文例
間違い電話・営業電話の断り方
会社での対応と会話例
間違い電話も営業電話も、丁寧に、短く、はっきり終えるのが基本です。相手が誰であっても、会社の名前で電話に出ている以上、雑な対応はそのまま会社の印象になります。
そのまま言える一言はこちらです。
間違い電話には「こちらは◯◯株式会社でございます。おかけ間違いではございませんか」。
営業電話には「申し訳ございませんが、当社では必要な際にこちらからご連絡しておりますので、今回はお断りいたします」。
営業電話を取り次ぐか、どう断るかは、会社の決まりに従ってください。このページでは、決まりがある前提で、そのまま使える言い方を並べました。
結論
間違い電話は①こちらの名前を伝える ②相手の間違いを責めずに確かめる ③丁寧に切るの順で対応します。営業電話は①相手の会社名と用件を確かめる ②会社の決まりに沿って取り次ぐか判断する ③断るなら理由は短く、はっきり言う ④社内で記録・共有するの流れです。担当者の名前や携帯電話の番号は、会社の決まりがない限り、営業目的の相手には伝えないのが無難です。
対応の流れ
- 01
いつもどおり名乗る
「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社でございます」。最初は間違い電話か営業電話か分からないので、普段どおりに出ます。
- 02
相手と用件を確かめる
「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」「どのようなご用件でしょうか」。
- 03
判断する
間違い電話なら丁寧に伝えて切ります。営業電話なら、会社の決まりに沿って取り次ぐか断るかを決めます。迷ったら「確認して必要な場合はこちらからご連絡いたします」と預かります。
- 04
丁寧に締める
「失礼いたします」と言い、相手が切ったのを確かめてから受話器を置きます。
- 05
記録・共有する
何度もかかってくる営業や、不審な電話は、会社の決まりに沿って記録し、上司や担当部署に伝えます。
Point
営業電話かどうか分からないときは、断らずに預かるのが安全です。取引先の新しい担当者や、社内の誰かが頼んだ業者からの電話であることもあります。「担当者に確認いたしまして、必要な場合はこちらからご連絡いたします」と言えば、どちらの場合でも失礼になりません。
場面別の会話例
会社に間違い電話がかかってきた（受ける側）
相手：◯◯さんのお宅ですか。
自分：恐れ入ります。こちらは◯◯株式会社でございます。おかけ間違いではございませんか。
相手：あっ、失礼しました。
自分：いいえ。失礼いたします。
こちらの電話番号を相手に読み上げる必要はありません。会社の名前だけ伝えれば、相手は間違いに気づけます。
社内にいない人あての電話（受ける側）
相手：◯◯部の◯◯様をお願いします。
自分：恐れ入りますが、当社には◯◯という者はおりません。失礼ですが、どちらにおかけでしょうか。
相手：◯◯株式会社ではありませんか。
自分：こちらは△△株式会社でございます。お間違えのようでございます。
注意
退職した人や異動した人あての電話のこともあります。すぐに「いません」と切らず、社内の名簿を確かめてから答えます。退職者あての電話にどう答えるかは、会社の決まりに従ってください。
自分が間違い電話をかけてしまった（かける側）
相手：はい、◯◯株式会社でございます。
自分：あっ、大変失礼いたしました。番号を間違えてしまいました。お忙しいところ申し訳ございません。失礼いたします。
間違えたと気づいたら、黙って切らずに一言お詫びしてから切ります。相手の着信履歴にこちらの番号が残っていることも多く、黙って切ると不審に思われかねません。
名乗らない営業電話（受ける側）
相手：社長様はいらっしゃいますか。
自分：恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか。
相手：◯◯の件でご案内がありまして……
自分：失礼ですが、会社名とお名前を伺えますでしょうか。
相手：（会社名を言わない）
自分：申し訳ございませんが、お名前を伺えないお電話はおつなぎできかねます。失礼いたします。
担当者につないでほしいと言われる営業電話（受ける側）
相手：◯◯のご担当者様をお願いできますか。
自分：恐れ入ります。どのようなご用件でしょうか。
相手：◯◯サービスのご案内です。
自分：申し訳ございませんが、当社ではお電話でのご案内はお断りしております。資料をお送りいただく場合は、当社のホームページのお問い合わせ窓口からお願いいたします。失礼いたします。
注意
資料の受け取り先をどこにするか（問い合わせ窓口・メール・郵送など）は、会社の決まりに従ってください。決まりがなければ、上司に確認しておきます。
何度もかかってくる営業電話（受ける側）
自分：以前にもお電話をいただきましたが、当社では検討しておりません。今後のお電話はご遠慮いただけますでしょうか。
相手：一度だけお話を……
自分：申し訳ございませんが、お受けできません。失礼いたします。
何度も断っているのにかかってくる場合は、相手の会社名・名前・日時を記録し、上司や担当部署に伝えます。どう対応するかは会社の決まりに従います。
取引先かもしれない電話（受ける側）
相手：◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯部の方をお願いしたいのですが。
自分：恐れ入ります。どのようなご用件でしょうか。
相手：◯◯の件で、一度ご挨拶をと思いまして。
自分：かしこまりました。担当の者に確認いたしまして、必要な場合はこちらからご連絡いたします。念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
個人の社用携帯に営業電話がかかってきた（受ける側）
自分：申し訳ございません。ただいま業務中のため、お話を伺うことができません。必要な際はこちらからご連絡いたします。失礼いたします。
記録・共有しておく項目
- かかってきた日時
- 相手が名乗った会社名・名前（名乗らなければ「名乗らず」）
- 表示された電話番号
- 誰あてと言っていたか（社長・担当者・特定の名前など）
- 用件と、こちらがどう答えたか
- 以前にもかかってきたかどうか
記録の書き方は伝言メモの書き方のテンプレートが使えます。営業電話の記録を社内で共有しておくと、次に誰が出ても同じ答えができます。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 違います（すぐ切る） | 会社の電話としては冷たい印象になる | こちらは◯◯株式会社でございます。おかけ間違いではございませんか |
| 結構です（だけで切る） | 要るのか要らないのか分かりにくい | 当社では必要ございませんので、お断りいたします |
| 担当者はいません（実際はいる） | 事実と違う説明は、後で食い違う | 当社ではお電話でのご案内はお断りしております |
| ◯◯部長の携帯は◯◯です | 社内の人の連絡先を、本人や会社の了解なく外部に伝えている | 担当の者に確認いたしまして、必要な場合はこちらからご連絡いたします |
| 検討しておきます（その気がない） | 相手が再びかけてくる理由になる | 今回はお断りいたします |
| 忙しいので | 相手を責める言い方に聞こえる | ただいま業務中のため、お話を伺うことができません |
断るときは理由を長く説明しないほうが、話が早く終わります。断り方の言い回しは「恐縮です」と「恐れ入ります」のクッション言葉も参考になります。
後日のフォロー
間違い電話をかけてしまった相手に、改めてお詫びするとき
取引先など知っている相手に間違えてかけてしまった場合（別の担当者あてにかけるつもりだった、など）は、次に話すときに一言添えます。
先日は、番号を間違えてお電話をおかけしてしまい、失礼いたしました。
取り次がなかった電話が、実は必要な相手だったとき
株式会社△△の□□です。先日お電話をいただいた際、担当の者におつなぎできず、大変失礼いたしました。改めて、◯◯の件についてお話を伺えますでしょうか。
預かった電話番号に、担当者からかけ直します。改めてメールでご連絡する場合の書き方は営業メールの例文も参考になります。
この記事の要点
- 間違い電話は会社名を伝え、責めずに確かめ、丁寧に切る。
- 自分がかけ間違えたら黙って切らず、一言お詫びしてから切る。
- 営業電話は会社の決まりに沿って、理由は短く、はっきり断る。
- 営業か分からないときは「確認して、必要な場合はこちらからご連絡いたします」と預かる。
- 社内の人の名前や携帯電話の番号は、会社の決まりがない限り営業目的の相手に伝えない。
FAQ
よくある質問
「恐れ入ります。こちらは◯◯株式会社でございます。おかけ間違いではございませんか」と、会社名を伝えて確かめます。こちらの電話番号を読み上げる必要はありません。
相手の着信履歴にこちらの番号が残っていることも多いので、「大変失礼いたしました。番号を間違えてしまいました」と一言お詫びしてから切ると丁寧です。
会社の決まりに沿って、「当社では必要な際にこちらからご連絡しておりますので、今回はお断りいたします」のように、理由を短く、はっきり伝えます。「検討しておきます」とあいまいにすると、再びかかってくることがあります。
断らずに「担当の者に確認いたしまして、必要な場合はこちらからご連絡いたします」と預かり、相手の会社名・名前・電話番号を控えて担当者に確認します。
相手の会社名・名前・日時・電話番号を記録し、上司や担当部署に伝えて、会社の決まりに沿って対応します。一人で抱え込まず、社内で同じ答えをするようにそろえると、対応が楽になります。