文例
送別会の案内文
場面別の例文と、送る前の確認
すぐ使いたい方は、下の例文から場面に近いものを選び、◯◯を書き換えてください。送別会の案内は送られる本人も読む前提で書きます。退職の理由、異動の経緯——触れないほうがよいことが多いのが、ほかの会の案内との違いです。この記事は、入れる項目、場面別の例文、本人向けの別文面、送る前の確認をまとめます。
結論
送別会の案内文に入れるのは①誰の会か ②日時（開始と終了予定） ③場所 ④会費と集め方 ⑤出欠の回答方法と締切 ⑥幹事の連絡先です。書き方の要点は本人の了解を取ってから出す、退職・異動の理由に触れない、参加を強制しない、本人向けの案内は会費を書かずに別で送るの4つです。
まず結論：件名と本文の基本形
社内メールなら、次の形をそのまま使えます。場面別の書き分けは例文へ。
件名：【◯月◯日（◯）】◯◯さん 送別会のご案内（◯月◯日〆切）
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。◯◯部の△△です。
このたび◯◯さんが◯月◯日をもって退職されることになりました。
これまでの感謝をお伝えする場として、送別会を開きます。
■日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00（終了予定）
■場所：◯◯（住所／◯◯駅 徒歩◯分／地図：URL）
■会費：◯◯円（当日、受付で現金にて。お釣りのないようお願いします）
■出欠：◯月◯日（◯）までに、このメールへの返信でお知らせください
ご都合がつかない場合も、どうぞお気になさらないでください。
幹事：△△（内線◯◯）
注意
件名に「日付」「誰の会か」「締切」を入れると、受信箱で埋もれず、開かなくても要件が分かります。
書く順番
- 01
本人の了解を先に取る
案内を出す前に、本人に開催の意向を確認してください。 本人が望まない場合があります。
- 02
書いてよいことを本人と決める
退職理由・転職先・異動先・結婚などを書いてよいか、案内の範囲（部署内か、関わった人全体か）を本人に聞く。
- 03
日時・場所・会費を決める
本人の都合を最優先。最終出社日との前後関係、引き継ぎの繁忙も考える。
- 04
本人向けの案内を先に送る
主役には会費を書かない別の文面で、日時と場所だけを伝える（本人向けの例文）。
- 05
参加者へ案内を出す
出欠の締切は、店に人数を伝える日より前に置く。
- 06
締切前にリマインド、確定後に最終連絡
未回答の人にだけ念押しし、確定後に人数・当日の流れを送る。
Point
「挨拶をお願いするか」は、必ず事前に本人に伝えてください。 当日に突然指名するのは避けてください。人前で話したくない人もいます。
案内文に入れる項目
| 項目 | 書き方 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 誰の会か | 氏名・所属。合同なら全員の名前 | 誰の会か分からず、判断できない |
| 日時 | 曜日つき。開始と終了予定 | 帰りの時間が読めず、参加を迷う |
| 場所 | 店名・住所・最寄り駅・地図URL | 当日の「どこですか」連絡が増える |
| 会費と集め方 | 金額、当日現金か事前か、記念品代を含むか | 受付で揉める・お釣りが足りない |
| 出欠の回答方法と締切 | 返信先と日付（曜日つき） | 人数が確定せず、店に伝えられない |
| 欠席でも問題ないこと | 一文で足りる | 断りにくく、無理に出る人が出る |
| 記念品・寄せ書き | 集めるなら金額・締切・回収方法 | 当日になって集金が始まる |
| 幹事の連絡先 | 内線・携帯・チャット | 当日の遅刻・欠席の連絡先がない |
Point
「終了予定時刻」を書いてください。 送別会は長引きがちで、帰れるかどうかで参加を迷う人がいます（懇親会の案内文）。
注意
会費に記念品代を含めるなら、そう書いてください。「会費◯◯円（飲食◯◯円＋記念品◯◯円）」のように内訳があると、なぜこの金額かの質問が来ません。主役の分を参加者で負担するなら、その旨も書きます。
日時・場所・会費を入れるだけで件名と本文ができる案内文作成ツールも無料で使えます（社内向け・取引先向けの文体を選べます）。
送る時期と締切の決め方
- 本人の了解と日程が決まったら、なるべく早く。 予定は先に埋まっていきます。異動の内示から着任までが短い場合は、日程候補を先に知らせて押さえる
- 出欠の締切は、店に人数を伝える日より前に置く。店の人数確定の期限を予約時に聞いておく
- 最終出社日の直前は避けるのが無難。引き継ぎと挨拶回りで本人が最も忙しい時期です
- 締切の前に一度だけリマインドを、未回答の人にだけ送る（全員に再送しない）
日程を決める前に候補日を聞くなら日程候補のメールを参考にしてください。
送別の理由ごとの書き分け
| 場面 | 書いてよいこと | 避けること |
|---|---|---|
| 退職（転職） | 「退職されることになりました」 | 退職理由、転職先の社名（本人が公表していない限り） |
| 異動・転勤 | 異動先の部署・勤務地（社内で発表済みなら） | 異動の経緯、「栄転」「左遷」などの評価 |
| 定年退職 | 勤続への感謝、在職年数（本人に確認のうえ） | 年齢の強調、退職後の予定（本人に確認していないもの） |
| 結婚に伴う退職 | 本人が公表している範囲だけ | 結婚・転居を本人の了解なく書く |
| 産休・育休に入る | 「しばらくお休みに入られます」 | 体調や家族の事情に踏み込む表現 |
Point
迷ったら「◯◯さんが◯月◯日をもって◯◯部を離れることになりました」で足ります。 理由を書かなくても、案内として欠けるものはありません。
例文（社内向け）
1. 退職・転職される方の送別会
件名：【◯月◯日（◯）】◯◯さん 送別会のご案内（◯月◯日〆切）
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。△△です。
◯◯さんが◯月◯日をもって退職されることになりました。
これまで支えていただいたお礼と、これからのご活躍を願って、送別会を開きます。
■日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00（終了予定）
■場所：◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）
■会費：◯◯円（記念品代を含みます／当日現金）
■出欠：◯月◯日（◯）までに返信でお知らせください
お忙しい時期ですので、ご都合がつかない場合もお気になさらないでください。
幹事：△△
2. 異動・転勤される方の送別会
件名：【◯月◯日（◯）】◯◯さん 送別会のご案内（◯月◯日〆切）
お疲れさまです。△△です。
◯◯さんが◯月◯日付で◯◯支社へ異動されることになりました。
これまでのお礼と、新しい職場でのご活躍を願って、送別の席を設けます。
■日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00（終了予定）
■場所：◯◯
■会費：◯◯円
■出欠：◯月◯日（◯）まで
着任前で慌ただしい時期のため、早めの開催にしています。ご都合のつく方はぜひご参加ください。
3. 定年退職される方の送別会
件名：【◯月◯日（◯）】◯◯さん 定年退職の送別会のご案内（◯月◯日〆切）
各位
◯◯さんが◯月◯日をもって定年退職されます。
長年にわたり、私たちを導いてくださったことへの感謝をお伝えする会を催します。
◯◯さんと仕事をご一緒された他部署・OBの方にもお声がけください。
■日時：◯月◯日（◯）18:30〜20:30（終了予定）
■場所：◯◯
■会費：◯◯円（花束・記念品代を含みます）
■出欠：◯月◯日（◯）までに△△へ
4. 結婚に伴い退職される方の送別会（本人が公表している場合）
◯◯さんがご結婚を機に、◯月◯日をもって退職されることになりました。
これまでのお礼と、新しい生活へのお祝いを込めて、送別会を開きます。
注意
結婚・転居は、本人が社内に公表している場合だけ書いてください。 公表していなければ例文1の「退職されることになりました」にします。
5. 産休・育休に入られる方の壮行会
◯◯さんが◯月◯日から、しばらくお休みに入られます。
日ごろの感謝を込めて、ささやかな会を開きます。業務時間に配慮し、昼休みの短い時間で行います。
■日時：◯月◯日（◯）12:00〜12:45
■場所：◯階 会議室A（お弁当を用意します）
注意
夜の飲み会にしない選択肢もあります。本人の体調と希望を先に聞いてください。
6. 複数名をまとめて送る会
件名：◯月 送別会のご案内（◯◯さん・◯◯さん・◯◯さん）
この春、次の方々が◯◯部を離れられます。
・◯◯さん（◯◯支社へ異動）
・◯◯さん（◯月◯日付で退職）
・◯◯さん（◯◯部へ異動）
皆さんへの感謝を込めて、合同で送別会を開きます。
注意
合同にするかは、送られる全員に事前に確認してください。 一人だけで送られたい人もいます。名前の順番は役職順か五十音順にそろえます。
7. 親しいメンバー向け（くだけた文面）
件名：◯◯さんを送る会やります！
みなさん、お疲れさまです！
ついに◯◯さんが旅立つ日が来てしまいました……。
◯年間お世話になった感謝を、思い切り伝える会にしましょう。
日時：◯月◯日（◯）19:00〜（21:00ごろ終了予定）
場所：◯◯
会費：◯◯円
◯日までに返信ください！
注意
くだけてよいのは、送る範囲が全員顔見知りのときだけです。上司や他部署が入るなら例文1の形にします。
8. 社内チャット（Slack・Teams）向けの短文
【送別会のご案内】
◯◯さん（◯月◯日退職）の送別会を開きます。
日時：◯/◯（◯）19:00〜21:00／場所：◯◯（地図URL）／会費：◯◯円
参加の方はこの投稿に✅、不参加の方は❌でお知らせください（◯/◯〆切）。
注意
チャットはリアクションで出欠を取れるのが利点です。主役が同じチャンネルにいる場合は、会費の記載が本人の目に入る点に気をつけてください。
例文（社外・取引先向け）
9. 取引先の担当者が異動される場合（メール）
件名：送別の席のご相談
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の△△です。
このたびのご異動の由、承りました。長らくのお力添えに、心より御礼申し上げます。
つきましては、ささやかながら送別の席を設けたく存じます。
ご多用のところ恐縮ですが、◯月◯日から◯日のうち、ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。
△△株式会社 △△
注意
社外の方には、まず相手の都合を伺う形にしてください。 日時を決めてから送ると、断りにくくなります。こちらから招く席として、会費は書きません。
10. 紙の案内状（社外・OB向け）
令和◯年◯月◯日
関係各位
△△株式会社 ◯◯部 △△
◯◯◯◯ 送別会のご案内
拝啓 ◯◯の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび弊社◯◯部の◯◯◯◯が、◯月◯日をもちまして退職することとなりました。
つきましては、在職中のご厚誼に感謝し、送別の会を催したく存じます。
ご多用中まことに恐縮ではございますが、ご出席くださいますようご案内申し上げます。
敬具
記
日時 ◯月◯日（◯）18:30〜20:30
場所 ◯◯（住所・電話）
会費 ◯◯円
ご出欠 ◯月◯日までに同封のはがきにてご返信ください
以上
注意
社外・OBに宛てる案内状では、自社の退職者は身内として扱い、「様」や「されます」を付けません。 社内向けメールの「◯◯さん」「退職されます」とは書き分けます。
| 案内メール | 紙の案内状 | |
|---|---|---|
| 向く相手 | 社内、日常的にメールでやりとりする社外の方 | OB・社外の目上の方、改まった会 |
| 冒頭 | 「お疲れさまです」「お世話になっております」 | 日付・宛名・差出人、頭語（拝啓）と時候の挨拶 |
| 詳細の書き方 | ■で箇条書き | 「記」「以上」で囲む |
| 出欠の回答 | 返信 | 返信はがき・電話 |
時候の挨拶は時候の挨拶を参照してください。
例文（本人向け）
主役には、参加者向けとは別の文面で送ります。主役の分を参加者で負担する場合は、会費は書きません。出欠ではなく、日時と場所の確認として送ります。
11. 上司・先輩へ
件名：送別会のご案内
◯◯部長
お疲れさまです。△△です。
先日ご了承いただいた送別会の詳細をお送りします。
日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00
場所：◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）
当日は、最後にひとことご挨拶をお願いできますでしょうか。難しければご遠慮なくお知らせください。
当日を楽しみにしております。
12. 同期・後輩へ
◯◯さん、お疲れさま！
この前話した送別会、◯月◯日（◯）19時から◯◯でやります。
◯◯さんの分の会費はいらないので、身ひとつで来てください。
最後にひとことお願いしたいけど、苦手なら言ってね。
Point
本人向けで挨拶の有無を聞いておくと、当日の突然の指名を避けられます。挨拶の文例は送別会の挨拶にまとめています。
例文（リマインド・確定連絡）
13. 締切前のリマインド（未回答の人だけに）
件名：【再送・◯月◯日〆切】◯◯さん 送別会のご案内
お疲れさまです。△△です。
◯◯さんの送別会の出欠を、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますでしょうか。
お店に人数を伝える必要があるため、ご協力をお願いします。不参加の場合も、ひとことご返信いただけると助かります。
参加確定後の最終連絡（例文の補足）
参加者：◯名で確定しました。
当日は19:00開始です。遅れる場合は△△（携帯◯◯）までご連絡ください。
会費◯◯円は受付で集めます。お釣りのないようご用意をお願いします。
送る前のチェックリスト
- 本人の了解を取った（開催・範囲・書いてよい内容）
- 件名に日付・誰の会か・締切が入っている
- 終了予定時刻を書いた
- 会費の金額と集め方、記念品代を含むかを書いた
- 出欠の締切が、店に人数を伝える日より前
- 欠席でも問題ないと一文入れた
- 退職理由・転職先・私生活に、本人の了解なく触れていない
- 本人向けは別文面で、会費を書いていない
- 宛先に主役が入っていない（参加者向けの場合）。社外の方が混ざるならBCCかを確認
- 挨拶をお願いするかを本人に伝えた
宛先の入れ方はBCCの使い方を参照してください。
よくある失敗
- 参加者向けの案内に主役が入っていた——会費や寄せ書きの集金が本人に見えてしまう
- 「全員参加でお願いします」と書く——就業時間外の会への参加を強制する書き方になる
- 転職先・結婚を勝手に書く——本人がまだ周囲に伝えていないことがある
- 終了時刻がない——帰りを気にする人が欠席に倒れる
- 締切が店の人数確定日より後——結局、未回答の人に個別に聞いて回ることになる
- 欠席の理由を聞く——理由は聞かずに「承知しました」で返す（欠席の連絡）
- 飲めない人への配慮がない——ノンアルコールがある店か確認し、乾杯を強制しない
Point
本人が望まないなら、開かないのも判断です。「慣例だから」で進めると、送られる側に負担をかけます。記念品を集金するなら金額と使途を明示してください（送別の記念品と集金）。
この記事の要点
- 案内を出す前に、本人に開催の意向と書いてよい内容を確認する。
- 件名に日付・誰の会か・締切。本文に終了予定時刻と会費の集め方。
- 退職理由・転職先・結婚は、本人が公表していなければ書かない。「退職されることになりました」で足りる。
- 本人向けは別文面で、会費を書かない。 挨拶の有無もここで聞く。
- 社外の方には、日時を決める前に都合を伺う。
- 出欠の締切は店の人数確定日より前。 リマインドは未回答の人だけに。
- 参加を強制せず、欠席の理由を聞かない。
FAQ
よくある質問
誰の送別会か、日時（開始と終了予定）、場所と最寄り駅、会費と集金方法、出欠の回答方法と締切、欠席でも問題ないこと、記念品や寄せ書きの案内、幹事の連絡先です。件名には日付・誰の会か・締切を入れると、開かなくても要件が伝わります。
本人の了解と日程が決まったら、なるべく早く送ってください。出欠の締切は、店に人数を伝える日より前に置きます。最終出社日の直前は本人が引き継ぎで忙しいため、避けるのが無難です。
書かないのが原則です。「一身上の都合により」も不要で、「退職されることになりました」で足ります。転職先や結婚などは、本人が公表している場合だけ、本人の言葉に合わせて書いてください。
送ります。ただし参加者向けとは別の文面にし、会費は書きません。出欠を問うのではなく、日時と場所の確認として送り、当日に挨拶をお願いするかもそこで伝えます。参加者向けのメールの宛先に主役を入れないよう注意してください。
日時を決めてから送るのではなく、まず候補日を示して相手の都合を伺ってください。日時を決めてから送ると断りにくくなります。こちらから招く席として、会費は書きません。
この記事の例文の◯◯を書き換えるか、日時・場所・会費・締切を入れるだけで件名と本文ができる無料の案内文作成ツールを使ってください。送る前に、記事内のチェックリストで本人の了解・終了予定時刻・欠席でもよい旨が入っているかを確かめます。
お願いする場合は必ず事前に伝えてください。当日に突然指名すると、人前で話すのが苦手な方に負担をかけます。本人向けの案内に「難しければご遠慮なく」と添えて聞くと、断りやすくなります。