納期遅延のお詫びメール例文14選
原因別・件名・電話・文書

結論：そのまま使える基本の文面

まず一通送るなら、次の形で足ります。◯の部分を自社の事情に置き換えてください。原因別・場面別の言い換えは後の章にあります。

件名：【お詫び】◯◯（注文番号◯◯）納期遅延のご連絡

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。

◯月◯日に納品をお約束しておりました◯◯（◯個）につきまして、お約束の日にお届けできなくなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

■遅延の原因
部材の入荷が遅れ、製造工程に遅れが生じました。

■新しい納期
◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。

■それまでの対応
◯月◯日には、製造済みの◯個を先行してお届けいたします。

■今後の対策
部材の入荷予定を週ごとに確認し、遅れの兆しがあれば早い段階でご相談いたします。

御社の工程にご迷惑をおかけしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。

――――――――
◯◯株式会社　◯◯部　◯◯◯◯
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（直通）
メール：◯◯@◯◯

送る前に押さえる5つのこと

1. 01

   分かった時点ですぐ連絡する

   遅れの見込みが立った段階で伝えます。新しい納期がまだ固まっていなくても、先に「遅れる」という事実と、確定させる日を伝えます。

2. 02

   急ぎなら電話を先にする

   納期が近い・相手の後工程に直結する場合は、担当者に電話で伝えてからメールを送ります。電話では事実と見込みだけ伝え、詳しい経緯はメールに回します。

3. 03

   件名だけで用件が分かるようにする

   【お詫び】と品名・注文番号・「納期遅延」を入れます。相手が社内に転送しても、件名で中身が分かります。

4. 04

   時候の挨拶は省く

   メールでは「いつもお世話になっております」の後すぐ本題に入ります。季節の挨拶を入れるのは、代表者名で出す書面のときです。

5. 05

   宛先とCCを決める

   宛先は窓口の担当者、CCには相手側でこの件に関わる人と自社の上長を入れます。複数の取引先に同じ内容を送るときは、互いのアドレスが見えないようBCCを使います。

原因別のお詫びメール例文

原因によって、書き方の重心が変わります。自社のミスなら責任をはっきり認め、外部の要因なら事実を短く伝えて「自社として何をするか」を厚く書きます。

例文1　自社のミス（発注漏れ）

件名：【お詫び】◯◯（注文番号◯◯）納期遅延のご連絡

◯月◯日納品のお約束をしておりました◯◯につきまして、当社で部材の発注手続きが漏れていたことが判明し、お約束の日にお届けできなくなりました。完全に当社の不手際であり、誠に申し訳ございません。
直ちに部材を手配し、◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。
今後は、受注時の発注確認を担当者と上長の二人で行う手順に改めます。
御社のご予定を狂わせてしまい、重ねてお詫び申し上げます。

例文2　受注の増加で製造が追いつかない

件名：【お詫び】◯◯ 納期遅延のご連絡

◯月◯日にお届け予定の◯◯につきまして、当社の生産計画の見込みが甘く、製造が予定に追いついておりません。お約束の日にお届けできず、誠に申し訳ございません。
御社のご注文分を優先して製造し、◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。
今後は、受注状況を毎週確認し、生産能力を超える見込みがあれば受注時点でご相談するよう改めます。

例文3　天候・災害・物流の乱れ

件名：【お詫び】◯◯ 配送遅延のご連絡

◯月◯日の◯◯の影響で、◯◯方面への輸送に遅れが出ており、◯月◯日にお届け予定の◯◯がお約束の日に届かない見込みです。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在、別の輸送経路での手配を進めており、◯月◯日（◯）までにお届けできるよう調整しております。手配の結果は、本日中にあらためてご連絡いたします。

例文4　仕入先・外注先の遅れ

件名：【お詫び】◯◯ 納期遅延のご連絡

◯月◯日納品予定の◯◯につきまして、当社が手配した部材の入荷が遅れ、お約束の日に間に合わなくなりました。調達の管理が行き届かなかった当社の責任であり、誠に申し訳ございません。
入荷は◯月◯日と確定しており、◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。
今後は、調達先を複数確保し、入荷予定を週ごとに確認する体制に改めます。

場面別のお詫びメール例文

例文5　一部を先に届ける（分納）を提案する

件名：【お詫びとご相談】◯◯ 納期遅延と分納のご提案

◯月◯日納品の◯◯（◯個）につきまして、お約束の日に全数をお届けすることが難しくなりました。誠に申し訳ございません。
つきましては、次の形でお届けすることをご提案いたします。
・◯月◯日（◯）：◯個（製造済みの分）
・◯月◯日（◯）：残り◯個
御社のご都合に合わない場合は、ほかの分け方も検討いたしますので、お知らせいただけますと幸いです。

例文6　新しい納期がまだ確定できない

件名：【お詫び】◯◯ 納期遅延のご連絡（新納期は◯月◯日までにご連絡）

◯月◯日にお届け予定の◯◯につきまして、部材の入荷が遅れており、お約束の日にお届けできない見込みです。誠に申し訳ございません。
新しい納期は、仕入先に入荷予定を確認しており、◯月◯日（◯）までに確定してご連絡いたします。確定までの間も、状況に変化があり次第お知らせいたします。

例文7　遅れが続くときの経過報告

件名：【経過報告】◯◯ 納期遅延の件（第◯報）

先日ご連絡いたしました◯◯の納期遅延につきまして、現在の状況をご報告いたします。
部材の出荷日が◯月◯日と確定いたしました。これを受け、◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。
長くお待たせしており、誠に申し訳ございません。お届けまで、進み具合を逐次ご報告いたします。

例文8　遅れそうな段階で事前に相談する

件名：【ご相談】◯◯ 納期についてのご相談

◯月◯日納品のお約束をしております◯◯につきまして、ご相談がございます。
現在、部材の入荷に遅れの兆しがあり、このままでは◯日ほど遅れるおそれがございます。代わりの調達先も当たっておりますが、念のため早めにお知らせいたしました。
◯月◯日（◯）までに、予定どおりお届けできるかどうかをご連絡いたします。ご心配をおかけし、申し訳ございません。

例文9　催促を受けてからのお詫び

件名：Re: ◯◯の納品について

ご連絡をいただき、ありがとうございます。また、こちらからのご報告が遅れ、誠に申し訳ございません。
◯◯につきましては、部材の入荷が遅れ、お約束の◯月◯日に間に合わない状況です。本来であれば、遅れが分かった時点で当社からお知らせすべきところでした。
◯月◯日（◯）に全数をお届けいたします。今後は進み具合を毎週◯曜日にご報告いたします。

例文10　ネット通販のお客様への発送遅れ

件名：【お詫び】ご注文商品の発送遅延について（ご注文番号◯◯）

◯◯様

このたびは◯◯をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文の◯◯につきまして、入荷が遅れており、◯月◯日にお届け予定のところ、◯月◯日ごろの発送となる見込みです。お待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。
このままお待ちいただけない場合は、ご注文の取り消しも承ります。お手数ですが、このメールにご返信ください。
発送の際は、あらためてお知らせいたします。

例文11　社内（上司・関係部署）への報告

件名：【報告】◯◯社向け◯◯ 納期遅延の件

◯◯部長

◯◯社向けの◯◯（◯月◯日納品予定）が、部材の入荷遅れにより納期に間に合わなくなりました。
・先方への連絡：本日◯時、◯◯様に電話でお詫びし、メールでも送付済みです
・新しい納期：◯月◯日（全数）
・先方の反応：後工程の調整が必要とのことで、分納を希望されています
・対応：◯月◯日に製造済みの◯個を先行して納品します
先方へのお詫びの訪問が必要か、ご相談させてください。

電話でのお詫びの伝え方

例文12　電話で最初に伝える

お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。◯月◯日納品のお約束をしております◯◯の件で、お詫びとご相談があり、お電話いたしました。大変申し訳ございませんが、部材の入荷が遅れており、お約束の日に全数をお届けすることが難しくなりました。現時点では、◯月◯日には全数をお届けできる見込みです。詳しい経緯と今後の対応は、本日中にメールでお送りいたします。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

• 電話の前に、品名・注文番号・数量・元の納期・新しい納期の見込みを手元にそろえる
• 最初にお詫びと用件を伝え、遅れる事実と見込みだけ話す
• 相手の後工程への影響と、分納などの希望を聞き取る
• 担当者が不在なら、折り返しを頼むだけでなく、要点をメールで先に送る
• 電話のあと、同じ日のうちに内容をメールで送る（例文13）

例文13　電話のあとに送るメール

件名：【お詫び】◯◯ 納期遅延の件（お電話の内容のご確認）

先ほどはお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。お電話でお伝えした内容を、あらためてお送りいたします。
・遅れる品：◯◯（注文番号◯◯）◯個
・元の納期：◯月◯日
・新しい納期：◯月◯日（◯）全数
・その間の対応：◯月◯日に◯個を先行納品
このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。内容に相違がございましたら、お知らせください。

正式なお詫び文書

遅れが大きい場合や、相手の会社から書面を求められた場合は、代表者名で文書を送ります。書面では頭語・時候の挨拶を入れます。

例文14　代表者名のお詫び文書

株式会社◯◯
代表取締役　◯◯◯◯様

納期遅延のお詫び

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、◯月◯日付でご注文いただきました◯◯につきまして、お約束の納期に納品できず、多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
原因は、当社の部材調達の管理が不十分であったことにあります。今後は調達状況の確認体制を見直し、二度とこのようなことのないよう努めてまいります。
なお、納品は◯月◯日に完了する予定です。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒お願い申し上げます。
敬具

令和◯年◯月◯日
◯◯株式会社
代表取締役　◯◯◯◯

封筒や頭語・結語の扱いは詫び状の書き方に、経緯を時系列で出す書式は顛末書の書き方にまとめています。

件名の付け方

送信前のチェックリスト

• 件名に【お詫び】・品名か注文番号・「納期遅延」が入っている
• 元の納期と新しい納期が、日付と曜日で書かれている
• 全数が遅れるのか、一部だけなのかが分かる
• 新しい納期が未定なら、確定させる日が書いてある
• 原因は一文で、仕入先や天候に責任を移す書き方になっていない
• 分納・代替品など、遅れの間の対応が書いてある
• 再発防止が「気をつけます」ではなく、具体的な手順になっている
• 宛先・CCに、相手側の関係者と自社の上長が入っている
• 署名に直通の電話番号がある
• 費用の負担など、社内で決まっていない約束を書いていない

よくある失敗

遅延による費用の負担や値引きは、契約書の定めを確認したうえで社内で決めます。相手の損害が大きい場合は、文面で「補償については社内で検討のうえ、◯月◯日までにご相談いたします」と期日を示しておくと、先送りにしている印象を避けられます。