詫び状の書き方と例文12選
会社からお客様・取引先へ

詫び状を出すべきか：電話・メール・書面・訪問の使い分け

詫び状は、相手の受けた迷惑が大きいとき、会社として正式に記録に残る形で謝るときに出します。迷惑の大きさで手段を重ねていくと判断しやすくなります。

多数の人へのお詫びの公表はお詫び文の公表の仕方、訪問の約束の取り方はお詫び訪問のアポイント、電話での第一報はお詫びの電話にまとめています。

詫び状・お詫びメール・顛末書・始末書の違い

取引先から「経緯を書面で」と求められたら、詫び状に経緯を詳しく書くか、詫び状に顛末書を同封します。書き方は顛末書の書き方と始末書の書き方を参照してください。

詫び状の構成と書き方の決まり

差出人は事の重さに応じて担当者・部署長・代表者から選びます。大きな迷惑をかけた場合は部署長以上の名前で出し、問い合わせ先として担当者の名前を添えると、相手が次に誰へ連絡すればよいか迷いません。縦書きの場合は、日付と差出人・宛名を結語のあと（後付け）に書きます（例文5）。頭語と結語の組み合わせは頭語と結語の一覧にあります。

そのまま使える穴埋めテンプレート

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯
◯◯部　部長　◯◯◯◯様
株式会社△△
△△部　部長　△△△△

【◯◯】についてのお詫び

拝啓
このたびは、【何が起きたか】により、貴社に多大なご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
【いつ・何が・どうなったか】。調査の結果、【原因】によるものであり、弊社の【確認／管理】が不十分であったことが原因でございます。
【済んだ対応：◯月◯日に再送・交換・訂正済み】。【これからの対応：◯月◯日までに◯◯いたします】。
今後は【具体的な手順の変更】を行い、同様の事態を起こさぬよう努めてまいります。
このたびのご迷惑を重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具

本件のお問い合わせ先：△△部　担当　△△（電話◯◯◯／メール◯◯◯）

例文1：納品・発送の遅れ（取引先あて）

拝啓
このたびは、◯月◯日にご注文いただきました◯◯の納品が大幅に遅れ、貴社に多大なご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
今回の遅延は、弊社の生産計画の確認が不十分であったことにより、部品の手配が遅れたことが原因でございます。
ご注文の品は、◯月◯日に出荷いたしました。◯月◯日には貴社へ到着する予定でございます。
今後は、受注時に部品の在庫と納期を二名で確認する手順に改め、同様の事態を起こさぬよう努めてまいります。
このたびのご迷惑を重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具

メールでの連絡は納期遅延のお詫びを参照してください。

例文2：商品の誤送付（お客様あて）

拝啓
このたびは、弊社の商品をお買い上げいただきながら、ご注文と異なる商品をお届けし、大変ご迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます。
弊社にて確認いたしましたところ、出荷の際の照合が不十分であったことが原因と判明いたしました。
ご注文の商品は、本日あらためてお送りいたしました。誤ってお届けした商品は、お手数ですが、同封の返送用伝票にてご返送くださいますようお願い申し上げます。送料は弊社にて負担いたします。
今後は出荷前に伝票と商品を突き合わせる手順を加え、再発の防止に努めてまいります。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

例文3：不良品・破損品のお届け（お客様あて）

拝啓
このたびは、お届けした◯◯に破損があり、ご期待を損なう結果となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
お送りいただいた写真を拝見し、輸送中の衝撃を防ぐ梱包が不十分であったことを確認いたしました。
新しい商品は検品のうえ、本日発送いたしました。破損した商品はお手元で処分していただいて差し支えございません。
今後は、割れやすい商品の梱包材と梱包の手順を改め、品質管理に一層努めてまいります。
ご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
敬具

不良品の調査や交換の進め方は不良品のお詫びにまとめています。

例文4：請求の誤り（取引先あて）

拝啓
このたびは、◯月分のご請求書の金額に誤りがあり、貴社にご迷惑とお手数をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
弊社の請求書作成時の確認が不足していたことにより、◯◯の数量を誤って計上しておりました。
正しいご請求書を同封いたしましたので、先にお送りしたものはお手数ですが破棄していただけますようお願い申し上げます。
今後は請求書の発行前に、担当者以外の者が納品書と照合する手順といたします。
今後このようなことのないよう十分注意してまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
敬具

正しい請求書を送るときの送付状は送付状の書き方の形が使えます。件名を「ご請求書（訂正版）送付のご案内」とすると、届いた側で取り違えが起きません。二重請求の場合は二重請求のお詫びを参照してください。

例文5：社員の対応への苦情（お客様あて・代表者名）

謹啓
このたびは、弊社社員の応対により、◯◯様に大変不愉快な思いをさせてしまいましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
お知らせいただいた内容について当人と上長から事情を聞き取り、◯◯様へのご説明が不十分であったうえ、言葉づかいにも配慮を欠いていたことを確認いたしました。
当人には厳しく指導いたしますとともに、全社員を対象に応対の研修を改めて行い、二度とこのようなことのないよう努めてまいります。
貴重なご意見をお寄せいただきましたことに、改めて御礼申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
謹白
令和◯年◯月◯日
株式会社△△　代表取締役　△△△△

例文6：システム障害・サービス停止（取引先・利用者あて）

拝啓
◯月◯日◯時から◯時まで、弊社の◯◯サービスがご利用いただけない状態となり、貴社の業務に多大なご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
原因は、同日に行った設定変更の確認が不十分であったことにより、サーバーが停止したことでございます。現在は復旧し、通常どおりご利用いただけます。
停止中に受け付けられなかったご注文は、弊社で確認のうえ、担当者より個別にご連絡いたします。
今後は、設定変更の前に検証用の環境で確認し、変更作業を利用の少ない時間帯に限る手順に改めます。
このたびのご迷惑を重ねてお詫び申し上げます。
敬具

障害の発生直後の告知はシステム障害のお詫びに例文があります。

例文7：原因がまだ分からないときの第一報

拝啓
このたびは、◯月◯日にお届けした◯◯について、ご注文と内容が異なるとのご連絡をいただき、大変ご迷惑をおかけしております。心よりお詫び申し上げます。
現在、出荷の記録と在庫の照合を進めており、原因を調査しております。◯月◯日までに、原因と今後の対策を改めて書面にてご報告いたします。
なお、正しい商品はすでに手配し、◯月◯日に到着する予定でございます。
まずは書中にてお詫び申し上げます。
敬具

例文8：イベントの不手際（来場者・出展者あて）

拝啓
このたびは、◯月◯日に開催いたしました「◯◯」にご来場いただき、誠にありがとうございました。当日は入場受付に長い時間お待ちいただくことになり、大変ご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
受付の人員と動線の計画が来場者数に見合っていなかったことが原因であり、運営を担う弊社の準備不足でございます。
次回からは、事前登録の方と当日受付の方の列を分け、受付の窓口を増やす計画に改めます。
ご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
敬具

中止・延期のお知らせは別の文書になります。延期の伝え方は日程変更のお詫びを参照してください。

例文9：書類・メールの誤送付（取引先あて）

拝啓
このたびは、◯月◯日に貴社◯◯様あての書類を、誤って別の宛先へお送りいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
送付の際に宛名と送付先の一覧を照合しなかったことが原因でございます。誤って届いた先には事情をご説明し、書類の返却を受けました。
今後は、社外へ書類を送る前に送付先を二名で確認する手順といたします。
多大なご心配をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
敬具

例文10：支払いの遅れ（取引先あて）

拝啓
このたびは、◯月◯日にお支払いすべき◯月分の代金の振り込みが遅れ、貴社にご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
弊社の経理処理において支払予定の登録が漏れていたことが原因でございます。本日◯月◯日、全額をお振り込みいたしました。
今後は、請求書を受け取った時点で支払予定を登録し、支払日の前に担当者以外の者が確認する手順といたします。
今後このようなことのないよう努めてまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
敬具

例文11：個人あて（お世話になった方への失礼のお詫び）

拝啓
先日は、せっかくお時間をいただきながら、約束の時刻に大きく遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
前の予定の終わりを見誤ったうえ、遅れるとのご連絡も直前になってしまい、◯◯様のご予定を乱してしまいました。深く反省しております。
今後は予定の間に余裕を持たせ、遅れそうなときは早めにご連絡いたします。
改めてお詫び申し上げますとともに、今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

例文12：再送品や交換品に添える短いお詫び

◯◯様
このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
正しい商品をお送りいたします。お手数ですが、お確かめくださいますようお願い申し上げます。
株式会社△△　担当　△△

正式な詫び状を別に出したうえで、商品に添える一言です。一筆箋に書く場合の作法は一筆箋の書き方にあります。一筆箋だけで正式なお詫びを済ませるのは避けます。

言い訳に聞こえる表現と言い換え

お詫びの言い回しを場面ごとに選ぶときはお詫びの言葉の使い分け、再発防止策の書き方は再発防止策の伝え方を参照してください。

持参か郵送か、便箋・封筒の書き方と入れ方

• 大きな迷惑をかけた場合は、詫び状を持参して直接お詫びします。郵送するなら、先に電話でお詫びしてから送ります。
• 送るのは早いほど誠意が伝わります。調査に時間がかかるときは、例文7の第一報を先に出し、原因と対策は後から報告します。
• 便箋は白無地。縦書きのほうが改まった印象になります。横書きの社用の書式で印刷しても失礼にはなりませんが、署名は手書きにすると気持ちが伝わります。
• 手書きの場合は黒のインクで書き、修正液や消せるペンは使わず、書き損じたら書き直します。
• 封筒は白無地の一重のもの。二重の封筒は「重なる」を連想させるとして避ける人もいるので、一重を選ぶのが無難です。
• 便箋は三つ折りにし、封筒の裏から見て書き出しが右上に来るように入れます。
• 表に「親展」と書くと、宛名の本人に開けてほしいことが伝わります。

宛名の書き方は封筒の宛名の書き方、便箋の折り方は便箋の折り方と封筒への入れ方にまとめています。

詫び状でよくある失敗

• 時候の挨拶から始める：事の重さを分かっていないように受け取られる。
• 原因を推測で書く：後で訂正すると二度目のお詫びになる。分からなければ調査中と書く。
• 相手にしてほしいことが書いていない：返送・破棄・確認など、お願いすることと方法を明記する。
• 対応の日付がない：「早急に」ではなく「◯月◯日までに」と書く。
• 宛名や役職を間違える：お詫びの文書での誤りは特に印象を悪くする。
• 同じ内容のメールと詫び状が食い違う：先に送ったメールと事実・日付をそろえる。

送る前のチェックリスト

• 何についてのお詫びかが、表題と最初の一文で分かる
• 時候の挨拶を入れていない
• 原因が言い訳に聞こえない（責任を引き受ける言い方になっている）
• 原因が未確定なら「調査中」と報告の日付を書いた
• 済んだ対応と、これからの対応が日付つきで書いてある
• 再発防止策が「注意します」だけで終わっていない
• 相手にお願いすることと、その方法が書いてある
• 相手に手間をかける場合は、返送用伝票などを同封した
• 先に送ったメールや電話の内容と事実が食い違っていない
• 差出人の役職が事の重さに見合っている
• 宛名・差出人の会社名・役職・氏名に誤りがない
• 問い合わせ先（担当者・連絡先）を書いた