文例
留守番電話のメッセージ例文
ビジネスで残す順番・内容・相手別の言い方
留守番電話にメッセージを残すときは、名乗り、用件の一言、折り返しの要否の三つが入っていれば十分です。長く話すほど聞き返しにくくなるので、要点だけを短く、ゆっくり残してください。
そのまま読める基本の一言はこちらです。
「株式会社△△の□□です。◯◯の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しお電話をいただけますでしょうか。電話番号は◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯です。よろしくお願いいたします。」
このページでは、相手別・用件別の残し方と、残した後のフォローをまとめました。お詫びの電話で留守電になったときはお詫びの電話のかけ方、不在着信への折り返しは電話に出られなかったときの折り返しを見てください。
結論
ビジネスの留守電メッセージは①会社名と名前 ②誰あての電話か（代表番号や共用の電話のとき） ③何の件か ④折り返してほしいか、こちらからかけ直すか ⑤連絡先 ⑥結びの挨拶で構成します。詳しい内容や数字・日付が多い用件は、留守電では「メールをお送りしました」と伝え、中身はメールで送ります。
留守電に残す基本の流れ
- 01
名乗る
「株式会社△△の□□です」。初めての相手なら「株式会社△△ ◯◯部の□□と申します」と部署まで。
- 02
誰あてかを言う
代表番号や部署の共用電話なら「◯◯部の◯◯様あてのご連絡です」と添えます。本人の携帯なら省いて構いません。
- 03
用件を一言で
「◯◯の件でお電話いたしました」。中身は話しすぎず、何の件か分かる程度にとどめます。
- 04
折り返しの要否
「折り返しお電話をいただけますでしょうか」か「改めてこちらからお電話いたします」のどちらかをはっきり言います。
- 05
連絡先
折り返しを頼むときは電話番号を区切って言い、もう一度繰り返します。
- 06
結び
「よろしくお願いいたします。失礼いたします」で終えます。
Point
話す前に、言うことをメモに書いておくと落ち着いて残せます。留守電に切り替わってから考え始めると、「えーと」が増えて長くなります。かける前に、用件の一言と自分の電話番号だけでも書き出しておいてください。
場面別の留守電メッセージ例
取引先に折り返しを頼むとき（かける側）
株式会社△△の□□です。いつもお世話になっております。
来週のお打ち合わせの件でお電話いたしました。
恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しお電話をいただけますでしょうか。
電話番号は◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯です。繰り返します、◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯です。
よろしくお願いいたします。失礼いたします。
こちらからかけ直すとき（折り返し不要）
株式会社△△の□□です。お世話になっております。
お見積もりの件でお電話いたしました。
また改めてこちらからお電話いたしますので、折り返しのお電話には及びません。
失礼いたします。
注意
折り返し不要なら、「折り返しのお電話には及びません」と言い切ると、相手が気をつかわずに済みます。いつかけ直すかを言えるなら「本日の夕方に改めてお電話いたします」と添えます。
初めての相手に残すとき
突然のお電話失礼いたします。株式会社△△ ◯◯部の□□と申します。
◯◯様からご紹介をいただき、◯◯の件でご連絡いたしました。
詳しい内容はメールでもお送りいたします。
改めてお電話いたしますが、ご都合がよろしければ、◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯までご連絡をいただけますと幸いです。
失礼いたします。
代表番号の留守電に残すとき（営業時間外など）
株式会社△△の□□と申します。◯◯部の◯◯様あてのご連絡です。
◯◯の件でお電話いたしました。
明日、改めてお電話いたします。
失礼いたします。
代表番号の留守電は、誰が聞くか分かりません。誰あてかを最初に言い、込み入った用件は話さないほうが無難です。
上司の携帯に残すとき（社内）
お疲れさまです。□□です。
◯◯社の◯◯様から、明日の訪問時間を変更したいとお電話がありました。
詳しくはチャットでお送りしました。お手すきの際にご確認をお願いいたします。
失礼いたします。
取引先の携帯電話にかけるときの時間帯や第一声は携帯電話に仕事の電話をかけるマナーにまとめています。
急ぎの用件のとき
株式会社△△の□□です。お世話になっております。
本日お届け予定の◯◯の件で、急ぎご確認いただきたいことがあり、お電話いたしました。
お手数をおかけして恐縮ですが、こちらのメッセージをお聞きになりましたら、◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯までお電話をいただけますでしょうか。
メールでも同じ内容をお送りしております。よろしくお願いいたします。
注意
急ぎのときも、留守電で強い言い方をするより、メールや会社の代表番号など別の手段も同時に使うほうが確実です。
相手の留守電を聞いて折り返すとき（受ける側の会話）
自分：株式会社△△の□□です。お電話をいただいていたようで、留守番電話のメッセージを伺いました。ご連絡ありがとうございます。
相手：お忙しいところすみません。実は◯◯の件で……
自分：承知いたしました。では、◯◯日までにご返事いたします。
メッセージを聞いて折り返すときは、「メッセージを伺いました」と最初に言うと、相手は用件をもう一度説明しなくて済みます。
自分の留守電の応答メッセージ（社用携帯）
社用携帯の応答メッセージを自分で録音できる場合の例です。録音してよいか、決まった文言があるかは、会社の決まりに従ってください。
お電話ありがとうございます。株式会社△△の□□です。
ただいま電話に出ることができません。
お手数ですが、お名前とご用件をお話しください。こちらから折り返しご連絡いたします。
株式会社△△の□□です。
本日は休暇を取っております。◯◯日より対応いたします。
お急ぎのご用件は、◯◯部（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡くださいますよう、お願いいたします。
注意
長い休みのときは、メールの自動応答と内容をそろえると相手が迷いません。自動応答の文面は不在時の自動返信メールにまとめています。
残す前に確かめること
- 会社名と名前を最初に言うか
- 何の件かを一言で言えるか
- 折り返してほしいのか、こちらからかけ直すのかが決まっているか
- 電話番号を区切って、二度言えるように手元に書いたか
- 金額・日付・住所など聞き間違えやすい情報はメールに回したか
- 社外秘の内容や個人の情報を留守電に入れていないか
避けたい残し方
| 避けたい残し方 | 理由 | こう言い換える |
|---|---|---|
| 何も残さずに切る（何度も） | 誰から何の件か分からず、相手が不安になる | 名前と「改めてお電話いたします」だけでも残す |
| 用件を最初から最後まで詳しく話す | 長くて聞き返しにくい | 「◯◯の件で」と一言にし、詳しくはメールで |
| 「お電話ください」で終わる | 命令のように聞こえることがある | 「折り返しお電話をいただけますでしょうか」 |
| 電話番号を早口で一度だけ言う | 聞き取れないと折り返せない | 区切ってゆっくり、二度言う |
| 「また電話します」とだけ言う | いつかけてくるのか分からない | 「本日の夕方に改めてお電話いたします」 |
| 社外秘の情報を話す | 誰が聞くか分からない | 「詳しくはメールでお送りします」 |
残した後のフォロー
留守電を残したことをメールで伝える
件名：◯◯の件（お電話いたしました）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
◯◯の件について、以下をご確認いただけますでしょうか。
（用件）
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
折り返しをもらえたときのお礼
お忙しいところ、折り返しのお電話をいただき、ありがとうございます。
メールでの連絡全般の書き方は連絡メールの書き方にまとめています。
この記事の要点
- 留守電は名乗り→誰あてか→用件の一言→折り返しの要否→連絡先→結び。
- 折り返しを頼むなら電話番号を区切って二度言う。
- 折り返し不要なら「折り返しのお電話には及びません」と言い切る。
- 詳しい内容や聞き間違えやすい情報はメールで補う。
- 社外秘や個人の情報は留守電に入れない。
FAQ
よくある質問
一度だけなら、改めてかけ直すつもりであれば問題ないと考える人もいます。ただ、着信履歴だけが何度も残ると、相手は誰から何の件か分からず不安になります。迷ったら、名前と「改めてお電話いたします」だけでも残しておくと親切です。
失礼とまでは言えませんが、指示のように受け取られることもあるので、目上や社外の相手には「お手すきの際に、折り返しお電話をいただけますでしょうか」と尋ねる形にすると柔らかくなります。
名乗り・用件の一言・折り返しの要否・連絡先が入れば十分です。話すことを先にメモしておき、詳しい内容はメールで送ると短くまとまります。
急ぎの用件や、日付・金額など聞き間違えやすい内容がある場合は、メールでも送っておくと確実です。留守電では「メールでもお送りしております」と添えると、相手がどちらを見ればよいか分かります。
「株式会社△△の□□です。留守番電話のメッセージを伺いました。ご連絡ありがとうございます」と、メッセージを聞いたことを最初に伝えると、相手は用件を説明し直さずに済みます。