展示会
展示会の案内状・招待状 例文
案内メール・はがき・送付状・来場お礼の文面
展示会の案内状・招待状に書くことは①会期と開場時間（曜日つき） ②会場とホール名 ③小間番号 ④入場方法（招待券か来場登録URL） ⑤自社ブースで見られるものの5点です。この5点が揃っていれば、相手は来場するかどうかを判断できます。すぐ下の早見表で送る相手を選ぶと、使う例文が分かります。穴埋めテンプレートと件名の例に続き、既存顧客・見込み客・休眠先・個人のお客様向けの案内メールとはがき、招待券の送付状、会期中のリマインド、来場お礼まで、◯◯を埋めればそのまま使える全文を載せています。案内文の役割は告知ではなく、「その日、あなたのために時間を取ってほしい」と依頼することです。
結論
展示会の事前案内は①会期4〜6週間前の初回案内 ②2〜3週間前の招待券送付 ③会期直前のリマインド ④会期中の当日案内 ⑤会期後3営業日以内のお礼の5回に分けて送ります。初回案内には必ず小間番号・招待券の有無・自社ブースで何が見られるかを明記します。
相手別の例文早見表と穴埋めテンプレート
誰に送るか：例文の早見表
| 送る相手 | 形式 | 使う例文 |
|---|---|---|
| 取引のある既存顧客 | メール | 例文1 |
| 取引のある既存顧客（改まった案内） | はがき・封書DM | 例文2 |
| 商談中・打ち合わせ済みの相手 | メール | 例文3 |
| 名刺交換だけの相手・未接触のリスト | メール一斉配信 | 例文4 |
| しばらく取引のない休眠先 | メール | 休眠先向けの例文 |
| 個人のお客様（展示即売会・内覧会など） | はがき | 個人のお客様向けの例文 |
| 招待券を郵送する相手 | 封書 | 招待券の送付状 |
| 来場登録をお願いする相手 | メール | 来場登録URLの案内 |
| 会期直前・会期中 | メール | 例文5・6 |
| 来場してくれた相手 | メール | 例文7・8 |
穴埋めテンプレート（メール・汎用）
件名：【◯◯展 出展のご案内】◯月◯日〜◯日／◯◯会場 小間番号 ◯◯
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
このたび弊社は、下記の展示会に出展いたします。
◯◯（見どころを一言で）をご覧いただけますので、ご多用中とは存じますが、ぜひお立ち寄りください。
■展示会名：第◯回 ◯◯展
■会期：◯年◯月◯日（◯）〜◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯
■会場：◯◯（◯◯ホール）
■弊社小間：◯◯ホール ◯-◯◯
■入場：◯◯（招待券を同封／下記URLより事前登録）
https://
■弊社ブースでご覧いただけるもの
・◯◯
・◯◯
ご来場いただける日時をお知らせいただければ、担当の◯◯がブースにてお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯
電話：◯◯／メール：◯◯
案内状・招待状に書く項目
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 件名・表題 | 展示会名・会期・小間番号を入れる | 【◯◯展 出展のご案内】11月18日〜20日／東5ホール A-12 |
| 挨拶 | メールは「お世話になっております」、はがき・書状は頭語と時候の挨拶から | 拝啓 晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 |
| 出展の告知 | 出展する展示会名と、案内する理由 | このたび弊社は「第◯回 ◯◯展」に出展いたします。 |
| 見どころ | ブースで見られるものを箇条書きで2〜3点 | ・新製品◯◯の実機デモ ・導入事例のご紹介 |
| 会期・時間 | 年月日と曜日、開場時間 | 2026年11月18日（水）〜20日（金）10:00〜17:00 |
| 会場・小間 | 会場名、ホール名、小間番号をセットで | 東京ビッグサイト 東展示棟 東5ホール A-12 |
| 入場方法 | 招待券の同封か、来場登録URLか | 同封の招待券をご持参ください／下記URLより事前登録をお願いいたします |
| 依頼・結び | 来場日時の返信をお願いする一文 | ご来場の日時をお知らせいただければ、担当者がブースでお待ちしております。 |
| 差出人 | 会社名・部署・氏名・電話・メール | 株式会社◯◯ 営業部 ◯◯／03-0000-0000 |
件名の例
- 既存顧客向け：【◯◯展 出展のご案内】11月18日〜20日／東京ビッグサイト 東5-A12
- 商談中の相手向け：先日ご相談いただいた◯◯を、◯◯展の弊社ブースで実機にてご覧いただけます
- 未接触のリスト向け：11/18〜20 ◯◯展｜◯◯の課題をお持ちの方向けに実機デモを行います
- 招待券の送付：【◯◯展】招待券送付のご案内（株式会社◯◯）
- 直前のリマインド：【11/18（水）から】◯◯展 弊社ブース（東5-A12）のご案内
- 来場お礼：◯◯展へのご来場、誠にありがとうございました（株式会社◯◯）
注意
件名には展示会名・会期・小間番号のうち2つ以上を入れてください。受信箱の一覧で用件が分かり、会期中に探し直すときも見つけやすくなります。
はがき・書状の時候の挨拶（会期の案内を出す月で選ぶ）
| 送る月 | 時候の挨拶の例 |
|---|---|
| 1月 | 新春の候／厳寒の候 |
| 2月 | 立春の候／余寒の候 |
| 3月 | 早春の候／春暖の候 |
| 4月 | 陽春の候／春暖の候 |
| 5月 | 新緑の候／薫風の候 |
| 6月 | 初夏の候／梅雨の候 |
| 7月 | 盛夏の候／猛暑の候 |
| 8月 | 残暑の候／晩夏の候 |
| 9月 | 初秋の候／新秋の候 |
| 10月 | 秋冷の候／錦秋の候 |
| 11月 | 晩秋の候／深秋の候 |
| 12月 | 初冬の候／師走の候 |
挨拶の後は「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」と続け、本文に入ります。頭語「拝啓」には結語「敬具」を対応させてください。はがき・封書では、右上に発信日、左上に宛名（会社名・部署・役職・氏名）を入れます。
案内の設計と送付タイミング
案内は1回で終わらせず、複数回に分け、目的を変えて送るのが基本です。時期ごとに相手に頼むこと（日程を空ける・登録する・来る日を決める）が違うためです。
| 時期 | 送るもの | 目的 | 主な宛先 |
|---|---|---|---|
| 会期の4〜6週間前 | 初回案内（出展のお知らせ） | 日程を空けてもらう | 既存顧客・商談中の見込み客 |
| 会期の2〜3週間前 | 招待券・来場登録URLの送付 | 来場登録を済ませてもらう | 初回案内の宛先全員 |
| 会期の3〜7日前 | リマインド（小間番号・見どころ） | 実際に来る日を決めてもらう | 反応があった相手 |
| 会期中（毎朝） | 当日案内・デモ時間の案内 | その日の来場を促す | まだ来ていない相手 |
| 会期後3営業日以内 | 来場お礼 | 商談につなげる | 来場者・名刺交換者 |
Point
初回案内で反応がなかった相手にも、会期直前に一度だけ再送する価値があります。直前の案内では、小間番号・デモの時刻・当日の連絡先といった来場当日に必要な情報をまとめて届けられるためです。
宛先の分け方
- 既存顧客：日頃の御礼を主軸に。新製品や新しい取り組みの紹介として案内する
- 商談中の見込み客：実機を見られる、担当者と直接話せるという具体的な価値を出す
- 過去接点のある休眠先：近況報告を兼ねる。売り込み色を薄くする
- 未接触のリスト：無理に来場を求めず、展示内容の紹介にとどめる
送付方法の選び方
| 方法 | 向いている相手 | 気をつけること |
|---|---|---|
| メール | 既存顧客・商談中の相手・リスト全体 | 件名で用件が分かるようにする。招待券は来場登録URLか二次元コードで渡す |
| はがき | 既存顧客・個人のお客様 | 表面だけで会期・会場・小間が読めるようにする。紙の招待券は同封できない |
| 封書（DM） | 重要な取引先・招待券を送る相手 | 送付状・招待券・フロアマップを同封する。届くまでの日数を見込む |
| 担当者からの手渡し・口頭 | 訪問予定のある取引先 | あとで会期と小間をメールでも送り、記録に残す |
| 自社サイト・SNSでの告知 | まだ接点のない人 | 個別の案内状の代わりにはならない。案内メールと同じ情報を載せ、リンク先にする |
注意
全員に同じ文面を送ると、既存顧客には他人行儀に、未接触先には唐突に映ります。最低でも「既存顧客」と「それ以外」の2種類は書き分けてください。
既存顧客向けの案内（全文例）
例文1：既存顧客向け 初回案内（メール）
件名：【◯◯展 出展のご案内】11月18日〜20日／東京ビッグサイト 小間番号 東5-A12
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社は、下記の展示会に出展いたします。日頃ご利用いただいている◯◯の新機能に加え、現在開発中の◯◯を実機でご覧いただけます。
記
展示会名：第◯回 ◯◯展
会期：2026年11月18日（水）〜20日（金）10:00〜17:00
会場：東京ビッグサイト 東展示棟
弊社小間：東5ホール A-12
入場：招待券を同封いたします（事前来場登録も可能です：https://example.com/regist）
弊社ブースでご覧いただけるもの
・◯◯の新バージョン（実機デモ・随時）
・◯◯の導入事例3社のご紹介
・開発中の◯◯（会期中のみの先行公開）
◯◯様には日頃から貴重なご意見をいただいており、ぜひ直接ご覧いただきたく存じます。
ご来場いただける日時をお知らせいただければ、担当の◯◯がブースにて必ずお待ちしております。ご都合のよい時間帯をご返信いただけますと幸いです。
以上
株式会社◯◯ 営業部 ◯◯
電話：03-0000-0000／email@example.com
Point
既存顧客向けで書き添えたいのは「担当者がブースで待っている」という約束です。展示会は混雑し、行っても担当者に会えないことがあります。時間を指定してもらえれば、必ず対応できると伝えてください。相手は「行けば話せる」と分かったうえで予定を組めます。
例文2：既存顧客向け 案内状（はがき・DM）
拝啓 深秋の候、貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社はこのたび「第◯回 ◯◯展」に出展する運びとなりました。日頃ご愛顧いただいております◯◯の最新版に加え、本年より展開を開始いたしました◯◯を実機にてご紹介いたします。
ご多用の折とは存じますが、ぜひ弊社ブースへお立ち寄りくださいますようご案内申し上げます。
敬具
記
会期 二〇二六年十一月十八日（水）〜二十日（金） 午前十時〜午後五時
会場 東京ビッグサイト 東展示棟
小間 東五ホール A-12
入場 本状同封の招待券をご持参ください（招待券持参にて入場無料）
以上
株式会社◯◯
代表取締役 ◯◯ ◯◯
会期中にブースで来場者へかける言葉や、開会・朝礼での挨拶は展示会の挨拶 例文に、出展準備の期限は展示会出展の準備スケジュールにまとめています。招待券の送付時期は、このスケジュールから逆算して決めてください。
注意
はがきやDMは、ブースの位置が一目で分かることが命です。小間番号だけでなく、簡易のフロアマップを印刷し、自社の位置に印を付けてください。当日、来場者はそれを手に持って探します。
見込み客・新規向けの案内（全文例）
接点の浅い相手には、日頃の御礼が使えません。相手にとっての来場理由を先に示してください。
例文3：見込み客向け（商談中・メール）
件名：先日ご相談いただいた◯◯、11/18〜20の◯◯展で実機をご覧いただけます
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
ご相談いただいていた◯◯の運用イメージについて、11月18日から東京ビッグサイトで開催される「第◯回 ◯◯展」の弊社ブースで、実機をご覧いただけます。画面や操作感は、資料よりも実際に触っていただくほうが早くご判断いただけると思います。
会期：11月18日（水）〜20日（金）10:00〜17:00
会場：東京ビッグサイト 東展示棟 東5ホール A-12
入場：招待券をお送りします（ご住所をお知らせください）。事前登録でも無料でご入場いただけます → https://example.com/regist
開発担当も常駐していますので、技術的なご質問にもその場でお答えできます。
ご来場が難しい場合は、あらためてオンラインでのデモをご案内いたしますので、お気軽にお知らせください。
株式会社◯◯ ◯◯
電話：03-0000-0000／email@example.com
例文4：見込み客向け（未接触・リストへの一斉配信）
件名：11/18〜20 ◯◯展｜◯◯の課題をお持ちの方向けに実機デモを行います
◯◯様
突然のご連絡失礼いたします。株式会社◯◯の◯◯と申します。
弊社は◯◯業界向けに◯◯を提供しており、このたび「第◯回 ◯◯展」に出展いたします。
ブースでは、◯◯に課題をお持ちの方向けに、次の3点をご覧いただけます。
・◯◯の作業時間を短縮する実機デモ（1回15分・毎正時）
・同業◯社の導入事例（数値つきでご紹介します）
・費用と導入期間の具体的な目安がわかる資料の配布
会期：11月18日（水）〜20日（金）10:00〜17:00
会場：東京ビッグサイト 東展示棟 東5ホール A-12
入場：下記より事前登録いただくと無料でご入場いただけます
https://example.com/regist
お立ち寄りいただける場合も、資料だけご希望の場合も、本メールにご返信ください。
不要な場合は、本メール下部より配信停止の手続きをお願いいたします。
Point
未接触リストへの案内では、デモの開始時刻を明記してください。「随時」より「毎正時・15分」のほうが、来場者は会場を回る予定に組み込めます。
例文：休眠先向け（近況報告を兼ねる・メール）
件名：ご無沙汰しております｜◯◯展に出展いたします（株式会社◯◯ ◯◯）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
ご無沙汰しております。以前◯◯の件でお世話になりました、株式会社◯◯の◯◯です。
その節は大変お世話になりました。
弊社ではその後、◯◯の機能を見直し、◯◯にも対応できるようになりました。
その成果を「第◯回 ◯◯展」でご紹介いたしますので、近況のご報告を兼ねてご案内申し上げます。
会期：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯
会場：◯◯ ◯◯ホール ◯-◯◯
入場：事前登録で無料 → https://example.com/regist
お近くにお越しの際に、お気軽にお立ち寄りいただければ幸いです。
以前ご相談いただいた◯◯についても、現在の状況をお伝えできます。
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯
電話：◯◯／メール：◯◯
注意
休眠先には、来場を強く求めるより「前回から何が変わったか」を一つ書くほうが、返信のきっかけになります。前回の担当者が異動している場合もあるため、宛名の部署と氏名は送る前に確認してください。
例文：個人のお客様向け（展示会・展示即売会のはがき）
◯◯様
いつも◯◯をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
このたび、新作を中心とした展示会を下記のとおり開催いたします。
実際に手に取ってお確かめいただける機会です。ご家族やご友人とご一緒に、どうぞお気軽にお越しください。
記
日時 ◯月◯日（◯）〜◯日（◯） 午前◯時〜午後◯時
会場 ◯◯（◯◯市◯◯町◯-◯）
◯◯駅から徒歩◯分／駐車場あり（◯台）
ご来場特典 本状をお持ちの方に◯◯を差し上げます
ご予約いただければ、担当の◯◯がご案内いたします。
お問い合わせ・ご予約 電話◯◯（受付時間◯時〜◯時）
以上
◯◯（店名・会社名） 担当 ◯◯
注意
個人のお客様には、会場への行き方（最寄り駅・駐車場）と電話の受付時間を必ず書いてください。年配のお客様が多い場合は、はがきの文字を大きくし、URLだけでなく電話での予約・問い合わせ先を目立たせます。「本状をお持ちの方」と特典を付けると、はがきを当日持ってきてもらえます。
招待券・小間番号・来場特典の書き方
招待券の案内
| 方式 | 案内文での書き方 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 紙の招待券を郵送 | 「同封の招待券をご持参ください（招待券持参で入場無料）」 | 既存顧客、はがき・DM併用時 |
| 二次元コード | 「下記の二次元コードを会場受付でご提示ください」 | メール案内、直前の送付 |
| 事前登録URL | 「下記より事前登録をお願いします（弊社の招待コード：◯◯◯◯）」 | 主催者の登録システムを使う展示会 |
| 当日受付で申告 | 「受付で弊社名をお伝えください」 | 招待券の在庫がない場合の代替 |
注意
主催者から配られる招待券の枚数に上限がある場合は、「数に限りがあるため、ご希望の方はお早めにご連絡ください」と一文添えると、配布の優先順位を付けやすくなります。1社から複数名が来る場合に備えて、必要枚数を聞く欄を作ってください。
例文：招待券の送付状（郵送に同封）
拝啓 晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
先日ご案内いたしました「第◯回 ◯◯展」の招待券を、本状に同封してお送りいたします。
会場受付にて招待券をご提示いただきますと、ご入場いただけます。
同封書類
・招待券 ◯枚
・弊社ブースの位置を記したフロアマップ 1部
追加の招待券が必要な場合や、ご来場の日時がお決まりになりましたら、担当の◯◯までお知らせください。
皆様のご来場を心よりお待ち申し上げております。
敬具
株式会社◯◯ 営業部 ◯◯
電話：03-0000-0000
例文：来場登録URLの案内（メール）
件名：【◯◯展】事前来場登録のお願い（弊社小間：東5ホール A-12）
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご案内いたしました◯◯展は、事前に来場登録をしていただくと当日の受付がスムーズです。下記URLよりご登録をお願いいたします。
来場登録：https://example.com/regist
招待コード：◯◯◯◯（登録画面の入力欄にご入力ください）
登録後に表示される二次元コードを、当日会場の受付でご提示ください。
ご不明な点がございましたら、本メールにご返信ください。
小間番号の書き方
- ホール名と小間番号をセットで：「東5ホール A-12」。番号だけでは会場内で探せません
- 目印を添える：「入口から入って左手、◯◯社さんの向かい」など
- フロアマップのURLか画像：主催者公式のマップに自社位置を示したものが最も親切
- 最寄りの入口：大規模会場では入口の選択で徒歩時間が大きく変わります
来場特典の書き方
ご来場いただいた方には、弊社が本年まとめた「◯◯業界の◯◯実態調査レポート（全32ページ）」を進呈いたします。同業◯社への調査をもとに、◯◯の実施状況と課題を整理したものです。ブース受付にて本メールの画面をご提示ください。
Point
来場特典は「もらって嬉しいもの」より「業務で使えるもの」にすると、検討中の相手に来場の理由を渡せます。ノベルティだけだと、商談につながらない名刺交換が増えがちです。調査レポート、チェックリスト、価格表など、検討中の人が欲しがるものを設計してください。
会期直前・会期中のリマインド
例文5：会期3日前のリマインド
件名：【11/18（水）から】◯◯展 弊社ブース（東5-A12）のご案内
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
11月18日（水）から始まる◯◯展について、あらためてご案内いたします。
会期：11月18日（水）〜20日（金）10:00〜17:00
小間：東5ホール A-12（東5ホールの入口から入り、まっすぐ進んで左手です）
マップ：https://example.com/map
会期中のデモ時間
・◯◯の実機デモ：毎日 11:00 / 13:00 / 15:00（各15分）
・導入事例のご紹介：随時（お声がけください）
ご来場予定の日時をお知らせいただければ、担当がブースでお待ちしております。
当日のご連絡は、◯◯の携帯（090-0000-0000）までお願いいたします。
例文6：会期中の当日案内（短文・毎朝）
件名：本日も◯◯展に出展しております（東5-A12・17時まで）
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
本日も◯◯展に出展しております。
小間：東5ホール A-12
時間：本日17:00まで（最終受付16:30）
デモ：11:00 / 13:00 / 15:00（各15分）
昨日は多くの方にお立ち寄りいただき、◯◯についてのご質問を多数いただきました。
お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。当日のご連絡は090-0000-0000までお願いいたします。
注意
会期中のメールは短く、当日の情報だけにしてください。会場へ向かう途中にスマートフォンで読まれることを想定し、小間番号・終了時刻・連絡先の3点がすぐ読める長さにします。
会期中のリマインドで避けること
- 初日に来場済みの相手へ、同じ案内を再送する（名簿の更新を毎日行う）
- 「昨日は大盛況でした」だけの自慢で終わる内容にする
- 最終日の夕方に「まだ間に合います」と送る（相手はもう動けない）
- 添付ファイルを付ける（移動中は開けない。URLにする）
案内状を送る前の確認チェックリスト
- 会期の曜日が日付と合っている（カレンダーで照合する）
- 会場名・ホール名・小間番号が、主催者の最新の出展者一覧と一致している
- 開場・閉場の時刻、最終日だけ早く終わるかどうかを確認した
- 招待券の同封漏れがない／来場登録URLと招待コードが実際に開ける
- 宛名の会社名・部署・役職・氏名に誤字がない（「様」と「御中」を重ねていない）
- 相手に合った例文を使っている（既存顧客に「突然のご連絡失礼いたします」と書いていない）
- 差出人の電話番号と、会期中に連絡がつく担当者の携帯番号を書いた
- 一斉配信は宛先をBCCにするか配信システムを使い、配信停止の方法を書いた
- テストで自分宛てに送り、スマートフォンで表示が崩れないか見た
メールの一斉送信で宛先が見えてしまう事故を防ぐ方法はBCCの使い方にまとめています。
来場お礼と、次につなげる文面
来場お礼のメールの書き分けは展示会のお礼メール例文でも件名・一斉送信の形で整理しています。会期後のお礼は3営業日以内が目安です。時間が空くほど、相手は多くのブースの中から自社を思い出しにくくなります。
例文7：来場お礼（名刺交換をした相手へ）
件名：◯◯展へのご来場、誠にありがとうございました（株式会社◯◯）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。11月19日に◯◯展の弊社ブース（東5-A12）にてご挨拶させていただきました、株式会社◯◯の◯◯です。
このたびはご多用のところ弊社ブースへお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
◯◯の運用についてお聞かせいただいた「◯◯の作業に月◯時間かかっている」というお話は、私どもにとっても大変参考になりました。
ブースでご覧いただいた◯◯の資料と、当日お尋ねいただいた◯◯への対応可否をまとめた資料を添付いたします。
・製品概要資料（PDF）
・◯◯業界での導入事例（3社）
・費用と導入期間の目安
実際の運用に近い形でのデモも承っております。オンラインで30分ほどお時間をいただければ、貴社の◯◯に当てはめた形でご覧いただけます。ご関心がありましたら、ご都合のよい日時を2〜3お知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社◯◯ 営業部 ◯◯
電話：03-0000-0000／email@example.com
Point
お礼メールでは、ブースでの会話を1行でも具体的に引用してください。「◯◯についてご質問いただいた」と書けば、相手は自分宛の文だと認識します。そのために、当日ブースで会話メモを取る運用が必要です。
例文8：来場お礼（資料請求のみ・立ち寄りのみの相手へ）
件名：◯◯展 弊社ブースへのご来場ありがとうございました
◯◯様
先日開催の◯◯展にて、弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
会期中にご案内しておりました資料を、あらためてお送りいたします。
・製品概要資料
・導入事例集
・よくいただくご質問と回答
→ https://example.com/download
会期中はご説明が十分に行き届かなかった点もあるかと存じます。ご不明な点がございましたら、本メールにご返信いただければお答えいたします。
また、来年◯月に◯◯をテーマとしたオンラインセミナーを予定しております。詳細が決まりましたらあらためてご案内させていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。
お礼メールの送り分け
| 相手の状態 | 送るタイミング | 本文の主眼 |
|---|---|---|
| 具体的な検討中と分かった相手 | 当日中〜翌営業日 | 個別の質問への回答と、次回打ち合わせの提案 |
| デモを見た・説明を聞いた相手 | 3営業日以内 | 会話の引用＋資料送付＋オンラインデモの提案 |
| 立ち寄っただけ・資料のみ | 3営業日以内（一斉配信可） | 資料のダウンロードURLと次回イベントの予告 |
| 競合・学生・調査目的 | 一斉配信で十分 | 資料URLのみ。営業提案は入れない |
出展そのものの準備や費用の考え方は展示会出展の準備と費用を、会期後のリード処理や商談化の管理はイベント後のフォローを参照してください。
この記事の要点
- 事前案内は4〜6週間前、2〜3週間前、直前、会期中、会期後の5回に分けて送る。
- 初回案内には小間番号、招待券の有無、ブースで何が見られるかを必ず書く。
- 既存顧客には「担当者がブースで待つ」と約束し、来場日時の返信をお願いする。
- デモは「随時」でなく開始時刻を明記する。来場者は予定に組み込んで動く。
- 来場特典はノベルティより、検討中の人が業務で使える資料にする。
- お礼は3営業日以内。ブースでの会話を1行引用し、自分宛の文だと伝わるようにする。
FAQ
よくある質問
会期と開場時間、会場とホール名、小間番号、招待券や来場登録の方法、ブースで見られるものの5点です。既存顧客には時候の挨拶と日頃の御礼から入り、新製品の紹介として案内します。はがきやDMでは、簡易のフロアマップに自社の位置を示しておくと当日探してもらえます。
早さを優先するならメールです。会期後3営業日以内を目安に、ブースでの会話を一言引用して送ります。はがきや手紙のお礼状は、既存顧客や特にお世話になった相手に、メールに加えて送ると丁寧な印象になります。
初回は会期の4〜6週間前が目安です。2〜3週間前に招待券や来場登録URLを送り、会期の3〜7日前に小間番号とデモの時刻をまとめたリマインドを送ります。初回で反応がなかった相手にも、直前に一度だけ再送する価値があります。会期中は毎朝、まだ来ていない相手へ短文で当日の案内を送ります。
まず主催者からの割当枚数を確認し、送り先ごとに何名で来場しそうかを聞いて必要数を見積もってください。割当が足りない場合、事前来場登録のURLで入場できる展示会であれば、紙の招待券は優先度の高い相手に絞り、ほかの相手には来場登録URLを案内する運用にできます。
不十分です。大規模会場では番号だけでは探せません。ホール名、最寄りの入口、フロアマップのURL、周辺の目印を添えてください。自社位置に印を付けたマップ画像を用意しておくと、当日の問い合わせを減らせます。
このページでは、出展を知らせて来場をお願いする文書を案内状、招待券や招待コードを添えて招く文書を招待状と呼び分けています。書く項目は同じで、会期、会場とホール名、小間番号、入場方法、ブースで見られるものの5点です。招待券を同封する場合は、本文に「同封の招待券をご持参ください」と入場方法を明記してください。
「拝啓」と時候の挨拶から始め、日頃の御礼、出展のお知らせ、来場のお願いを書いて「敬具」で結びます。そのあとに「記」として会期・会場・小間・入場方法を箇条で書き、「以上」で締めます。11月に送るなら「晩秋の候」「深秋の候」などを使います。小間の位置が分かる簡易のフロアマップを載せると、当日そのまま持って探してもらえます。
展示会名・会期・小間番号のうち2つ以上を入れます。たとえば「【◯◯展 出展のご案内】11月18日〜20日／東京ビッグサイト 東5-A12」です。商談中の相手には「先日ご相談いただいた◯◯を、◯◯展で実機にてご覧いただけます」のように、相手にとっての来場理由を件名に出すと用件が伝わります。
3営業日以内が目安です。検討が具体的に進んでいると分かった相手には、当日中か翌営業日に個別で送ってください。時間が空くほど、多くのブースを回った相手には誰からのメールか分かりにくくなります。
相手の状態で分けてください。具体的な質問があった相手には、次の打ち合わせやオンラインデモの提案を入れて構いません。立ち寄っただけの相手には、資料のURLと次回イベントの予告にとどめ、提案は入れないほうが関係が続きます。
送って構いません。近況報告を兼ねて、前回の取引から何が変わったかを一つ書くと、売り込み色が薄くなります。担当者が異動していることもあるため、宛名は送る前に確認してください。
「貴社ますますご清栄」などの法人向けの挨拶は使わず、日頃のご愛顧への御礼から書きます。会場の住所、最寄り駅、駐車場の有無、電話での予約・問い合わせ先と受付時間を必ず入れてください。はがきは文字を大きくし、特典を付けるなら「本状をお持ちの方」とすると当日持参してもらえます。
既存顧客や商談中の相手、リストへの一斉案内はメールが向いています。紙の招待券を渡したい重要な取引先には封書、個人のお客様や改まった案内をしたい既存顧客にははがきを使います。紙で送った相手にも、会期直前にはメールで小間番号とデモの時刻を送ると当日探してもらえます。
検討中の人が業務で使えるものが有効です。業界の調査レポート、費用の目安が分かる資料、導入手順のチェックリストなどです。ノベルティだけだと、名刺は集まっても検討中の相手に来場の理由を渡せません。