社内文書
システムメンテナンスのお知らせ 例文
雛形・社内・顧客向け・延長・完了
システムメンテナンスのお知らせは、「◯月◯日（◯）◯時〜◯時、システムメンテナンスのため◯◯がご利用いただけません」と、日時と使えなくなるものを最初の一文で伝えます。続けて、停止の前にしてほしいこと（保存・ログアウト・手続きの前倒しなど）と問い合わせ先を書けば形になります。すぐ使える穴埋めの雛形と件名例を先に置き、そのあとに社内向け・顧客向け（サイト・メール・SNS・画面表示）・延長や緊急・完了の文例を段階ごとに並べました。
結論
メンテナンスのお知らせは①件名（日時と対象） ②目的の一文 ③日時（開始・終了の予定） ④影響範囲（使えなくなるもの・使えるもの） ⑤事前にしてほしいこと ⑥終了が延びた場合の連絡方法 ⑦問い合わせ先で書きます。
そのまま使える基本の雛形（穴埋め）
件名の【重要】はそのまま使い、それ以外の【 】の中を書き換えれば、サイトのお知らせにもメールにも使えます。社内向けは「お客さま」を「社員各位」に、敬語を少しやわらげて使ってください。
件名：【重要】【◯月◯日（◯）】【サービス名】のシステムメンテナンスのお知らせ
【サービス名】をご利用のお客さま
いつも【サービス名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。
【目的：サービスの安定運用のため／機能の追加のため など】、下記の日時にシステムメンテナンスを実施いたします。
■日時：【◯月◯日（◯）◯時〜◯時】（予定）
■対象：【サービス名・機能名】
■メンテナンス中にご利用いただけないもの：【ログイン、ご注文、お支払い など】
■メンテナンス中もご利用いただけるもの：【ページの閲覧 など／すべて停止の場合はこの行を削除】
■お客さまへのお願い：【開始前に入力内容を保存してください／お手続きは前後の時間にお願いします など】
■終了のご案内：【終了後、このページ（またはメール）でお知らせいたします】
作業の状況により、終了時刻が前後する場合があります。
ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
【問い合わせ先：◯◯サポート（メール／電話・受付時間）】
| 項目 | 書き方のコツ |
|---|---|
| 件名 | 「重要」「日付」「サービス名」を先頭に。本文を開かなくても、いつの話か分かるように |
| 目的 | 一文で足ります。障害の対応なら、分かっている範囲で正直に書く |
| 日時 | 曜日まで書き、終了は「予定」と添える。日をまたぐときは両方の日付を書く |
| 影響範囲 | 「一部機能」とまとめず、使えない機能を名前で。使えるものも書くと問い合わせが減る |
| お願い | 保存・ログアウト・手続きの前倒しなど、相手がすることを具体的に |
| 終了の案内 | どこで知らせるか（サイト・メール・チャット）を先に伝えておく |
件名の例（段階・相手別）
- 予告：【◯月◯日（◯）】◯◯のシステムメンテナンスのお知らせ
- 前日の再案内：【明日◯時から】◯◯のシステムメンテナンスについて（再度のご案内）
- 一部機能の制限：【◯月◯日】◯◯の一部機能停止のお知らせ（閲覧はご利用いただけます）
- 緊急：【緊急】◯◯の緊急メンテナンスのお知らせ
- 延長：【延長】◯◯のシステムメンテナンス終了時刻変更のお知らせ
- 延期：【延期】◯月◯日のシステムメンテナンス延期のお知らせ
- 完了：【完了】◯◯のシステムメンテナンス終了のお知らせ
- 社内：【◯月◯日（◯）◯時〜◯時】勤怠システム停止のお知らせ（情報システム部）
社員向けの社内連絡
件名：【◯月◯日（◯）◯時〜◯時】社内システムのメンテナンスに伴う停止について
社員各位
お疲れさまです。情報システム部の◯◯です。
システムの更新作業のため、下記の時間帯は社内システムが使えなくなります。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（予定）
■使えなくなるもの：勤怠管理システム、経費精算システム、社内ポータル
■使えるもの：メール、チャット、共有フォルダ
■事前のお願い：開始前に、入力中のデータを保存してログアウトしてください。経費の申請の期限が近い方は、前日までに申請を済ませてください
■終了の連絡：作業が終わったら、チャットの全社チャンネルでお知らせします
ご不便をおかけしますが、ご協力をお願いします。
問い合わせ先：情報システム部 ◯◯（内線◯◯）
社内チャットで短く知らせるとき
【システム停止のお知らせ】◯月◯日（◯）◯時〜◯時、更新作業のため経費精算システムが使えません。開始前に入力中の申請を保存してください。終わったらこのチャンネルで連絡します。（情報システム部 ◯◯）
Point
「使えなくなるもの」と「使えるもの」を両方書くと、問い合わせが減ります。「社内システム」とまとめず、システムの名前で書いてください。
顧客・利用者向けのお知らせ（サイト・メール・SNS・画面表示）
サイトに載せるお知らせ
【重要】システムメンテナンスのお知らせ
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
サービス向上のため、下記の日時にシステムメンテナンスを実施いたします。メンテナンス中は、◯◯の機能がご利用いただけません。
お客さまにはご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（予定）
■影響：会員ページへのログイン、ご注文の受付
■メンテナンス中もご利用いただけるもの：商品ページの閲覧
※作業の状況により、終了時刻が前後する場合があります。
利用者へのメール（予告）
件名：【◯月◯日】◯◯のシステムメンテナンスのお知らせ
◯◯をご利用のお客さま
いつもご利用いただき、ありがとうございます。◯◯サポートです。
◯月◯日（◯）◯時から◯時まで、システムメンテナンスのため、◯◯がご利用いただけません。お手続きのご予定がある方は、恐れ入りますが前後の時間にお願いいたします。
メンテナンスの終了は、このサイトのお知らせ欄でご案内いたします。
前日の再案内メール
件名：【明日◯時から】◯◯のシステムメンテナンスについて（再度のご案内）
◯◯をご利用のお客さま
◯◯サポートです。先日ご案内したシステムメンテナンスを、明日◯月◯日（◯）◯時から◯時まで実施いたします。
メンテナンス中は、ログインとご注文がご利用いただけません。お急ぎのお手続きは、本日中または終了後にお願いいたします。
ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。
一部の機能だけを止めるとき（閲覧は可能）
【一部機能停止のお知らせ】
◯月◯日（◯）◯時〜◯時、システムメンテナンスのため、次の機能を停止いたします。
・停止する機能：新規のご予約、ご予約内容の変更
・ご利用いただける機能：ご予約内容の確認、店舗情報の閲覧
メンテナンス中にご予約の変更が必要な場合は、◯◯（電話）までご連絡ください。
定期メンテナンスのお知らせ
【定期メンテナンスのお知らせ】
◯◯では、毎月第◯◯曜日の◯時〜◯時に定期メンテナンスを行っております。今月は◯月◯日（◯）に実施いたします。この時間帯は、◯◯がご利用いただけません。日程を変更する月は、このお知らせ欄で事前にご案内いたします。
SNSに投稿する短い文
【メンテナンスのお知らせ】◯月◯日（◯）◯時〜◯時、システムメンテナンスのため◯◯（アプリ・サイト）がご利用いただけません。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。詳しくはこちら→（お知らせページのURL）
メンテナンス中に画面に出す文
ただいまシステムメンテナンス中です
◯月◯日（◯）◯時に再開する予定です。
ご不便をおかけし、申し訳ございません。再開までしばらくお待ちください。
最新の状況は、◯◯（公式SNS・お知らせページ）でご案内しています。
注意
メンテナンス中の画面には、再開の予定時刻と、最新の状況を確かめられる場所を入れます。延長したときは、画面の時刻も忘れずに書き換えてください。
注意
顧客向けは深夜など利用の少ない時間に行うことが多いですが、時間帯はサービスの使われ方を見て決めてください。お知らせは、利用者が予定を変えられるよう早めに出し、前日にもう一度知らせると見落としが減ります。
延長・延期・緊急メンテナンスのお知らせ
終了が延びるとき
【メンテナンス延長のお知らせ】
本日◯時に終了を予定していたシステムメンテナンスは、作業に時間がかかっているため、◯時ごろまで延長いたします。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。終了しましたら、改めてお知らせいたします。
中止・延期するとき
【メンテナンス延期のお知らせ】
◯月◯日（◯）に予定しておりましたシステムメンテナンスは、都合により延期いたします。当日は通常どおりご利用いただけます。新しい日程は、決まり次第お知らせいたします。
緊急メンテナンス（不具合の対応）
【緊急メンテナンスのお知らせ】
システムに不具合が見つかったため、本日◯時から緊急メンテナンスを行っております。現在、◯◯がご利用いただけません。復旧の見込みが分かり次第、お知らせいたします。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
セキュリティの更新を急いで行うとき
【緊急メンテナンスのお知らせ】
安全にご利用いただくため、セキュリティに関する更新を急ぎ行うことになりました。◯月◯日（◯）◯時〜◯時、◯◯がご利用いただけません。急なご案内となり、誠に申し訳ございません。この更新は予防のためのもので、お客さまの情報への影響は確認されておりません。（※調査を終えて確かめられた場合だけ書きます）
注意
セキュリティに関するお知らせは、確認できていないことを「問題ありません」と書かないでください。影響の有無を調べている途中なら「調査中です。分かり次第お知らせします」とします。
延長や障害でお客さまに迷惑をかけたときのお詫びの書き方はお詫びメールの例文とシステム障害のお詫びを参照してください。
メンテナンス完了のお知らせ
【メンテナンス完了のお知らせ】
◯月◯日（◯）◯時から実施しておりましたシステムメンテナンスは、◯時◯分に終了いたしました。現在は通常どおりご利用いただけます。
ご協力いただき、ありがとうございました。ご利用中に不具合がございましたら、◯◯までお問い合わせください。
予定より遅れて終わったとき
【メンテナンス終了のお知らせ】
本日実施しておりましたシステムメンテナンスは、予定より遅れ、◯時◯分に終了いたしました。終了が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。現在は、すべての機能を通常どおりご利用いただけます。
社内チャットでの完了連絡
情報システム部の◯◯です。社内システムのメンテナンスが終わりました。勤怠・経費精算ともに通常どおり使えます。ログインできないなど気になる点があれば、このスレッドに書いてください。
注意
完了のお知らせを出すと、利用者は安心して作業を再開できます。サイトのお知らせは、完了後に「終了しました」と追記してから、しばらくして下げます。
停電・ビルの点検に伴う停止の社内連絡
件名：【◯月◯日（◯）】ビルの停電に伴うサーバー停止とお願い
社員各位
お疲れさまです。情報システム部の◯◯です。
ビルの電気設備の点検で停電があるため、下記のとおり社内サーバーを停止します。
・停止：◯月◯日（◯）◯時から
・再開：◯月◯日（◯）◯時ごろ
・お願い：前日の退社前に、パソコンの電源を切ってください。共有フォルダで作業中のファイルは保存して閉じてください
・冷蔵庫：停電中は使えません。前日までに中身を持ち帰ってください
当日の緊急連絡は、情報システム部 ◯◯（携帯：◯◯）までお願いします。
一斉連絡の書き方は業務連絡メールの書き方、社内文書の形式は社内通知・お知らせの文例にまとめています。
出す前のチェックリスト
- 件名に日付と対象のサービス（システム）名が入っている
- 開始・終了の日時に曜日があり、終了に「予定」と添えている
- 使えなくなるものを機能の名前で書いている（使えるものも書いた）
- 停止の前にしてほしいことを具体的に書いている
- 終了の知らせをどこで出すかを書いている
- 問い合わせ先と受付時間を書いている
- 前日の再案内、メンテナンス中の画面、完了のお知らせも用意した
この記事の要点
- 冒頭の一文で日時と使えなくなるものを伝える。
- 使えなくなるもの・使えるものを両方、名前で書く。
- 停止の前にしてほしいこと（保存・ログアウト・申請）を具体的に。
- 予告・前日の再案内・メンテナンス中の画面表示と、段階ごとに知らせる。
- 延長・延期・緊急のときは分かっていることと次の連絡を伝え、終わったら完了のお知らせを出す。
FAQ
よくある質問
「◯月◯日（◯）◯時〜◯時、システムメンテナンスのため◯◯がご利用いただけません」と冒頭で伝え、日時、使えなくなるもの、使えるもの、事前のお願い（保存してログアウトなど）、終了の連絡方法、問い合わせ先を並べます。
「【重要】【◯月◯日（◯）】◯◯のシステムメンテナンスのお知らせ」のように、日付とサービス名を先頭に入れます。延長・緊急・完了のときは【延長】【緊急】【完了】を付けると、どの段階の連絡か分かります。
メンテナンス中であること、再開の予定時刻、お詫びの一言、最新の状況を確かめられる場所（公式SNSやお知らせページ）を表示します。延長したら時刻も書き換えます。
「◯月◯日◯時から実施しておりましたシステムメンテナンスは、◯時◯分に終了いたしました。現在は通常どおりご利用いただけます」と書き、協力へのお礼と、不具合があった場合の問い合わせ先を添えます。
「作業に時間がかかっているため、◯時ごろまで延長いたします。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。終了しましたら、改めてお知らせいたします」と、新しい終了の見込みと次の連絡を伝えます。
停止と再開の日時、前日の退社前にしてほしいこと（パソコンの電源を切る、ファイルを保存して閉じる）、停電中に使えなくなる設備、当日の緊急連絡先を書きます。