電話の取り次ぎ 例文
不在・会議中・保留・社内への伝え方

まず使う一言（取り次ぎの基本セット）

基本の流れ（在席しているとき）

1. 01

   名乗る

   「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社でございます」。第一声に「もしもし」は使いません。

2. 02

   相手を確かめる

   相手が名乗ったら会社名と名前を復唱します。名乗らなければ「恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」。

3. 03

   誰あてかを確かめる

   「◯◯部の◯◯でございますね」。同じ名字の人がいるなら「◯◯は二名おりますが、下のお名前か部署はお分かりになりますか」。

4. 04

   保留にする

   「ただいまおつなぎいたします。少々お待ちくださいませ」と言ってから保留ボタンを押します。送話口を手でふさぐだけでは、周りの声が相手に聞こえることがあります。

5. 05

   担当者に伝える

   「◯◯株式会社の◯◯様から、◯◯の件でお電話です。◯番です」。会社名・名前・分かれば用件まで伝えてから回します。

6. 06

   保留が長くなるとき

   担当者がなかなか出ないときは保留のまま待たせず、一度電話に戻って「お待たせして申し訳ございません。◯◯がまだ手が離せないようでございます。折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」と相手に選んでもらいます。

担当者が出られないとき：理由別の例文

理由は短く、事実だけを伝えます。言い方の後半は「いかがいたしましょうか」「折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」のどちらかで、次の手を相手に選んでもらいます。

困った場面の例文

名前の聞き返し方は電話が聞き取れないときの言い方、営業の電話の断り方は間違い電話・営業電話の断り方に詳しくまとめています。

折り返し・伝言の聞き方

よろしければ、戻りましたら◯◯からお電話を差し上げるように申し伝えます。念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。……復唱いたします。◯◯の◯◯◯◯、◯◯株式会社の◯◯様でございますね。◯時頃までにお電話を差し上げるようにいたします。私、◯◯が承りました。

差し支えなければ、ご伝言を承りましょうか。……◯◯の件で、資料の送付先が変わったとのことでございますね。確かに申し伝えます。私、◯◯が承りました。

• 電話番号は必ず復唱する。担当者が知っている相手でも、出先の番号からかけていることがある
• 相手の都合を聞く。「何時頃でしたらご都合がよろしいでしょうか」
• 急ぎかどうかを聞く。「お急ぎのご用件でしょうか」
• 用件は無理に聞かない。言いたくなさそうなら「承知いたしました。お電話があったことを申し伝えます」で終える
• 最後に自分の名前を名乗る。相手が後で「誰に伝えたか」を言えるようにするため
• 電話を切るのは相手が切ってから。受話器は指でフックを押して切ってから置くと、相手に音が響かない

社内（担当者）への伝え方

会議中の人に電話を回すかどうかは、会社の決まりで判断します。決まりがない場合は、会議室にメモを差し入れて本人に選んでもらう方法なら会議を止めずに済みます。メモは机に置くだけでなく社内チャットでも一言送ると見落としが減ります。

伝言メモの型

• 受けた日時
• 相手の会社名・部署・氏名（読みに迷う字はふりがな）
• 相手の電話番号（復唱したもの）
• 用件（相手の言葉どおりに短く）
• 折り返しの要否／相手からかけ直すか／希望の時間
• 急ぎかどうか
• 受けた人の名前

メモの書き方と記入例は伝言メモの書き方に、記入例を増やしてまとめています。

言い換えたい言葉とよくある失敗

• 相手の名前を聞かずに、または聞き取れないまま回した
• 担当者に「電話です」とだけ伝え、相手にもう一度名乗らせた
• 保留にせず送話口を手でふさいだため、社内の会話が聞こえた
• 保留のまま長く待たせ、途中で一度も戻らなかった
• 不在の理由を詳しく話した（通院・行き先・私用など）
• 折り返しの電話番号を復唱しなかった
• 最後に自分の名前を名乗らず、誰が受けたか分からなくなった
• メモを机に置いただけで、担当者が気づかなかった

電話でよく使う敬語は電話の敬語 言い換え一覧、受け方の基本は電話の受け方の基本にもあります。

イベント事務局の問い合わせ電話

イベントや式典の前は、参加者からの問い合わせ電話が増えます。よく来る質問（会場の場所・駐車場・服装・受付時間）の答えを一枚にまとめて電話の横に置いておくと、誰が出ても同じ答えができます。答えられない質問は「確認いたしまして、こちらから折り返しお電話を差し上げます」と受け、上の伝言メモと同じ項目を聞き取ってください。

事務局の体制はイベント事務局代行とは、来客を迎えるときの流れは来客対応の流れとマナーにあります。