て替えた経費
二、提出期限 ◯月◯日（◯）◯時まで
三、提出方法 経費精算システムから申請し、領収書の原本を経理部の箱へ
以上
担当：経理部 ◯◯（内線◯◯）
案内（説明会のお知らせ）
社員各位
人事部長 ◯◯◯◯
新しい勤怠システムの説明会について（案内）
標記の件について、下記のとおり説明会を開きます。同じ内容で二回開くので、都合のよい回に参加してください。
記
一、日時 ①◯月◯日（◯）◯時〜◯時 ②◯月◯日（◯）◯時〜◯時
二、場所 本社◯階 大会議室（オンラインでも参加できます）
三、申し込み ◯月◯日（◯）までに、人事部◯◯へ参加する回を連絡してください
以上
報告（上司へ）
令和◯年◯月◯日
営業部長 ◯◯◯◯様
営業部 △△△△
◯◯社との打ち合わせ結果について（報告）
標記の件について、下記のとおり報告します。
記
一、日時 ◯月◯日（◯）◯時〜◯時
二、先方出席者 ◯◯部 ◯◯様、◯◯様
三、決まったこと ◯◯の納期を◯月◯日とする
四、持ち帰った課題 見積の再提出（◯月◯日まで）
以上
報告書の中身の組み立ては報告書の書き方にまとめています。
回答（問い合わせへの答え）
総務部長 ◯◯◯◯様
営業部長 △△△△
備品の使用状況の照会について（回答）
◯月◯日付で照会のあった標記の件について、下記のとおり回答します。
記
一、ノートパソコン ◯台（うち◯台は使用していない）
二、プロジェクター ◯台（すべて使用中）
三、返却できるもの 使用していないノートパソコン◯台
以上
通知（決まったことの周知）
社員各位
総務部長 ◯◯◯◯
夏季休暇の取得期間について（通知）
標記の件について、今年度の夏季休暇の取得期間を下記のとおりとします。各部署で取得日を調整し、期限までに総務部へ届け出てください。
記
一、取得期間 ◯月◯日〜◯月◯日
二、届け出の期限 ◯月◯日（◯）
三、届け出の方法 勤怠システムで申請
以上
注意
社内文書の言葉は「です・ます」でそろえ、「させていただきます」を重ねるなど丁寧すぎる言い方は避けます。上司個人にあてる報告や回答は、宛名を役職と氏名にし、言い回しを少し丁寧にします。
よくある間違い
| ありがちなこと | 気になる点 | 直し方 |
|---|---|---|
| 社内文書に「拝啓」や時候の挨拶を入れる | 前置きが長くなり、用件が後ろに下がる | 前置きは省き、「標記の件について」から書く |
| 「社員各位様」「各位殿」と書く | 「各位」に敬う意味があるので、重なると考える人が多い | 「社員各位」だけにする |
| 発信者が個人名だけ | どの部署の、どの立場からの文書か分からない | 部署名と役職を書く |
| 件名が「お知らせ」だけ | 何のお知らせか、何をすればよいか分からない | 「◯◯について（通知）」と内容と性質を書く |
| 期限や対象を本文の中に埋める | 読み飛ばされて、対応が漏れる | 記書きに「期限」「対象」として独立させる |
| 丁寧すぎる敬語を重ねる | 社内では回りくどく、読みにくい | 「です・ます」で簡潔にそろえる |
この記事の要点
- 並びは社外文書と同じ日付・宛先・発信者・件名・本文・記・以上。
- 社内文書は頭語・時候の挨拶・結語を省き、用件から書く。
- 件名に（通知）（依頼）（報告）（回答）を添えると、読む人がすることが分かる。
- 宛先は「社員各位」など。「各位」に「様」「殿」は重ねない。
- 期限・対象・方法は記書きに分けて書く。
FAQ
よくある質問
一般的には省きます。社内文書は早く正確に伝えることが大切なので、「標記の件について」「下記のとおり」から用件を書きます。社長名で社員に出す年頭の挨拶など、儀礼の文書では挨拶の言葉を入れることもあります。
件名（標題）に書いた事柄のことです。「標記の件について、下記のとおり通知します」のように、件名を繰り返さずに本文に入るときに使います。
会社によって違います。社内のほかの文書に合わせるのが無難です。全員にあてる場合は「社員各位」とし、「各位」に「様」や「殿」は付けません。
記録として残す必要があるもの、規程や手続きの変更、承認や決裁にかかわるものは文書にし、日々の連絡や簡単な依頼はメールやチャットで送るのが一般的です。会社の決まりがあればそれに従います。
部署名と役職（例：総務部長）を書くのが一般的です。誰の責任で出した文書かが分かるようにし、問い合わせ先の担当者は最後に別に書きます。