暑気払い・納涼会の案内文と挨拶 例文
社内メール・乾杯・締め・お礼

準備の流れ

1. 01

   目的と対象を決める

   部署内の親睦か、部署をまたいだ交流か、協力会社も招くのかを決めます。上司や主催者に誰が挨拶するかもこの段階で相談しておきます。

2. 02

   日程の候補を出し、都合を聞く

   繁忙期や休暇の多い時期を避け、候補日を複数出して都合を聞きます。夏は休暇を取る人が多いので、休暇の予定を先に確かめると決めやすくなります。

3. 03

   店・場所を決める

   人数の見込み、会費の目安、駅からの近さで選びます。屋外のビアガーデンなどは、雨の日の扱い（屋内席への振り替えなど）を店に確かめておきます。

4. 04

   案内を出す

   日時・場所・会費・出欠の期限を書いた案内をメールや社内掲示で出します。案内状はお知らせ作成ツールでも作れます。

5. 05

   出欠をまとめ、店に人数を伝える

   回答を出欠表ツールなどで管理し、店の締め切りまでに人数を伝えます。

6. 06

   前日までにリマインドを送る

   参加者に日時と場所を改めて送ります。挨拶をお願いした人には、順番と長さの目安も伝えます。

7. 07

   当日を進め、会計を済ませる

   受付・開会・乾杯・歓談・締めの順に進めます。当日の動き方は飲み会の幹事は当日何する？にまとめています。

8. 08

   お礼と会計報告を送る

   翌営業日を目安に、参加者と挨拶をしてくれた人へお礼を送り、会計を報告します。報告の書き方は幹事の会計報告を参考にしてください。

案内文の基本の例文

件名：【ご案内】◯月◯日（◯）◯◯部 暑気払いのお知らせ（出欠は◯月◯日まで）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
暑い日が続いておりますが、日ごろの疲れを払い、親睦を深める場として、下記のとおり暑気払いを開きます。
お忙しい時期とは存じますが、ぜひご参加ください。

日時：◯月◯日（◯）◯時◯分〜◯時◯分
場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）　地図：◯◯
会費：◯円（当日受付で集めます）
出欠：◯月◯日（◯）までに、このメールへの返信でお知らせください。

途中からの参加、途中での退席も歓迎です。お酒を飲まない方向けの飲み物もあります。
ご不明な点は幹事の◯◯（内線◯◯）までお問い合わせください。

案内文の型は、懇親会の案内とほぼ同じです。立食・着席の書き分けや社外向けの案内は懇親会の案内文 例文にまとめています。

挨拶の例文（開会・乾杯・締め）

幹事の開会の挨拶

皆さん、お疲れさまです。本日幹事を務めます◯◯です。
暑い中、お集まりいただきありがとうございます。
今日は日ごろの疲れを払って、ゆっくり楽しんでいただければと思います。
それでは、まず◯◯部長に乾杯のご発声をお願いいたします。

上司・部長の乾杯の挨拶

皆さん、お疲れさまです。
連日の暑さの中、◯◯の対応をはじめ、本当によく頑張ってくれています。ありがとうございます。
今日は仕事のことはいったん忘れて、しっかり涼んでください。
残りの夏も体に気をつけて、元気に乗り切りましょう。
それでは、乾杯！

若手・幹事が乾杯を任されたとき

ご指名いただきました◯◯です。僭越ながら乾杯の音頭を取らせていただきます。
暑さに負けず、後半も皆さんと一緒に頑張りたいと思います。
皆さまのご健康を祈念して、乾杯！

締めの挨拶

宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間となりました。
今日はたくさん笑って、暑さも少し吹き飛んだのではないでしょうか。
明日からまた、体に気をつけて頑張りましょう。
それでは、皆さまのご健康と、◯◯部のますますの発展を祈念しまして、一本締めで締めたいと思います。

当日の進行例

時間の割り振りはタイムテーブル作成ツールで作っておくと、挨拶をお願いする人にも共有しやすくなります。会全体の時間は2時間程度で組む店が多いので、店の決まりに合わせて逆算してください。

件名の付け方

件名には【ご案内】などの見出し、日付、会の名前、出欠の期限を入れると、受信箱で埋もれにくくなります。

案内に書く項目のチェックリスト

• 会の名前（暑気払い・納涼会）と目的の一言
• 日時（開始と終了の時刻、曜日）
• 場所（店名・住所・地図・最寄り駅から）
• 会費と集め方（当日受付・事前など）
• 出欠の回答期限と回答の方法
• キャンセルの扱い（期限以降の扱いを店の決まりに合わせて）
• 途中参加・途中退席ができるか
• お酒を飲まない人への飲み物の用意があるか
• 雨の日の扱い（屋外の会場の場合）
• 幹事の連絡先（内線・携帯など社内の決まりに合わせて）

場面別の例文

例文1：部署内の小規模な暑気払い（短文）

件名：【ご案内】◯月◯日（◯）◯◯課 暑気払い

◯◯課の皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
暑い日が続いていますので、課のメンバーで暑気払いをしませんか。

日時：◯月◯日（◯）◯時〜
場所：◯◯（会社から徒歩◯分）
会費：◯円程度

◯日（◯）までに、参加・不参加だけ返信をお願いします。

例文2：全社・複数部署向けの納涼会

件名：【全社】納涼会のご案内（◯月◯日・◯◯にて）

社員各位

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
今年も納涼会を下記のとおり開きます。部署を越えて交流できる機会ですので、多くの方のご参加をお待ちしております。

日時：◯月◯日（◯）◯時◯分〜◯時◯分（受付は◯時から）
場所：◯◯　◯階　◯◯ホール
会費：◯円（費用の一部は会社の補助でまかないます）
出欠：◯月◯日（◯）までに、社内の出欠フォームからご回答ください。

当日はシフト勤務の方も参加しやすいよう、途中からの参加・途中の退席を歓迎します。

例文3：協力会社の方も招く場合

件名：暑気払いのご案内（◯月◯日・株式会社△△ ◯◯部）

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の◯◯です。
日ごろ◯◯の件でご尽力いただいている皆さまと、ささやかながら暑気払いの席を設けることになりました。
お忙しい時期とは存じますが、ご都合がよろしければぜひお越しください。

日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
会費：会費のご負担はございません。

ご出欠を◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますと幸いです。

例文4：出欠の回答が少ないときの催促

件名：【再送】暑気払いの出欠ご回答のお願い（◯日締め切り）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
先日ご案内した暑気払いについて、店への人数連絡のため、◯月◯日（◯）までに出欠をお知らせください。
すでにご回答いただいた方は、行き違いでしたらご容赦ください。

例文5：前日のリマインド

件名：【明日】暑気払いの集合場所と時間のご確認

参加者の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
明日の暑気払いについて、改めてご案内します。

日時：◯月◯日（◯）◯時開始（受付は◯時◯分から）
場所：◯◯（地図：◯◯）
会費：◯円（なるべくおつりのないようご用意ください）

急に参加できなくなった場合は、幹事の◯◯（携帯：◯◯）までご連絡ください。

例文6：急な日程変更

件名：【変更】暑気払いの開催日を◯月◯日に変更します

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月◯日に予定していた暑気払いですが、◯◯の対応が重なったため、◯月◯日（◯）に変更いたします。
急な変更となり申し訳ありません。

新しい日時：◯月◯日（◯）◯時〜
場所：変更なし（◯◯）

ご都合が変わった方は、◯日（◯）までにお知らせください。

例文7：案内の内容を訂正する

件名：【訂正】暑気払いのご案内（会費の金額に誤りがありました）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
先ほどお送りした暑気払いのご案内で、会費の金額に誤りがありました。
正しくは以下のとおりです。お詫びして訂正いたします。

（誤）会費：◯円
（正）会費：◯円

そのほかの内容に変更はありません。

例文8：雨で屋外の会場を変更する

件名：【会場変更】本日の暑気払いは屋内席で行います

参加者の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
本日は雨の予報のため、屋外のテラス席から、同じ店の屋内席に変更します。
時間・会費は変わりません。入口で「◯◯の暑気払い」とお伝えください。

言ってはいけない・避けたい言い方

飲み会の場で気をつけたい言動は飲み会のハラスメント対策にまとめています。お酒の席での振る舞いについての会社の方針がある場合は、その決まりに従ってください。

後日のフォロー（お礼・お詫び）

参加者へのお礼と会計報告

件名：暑気払いへのご参加ありがとうございました（会計報告つき）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
昨日の暑気払いには多くの方にご参加いただき、ありがとうございました。
◯◯部長には乾杯のご発声をいただき、ありがとうございました。

会計は以下のとおりです。
収入：会費 ◯円×◯名＝◯円
支出：飲食代 ◯円
残金：◯円（次回の会に繰り越します）

残りの夏も、体に気をつけて乗り切りましょう。

挨拶をお願いした上司へのお礼

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯です。
昨日は暑気払いで乾杯のご発声をいただき、ありがとうございました。
部長のお言葉で会が和やかに始まり、皆も楽しんでいたようです。
引き続きよろしくお願いいたします。

段取りの不手際をお詫びする

件名：昨日の暑気払いのお詫び

参加者の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
昨日は料理の提供が遅れ、開始直後にお待たせしてしまい、申し訳ありませんでした。
店との確認が不十分でした。次回は事前の打ち合わせを丁寧に行います。
ご参加いただき、ありがとうございました。

幹事をしてくれた人へ参加者からお礼を伝えるときの文例は幹事へのお礼 例文にあります。