案内文
同窓会の案内状・案内メール 例文
往復はがき・メール・LINE
同窓会の案内は、久しぶりの相手に「誰から、何の集まりの案内か」が一目で分かるように書くのがいちばん大事です。そのうえで、日時・会場・会費・出欠の締め切り・幹事の連絡先の五つを漏らさなければ形になります。送る方法は、住所が分かる相手には往復はがき、メールアドレスが分かる相手にはメール、グループがある相手にはLINE、と届く手段に合わせて使い分けます。メールで送る短い案内なら、次の形で足ります。
「◯◯高校◯年◯組の□□です。クラスの同窓会を◯月◯日（◯）◯時から◯◯で開きます。会費は◯円です。◯月◯日までに出欠を返信してください」
幹事の準備の全体は同窓会の幹事がやることにまとめています。
結論
同窓会の案内状は①挨拶（時候の挨拶や「ご無沙汰しています」） ②開催する旨 ③日時・会場・会費 ④出欠の返事の方法と締め切り ⑤幹事の名前と連絡先で構成します。往復はがきなら返信面に「ご出席・ご欠席」と近況欄を用意し、メールやLINEなら返信の仕方を一文で示します。
案内を送るまでの流れ
- 01日時・会場・会費・恩師の出欠を幹事の間で確定させる
- 02名簿をもとに、相手ごとに送る方法（はがき・メール・LINE）を決める
- 03案内文を作り、幹事仲間に読み合わせてもらう
- 04恩師には先に個別に案内を送る
- 05同級生に一斉に案内を送る（メールはBCC）
- 06締め切りの少し前に返事のない人に催促する
- 07締め切り後、出席者に当日のリマインドを送る
注意
一斉メールのアドレスの扱いはイベントの一斉メールとBCCを参照してください。
往復はがきの例文
往信（案内）の文面
◯◯高校◯年◯組 同窓会のご案内
拝啓 ◯◯の候、皆様にはお元気でお過ごしのことと存じます。
卒業から◯年がたち、このたびクラスの同窓会を開くことになりました。
当日は担任の◯◯先生にもお越しいただけることになっています。
久しぶりに顔を合わせ、ゆっくり語り合いましょう。
ご多用中とは存じますが、ぜひご出席ください。
敬具
記
日時 ◯年◯月◯日（◯）◯時より（受付◯時から）
会場 ◯◯（住所・電話番号）
会費 ◯円（当日受付にて）
なお、出欠は◯月◯日までに返信はがきでお知らせください。
以上
幹事 □□（連絡先）
返信面（出欠）の文面
ご出席
ご欠席
ご芳名
ご住所
近況などをお書きください
返信面の「ご出席」「ご欠席」「ご芳名」「ご住所」は、受け取った側が「ご」「ご芳」を二重線で消して返すのが一般的な作法です。案内する側は敬語のまま印刷して構いません。返信はがきの宛名は「□□行」としておき、受け取った人が「行」を消して「様」に直します。宛名面の書き方ははがき作成ツールも使えます。
案内メールの例文
同級生へ一斉に送る
件名：【同窓会のご案内】◯◯高校◯年卒 ◯年◯組（幹事：□□）
◯年◯組のみなさん
ご無沙汰しています。◯年◯組の□□です。
このたび、クラスの同窓会を開くことになりました。担任の◯◯先生もお越しくださる予定です。
日時：◯月◯日（◯）◯時から（受付◯時から）
会場：◯◯（地図のリンク）
会費：◯円（当日受付でお支払いください）
服装：平服でどうぞ
出欠は、◯月◯日までにこのメールへの返信でお知らせください。
連絡先が分からない同級生がいたら、私に連絡をくれるよう本人に伝えてもらえると助かります。
幹事 □□（携帯：◯◯）
恩師へ送る
件名：同窓会のご案内（◯◯高校◯年◯組 □□）
◯◯先生
ご無沙汰しております。◯年に卒業した◯年◯組の□□です。
先日はお返事をいただき、ありがとうございました。
同窓会の詳細が決まりましたので、ご案内いたします。
日時：◯月◯日（◯）◯時から
会場：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
先生には会費のご負担なくお越しいただければと存じます。
当日はみんなで先生をお待ちしております。
LINEでの案内の例文
グループに投稿する
みなさん、お久しぶりです。幹事の□□です。
クラス会を開きます。
日時：◯月◯日（◯）◯時から
会場：◯◯（地図）
会費：◯円
◯月◯日までに、このトークに「出席」「欠席」で返事をください。
個別に送る
◯◯さん、久しぶり。◯年◯組の□□です。
◯月◯日にクラスの同窓会をやることになって、連絡しました。
詳しい案内を送ってもいいかな？
注意
LINEグループに招待する前に、本人に入ってよいか聞きます。グループに入ると、他の参加者から自分のアカウントが見えるようになるためです。返事の集計はトークの中だけで済ませず、幹事の手元の出欠表に記録しておきます。
当日の進行と案内の関係
案内状に「受付開始」と「開会」の時刻を分けて書いておくと、当日は受付に人が集中せず、開会を時間どおりに始めやすくなります。当日の進行は次の順が基本です。
| 順番 | 内容 |
|---|---|
| 受付 | 名札を渡し、会費を受け取る |
| 開会の挨拶 | 幹事代表 |
| 恩師の挨拶・乾杯 | 先生にお願いする |
| 歓談・近況報告 | 返信はがきの近況を読み上げることも |
| 集合写真 | 全員そろっているうちに |
| 締めの挨拶 | 次回の連絡方法を伝える |
それぞれの挨拶の文例は同窓会の挨拶 例文にまとめています。
件名の付け方
件名には【用件】＋学校名・卒業年・クラス＋幹事の名前を入れます。卒業後に名字が変わった人もいるので、学校名とクラスが分かることが大切です。
- 【同窓会のご案内】◯◯高校◯年卒 ◯年◯組（幹事：□□）
- 【クラス会のお知らせ】◯◯中学校◯年◯組
- 【出欠のお願い・◯月◯日締め切り】◯◯高校 同窓会
- 【リマインド】明日の◯◯高校 同窓会について
- 【訂正】同窓会のご案内（会費の記載）
案内に書く項目のチェックリスト
- 学校名・卒業年・クラス（部活）
- 日時（受付開始と開会を分けて）
- 会場（店名・住所・地図・最寄り駅）
- 会費と支払い方法
- 出欠の締め切りと返事の方法
- 恩師の出席の有無
- 幹事の名前と連絡先
- 連絡先の分からない人について知らせてほしい一文
- 当日に連絡がつく電話番号
例文（場面別）
①初めて同窓会を開くときの案内（学年全体）
件名：【学年同窓会のご案内】◯◯中学校◯年卒業生のみなさんへ
◯◯中学校◯年卒業のみなさん
ご無沙汰しています。◯組だった□□です。
卒業以来初めてとなる学年の同窓会を開くことになりました。
各クラスの幹事が手分けしてご連絡しています。
日時・会場・会費は下記のとおりです。（以下、日時・会場・会費・締め切り）
②毎年開いている会の案内
件名：【今年もやります】◯◯高校 ◯◯部 同期会
みなさん
今年も同期会の季節になりました。幹事の□□です。
例年どおり◯◯で開きます。今年は◯月◯日（◯）◯時からです。
会費は昨年と同じ◯円です。◯月◯日までに返信をお願いします。
③日程が迫っているときの急ぎの案内
件名：【急なご案内】◯月◯日 ◯◯高校 同窓会
みなさん
□□です。急なご案内になってしまい申し訳ありません。
◯月◯日（◯）に、◯◯先生を囲む会を開くことになりました。
急ですので、都合のつく人だけでも集まれればと思っています。
◯月◯日までに出欠を教えてください。
④出欠の返事がない人への催促
件名：【出欠のお願い】◯◯高校 同窓会（◯月◯日締め切り）
◯◯さん
□□です。先日ご案内した同窓会の出欠を、まだ確認できていなかったので連絡しました。
会場に人数を伝える都合があるため、◯月◯日までにお返事をもらえると助かります。
もし案内が届いていなかったら、教えてください。
⑤日程・会場の変更を知らせる
件名：【日程変更のお知らせ】◯◯高校 同窓会
みなさん
□□です。先日ご案内した同窓会の日程を変更することになりました。
（変更前）◯月◯日（◯） → （変更後）◯月◯日（◯）
会場と会費は変わりません。
ご予定を調整してくださった方には、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
変更後の日程で出欠をあらためて教えてください。
⑥案内の誤りを訂正する
件名：【訂正】同窓会のご案内（会場の住所）
みなさん
□□です。先ほどお送りした案内で、会場の住所に誤りがありました。
（誤）◯◯ → （正）◯◯
失礼いたしました。そのほかの内容に変更はありません。
⑦前日のリマインド
件名：【リマインド】明日の◯◯高校 同窓会について
出席予定のみなさん
□□です。いよいよ明日です。
受付：◯時から（◯◯の◯階）
会費：◯円（できればおつりのないようにお願いします）
遅れるときは、私の携帯（◯◯）に連絡してください。
明日お会いできるのを楽しみにしています。
⑧会場が決まる前に日程だけ知らせる
件名：【日程のお知らせ】◯◯高校 同窓会（会場は追ってご案内）
みなさん
□□です。同窓会を◯月◯日（◯）の夜に開くことになりました。
会場は人数の見込みを見て決めますので、参加できそうかどうかだけ先に教えてください。
詳しい案内は、会場が決まり次第お送りします。
リマインドの書き方全般はリマインドメールの例文も参考になります。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「必ず出席してください」 | 来られない人が返事をしにくい | 「ご都合が合えば、ぜひご出席ください」 |
| 恩師に「来てください」 | 目上の相手にくだけすぎる | 「お越しいただければ幸いです」 |
| 恩師に「ご出席されますか」 | 「ご〜される」は敬語が重なっていると感じる人がいる | 「ご出席いただけますでしょうか」 |
| 近況欄に「年収・家族構成」を書く欄を設ける | 答えたくない人がいる | 「近況などをお書きください」と自由記入にする |
| 欠席者の名前を一斉メールで知らせる | 本人の了承がない | 出席者数だけ伝える |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
参加者へのお礼
件名：【お礼】◯◯高校 同窓会
みなさん
□□です。先日は集まってくれて、ありがとうございました。
写真は◯◯で共有しています。会計報告は追ってお送りします。
また次の機会に会えるのを楽しみにしています。
案内が届かなかった人へのお詫び
◯◯さん
□□です。同窓会の案内が◯◯さんに届いていなかったと聞きました。
連絡先の確認が行き届かず、申し訳ありませんでした。
次回は必ずご案内します。当日の写真を送りますので、よければ見てください。
会計報告と恩師へのお礼の文例は同窓会の幹事がやることにまとめています。
この記事の要点
- 冒頭か件名で学校名・卒業年・クラス・幹事の名前を示す。
- 案内には日時・会場・会費・出欠の締め切り・幹事の連絡先を必ず入れる。
- 往復はがきは返信面に出欠と近況欄を用意する。
- LINEグループは招待する前に本人に確認する。
- 変更・訂正は件名に【変更】【訂正】と入れて、変わった点だけを示す。
FAQ
よくある質問
相手に届く方法を選べばよく、決まりはありません。住所しか分からない相手には往復はがき、メールやLINEで連絡がつく相手にはそちらで送る、と名簿ごとに使い分けて構いません。恩師には、はがきか手紙で送るとより丁寧です。
「ご出席・ご欠席」「ご芳名」「ご住所」と近況欄を印刷しておくのが一般的です。返信面の宛名は「□□行」とし、受け取った人が「行」を「様」に直します。
決まった時期はありません。出欠の締め切りを、会場に人数を伝える期限より前に置き、そこから相手が予定を調整できる余裕をもって送ります。遠方から来る人がいる場合は、早めに日程だけ先に知らせる方法もあります。
締め切りの少し前に一度、個別に確認するのが無理のない範囲です。それでも返事がない場合は、欠席として扱うことを伝えて区切りをつけます。
恩師を招待にする場合は、会費の金額は書かず「会費のご負担なくお越しいただければと存じます」などと伝えます。招待にするかどうかは幹事で事前に相談して決めます。