文例
歓迎会の案内文 例文14選
メール・チャット・上司宛てをそのまま使える形で
結論：歓迎会の案内文は「誰を歓迎するか」を1行目に書き、日時（終了予定まで）・場所・会費・出欠の回答期限を箇条書きにするだけで成立します。下の「最短の型」をコピーして◯を埋めれば、そのまま送れます。そのうえで、宛先（部署内／部署外・上位者）と送る手段（メール／チャット）に合わせて、場面別の例文14本から選んでください。
結論
歓迎会の案内文に入れるのは①件名 ②誰を歓迎するのか ③日時と終了予定 ④場所と地図 ⑤会費と払い方 ⑥出欠の回答方法と期限 ⑦食事の配慮の連絡先 ⑧幹事の連絡先の8項目です。②が歓迎会に固有の項目で、ここが抜けるとただの飲み会の連絡になります。トーンは読む人の範囲（部署内だけか、上司・部署外を含むか）で決めます。
最短の型（コピーして◯を埋める）
迷ったらこれを使ってください。社内のメールにもチャットにもそのまま貼れる、いちばん短い形です。
件名：【ご案内】□□さん歓迎会（◯/◯（◯）19:00〜） ◯◯部のみなさん お疲れさまです。△△です。 ◯月から◯◯部に加わった□□さんの歓迎会を開きます。 ■日時 ◯月◯日（◯）19:00〜21:00（予定） ■場所 ◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）地図：https://... ■会費 ◯,◯◯◯円（当日、受付で集めます） ■出欠 ◯月◯日（◯）までに、参加・不参加どちらもご返信ください 食べられないものがある方は、△△まで個別にお知らせください。 当日の連絡先：△△（携帯 090-XXXX-XXXX）
Point
この型で外せないのは3つ：1行目の主役の名前、日時の終了予定、出欠の期限。残りは場面に合わせて足し引きします。
日時・場所・会費を入れるだけで件名と本文ができる案内文作成ツールも無料で使えます（社内向け・取引先向けの文体を選べます）。
入れる8項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 件名 | 【ご案内】＋主役の名前＋日付 | 受信箱で埋もれて読まれない |
| 誰を歓迎するのか | 氏名（フルネーム）・所属・着任時期。複数名なら全員 | 誰の会か分からず、出席の動機が生まれない |
| 日時と終了予定 | 日付・曜日・開始時刻・終了予定 | 「何時に終わるか分からない」で返事を保留される |
| 場所 | 店名・最寄り駅からの道順・地図のリンク | 当日の「どこですか」の電話が幹事に集中する |
| 会費と払い方 | 金額と集め方（当日現金／事前／キャッシュレス）。主役の分の扱いも | 当日の受付で両替・立て替えが発生する |
| 出欠の回答 | 回答方法を1つに絞り、期限を日付と曜日で | 返事が集まらず、店に人数を伝えられない |
| 食事の配慮 | アレルギー・苦手なものは幹事に個別に | 当日食べられない人が出る。全員返信で書かれてしまう |
| 幹事の連絡先 | 当日つながる電話番号かチャットのID | 遅刻・道に迷った人が連絡できない |
注意
キャンセル料が発生する日付も、店の規定に合わせて書いておきます。後から言うより、最初に書いてあるほうが角が立ちません（幹事がやること）。
Point
食事の配慮は「全員への返信」で集めないでください。 体質や健康に関わる話は、本人が周囲に知られたくない場合があります。「幹事まで個別に」と書いておけば、言い出しやすくなります。
件名の例（場面別）
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 社内メールの基本 | 【ご案内】□□さん歓迎会のお知らせ（◯月◯日） |
| くだけた部署内 | □□さんの歓迎会やります！（◯/◯ 19時〜） |
| 上司・部署外を含む | ◯◯部 □□さん 歓迎会のご案内（◯月◯日） |
| 新入社員が複数名 | 【ご案内】新入社員 歓迎会（◯月◯日）□□さん・◇◇さん |
| 出欠の締切前 | 【◯/◯締切】□□さん歓迎会の出欠のお願い |
| 前日の連絡 | 【明日】□□さん歓迎会のご案内（再送） |
| 日程の変更 | 【日程変更】□□さん歓迎会は◯月◯日に変わりました |
Point
件名には必ず日付を入れてください。 受信箱で探すとき、人は日付で探します。締切前や変更の連絡は、【】で用件を先頭に出すと目に留まりやすくなります。
例文1：社内メールの基本形
もっとも使う形です。固すぎず、崩しすぎない中間。部署全体に送る場合はこれを基準にします。
件名：【ご案内】□□さん歓迎会のお知らせ（◯月◯日） 各位 お疲れさまです。◯◯部の△△です。 このたび◯◯部に配属となりました□□さんの歓迎会を、下記のとおり開催いたします。 □□さんは前職で◯◯を担当されていたそうです。当日はぜひ声をかけてください。 ■日時 ◯月◯日（◯）19:00〜21:00（予定） ■場所 ◯◯（◯◯駅 徒歩◯分） https://... ■会費 ◯,◯◯◯円（当日、受付でお集めします） お手数ですが、◯月◯日（◯）までに、ご出欠を本メールへご返信ください。 ※◯月◯日以降のキャンセルは会費を頂戴します。 ※食べられないものがある方は、△△まで個別にお知らせください。 ご不明な点は△△（内線◯◯◯）までお願いいたします。
例文2・3：Slack・Teamsなどチャットで送る
チャットはメールより短く、1投稿で完結させます。出欠はリアクションで取ると集計が楽です。
【例文2：チャンネルへの投稿】 @channel □□さんの歓迎会のご案内です🎉 ◯月から◯◯チームに加わった□□さんを迎える会を開きます。 ・日時：◯/◯（◯）19:00〜21:00ごろ ・場所：◯◯（◯◯駅◯分）https://... ・会費：◯,◯◯◯円（当日現金） ◯/◯（◯）までに、参加は✅、不参加は❌のリアクションをお願いします。 食べられないものがある方は△△にDMください。
【例文3：締切前のスレッド返信】 出欠の締切は明日◯/◯です。 まだリアクションが付いていない方、✅か❌だけでもお願いします🙏 （店に人数を伝える必要があるためです）
注意
@channel・@here は1回の案内で1度までにしてください。リマインドは元の投稿へのスレッド返信にすると、情報が1か所にまとまります。部署外の人が多いチャンネルでは、絵文字を控えめにします。
例文4：くだけた文面にする場合
部署内だけ、年齢層が近い、普段からカジュアルな組織。崩す場合も、情報は落とさないのが条件です。
件名：□□さんの歓迎会やります！（◯/◯ 19時〜） みなさん ◯◯部に□□さんが加わりました！ 大の◯◯好きだそうなので、話題を用意して来てください。 日時：◯/◯（◯）19:00〜21:00ごろ 場所：◯◯（◯◯駅から◯分）https://... 会費：◯,◯◯◯円（当日集めます） ◯/◯までに、このメールに「参加」か「不参加」でご返信ください。 ※◯/◯以降のキャンセルは会費がかかります。 △△
注意
崩すときに落としやすいのが「終了時刻」と「キャンセル料」です。カジュアルな文面でも、この2つは残してください。冗談は主役をいじる内容にせず、主役の好きなものに寄せると外しません。
Point
宛先に上司・部署外の方が含まれるなら、崩さないでください。 読む人の範囲で決まります。迷ったら例文1を使うのが安全です。
例文5：部署外・上位者を含む場合
件名：◯◯部 □□さん 歓迎会のご案内（◯月◯日） 関係各位 お疲れさまです。◯◯部の△△です。 このたび◯◯部に□□さんが着任されました。 つきましては、下記のとおり歓迎会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。 ご多用のところ恐縮ですが、ご出席いただけますと幸いです。 記 日 時 ◯月◯日（◯）19:00〜21:00 場 所 ◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）https://... 会 費 ◯,◯◯◯円（当日受付にてお預かりします） 以上 恐れ入りますが、◯月◯日（◯）までに、ご出欠をご返信ください。
注意
「記」「以上」の形は、他部署の上位者や役員を含む場合に使います。 部署内だけなら、かえって距離を感じさせることがあります。組織の慣行に合わせてください。
例文6〜8：主役のパターン別（複数名・中途／異動・新任の上司）
【例文6：新入社員が複数名】 件名：【ご案内】新入社員歓迎会（◯月◯日） ◯◯部のみなさん 今年◯◯部に配属された新入社員3名の歓迎会を開きます。 ・□□さん（◯◯課） ・◇◇さん（◯◯課） ・☆☆さん（◯◯課） （日時・場所・会費・出欠は例文1と同じ）
【例文7：中途入社・異動の方】 件名：【ご案内】□□さん歓迎会（◯月◯日） ◯◯部のみなさん ◯月◯日付で◯◯支社から異動してこられた□□さんの歓迎会を開きます。 □□さんは◯◯支社で◯◯を担当されていました。 仕事の話も、◯◯の話も（ご趣味だそうです）、ぜひ当日に。 （以下、日時・場所・会費・出欠）
【例文8：新しく着任された上司】 件名：□□部長 歓迎会のご案内（◯月◯日） ◯◯部各位 お疲れさまです。△△です。 ◯月◯日付で◯◯部長に着任された□□部長の歓迎会を、下記のとおり開催いたします。 □□部長には当日、ご挨拶をいただく予定です。 （以下、日時・場所・会費・出欠）
注意
複数名のときは、全員の名前を同じ扱いで並べてください。 1人だけ書き漏れると、本人にとっては忘れられたのと同じです。並び順は配属先順・五十音順など、説明できる基準にします。
例文9：ランチ歓迎会・勤務時間内の場合
夜の会に出にくい人が多いチーム、子育て中や遠方から通う人がいる場合は、ランチの歓迎会という選択肢もあります。
件名：【ご案内】□□さん歓迎ランチ（◯/◯（◯）12:00〜） ◯◯チームのみなさん □□さんの歓迎ランチを開きます。 昼休みの時間内で終わる予定です。 ・日時：◯/◯（◯）12:00〜13:00 ・場所：◯◯（会社から徒歩◯分） ・費用：各自のご注文分をお支払いください（□□さんの分はみんなで出します） ◯/◯までに、参加・不参加をスレッドにご返信ください。
注意
主役の分を誰が持つかは、組織の慣行に合わせて案内に明記します。書いていないと、当日の会計で迷います。
例文10・11：主役本人と、上司への連絡
見落とされがちですが、全体に送る前にこの2人に連絡しておくと、会が締まります。
【例文10：主役本人への日程確認】 □□さん お疲れさまです。◯◯部の△△です。 □□さんの歓迎会を開きたいと思っています。 ◯/◯（◯）か◯/◯（◯）の夜はご都合いかがでしょうか。 あわせて、案内に「前職で◯◯を担当されていた」と一言書いてもよいか教えてください。 書かれたくないことがあれば、遠慮なくおっしゃってください。 食べられないものがあれば、それもお知らせください。
【例文11：上司への日程確認と挨拶のお願い】 ◯◯部長 お疲れさまです。△△です。 □□さんの歓迎会を、◯/◯（◯）か◯/◯（◯）の夜で調整しております。 ご都合のよい日をお教えいただけますでしょうか。 あわせて、当日の冒頭に、□□さんを迎える一言をお願いできますでしょうか。 短いもので構いません。日程が決まりましたら、改めて全体にご案内いたします。
Point
全体への案内は、主役と挨拶役の上司から返事をもらってから。 順番が逆だと、主役が来られない日だったときに全員へ送り直しになります。挨拶の文例は歓迎会の挨拶にまとめています。
例文12〜14：リマインド・催促・日程変更
【例文12：締切前のリマインド（全体）】 件名：【◯/◯締切】□□さん歓迎会の出欠のお願い お疲れさまです。△△です。 □□さん歓迎会の出欠の締切が、◯/◯（◯）に迫っています。 まだの方は、参加・不参加どちらかだけでもご返信ください。 店に人数を伝える必要があるため、ご協力をお願いします。 （前回の案内を下に引用）
【例文13：未回答の人への個別の催促】 ◇◇さん お疲れさまです。△△です。 □□さん歓迎会（◯/◯）の人数を、明日の昼に店へ伝える予定です。 ◇◇さんのご予定をまだ伺えていなかったので、ご連絡しました。 参加・不参加のどちらか、一言いただければ十分です。
【例文14：日程変更の連絡】 件名：【日程変更】□□さん歓迎会は◯月◯日（◯）に変わりました 各位 お疲れさまです。△△です。 先日ご案内した□□さんの歓迎会ですが、都合により日程を変更いたします。 ご予定を調整いただいた方には、申し訳ありません。 変更前：◯月◯日（◯） 変更後：◯月◯日（◯）19:00〜21:00（場所・会費は変わりません） 変更後の日程でのご出欠を、◯月◯日（◯）までに改めてご返信ください。
注意
個別の催促には、店に人数を伝える日という具体的な事情と、返事は一言で済むことを添えます。急かす印象が薄れ、返事をもらいやすくなります。日程変更では、前の出欠はいったん無効にして取り直すと、人数の食い違いが起きません。会のあとのお礼は歓迎会のお礼メールへ。
送る順番
- 01
主役と上司の日程を押さえる
例文10・11で候補日を2つ出して確認する。挨拶・乾杯の担当もここで頼む
- 02
店を仮で押さえる
人数を確定できる期限と、キャンセル料がかかる日を店に確認する
- 03
全体に案内を送る
出欠の締切は、店の人数確定の期限より手前に置く
- 04
締切前にリマインド
例文12・3。未回答の人には例文13で個別に
- 05
店に人数を伝える
確定した人数と、食事の配慮が必要な内容を伝える
- 06
前日に最終連絡
時刻・場所・地図・幹事の連絡先だけを、参加者に短く再送する
Point
締切は店の期限から逆算します。 直前のキャンセルは出るものとして、店に人数を伝える前に1日余裕を持たせてください。
主役の紹介の書き方（いちばん差が出る部分）
| 書き方 | 効果 |
|---|---|
| 「□□さんの歓迎会を開催します」 | 最低限。誰か分からない人は来ない |
| 「◯◯部に配属となりました□□さん」 | 所属が分かる。これが基準 |
| 「前職で△△を担当されていた□□さん」 | 話しかけるきっかけになる |
| 「◯◯の経験が豊富な□□さん。△△がご趣味とのことです」 | 当日の会話が生まれる |
注意
前職や趣味は、本人に確認してから書いてください。 例文10のように一度聞くだけで済みます。年齢・家族構成・出身校など、本人が話していないことは書きません。
出欠の取り方を選ぶ
| 方法 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| メールへの返信 | 上司・部署外を含む、正式な案内 | 集計は手作業。全員返信にしないよう「△△宛てにご返信ください」と書く |
| チャットのリアクション | 部署内・チーム内 | リアクションの意味を明記する（✅参加／❌不参加） |
| 回答フォーム | 人数が多い、複数部署にまたがる | フォームのリンクは1つだけ。食事の配慮の欄を設けると個別に集められる |
名前を入れるだけで出欠と会費の受け取りを管理できる出欠管理ツールもあります。当日の席はくじで決めると、いつもの顔ぶれで固まらずに済みます（席決めくじ）。
Point
「参加される方のみご返信ください」にしないでください。 返事が無い人が、不参加なのか見ていないのか分かりません。不参加の人にも返信してもらうと、リマインドを送る相手が特定できます。
よくある失敗と直し方
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 主役の名前が本文の下のほう | ただの飲み会の連絡に見える | 1行目か件名に主役の名前を置く |
| 終了時刻が書いていない | 返事が保留される | 「21:00（予定）」と書く |
| 複数名のうち1人の名前が漏れる | 本人だけ置いていかれた形になる | 送る前に名簿と突き合わせる |
| 主役より先に全体へ送った | 主役の都合で全員に日程変更 | 例文10で主役の日程を先に確認する |
| 「参加は自由です」を強調しすぎる | 主役が歓迎されていないと感じる | 強制しない一言は、欠席でも返信してよいという形で書く |
| アレルギーを全員返信で集めた | 本人の情報が全員に見える | 幹事まで個別に、と書く |
| 部署外を含むのにくだけた文面 | 上位者が読んで戸惑う | 宛先に上司・部署外が入るなら例文1か例文5 |
送信前チェックリスト
- 件名に主役の名前と日付が入っている
- 主役の氏名の漢字と所属を確認した（複数名なら全員分）
- 日付と曜日が一致している
- 終了予定時刻を書いた
- 地図のリンクを自分で開いて確認した
- 会費の金額と集め方を書いた
- 出欠の回答方法を1つに絞り、期限を日付と曜日で書いた
- 期限は店の人数確定の期限より手前にした
- キャンセル料の発生日を書いた
- 食事の配慮は幹事に個別に連絡する形にした
- 当日つながる幹事の連絡先を書いた
- 主役の紹介文は本人の了承を得た
- 宛先の範囲（部署内のみ／上司・部署外を含む）にトーンが合っている
注意
案内状のWord形式テンプレートは懇親会の案内文例文集からダウンロードできます（登録不要）。忘年会の場合は忘年会の案内文、送別会は送別会の案内文へ。
この記事の要点
- 歓迎会の案内文は「誰を歓迎するのか」を1行目に。主役の情報が無いと、ただの飲み会の連絡になる。
- 入れるのは件名・主役・日時と終了予定・場所・会費・出欠・食事の配慮・幹事の連絡先の8項目。
- 全体に送る前に、主役と挨拶を頼む上司の日程を押さえる。
- チャットは1投稿で完結させ、出欠はリアクションの意味を明記して取る。
- 宛先に上司・部署外が含まれるなら崩さない。 崩す場合も終了時刻とキャンセル料は残す。
- 「参加者のみ返信」にしない。 食事の配慮は全員返信ではなく幹事に個別に。
FAQ
よくある質問
件名、誰を歓迎するのか、日時と終了予定、場所と地図、会費と払い方、出欠の回答方法と期限、食事の配慮の連絡先、幹事の連絡先の8項目です。このうち「誰を歓迎するのか」が歓迎会に固有の項目で、ここが抜けるとただの飲み会の連絡になります。キャンセル料が発生する日付も、店の規定に合わせて書いておきます。
社内メールの基本形より丁寧な言い回しに寄せ、主催する部署、誰を歓迎する会なのか、日時・場所・会費、出欠の回答方法と締切を省かずに書きます。他部署の上位者や役員を含む場合は「記」「以上」の形にします。くだけた表現や内輪の話題は避けてください。本文の例文5がこの形です。
普段の連絡がチャット中心の組織なら問題ありません。メールより短く、1投稿で日時・場所・会費・期限が分かるようにし、出欠はリアクションの意味（参加・不参加）を明記して取ります。@channel などの全体通知は1回の案内で1度までにし、リマインドは元の投稿へのスレッド返信にすると情報がまとまります。
宛先の範囲で決まります。部署内だけで年齢層が近く、普段からカジュアルな組織であれば崩して構いません。上司や部署外の方が含まれる場合は基本形を使ってください。崩す場合も、終了時刻とキャンセル料の記載は落とさないでください。この2つが抜けやすい項目です。
主役全員の名前と所属を、同じ扱いで箇条書きに並べます。1人だけ書き漏れると、本人にとっては忘れられたのと同じです。並び順は配属先順や五十音順など、説明できる基準にしてください。送る前に名簿と突き合わせて、氏名の漢字も確認します。
所属は必須で、そこに一言添えると当日の会話が生まれます。前職の担当や趣味は話しかけるきっかけになりますが、本人に「案内にこう書いてよいですか」と一度確認してください。年齢・家族構成・出身校など、本人が話していないことは書きません。
回答方法を1つに絞り、期限を日付と曜日で明記してください。「参加される方のみご返信ください」にすると、返事が無い人が不参加なのか見ていないのか分かりません。締切前に全体へ1回リマインドを送り、それでも未回答の人には、店に人数を伝える日を添えて、参加・不参加の一言だけを個別にお願いしてください。
店に人数を確定して伝える期限を確認し、その手前に設定してください。直前のキャンセルは出るものとして、店に伝える前に1日余裕を持たせます。あわせて「◯月◯日以降のキャンセルは会費を頂戴します」を案内の時点で書いておくと、後から言うより角が立ちません。
案内文に「食べられないものがある方は、幹事まで個別にお知らせください」と書きます。全員への返信やチャンネルへの書き込みで集めると、本人が周囲に知られたくない情報まで見えてしまいます。主役本人には、日程確認のときに直接聞いておくと確実です。