チェックリスト
イベントチェックリスト
3か月前から事後処理まで155項目
結論から書きます。イベントのチェックは「時期別の7段階」×「備品・持ち物」×「形式別の追加項目」の3つを重ねると抜けが出ません。下の早見表で今の段階を確認し、該当する節のリストを印刷して、項目ごとに担当者の名前を書き込んで使ってください。
結論
イベント運営のチェックは3か月前・1か月前・1週間前・前日・当日朝・開催中・終了後の7段階で行います。各段階で確認できなかった項目は次の段階に持ち越すのではなく、その場で担当と期限を決めることが、抜け漏れを防ぐ実務上のコツです。
早見表：いま何を確認するか
| 段階 | この段階のゴール | 落とすと取り返せない項目 |
|---|---|---|
| 3か月前 | 目的・予算・日程・会場の骨格を決める | 会場の仮押さえ、許認可・届出の要否の洗い出し |
| 1か月前 | 契約と制作物を確定させる | 会場の本契約、出演者の契約、印刷物の入稿日 |
| 1週間前 | 人数と段取りを確定版にする | 参加者数の確定、香盤表の確定版、緊急連絡網 |
| 前日 | 設営と技術を本番状態にする | 避難経路の確保、音響・映像の通しテスト |
| 当日朝 | 全員の認識をそろえる | 変更点の読み合わせ、判断権者の所在確認 |
| 開催中 | 変化を早く見つけて伝える | 押し・巻きの共有、体調不良者への対応 |
| 終了後 | 引き渡しと次回への記録 | 原状回復、お礼の連絡、振り返りの記録 |
注意
開催まで3か月を切ってから準備を始める場合は、3か月前と1か月前の節を同時に進めます。会場と日程が決まっていない状態で制作物を先に進めると、作り直しが発生します。
3か月前：企画・予算・会場（14項目）
企画
- 開催の目的を一文で書き、決裁者と合意した
- 成果の測り方（来場者数・商談数・アンケート評価など）を決めた
- 想定する参加者像と参加人数の目安を決めた
- 開催形式（会場のみ・オンライン配信・併用）を決めた
- 開催日の候補を複数出し、競合する行事や祝日を確認した
予算・体制
- 予算の上限と費目ごとの内訳（会場・制作・人件費・飲食・予備費）を作った
- スポンサーや協賛を募る場合、募集条件と締切を決めた
- 主催側の責任者と、制作・技術・集客の担当を決めた
- 外部に委託する範囲と、自社で持つ範囲を分けた
会場・手続き
- 会場候補を下見し、収容人数・搬入経路・電源・回線を確認した
- 会場を仮押さえし、本契約の期限を把握した
- 許認可・届出が必要な要素（火気・飲食・道路や公園の使用・音楽の利用）を洗い出した
- 登壇者・出演者に打診し、日程を仮押さえした
- 集客の手段と告知開始日を決めた
1か月前：契約・制作・集客（22項目）
契約・手続き
- 会場の本契約が完了している
- 許認可の申請が完了、または受理見込みが立っている
- 保険の加入手続きが完了している
- 協力会社への発注書を発行した
- 出演者との契約・条件が確定している
- 支払条件と請求スケジュールを社内共有した
制作
- 企画内容が確定し、クライアントの決裁を得た
- 会場レイアウト図が確定している
- 印刷物の原稿が確定し、入稿日が決まっている
- 映像コンテンツの制作が進行中で、納品日が確定している
- サイン・装飾のデザインが確定している
- ノベルティ・配布物の発注が完了している
集客・参加者
- 招待状・案内の発送が完了している
- 申込受付の仕組みが稼働している
- 参加者への事前案内の内容と送信日が決まっている
- キャンセル・変更の受付ルールを決めた
運営
- 運営体制図（誰が何を担当するか）を作成した
- 必要スタッフ数を算出し、手配を開始した
- 香盤表の初版を作成した
- リハーサルの日程と内容を確定した
- 緊急時の判断権者を決め、全員に共有した
- 中止・延期の判断基準と判断期限を文書化した
1週間前：確定・会場・関係者（26項目）
確定作業
- 参加者数が確定し、飲食・席数に反映した
- 香盤表が確定版になっている（版番号と更新時刻あり）
- 進行台本が確定している
- 緊急連絡網を作成し、紙で配布する準備ができている
- 座席表・名札が参加者数と一致している
- 配布物の数量が参加者数＋予備分ある
会場・設営
- 搬入出の時間と経路を会場と再確認した
- 電源容量と分電盤の位置を確認した
- インターネット回線（Wi-Fi・有線）の接続テスト日程を決めた
- 什器・機材のリストと納品日を確認した
- 養生の範囲と資材を確認した
- ゴミの処理方法と分別ルールを確認した
リハーサル
- リハーサルの参加者に日時と内容を通知した
- リハーサルで確認する項目をリスト化した
- 映像素材の再生テストを行った
- マイクの本数と種類（ハンド・ピン・スタンド）を確定した
- 登壇者の立ち位置を決めた
- 登壇資料の提出期限と、投影するPCの接続端子を登壇者に伝えた
関係者
- クライアントに当日の流れを共有した
- 出演者に集合時間・場所・持ち物を通知した
- スタッフに集合時間・服装・持ち物を通知した
- 参加者にリマインド（日時・会場・持ち物）を送った
- 協力会社の現場責任者の連絡先を一覧にした
- 会場の当日担当者の連絡先を確認した
- 近隣への周知が必要な場合、対応が完了している
- 天候リスクがある場合、判断基準と判断時刻を再確認した
前日：設営・技術・最終確認（20項目）
設営
- 搬入が計画通り完了した
- レイアウトが図面通りになっている
- バミリ（位置決め）が完了している
- 什器の安定性・安全性を確認した
- 吊り物の安全確認が完了している
- 配線の養生・テーピングが完了している
- 避難経路が物理的に確保されている
技術
- 音響のテストが完了（ハウリング確認含む）
- ワイヤレスマイクの電池残量と予備電池を確認した
- 照明の明かり合わせが完了
- 映像の投影テストが完了（明るさ・ピント・音量）
- 最後列の席からスクリーンの文字が読めるか確認した
- 配信がある場合、回線テストと予備回線の確認
- 電源の系統と容量に問題がない
- 予備機材の所在を全員が把握している
最終確認
- 通しリハーサルを実施した
- 香盤表の最終版を全員に配布した（紙）
- 緊急連絡網を全員に配布した（紙）
- 翌朝の集合時間と場所を全員が把握している
- 天候の見通しを確認し、判断基準に照らした
当日朝：集合から開場まで（21項目）
- 全スタッフが集合し、体調に問題がない
- 判断権者の所在と連絡手段を確認した
- 気象情報を確認し、判断基準に照らした
- 会場の当日担当者と顔合わせをした
- 香盤表の変更点を全員で読み合わせた（5分）
- 受付の準備（名簿・名札・筆記具・釣銭）が完了
- 配布物が所定の位置にセットされている
- 誘導サインが設置され、外から見て分かる
- 動線上に障害物がない
- 避難経路が確保されている（荷物で塞がっていない）
- 救護スペースと救急用品の場所を全員が把握
- 音響・照明・映像の最終チェックが完了
- 空調の設定温度と、開場時の室温を確認した
- 無線機・インカムの動作と電池を確認
- 登壇者・出演者の到着を確認
- クロークの準備が完了
- 飲食の搬入・セッティングが完了
- 写真・映像記録の担当と撮影箇所を確認
- SNS投稿の担当と発信内容を確認
- 駐車場・公共交通の案内が準備できている
- 想定問答を受付スタッフが把握している
開催中：見る・記録する・伝える（17項目）
常時モニタリング
- 進行が香盤表通りか（押し・巻きを随時共有）
- 登壇者の持ち時間を、タイマーや残り時間カードで本人に伝えている
- 来場者数と入場ペース
- 混雑箇所の発生と滞留
- 空調と室温
- 音量（近隣配慮が必要な場合）
- 飲食の残量とタイミング
- 体調不良者の有無
- 配布物の残数
記録
- 写真・映像の撮影が計画通り進んでいる
- アンケートの配布・回収が進んでいる
- 来場者の声・反応をメモしている
- トラブルが発生した場合、時刻と対応を記録している
連携
- クライアントへの状況共有（節目ごと）
- 進行変更が発生した場合、全セクションに伝達した
- 登壇者の次の出番を本人が把握している
- 終了後の動き（撤収開始時刻）を全員が把握している
終了後：撤収・お礼・振り返り（18項目）
当日中
- 来場者・登壇者の退場を確認した
- 忘れ物を確認し、保管した
- 撤収が計画通り進んでいる
- 原状回復が契約範囲通りに完了した
- 会場担当者と最終確認を行い、引き渡した
- 資材の搬出・返却先を確認した
- スタッフの解散時刻と交通手段を確認した
- アンケートの回収物を回収・保管した
翌営業日
- クライアントへの速報を送った（来場者数・所感）
- 出演者・協力会社へのお礼を送った
- 参加者へのお礼メールを送った（資料・アンケートの案内を含む）
- 写真・映像データを回収し、バックアップした
- アンケートを集計した
1週間以内
- 実績を集計し、予実の差異を確認した
- 協力会社への支払処理を開始した
- 振り返りミーティングを実施した
- 良かった点・改善点を記録に残した
- 次回に向けた課題を整理し、このチェックリストに項目を足した
備品・持ち物チェックリスト（17項目）
時期別のリストとは別に、当日持ち込む物は箱ごとに分けて確認します。会場の備品に頼る物は、会場に有無と台数を事前に聞いた結果を横に書いておくと、当日の「あると思っていた」が防げます。
受付
- 参加者名簿（紙）と、名簿を開ける端末
- 名札・ネームカードとホルダー（予備を含む）
- 筆記用具（ボールペン・油性ペン・付箋）
- 釣銭と領収書（会費を集める場合）
- 受付の案内表示と、順路の掲示物
進行・技術
- 投影用PCと電源アダプター
- 映像の変換アダプター（PCの端子とプロジェクターの入力に合う物）
- 延長コード・電源タップ
- マイク用の予備電池
- キッチンタイマーまたは残り時間カード
- レーザーポインター・プレゼン用リモコン
- 香盤表・台本・緊急連絡網の紙（人数分＋予備）
設営・救護
- 養生テープ・ガムテープ・はさみ・カッター
- 結束バンドと予備の掲示用具
- ゴミ袋（分別ルールの数だけ）
- 救急箱と、近くの医療機関の連絡先
- 雨天時の傘袋・タオル（屋外や雨天の場合）
形式別に足す項目
ここまでのリストは、どの形式にも共通する項目です。形式ごとに次の項目を足してください。
| 形式 | 足す項目 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| セミナー・講演 | 登壇資料の事前回収、質疑応答のマイク運び、資料の配布方法（紙・データ） | 資料の版が当日差し替わる。受け取った時刻とファイル名を記録する |
| 懇親会・交流会 | 参加人数の確定と飲食の数量、乾杯・締めの担当、ネームカード、アレルギーの確認 | 本編から懇親会への移動時間と、会場の転換作業 |
| 屋外イベント | 雨天・強風・暑さの判断基準と判断時刻、テント・おもりの固定、日除けと給水 | 判断時刻を決めても、誰が告知するかが決まっていない |
| オンライン配信・併用 | 配信回線と予備回線、配信URLの送付、会場音声と配信音声の確認、配信担当の連絡手段 | 会場では聞こえていても、配信側に音が届いていない |
| 展示会・出展 | ブース図面の提出、搬入出の時間割、名刺・リード管理の方法 | 主催者への提出物に締切が複数ある |
期限が決まっている手続きの確認
届出には自治体の条例で期限が決まっているものがあります。東京消防庁の例では、次のとおりです。条例は自治体ごとに異なるため、開催地の消防署・役所の案内で必ず確認してください。
| 該当する場合 | 手続き（東京消防庁の例） | 期限 |
|---|---|---|
| 火気を使う器具を用いた露店・屋台を出す | 露店等の開設届出 | 行為を行う日の3日前まで |
| 観覧場・展示場で多くの人（概ね1000人以上）が集まる催物 | 催物の開催届出書 | 開催の3日前まで |
| 防火対象物を本来と異なる用途で一時的に使う | 防火対象物一時使用届出書 | 使用する7日前まで |
注意
会場で音楽を演奏・再生する場合は、著作権法の演奏権に関わります。手続きの要否はイベントでの音楽利用で整理しています。届出全般はイベントの許認可、消防関係は消防への届出をご覧ください。
よくある失敗と、防ぐ項目
| 起きたこと | 原因 | 防ぐ項目（このリスト内） |
|---|---|---|
| 登壇者のPCがプロジェクターにつながらない | 接続端子を事前に確認していない | 1週間前「接続端子を登壇者に伝えた」、備品「変換アダプター」 |
| 後方の席からスライドが読めない | 投影テストを前方だけで済ませた | 前日「最後列から文字が読めるか」 |
| 開始直前にマイクが切れる | 電池の残量を前日に確認していない | 前日「電池残量と予備電池」 |
| 当日の変更が一部の担当に伝わらない | 変更を口頭とチャットで別々に伝えた | 当日朝「変更点の読み合わせ」 |
| 雨天の判断が遅れ、告知が間に合わない | 判断時刻は決めたが、告知の担当を決めていない | 1週間前「判断基準と判断時刻」、形式別「屋外」 |
| 同じトラブルを次回も繰り返す | 振り返りを口頭で終えた | 終了後「このチェックリストに項目を足した」 |
そのまま使える連絡の例文
チェック項目の多くは「伝えた」で完了します。伝える文面を用意しておくと、確認の漏れと書き直しの手間が減ります。日時・場所は案件に合わせて書き換えてください。
スタッフへの集合案内（1週間前）
注意
件名：【○月○日 ○○イベント】集合時間と持ち物のご案内
当日のスタッフの皆さま
集合は○時○分、会場○階の○○前です。服装は黒の上下、歩きやすい靴でお願いします。持ち物は筆記用具と、本メールに添付した香盤表の印刷です。当日の連絡先は運営責任者の○○（携帯：○○）です。遅れる場合は、この番号にお電話ください。
登壇者への最終確認（1週間前）
注意
件名：○月○日ご登壇の最終確認
○○様
当日はお世話になります。会場には○時○分にお越しください。受付で「登壇者」とお伝えいただければ控室にご案内します。投影資料は○日までにお送りいただけますと幸いです。会場のプロジェクターは○○端子で接続します。お持ちのPCをお使いになる場合は、接続できるかをお知らせください。
参加者へのリマインド（前日〜3日前）
注意
件名：【明日開催】○○のご案内
○○様
明日○月○日のご参加をお待ちしております。開場は○時○分、開始は○時○分です。会場は○○（○○駅から徒歩○分）です。受付で本メールの画面またはお名前をお伝えください。ご都合が悪くなった場合は、このメールへの返信でお知らせください。
会場担当者への最終確認（1週間前）
注意
件名：○月○日ご利用分の最終確認
○○様
いつもお世話になっております。当日の搬入は○時から、搬出は○時までの予定です。お借りする備品は、マイク○本、プロジェクター○台、長机○台です。当日の窓口になっていただける方のお名前と連絡先を、お知らせいただけますか。
協力会社への手配確認（1週間前）
注意
件名：○月○日 ○○の手配内容のご確認
○○様
ご手配いただいている内容を、下記のとおり確認させてください。納品時刻：○時、納品場所：○○、現場のご担当：○○様。相違がありましたら、○日までにお知らせください。
小規模向けの最小版（15項目）
社内勉強会や数十人規模の交流会なら、まず次の項目だけで回せます。安全・契約・技術の項目は規模に関係なく残しています。
- 目的と参加人数の目安を決めた
- 会場を予約し、収容人数・電源・回線・退出時刻を確認した
- 火気・飲食・音楽の利用があるかを確認し、必要な手続きを調べた
- 申込の受付方法と締切を決めた
- 進行表（時刻と担当）を作った
- 参加者にリマインドを送った
- 投影の接続と、最後列からの見え方を確認した
- マイクの電池と予備を確認した
- 受付の名簿・名札・筆記具を用意した
- 避難経路と救急用品の場所を確認した
- 懇親会がある場合、人数と飲食の数量を確定した
- 当日の連絡先を全員に共有した
- 原状回復と忘れ物の確認をした
- お礼とアンケートを送った
- 次回のために、困ったことを記録した
チェックリストの運用
- 印刷して使う：当日は紙が確実です。画面のリストはスクロールが必要で、確認済みか分かりにくくなります。
- 担当者の名前を書く：項目ごとに誰が確認するかを決めます。「みんなで確認」は誰も確認しません。
- 未完了は持ち越さない：確認できなかった項目は、その場で担当と期限を決めます。
- 案件ごとにカスタマイズする：形式別の表から該当する行を足し、関係のない項目には線を引きます。
- 期限の基準日を決める：どの項目をいつまでに終えるかは開催日からの逆算スケジュールに合わせると、段階の区切りがずれません。当日の時刻表はタイムテーブル作成ツールで作れます。
- 終了後に更新する：今回発生したトラブルから、次回のチェック項目を追加します。これが最も価値のある運用です。
Point
PRODUCER AGENTでは、案件の進行情報から運営マニュアル・進行台本・緊急連絡網を自動生成し、修正を差分つきで管理します。チェックリストの属人化を防ぎたい場合は運営マニュアル・台本の機能をご覧ください。
この記事の要点
- チェックは7段階。3か月前・1か月前・1週間前・前日・当日朝・開催中・終了後。
- 時期別のリストに、備品・持ち物と形式別の追加項目を重ねる。
- 届出には期限があるものがある。開催地の消防署・役所で確認する。
- 未完了項目は持ち越さず、その場で担当と期限を決める。
- 終了後に今回のトラブルを項目として追加する。これが最も価値のある運用。
FAQ
よくある質問
会場の仮押さえを考え始める3か月前を起点にするのが、この記事の区切り方です。準備期間が短い場合は、3か月前と1か月前の節を同時に進め、会場と日程を最初に確定させてください。
映像の変換アダプター、マイクの予備電池、延長コード、タイマーの4つは、会場の備品にあると思い込みやすい物です。会場に有無と台数を事前に聞き、ない物は備品リストに入れてください。
プロデューサーまたは制作進行が初版を作り、各セクションの担当者にレビューしてもらう進め方を勧めます。技術や施工の項目は、実際に作業する人でないと抜けが分かりません。
「確認しなかった場合に何が起きるか」で優先度をつけてください。安全と契約に関わる項目は必須、それ以外は案件の性質で取捨選択します。小規模なら、この記事の最小版から始めてください。
配信回線と予備回線、配信URLの送付、配信側の音声確認、配信担当との連絡手段の4点です。会場で聞こえていても配信側に音が届いていないことがあるため、別の端末で配信を視聴して確認します。
参加人数の確定と飲食の数量、アレルギーの確認、乾杯と締めの担当、本編からの移動と会場の転換時間です。本編のリストとは別に、懇親会用の行を足してください。
案件ごとの進捗が一覧で見え、未完了項目の担当と期限が追跡できる点です。ただし当日の現場では紙が確実なため、準備段階はデジタル、当日は印刷、という併用が実務的です。