メール
有給休暇の申請メール 例文集
件名・理由・当日・半休の書き方
すぐ送るなら、次の形をそのまま使えます。件名「【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（氏名）」、本文「私用のため、◯月◯日（◯）に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。当日の◯◯は前日までに終え、問い合わせは◯◯さんにお願いしております。」書く項目は「日付と休みの種類（終日・半休など）」「理由（書くなら一言）」「引き継ぎ」「休み中の連絡のつき方」の4つです。申請の方法と期限は会社の決まり（就業規則）に従い、日が決まったらなるべく早めに直属の上司へ相談します。下に、1日・連休・半休・当日・翌日・チャット・派遣社員・部署への共有・取引先・日程変更・休み明けのお礼まで、場面別の例文を並べました。
結論
有給休暇の申請メールは①休みたい日付と休みの種類 ②理由（必要なら一言） ③仕事の段取りと引き継ぎ先 ④休み中の連絡のつき方で構成します。労働基準法第39条第5項は、有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならないと定めています（事業の正常な運営を妨げる場合のただし書きがあります）。条文に請求の理由についての定めはありません。申請の方法・期限・半休や時間単位で使えるかは会社ごとに違うので、就業規則を確認してください。
結論：いつ・誰に・何で・何を書くか
| 決めること | 基本 | 補足 |
|---|---|---|
| いつ | 休みたい日が決まったら、なるべく早めに | 申請の期限は会社の決まりに従う。連休や繁忙期は特に早めに |
| 誰に | 直属の上司 | 勤怠を管理する部署への届け出が別にあれば、そちらも。派遣社員は派遣会社の手順も確認 |
| 何で | 会社の決まった方法（社内システム・申請書・メール） | システムで申請する職場でも、上司にはメールやチャットで一言添えると伝わりやすい |
| 何を | 日付・休みの種類・引き継ぎ・連絡のつき方 | 理由を書くなら「私用のため」など一言 |
◯◯課長、今お時間よろしいでしょうか。
◯月◯日（◯）に、有給休暇をいただきたいと考えております。
私用のためです。当日の◯◯は前日までに終えて、問い合わせは◯◯さんにお願いするつもりです。
後ほど、申請も出しておきます。
そのまま使える件名の一覧
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 1日休む | 【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（氏名） |
| 連休 | 【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）〜◯月◯日（◯）（氏名） |
| 半休 | 【半日休暇のご相談】◯月◯日（◯）午後（氏名） |
| 当日の朝 | 【本日休暇のお願い】◯月◯日（◯）（氏名） |
| 了承後に正式申請を知らせる | 【有給休暇 申請済み】◯月◯日（◯）（氏名） |
| 日程を変える・取り消す | 【有給休暇の日程変更】◯月◯日→◯月◯日（氏名） |
| 部署への共有 | 【不在のお知らせ】◯月◯日（◯）（氏名） |
| 取引先へ | ◯月◯日（◯）不在のお知らせ（会社名 氏名） |
件名に「有給休暇」「日付」「氏名」の3つが入っていれば、上司は開く前に用件がわかり、あとから探すときも見つけやすくなります。
理由は書かないといけないか（労働基準法第39条）
労働基準法第39条第5項は、使用者は有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならないと定めています。同じ項のただし書きで、請求された時季に与えることが事業の正常な運営を妨げる場合は、他の時季に与えることができるとしています。
Point
条文には、請求するときの理由についての定めはありません。申請の理由を書く場合も、「私用のため」と一言にとどめる書き方があります。ただし、申請書の書式や記入する項目、申請の期限、半日・時間単位で使えるかどうかは会社ごとに違います。就業規則を確認し、会社の決まりに従ってください。
| 理由の書き方 | 使える場面 | 例 |
|---|---|---|
| 書かない | 理由の欄がなく、上司との関係も普段どおりのとき | 「◯月◯日に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします」 |
| 一言だけ | 迷ったらこれ | 「私用のため」「家庭の事情のため」 |
| 少しだけ具体的に | 繁忙期・連休・急な申し出で、上司に事情を汲んでほしいとき | 「家族の行事のため」「通院のため」「子どもの学校行事のため」 |
繁忙期や大事な予定と重なる日は、理由を書くかどうかより、休んでも仕事が回る段取りを先に示すほうが、上司は判断しやすくなります。
手段の選び方（口頭・メール・チャット・社内システム）
| 手段 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 口頭 | 最初の相談。上司が近くにいるとき | 忙しそうな時間を避け、「今お時間よろしいでしょうか」と声をかける |
| メール | 日付と引き継ぎを記録に残したいとき・上司が離れた拠点にいるとき | 件名に「有給休暇」と日付を入れる |
| チャット（Teams・Slackなど） | チャットでの相談が日常的な職場・当日の朝 | 了承をもらったら、正式な申請は会社の決まった方法で出す。スタンプだけで済ませない |
| 社内システム・申請書 | 会社で決まっている正式な申請 | 期限と記入項目は会社の決まりに従う。上司に一言添える |
そのまま使える例文（場面別・相手別）
① 上司へ・1日休む（メール）
件名：【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（□□）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
私用のため、◯月◯日（◯）に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。
当日予定していた◯◯の作業は、前日までに終える予定です。
当日の問い合わせは、◯◯さんに対応をお願いしております。
ご確認いただけましたら、社内システムで申請いたします。
よろしくお願いいたします。
② 上司へ・理由を書かない最短版（メール）
件名：【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（□□）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。
当日の業務は前日までに調整し、急ぎの件は◯◯さんにお願いしております。
よろしくお願いいたします。
③ 上司へ・連休を取る（メール）
件名：【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）〜◯月◯日（◯）（□□）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。
家族の行事があり、早めにご相談したく、ご連絡いたしました。
休みの間の段取りは以下のとおりです。
・◯◯の締め切り：休みに入る前に提出します
・◯◯社との定例：◯◯さんに出席をお願いしました
・取引先には、休みの一週間前を目安に不在をお知らせします
ご都合が悪ければ、日程を調整いたします。
よろしくお願いいたします。
注意
連休は、なるべく早めに相談するほど、周りも予定を組みやすくなります。「ご都合が悪ければ調整します」と添えると、上司も答えやすくなります。
④ 上司へ・半休を取る（メール）
件名：【半日休暇のご相談】◯月◯日（◯）午後（□□）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
通院のため、◯月◯日（◯）の午後に半日の有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。
午前中に◯◯の資料を仕上げ、◯◯さんに共有しておきます。
午後の問い合わせは◯◯さんにお願いしております。
よろしくお願いいたします。
半日や時間単位で有給休暇を使えるかどうかは、会社ごとに違います。使えない職場では、早退や遅刻の扱いになることもあるので、就業規則を確認してください。早退として相談する文面は早退の連絡・申し出にあります。
⑤ 上司へ・繁忙期に申し出る（口頭）
◯◯課長、今お時間よろしいでしょうか。
忙しい時期に申し訳ないのですが、◯月◯日（◯）に有給休暇をいただけないかと考えております。
子どもの学校行事があるためです。
◯◯の締め切りは前倒しで終え、当日の問い合わせは◯◯さんに引き受けてもらえることになっています。
難しいようでしたら、ご相談させてください。
⑥ 上司へ・急に翌日休みたい（チャット）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
急なご相談で申し訳ございません。
家庭の事情で、明日◯月◯日（◯）に有給休暇をいただくことはできますでしょうか。
明日の◯◯の打ち合わせは、◯◯さんに代わりに出てもらえるか確認済みです。
難しいようでしたら、ご相談させてください。
⑦ 上司へ・当日の朝、体調不良で休む（チャット・メール）
件名：【本日休暇のお願い】◯月◯日（◯）（□□）
◯◯課長
おはようございます。□□です。
発熱があり、本日はお休みをいただけますでしょうか。
可能であれば、有給休暇として扱っていただけますと幸いです。
本日の◯◯の打ち合わせは、◯◯さんに代わりをお願いできるか確認しています。
急ぎの件があれば、携帯にご連絡ください。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
注意
当日の休みを有給休暇に充てられるか、前日・当日の申し出を受け付けるかは会社の決まりに従います。当日はまず休むことと段取りを伝え、扱いは上司や勤怠の担当に確かめます。電話で伝える言い方は体調不良で休む連絡にまとめています。
⑧ 上司へ・チャットの短文版（Teams・Slackなど）
◯◯課長、お疲れさまです。
◯月◯日（◯）に有給休暇をいただけますでしょうか（私用です）。
当日の◯◯は◯◯さんにお願いしています。問題なければ申請を出します。
⑨ 派遣社員・派遣会社の担当者と派遣先の上司へ（メール）
件名：【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（□□）
株式会社◯◯（派遣会社）
◯◯様
お世話になっております。◯◯社で勤務しております□□です。
私用のため、◯月◯日（◯）に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします。
就業先の◯◯課長には、本日口頭でお伝えし、了承をいただいております。
手続きに必要なものがあれば、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
注意
派遣社員は、申請先と手順を派遣会社の案内で確かめ、派遣会社の担当者と就業先の上司の両方に伝わるようにします。どちらに先に伝えるかも案内に従ってください。
⑩ 部署・チームへ不在を共有する（メール・チャット）
件名：【不在のお知らせ】◯月◯日（◯）（□□）
チームの皆さま
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）は有給休暇のため不在にします。
◯◯の件は◯◯さん、◯◯の件は◯◯さんにお願いしています。
急ぎの連絡は、チャットでお送りください。翌日に確認します。
よろしくお願いします。
⑪ 同僚へ・引き継ぎを頼む（チャット）
◯◯さん、お疲れさまです。
◯月◯日（◯）に有給休暇を取る予定です。課長には相談済みです。
その日、◯◯社から◯◯の件で問い合わせがあったら、対応をお願いできますか。
経緯は共有フォルダの「◯◯」にまとめておきます。
代わりに、◯◯さんが休むときは私が引き受けます。
⑫ 取引先へ・休みを事前に知らせる（メール）
件名：◯月◯日（◯）不在のお知らせ（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）は休暇のため不在にいたします。
当日のご連絡は、弊社の◯◯（メール：◯◯）が承ります。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
注意
取引先には休む理由を書く必要はありません。「有給休暇」という言葉も使わず「休みをいただいております」「不在にしております」で足ります。自動返信の文面は不在・休暇の連絡メールにまとめています。
⑬ 上司から了承をもらったときの返信（メール）
件名：Re：【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（□□）
◯◯課長
ご確認いただき、ありがとうございます。
社内システムで申請いたしました。
休みの前に、引き継ぎの内容を改めてご報告いたします。
⑭ 日をずらしてほしいと言われたときの返信（メール）
◯◯課長
ご検討いただき、ありがとうございます。
承知いたしました。◯月◯日（◯）が難しいとのこと、代わりに◯月◯日（◯）か◯月◯日（◯）ではいかがでしょうか。
ご都合のよい日をお知らせいただければ、改めて申請いたします。
⑮ 申請した日を変更・取り消す（メール）
件名：【有給休暇の日程変更】◯月◯日→◯月◯日（□□）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
先日ご了承いただいた◯月◯日（◯）の有給休暇ですが、予定が変わり、◯月◯日（◯）に変更させていただけますでしょうか。
お手数をおかけし、申し訳ございません。
ご確認いただけましたら、社内システムの申請も修正いたします。
（取り消す場合は「◯月◯日の有給休暇は取り消し、通常どおり出勤いたします」と書きます）
注意
日程を変えたら、引き継ぎを頼んだ同僚と、不在を知らせた取引先にも知らせ直します。
言い回しの比較：「いただきます」「取らせていただきます」「取ります」
| 言い方 | 向いている相手・場面 | ひとこと |
|---|---|---|
| 「有給休暇をいただきたく、ご相談いたします」 | 上司への最初の申し出 | 相談の形なので、上司が返事をしやすい |
| 「有給休暇をいただけますでしょうか」 | 上司へ・チャットや口頭 | 短く、お願いの形になる |
| 「有給休暇を取らせていただきます」 | 了承をもらった後の報告・部署への共有 | 了承の前に使うと、決定の通知に聞こえやすい |
| 「◯日に有給を取ります」 | 同僚との会話 | 上司や社外には使わない |
| 「休みをいただいております」「不在にしております」 | 取引先・社外 | 「有給」という言葉を出さない |
「させていただく」は、相手の許しを得て行うことに使う言い方です。一通の中で何度も重ねると回りくどくなるので、一度くらいにとどめます。使い方の詳しい説明は「させていただく」の使い方、言い回し全体はビジネス敬語・言い回しの一覧を見てください。
よくある失敗と直し方
| 失敗 | なぜ困るか | 直し方 |
|---|---|---|
| 「◯日は休みます」と決定だけ伝える | 相談の形になっておらず、職場の段取りが見えない | 「◯日に有給休暇をいただきたく、ご相談いたします」 |
| 理由を長く書く・事情を細かく説明する | 読む側の負担になり、話したくないことまで伝わる | 「私用のため」「家族の行事のため」と一言 |
| 「有給休暇を取らさせていただきます」 | 「取らせて」に「さ」が入った誤り | 「有給休暇をいただきたく存じます」 |
| 結論を後回しにして、日付が最後に出てくる | 何日に休みたいのかがすぐ伝わらない | 一文目に日付と休みの種類を書く |
| 曜日を書かない・日付を間違える | 上司が予定表と照らし合わせにくい | 「◯月◯日（◯）」と曜日まで書き、送る前に暦で確かめる |
| 引き継ぎを書かない | 上司が判断できず、返事が遅れる | 当日の予定と引き継ぎ先を書く |
| チャットで了承をもらって正式な申請を忘れる | 勤怠の記録に残らない | 了承後すぐ会社の決まった方法で申請する |
| 取引先に「有給休暇を取ります」 | 社内の事情を社外に出している | 「休みをいただいております」「不在にしております」 |
送る前のチェックリスト
- 件名に「有給休暇」・日付・氏名が入っているか
- 一文目に休みたい日付と曜日、休みの種類（終日・午前休・午後休など）を書いたか
- 理由を書くなら「私用のため」など一言にしたか
- その日の打ち合わせ・締め切りをどうするか書いたか
- 引き継ぎ先の名前を書き、本人に頼んであるか
- 休み中の連絡のつき方（急ぎのときのみ携帯に、など）を書いたか
- 会社の申請の方法と期限を就業規則で確かめたか（派遣社員は派遣会社の案内も）
- 了承をもらった後に、正式な申請を出したか
休み明けのお礼とフォロー
上司へ（休み明けの朝・口頭）
◯◯課長、お休みをいただき、ありがとうございました。
休みの間の◯◯の件は、◯◯さんから聞いて、これから対応します。
引き継いでくれた同僚へ（チャット）
◯◯さん、休みの間、◯◯社の対応をありがとうございました。助かりました。
その後の流れを確認したいので、手が空いたときに教えてもらえますか。
取引先へ（休み明けのメール）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は不在にしており、ご不便をおかけいたしました。
お問い合わせの◯◯の件は、◯◯から引き継いでおります。改めてご回答いたします。
休み明けの挨拶の言い回しは休み明けの挨拶、産休・育休に入るときの挨拶は産休・育休に入る挨拶にまとめています。
この記事の要点
- 件名は「【有給休暇のご相談】日付（氏名）」、本文は一文目に日付と休みの種類。
- メールには日付・休みの種類・引き継ぎ・連絡のつき方を書く。
- 労働基準法第39条第5項は、有給休暇を労働者の請求する時季に与えると定めている（ただし書きあり）。条文に理由の定めはなく、書くなら「私用のため」など一言。
- 了承の前は「いただきたく、ご相談いたします」、了承の後は「取らせていただきます」。取引先には「休みをいただいております」。
- 当日の休みを有給に充てられるか、半休・時間単位で使えるか、申請の期限は就業規則を確認する。
FAQ
よくある質問
労働基準法第39条の条文には、請求するときの理由についての定めはありません。理由を書く場合も「私用のため」と一言にとどめる書き方があります。ただし申請書の書式や記入する項目は会社ごとに違うので、就業規則を確認してください。繁忙期などは、理由を一言添えたり仕事の段取りを示したりすると、上司も判断しやすくなります。
「【有給休暇のご相談】◯月◯日（◯）（氏名）」のように、有給休暇・日付・氏名を入れます。連休なら最初と最後の日、半休なら「午前」「午後」まで入れると、上司が開く前に用件をつかめます。
上司の了承をもらった後の報告や、部署への共有なら使えます。了承をもらう前の最初の申し出では、決まったことの通知に聞こえやすいので「有給休暇をいただきたく、ご相談いたします」と相談の形にするほうが返事をもらいやすくなります。「取らさせていただきます」は「さ」が余分です。
会社で決まった方法があればそれに従います。決まりがなければ、普段上司とやり取りしている手段で構いません。チャットで了承をもらった場合も、正式な申請は社内システムや申請書など会社の決まった方法で出します。
当日の申し出を有給休暇として受け付けるかは会社の決まりによります。体調不良などで当日休むときは、まず始業前に休むことと仕事の段取りを伝え、有給休暇として扱えるかは上司や勤怠の担当に確かめてください。
労働基準法第39条第5項のただし書きは、請求された時季に与えることが事業の正常な運営を妨げる場合は、他の時季に与えることができると定めています。どのような場合がこれに当たるかは個別の事情によるので、ここでは判断を書きません。代わりの日を自分から示すと話が進みやすくなります（例文⑭）。社内での扱いは就業規則を確認するか、総務や人事に相談してください。
申請の期限は会社ごとに決まっています。就業規則を確認してください。決まりがなくても、休みたい日が決まったらなるべく早めに相談すると、周りも予定を組みやすくなります。
申請先と手順は派遣会社の案内で確かめてください。派遣会社の担当者と就業先の上司の両方に伝わるようにしておくと、当日の段取りで行き違いが起きにくくなります（例文⑨）。
やり取りの多い相手や、休みの日に連絡が来そうな相手には、事前に不在の日と代わりの窓口を知らせておくと親切です。休む理由を書く必要はなく、「有給」という言葉も使わずに「休暇のため不在にいたします」で足ります。