幹事
社員旅行の幹事がやること一覧
準備の流れ・集金・しおり・挨拶例文
社員旅行の幹事を任されたら、最初にやるのは行き先探しではなく、上司と経理に「動かせない条件」を聞くことです。予算・日数・会社の負担の範囲が決まらないまま候補を集めると、やり直しになります。このページでは、幹事がやることを時期別のチェックリストにし、役割分担表、そのまま使える案内・催促・挨拶・お礼の例文、よくある失敗までまとめました。
結論
社員旅行の幹事がやることは、①制約の確認（予算・日数・会社負担） ②日程と行き先の決定 ③旅行会社・交通・宿の手配 ④参加確定と集金 ⑤しおり・部屋割り・役割分担 ⑥当日の点呼と進行 ⑦精算・会計報告・お礼の7段階です。集金は出発前に終える、当日は点呼と時間管理に集中する、費用の税務上の扱いは計画の段階で経理に確認する、の3点を押さえれば大きな失敗は防げます。
幹事のやることリスト（時期別チェック）
上から順に片づければ抜けが出ないように並べています。時期の目安は会社の規模と行き先で変わるため、旅行会社や宿の予約・支払いの期限から逆算して、自分の日付を書き込んでください。
1. 任されたらすぐ（制約を決める）
- 旅行の目的（親睦・慰安・研修・表彰）を上司と確認した
- 会社の負担額と自己負担の有無、予算の上限を確認した
- 日数（日帰り・1泊・2泊以上）と、避ける時期（繁忙期・決算・大型案件）を確認した
- 費用の課税の扱いと経費の処理方法を経理に確認した（下の「費用の扱い」）
- 幹事を複数人にするか、補佐を誰に頼むかを決めた
2. 日程と行き先を決める
- 日程の候補を2〜3つに絞り、日程アンケートを送った
- 行き先の候補を、移動時間・予算・参加者の年齢層や体力で比べた
- 旅行会社に相談し、見積もりとキャンセル規定・支払い期限を受け取った
- 上司・決裁者の了承を取り、日程と行き先を確定した
3. 手配と参加確定
- 交通（貸切バス・新幹線・飛行機）、宿、宴会場、食事を手配した
- 参加・不参加を締切つきで確認し、未回答者に個別に連絡した
- 食べられないもの・アレルギー・体調面の配慮（相部屋の可否など）を、本人が書ける形で聞いた
- 会費の額と払い込み期限、キャンセル時の返金の扱いを案内した
4. 出発前の準備
- 会費の集金を終え、未払いの人に連絡した
- しおり、部屋割り、バスの座席表、点呼用の名簿を作った
- 受付・会計・引率・宴会進行などの役割分担を決めて共有した
- 宴会の進行表、景品、ゲームの準備をした
- 緊急連絡先（幹事・旅行会社・宿・バス会社）を一枚にまとめた
- 前日に、集合時刻・場所・天候による変更の有無を全員に連絡した
5. 当日
- 集合場所に早めに着き、名簿で点呼をした
- 移動のたびに点呼し、次の集合時刻と場所を口頭とチャットの両方で伝えた
- 宿のチェックイン、部屋の鍵の受け渡しをした
- 宴会の司会・進行をした（または担当者に任せた）
- 体調不良者・遅刻者の対応をした
6. 帰ってから
- 旅行会社・宿の請求を確認し、精算した
- 会計報告をまとめて共有した
- お礼メールを送り、忘れ物・写真の扱いを連絡した
- 上司・社長・費用を負担した部署に個別にお礼を伝えた
- 次の幹事のために、手配先・反省点をメモに残した
準備の流れ（誰と決めるか・何ができればよいか）
| 段階 | やること | 決める相手 | できあがるもの |
|---|---|---|---|
| 制約の確認 | 目的、予算の上限、会社の負担、日数、避ける時期 | 上司・経理・総務 | 条件のメモ（決裁者の了承つき） |
| 日程・行き先 | 候補日の絞り込み、行き先の比較、旅行会社への相談 | 上司・旅行会社 | 確定した日程と見積もり |
| 手配 | 交通・宿・宴会場・食事の予約、キャンセル規定の確認 | 旅行会社・宿・バス会社 | 予約の控え、支払い期限の一覧 |
| 参加確定・集金 | 出欠確認、配慮事項の確認、会費の集金 | 参加者 | 参加者名簿、入金の記録 |
| 準備 | しおり、部屋割り、座席、役割分担、宴会の進行 | 補佐の幹事 | しおり、名簿、進行表 |
| 当日 | 点呼、時間管理、宴会の進行、トラブル対応 | 役割の担当者 | — |
| 帰着後 | 精算、会計報告、お礼、写真・忘れ物の連絡 | 経理・参加者 | 会計報告、お礼メール |
Point
旅行会社・宿の支払い期限とキャンセル料が発生する日は、手配の段階で一覧にしておきます。参加の締切と会費の期限は、この日より前に置きます。逆にすると、人数が決まらないまま支払いの日が来ます。
最初に上司・経理に聞くこと
行き先や日程の候補を集める前に、次の質問に答えをもらっておくと、あとで案をひっくり返されません。
| 聞く相手 | 聞くこと |
|---|---|
| 上司・決裁者 | 旅行の目的は何か。日数と時期の希望。行き先に条件はあるか（遠方・海外は可か）。誰の了承があれば確定してよいか |
| 経理 | 会社の負担はいくらまでか。費用の課税の扱い。支払いの方法（会社から旅行会社へ直接か、幹事の立替か）。領収書の宛名 |
| 総務・人事 | 勤務扱いか休日扱いか。参加できない人への配慮の方針。名簿や連絡先の扱い |
注意
勤務扱いにするか、不参加の人をどう扱うかは会社の方針で決まります。幹事が自分で判断せず、総務・人事に確認した結果を案内文に書きます。参加を呼びかけるときの配慮は社内イベントの参加も参考にしてください。
費用の扱いは計画の段階で経理に確認する
会社が費用を負担する社員旅行は、内容によっては参加者の給与として課税されます。国税庁は、旅行の企画立案・主催者・目的・規模・行程・参加割合・負担額などを総合的にみて判定するとしたうえで、少額不追求の趣旨を逸脱しないもので、次のいずれも満たすものは、原則として給与としなくてよいとしています（国税庁タックスアンサー No.2603）。
- 旅行の期間が4泊5日以内（海外旅行は外国での滞在日数が4泊5日以内）
- 旅行に参加した人数が全体の50%以上（工場・支店ごとの旅行は職場ごとに50%以上）
注意
自己都合で参加しなかった人に金銭を渡すと、参加者・不参加者の全員にその額の給与があったものとされます。役員だけの旅行、取引先の接待のための旅行、実質的に私的な旅行、金銭との選択ができる旅行は、この扱いになりません。勘定科目を含め、個別の判断は経理・税理士に確認してください。
社内の飲食の費用の考え方は社内懇親会・忘年会の費用は交際費かにまとめています。
会費の決め方と集金のタイミング
会費は「総額−会社の負担＝参加者の負担」を人数で割って決めます。総額には、交通・宿・宴会に加えて、景品、バス内の飲み物、雨天時の代わりの施設の費用など、見積もりに入っていないものを足しておきます。余った分の扱い（返金・次回へ繰り越し・宴会の追加）は、集める前に決めて案内します。
- 集金は出発前に終える。当日の集合時に集めると、点呼と重なって数え間違いが起きます
- 振込・社内の精算アプリなど、記録が残る方法を選ぶ
- キャンセルしたときの返金は、旅行会社のキャンセル規定に合わせて案内する
- 入金の記録は名簿と同じ表で管理し、未払いの人だけに個別に連絡する
会社の補助と組み合わせた会費の決め方は社内イベントの会費の決め方、集金と会計報告の書式は幹事の会計報告と集金の仕方にあります。
案内・催促・前日連絡の例文
日程アンケートの依頼
件名：【ご回答のお願い】社員旅行の日程について（◯月◯日締切）
皆さま
お疲れさまです。今年の社員旅行の幹事を務めます、◯◯部の◯◯です。
日程を決めるため、下記の候補日のご都合をお知らせください。
・候補1：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）
・候補2：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）
回答先：（アンケートのURL）
締切：◯月◯日（◯）
行き先は日程が決まってからご案内します。よろしくお願いいたします。
参加確定と会費のご案内
件名：社員旅行のご案内と会費のお支払いについて
皆さま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。社員旅行の内容が決まりましたので、ご案内します。
・日程：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）
・行き先：◯◯（宿：◯◯）
・集合：◯時◯分 ◯◯駅 ◯◯口
・会費：◯◯円（会社の補助を差し引いた額です）
・お支払い：◯月◯日（◯）までに◯◯へ
・キャンセル：◯月◯日以降は、旅行会社の規定によりキャンセル料がかかります
食べられないものや、部屋割りで配慮が必要なことがあれば、◯月◯日までに私へ個別にお知らせください。内容は手配に必要な範囲でのみ使います。
会費が未払いの人への連絡（個別に送る）
◯◯さん、お疲れさまです。社員旅行の幹事の◯◯です。
会費（◯◯円）のお支払い期限が◯日でしたので、念のためご連絡しました。行き違いでしたら申し訳ありません。
旅行会社への支払いの都合があるため、◯日までにお願いできますでしょうか。ご不明な点があれば気軽に聞いてください。
注意
催促は全員宛てのメールで名前を出さず、本人にだけ送ります。「行き違いでしたら」と一言添えると、払ったつもりの人にも角が立ちません。
前日のリマインド（チャット）
【明日の社員旅行】
集合：◯時◯分 ◯◯駅 ◯◯口（◯時◯分に出発します）
天候による予定の変更はありません。
遅れそうな方は、幹事の携帯（◯◯）まで電話をお願いします。
しおりは◯◯に置いています。お忘れ物のないようお気をつけください。
当日、集合に遅れている人へ（個別）
◯◯さん、幹事の◯◯です。◯時◯分の出発に向けて点呼をしています。いまどちらでしょうか。間に合わない場合は、◯◯で合流する方法をご案内しますので、折り返しご連絡ください。
当日の役割分担表（6つの役）
幹事が一人で受付・会計・司会・救護の窓口をすべて持つと、当日に必ずどこかが止まります。参加者が多い旅行ほど、次のように分けて事前に共有します。
| 役割 | 担当すること | 向いている人 |
|---|---|---|
| 全体の責任者（幹事） | 時間管理、旅行会社・宿との連絡、判断 | 計画を立てた本人 |
| 点呼・引率 | 移動のたびの点呼、遅れた人への連絡 | バス・グループごとに1人 |
| 会計 | 集金の記録、立替、領収書の管理 | 数字の確認が得意な人 |
| 宴会の司会 | 開会・乾杯・余興・締めの進行 | 人前で話すのに慣れた人 |
| 写真 | 集合写真と記録の撮影、共有フォルダへの整理 | 撮影が好きな人 |
| 体調不良の窓口 | 具合の悪い人の付き添い、宿・医療機関への連絡 | 落ち着いて対応できる人 |
役割の一覧は当番表・担当表の作成ツールで作ると、しおりにそのまま載せられます。
しおりに載せる項目と部屋割り
- 日程表（集合時刻・集合場所・移動手段・到着予定。時刻は余裕を持って）
- 集合場所の地図と、遅れたときの連絡先
- 宿の名前・住所・電話番号、部屋割り
- 持ち物（服装、宴会用の着替え、常備薬など）
- 宴会の時刻と場所、服装
- 役割分担（点呼・会計・司会・体調不良の窓口）
- 注意事項（自由行動の範囲、飲酒、貴重品、写真の社外への投稿）
- 緊急連絡先（幹事の携帯、旅行会社、宿）
Point
しおりに参加者の個人の携帯番号を一覧で載せないでください。紙のしおりは紛失します。連絡は幹事の番号に集めるか、社内のチャットのグループを使います。名簿を扱うときの注意は参加者名簿の管理を参照してください。
部屋割りの決め方
- 部署・年次で機械的に分けるより、本人の希望を先に聞く（相部屋が難しい事情は個別に申し出てもらう）
- 上司と若手だけの部屋は、どちらも休めないため避ける
- いびき・就寝時刻・喫煙の有無は、本人が書ける欄を作って聞く
- 決めた部屋割りは出発前に本人へ伝え、当日の発表で驚かせない
日程表（タイムテーブル）は香盤表・進行表の作成ツールで時刻を自動計算して作り、印刷してしおりに綴じられます。バスや宴会の座席は座席表の作成ツールが使えます。
当日の流れと幹事の動き
| 場面 | 幹事がやること |
|---|---|
| 集合 | 早めに着いて名簿で点呼。来ていない人には出発前に電話する |
| 移動中 | 休憩のたびに「次の出発時刻」を伝え、出発前に人数を数える |
| 観光・自由行動 | 集合時刻と場所を口頭とチャットで伝える。範囲と連絡方法を決めておく |
| 宿に到着 | 鍵の受け渡し、宴会の時刻と場所の再案内、宿との最終確認 |
| 宴会 | 開会・乾杯・余興・締めの進行。飲みすぎた人への声かけ |
| 翌朝 | 朝食と出発時刻の点呼、精算（追加料金の確認）、部屋の忘れ物の確認 |
| 解散 | 最後の点呼、忘れ物の確認、解散の挨拶 |
飲み会の幹事としての当日の立ち回りは飲み会の幹事は当日何する？が宴会の部分にそのまま使えます。
幹事の挨拶（例文）
出発のとき
皆さま、おはようございます。今回の社員旅行の幹事を務めます、◯◯部の◯◯です。本日はお集まりいただきありがとうございます。
これから◯◯へ向かいます。到着は◯時ごろの予定です。途中、◯◯で休憩を取ります。
体調が悪くなった方は、遠慮なく私か◯◯さんに声をかけてください。それでは、2日間よろしくお願いいたします。
休憩の前（バスの中）
まもなく◯◯に到着します。休憩は◯分間です。出発は◯時◯分ですので、それまでにバスへお戻りください。バスの番号は◯号車です。
宴会の開会
皆さま、お疲れさまです。ただいまより宴会を始めます。はじめに◯◯社長よりご挨拶をいただきます。
宴会の締め（翌日の連絡を添える）
宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間となりました。明日の朝食は◯時から◯◯で、出発は◯時◯分です。ロビーにお集まりください。今夜は飲みすぎにご注意のうえ、ゆっくりお休みください。
宴会の進行は忘年会の司会進行 台本の流れがそのまま使えます。乾杯・締めの言葉は乾杯の挨拶、締めの挨拶にあります。
解散のとき
皆さま、2日間お疲れさまでした。大きなトラブルもなく、無事に戻ってくることができました。ご協力ありがとうございました。
お忘れ物のないよう、バスの網棚と座席をもう一度ご確認ください。それでは、ここで解散とします。気をつけてお帰りください。
幹事の持ち物
- しおりの予備、参加者名簿（点呼用）、部屋割り表
- 旅行会社・宿・バス会社の連絡先と予約の控え
- 現金（立替・精算用）と領収書を入れる封筒
- 救急セット（絆創膏・消毒液など。酔い止めなどの薬は各自で持参してもらう）
- ビニール袋、ウェットティッシュ、モバイルバッテリー
- 宴会用の進行表、景品、ゲームの道具
点呼用の名簿は出欠表の作成ツールで「出欠を取る列」に「1日目朝,1日目夕,2日目朝」のように点呼の回を並べて印刷すると、チェック表になります。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きる理由 | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 案を出したあとで予算や日数を覆される | 上司・経理の条件を聞く前に候補を集めた | 最初に制約を聞き、決裁者の了承を取ってから候補を探す |
| 人数が決まらないままキャンセル料が発生 | 参加の締切が支払い期限より後だった | 支払い期限から逆算して、参加の締切を前に置く |
| 当日の集金で数え間違い・未払い | 集合時に現金で集めた | 出発前に記録が残る方法で集め、未払いは個別に連絡 |
| 集合時刻に人がそろわない | 次の集合時刻が口頭だけで伝わっていない | 口頭とチャットの両方で伝え、しおりにも書く |
| 幹事が宴会中も動き続けて疲れ切る | 役割を一人で抱えた | 点呼・会計・司会・救護を事前に割り振る |
| 写真が社外のSNSに出てしまう | 写真の扱いを伝えていなかった | しおりとお礼メールで、社外への投稿を控えるよう伝える |
帰ってからのお礼メールと会計報告（例文）
参加者全員へのお礼
件名：社員旅行のお礼と精算のご連絡
皆さま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
社員旅行では、時間どおりの集合など多くのご協力をいただき、ありがとうございました。おかげさまで無事に終えることができました。
・写真は◯◯（社内の共有フォルダ）に置きました。社外への投稿はお控えください。
・忘れ物（◯◯）を預かっています。心当たりの方はご連絡ください。
・会計報告を添付しました。差額の◯◯円は◯◯とします。
今後ともよろしくお願いいたします。
社長・上司へのお礼（個別）
◯◯部長
お疲れさまです。社員旅行の幹事を務めました◯◯です。
このたびは、旅行の実施にご理解とご支援をいただき、ありがとうございました。おかげさまで、参加者全員が無事に戻ることができました。
宴会でいただいたお言葉を励みに、今後の業務にいっそう励んでまいります。今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
会計報告の書き方
| 項目 | 金額 | 備考 |
|---|---|---|
| 収入：会社の負担 | ◯◯円 | |
| 収入：会費（◯名×◯◯円） | ◯◯円 | |
| 支出：旅行会社（交通・宿） | ◯◯円 | 請求書あり |
| 支出：宴会の追加・景品 | ◯◯円 | 領収書あり |
| 差額 | ◯◯円 | 返金／次回へ繰り越し など |
この記事の要点
- 最初にやるのは上司・経理に制約（予算・日数・会社負担）を聞くこと。候補探しはその後。
- 参加の締切と会費の期限は、旅行会社・宿の支払い期限とキャンセル料の発生日より前に置く。
- 集金は出発前に、記録が残る方法で終える。催促は本人にだけ送る。
- 点呼・会計・司会・体調不良の窓口は役割を分けて事前に共有する。
- 費用の扱いは計画の段階で経理に確認する（国税庁 No.2603 の目安: 4泊5日以内・参加50%以上）。
- 帰着後は会計報告・お礼・写真と忘れ物の連絡までが幹事の仕事。
FAQ
よくある質問
上司・経理に、旅行の目的、予算の上限と会社の負担、日数、避ける時期を確認します。この条件が決まる前に行き先の候補を集めると、やり直しになりやすいからです。条件が決まったら日程アンケートを送り、旅行会社に相談します。
制約の確認、日程と行き先の決定、旅行会社・交通・宿の手配、参加確定と集金、しおり・部屋割り・役割分担、当日の点呼と進行、精算・会計報告・お礼の7段階です。ページ内に時期別のチェックリストを載せています。
交通・宿・宴会に、景品やバス内の飲み物など見積もりに入っていない費用を足した総額から、会社の負担を引き、参加人数で割ります。余った分の扱い（返金・繰り越しなど）は集める前に決めて案内します。
全員宛てではなく本人にだけ、期限と金額を書いて連絡します。「行き違いでしたら申し訳ありません」と添えると角が立ちません。旅行会社への支払いの期限がある場合は、その事情も伝えます。
内容によります。国税庁タックスアンサー No.2603 では、旅行の内容を総合的にみて判定するとしたうえで、旅行期間が4泊5日以内で、参加人数が全体の50%以上などの要件を満たすものは、原則として給与としなくてよいとしています。勘定科目を含め、個別の判断は経理・税理士に確認してください。
日程表（集合時刻・場所・移動手段）、集合場所の地図、宿の名前と連絡先、部屋割り、持ち物、宴会の時刻と服装、役割分担、注意事項（自由行動の範囲・飲酒・写真の扱い）、緊急連絡先です。参加者個人の携帯番号の一覧は、紛失に備えて載せないほうが安全です。
しおりの予備と点呼用の名簿・部屋割り表、旅行会社・宿・バス会社の連絡先と予約の控え、立替・精算用の現金と領収書を入れる封筒、救急セット、宴会用の進行表や景品・ゲームの道具です。
出発時は、自己紹介、行き先と到着予定、休憩の予定、体調が悪くなったときの声のかけ先を伝えます。宴会の締めでは翌朝の集合時刻を、解散時は協力へのお礼と忘れ物の確認を伝えます。ページ内に5つの場面の例文を載せています。
業務の都合など理由があれば、引き受ける前に上司に相談します。全部を断るのが難しい場合は、補佐に回る、会計だけ担当するなど、役割を分けて引き受ける方法もあります。断り方は社内の仕事を断るときを参考にしてください。