抗議文の書き方と例文13選
取引先・企業に冷静に申し入れる文書

結論：抗議文は4つの要素を順に書く

1. 01

   事実を書く

   いつ・どの取引で・何が起きたかを、注文書・契約・メールの日付や番号と一緒に書く。推測や評価は入れない。

2. 02

   経緯と影響を書く

   すでに電話やメールで伝えたこと、相手の回答、それによってこちらに生じた支障を日付つきで並べる。

3. 03

   求めることを書く

   理由の説明・やり直し・再発防止の対策など、してほしいことを記書きで項目に分ける。

4. 04

   期限と方法を書く

   「◯月◯日までに書面にてご回答ください」と、いつまでに・どの方法で答えてほしいかを書く。

そのまま使える抗議文の見本（取引先あて）

納期の遅れが続いている取引先に、理由と対策の回答を求める見本です（横書き）。◯の部分を差し替えて使ってください。

令和◯年◯月◯日

株式会社◯◯
代表取締役　◯◯◯◯様

（右寄せ）株式会社△△
（右寄せ）購買部長　□□□□

（中央）納期の遅れについてのお申し入れ

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
　さて、令和◯年◯月◯日付の注文書（注文番号◯◯）にて発注いたしました◯◯につきまして、納期の◯月◯日を過ぎた現在も、納品をいただいておりません。
　本件については、◯月◯日にお電話で、◯月◯日にはメールでご連絡いたしましたが、現時点で納品の見込みについてご回答をいただいておりません。また、同様の遅れは◯月の発注分でも起きております。
　このため弊社では、◯◯の生産の予定を組み直さざるを得ない状況となっております。
　つきましては、下記の点について、◯月◯日までに書面にてご回答くださいますよう、お願い申し上げます。
（右寄せ）敬具

（中央）記
一　納品が遅れている理由
二　確実に納品いただける日
三　今後、同様の遅れを防ぐための対策
（右寄せ）以上

縦書きにする場合は、右の行から表題・頭語・本文・結語・記書きと書き、そのあとに日付・差出人・宛名を置きます。ただ、注文番号や日付が多い抗議文は、読み違いを避けやすい横書きで作るほうが扱いやすい文書です。記書きの形は記書きの書き方、横書きの各部分の位置は社外文書の基本フォーマットにあります。

強さの段階と表題の選び方

抗議文でいちばん迷うのは「どのくらい強く書くか」です。いきなり強い文書を出すと、行き違いだったときに関係が戻りにくくなります。段階を一つずつ上げるのが基本です。

「誠に遺憾です」は、好ましくないと受け止めていることを改まって伝える言葉です。一通の中で何度も使うと強く響くので、使うなら一度にとどめます。「しかるべき対応」は法的な手段をほのめかす言葉として読まれるので、社内で次の手を決めてから書いてください。

抗議文の各部分に書くこと

取引先あての例文（場面別）

どれも、前文のあとに続く主文の部分です。求めることが複数あるときは、見本のように記書きに分けます。

例文1　納品物の品質不良が改善されない

さて、◯月◯日に納品いただいた◯◯のうち、◯個に◯◯の不具合が見つかりました。同じ不具合は◯月の納品分でも見つかり、◯月◯日に改善をお願いしておりましたが、今回も改善されていない状況です。
　このため弊社では、全数の検品をやり直しており、出荷の予定に遅れが生じております。
　つきましては、不具合の原因と改善の対策について、◯月◯日までに書面にてご回答くださいますようお願い申し上げます。あわせて、不具合品の取り扱いについてご相談させてください。

例文2　請求金額が契約・見積と違う

請求の食い違いは、こちらの確認漏れや行き違いのこともあります。初めて気づいた段階なら、まず照会状で事情を尋ね、改善されないときに下のような申し入れにします。支払いが遅れている相手への催促は督促状の書き方にあります。

さて、◯月◯日付でいただいた請求書（請求番号◯◯）につきまして、ご請求の金額が、◯月◯日付のお見積書（見積番号◯◯）および注文書の金額と一致しておりません。
　差額の内訳について、弊社では追加の作業をご依頼した記録が見当たらないため、お支払いの手続きを保留しております。
　つきましては、金額の根拠をお示しいただくか、正しい金額の請求書を改めてお送りくださいますよう、お願い申し上げます。

例文3　担当者の態度・言動について申し入れる

さて、◯月◯日の打ち合わせの席で、貴社のご担当者様から、弊社の社員に対して◯◯といったご発言がございました。弊社としては、取引の場にふさわしくないお言葉と受け止めております。
　これまで長くお付き合いをいただいている貴社だからこそ、今後も良い関係を続けたいと考え、書面にてお伝えする次第です。
　本件について貴社のお考えをお聞かせいただくとともに、今後のご対応についてご検討くださいますようお願い申し上げます。

例文4　契約にない作業を繰り返し求められる

さて、◯月◯日付で締結した業務委託契約に基づき、弊社は◯◯の業務を担当しております。最近、◯月◯日、◯月◯日の二度にわたり、契約の範囲に含まれない◯◯の作業についてご依頼をいただきました。
　弊社といたしましては、契約の範囲外の作業をお受けする場合、別途お見積りとご発注をいただくことでお願いしております。
　つきましては、今後◯◯の作業が必要な場合は、事前にご相談いただけますようお願い申し上げます。

例文5　自社の写真・文章・デザインが無断で使われている

さて、貴社のホームページの◯◯のページに、弊社が制作し、弊社のホームページで公開している◯◯の写真が掲載されていることを確認いたしました（◯月◯日に確認）。
　本写真について、弊社は貴社に使用を許諾した記録がございません。
　つきましては、◯月◯日までに本写真の掲載を取りやめていただくとともに、掲載に至った経緯について書面にてご回答くださいますようお願い申し上げます。弊社の記録に誤りがある場合は、お手数ですがその旨をお知らせください。

例文6　事実と違う内容を発信されている

さて、◯月◯日付で貴社が公開された◯◯の記事において、弊社について「◯◯」との記載がございます。しかし、弊社は◯月◯日付の◯◯のとおり、◯◯を行っております。
　事実と異なる記載により、弊社にはお客様からのお問い合わせが寄せられております。
　つきましては、◯月◯日までに当該の記載を訂正または削除していただくとともに、記載の根拠について書面にてお示しくださいますようお願い申し上げます。

例文7　納期の遅れが再三続く（厳重抗議）

申し入れを重ねても改善されないときの、強い段階の例文です。社内で次の手を決めてから使います。

さて、◯◯の納期の遅れにつきましては、◯月◯日付の書面にてお申し入れし、貴社より◯月◯日付で再発防止の対策をご回答いただきました。しかしながら、その後の◯月◯日、◯月◯日の納品においても、再び納期の遅れが生じております。
　これは◯月◯日付で締結した取引基本契約の第◯条に定める納期に反するものであり、弊社としては誠に遺憾と言わざるを得ません。
　つきましては、本書をもって厳重に抗議するとともに、下記について◯月◯日までに書面にてご回答を求めます。誠意あるご回答をいただけない場合は、今後のお取引について、しかるべき対応を検討いたします。

（中央）記
一　前回ご回答いただいた対策が守られなかった理由
二　今後の納期を確実に守るための具体的な体制
三　遅れている◯◯の確実な納品日
（右寄せ）以上

例文8　謝罪と対策の返事が届いたあとのお礼

相手から誠意のある回答が来たら、受け取ったことと対応へのお礼を短く返すと関係が戻りやすくなります。

さて、◯月◯日付でお申し入れいたしました◯◯の件につき、早速に原因と今後の対策をご回答いただき、誠にありがとうございました。内容を拝見し、弊社としても了承いたしました。今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

こちらが苦情を受けた側で返事を書くときはクレームへの返信メールの例文、こちらが謝る文書は詫び状の書き方を見てください。

メール・チャットで抗議するときの書き方

メールでも抗議の内容は伝えられます。ただし、チャットで抗議するのは避けたほうが無難です。短い文が流れていくため、事実と求めることが一つにまとまらず、記録としても読み返しにくくなります。チャットでは「この件は改めてメールでお送りします」とだけ伝え、本文はメールか文書にします。チャットの使い方はビジネスチャットのマナーにあります。

例文9　メールで申し入れる

件名：【ご回答のお願い】注文番号◯◯の納期の遅れについて

株式会社◯◯
営業部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△購買部の□□です。

◯月◯日付で発注した◯◯（注文番号◯◯）について、納期の◯月◯日を過ぎた現在も納品をいただいておりません。◯月◯日にお電話でもご連絡いたしましたが、まだ見込みのご回答をいただいておりません。

弊社の生産の予定に関わるため、下記の2点について、◯月◯日までにご回答をお願いいたします。
1. 確実に納品いただける日
2. 遅れの理由と、今後の対策

なお、本メールは弊社の部長◯◯にも共有しております。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

メールの件名には何についての、何を求める連絡かを入れます。上司をCCに入れると、会社としての連絡であることが伝わります。メールで送ったあと、同じ内容を文書で郵送する方法もあります。

個人から企業・店舗・管理会社に抗議するとき

客として企業や店舗に、住まいの問題を管理会社に伝えるときも、組み立ては同じ「事実→影響→求めること→期限」です。会社あての文書ほど改まらなくてかまいませんが、日時と具体的な出来事を書くと、受け取った側が社内で調べやすくなります。

例文10　お客様窓口の対応に抗議する

◯◯株式会社　お客様相談室ご担当者様

◯月◯日に貴社の◯◯（型番◯◯）を購入した◯◯と申します。◯月◯日に不具合についてお客様窓口へ問い合わせましたが、◯月◯日までに折り返すとのお約束の連絡がなく、◯月◯日に改めてお電話した際も、同じ説明を一からやり直すことになりました。
　製品をいまだ使えない状態が続いており、大変困っております。
　つきましては、修理または交換の方法と日程について、◯月◯日までにご連絡くださいますようお願いいたします。受付番号は◯◯です。

例文11　店舗の接客について申し入れる

◯◯店　店長様

◯月◯日◯時ごろ、貴店で買い物をした◯◯と申します。会計の際、◯◯について質問したところ、店員の方から◯◯と言われ、とても残念な思いをいたしました。
　いつも利用している店だからこそ、お伝えしたいと考えました。
　当日の状況をご確認いただき、今後の接客についてご検討いただければ幸いです。

例文12　騒音について管理会社に申し入れる

◯◯管理株式会社　ご担当者様

◯◯マンション◯号室に住む◯◯です。◯月◯日ごろから、夜◯時以降に上の階から◯◯の音が続いており、◯月◯日、◯月◯日、◯月◯日にも同じ状況がありました（記録を添えます）。
　睡眠が妨げられ、生活に支障が出ております。
　つきましては、掲示や個別のお声がけなど、管理会社として可能な対応をご検討いただき、◯月◯日までに対応の内容をお知らせいただけますようお願いいたします。

感情的にならない言い換え

送る前のチェックリスト

• どの取引の話か、日付・注文番号・契約名で特定できる
• これまでの連絡（日付・方法・相手の回答）を書いた
• 推測や評価の言葉（わざと・いい加減・非常識）が入っていない
• 求めることが記書きや番号で分かれている
• 回答の期限と方法（書面・メール）を書いた
• 表題の強さが、上の段階表のどこにあたるか決めた
• 宛名は責任者、差出人は自社の責任者になっている
• 一晩おいて読み直したか、関わっていない人に読んでもらった
• 上司の確認を取った（会社として出す文書のため）
• 控えを残した（送った文書の写し・送った日）
• 法的な手続きが関わる内容なら、専門家に相談した

抗議文を送っても解決しないとき

期限を過ぎても回答がないときは、まず電話で届いているか、回答の見込みはいつかを確かめます。それでも進まないときは、上司と相談して次の手を社内で決めます。

内容証明は、日本郵便が証明するのは文書があったことで、書いた内容が正しいかどうかを証明するものではありません。法的な対応を考える段階では、どの方法で出すかも含めて専門家に相談してください。通知の文書の形は通知書の書き方にもあります。

よくある失敗