伝言メモの書き方
電話メモのテンプレートと場面別の記入例

伝言メモに書く8項目と記入例

伝言メモを書く理由

• 聞き違い・記憶違いを防ぐ：口頭で伝えるだけだと、番号や日付が途中で変わってしまうことがあります。
• 伝え忘れを防ぐ：担当者が戻る頃には、別の仕事で忘れてしまうことがあります。
• あとから確かめられる：受けた人と時刻が残るので、行き違いがあっても経緯をたどれます。
• 相手の信頼を守る：「お伝えしておきます」と言った約束を、確実に果たせます。

印刷して使える伝言メモのテンプレート

基本のテンプレート（紙）

【電話伝言メモ】
◯◯さんへ
受けた日時：◯月◯日（◯）◯時◯分
相手：◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様
連絡先：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）
□ 折り返しお願いします（◯時までに／いつでも）
□ また電話するそうです（◯時頃）
□ 伝言のみです
□ 急ぎ
用件：

受けた人：□□

短い版（付箋・小さな用紙に）

◯◯さんへ　◯/◯　◯:◯◯
◯◯社　◯◯様　TEL ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
□折返し　□再TEL　□伝言のみ　□急ぎ
用件：
受：□□

社内の人からの伝言用

◯◯さんへ
◯時◯分　◯◯部の◯◯さんから内線
用件：◯◯の資料を◯時までに共有してほしい、とのこと
□ 戻ったら内線をください　□ チャットで返信でよい
受けた人：□□

「してほしいこと」をチェック欄にしておくのがいちばんの工夫です。伝言メモを受け取った人がいちばん困るのは、折り返すべきかどうかが分からないことだからです。

伝言メモを書く流れ

1. 01

   用紙を手元に置く

   受話器を取る前にテンプレートとペンを用意し、出たらまず「誰あて」と時刻を書きます。

2. 02

   聞きながら単語で書く

   相手の会社名・名前・電話番号を聞いた順に書きます。用件は単語だけでも構いません。

3. 03

   復唱して直す

   電話番号・名前・日付・数量を復唱し、違っていたらその場で直します。

4. 04

   清書して渡す

   電話を切ったらすぐ、単語のメモを読める文にして、担当者の机やチャットに届けます。

5. 05

   見たかを確かめる

   担当者が戻ったら「伝言を置いています」と一言かけます。急ぎなら戻りを待たずに連絡します。

聞きながら速く正確に書くコツ

名前は聞こえた音をカタカナで書く

漢字を考えている間に話が進んでしまうので、まずはカタカナで音を書き、漢字は必要なときに後で確かめます。担当者が相手を知っていれば、カタカナでも十分伝わります。

社内で決めた記号を使う

記号は電話中の書き取り用です。渡すメモでは文に直します。記号の意味が人によって違うと、かえって誤解のもとになるので、使う記号は部署でそろえておきます。

よくかかってくる相手を一覧にしておく

取引先の会社名・担当者名・読み方を、電話のそばに一覧にしておくと、名前の聞き取りと書き取りが速くなります。一覧に外部の人の連絡先を書く場合は、置き場所を会社の決まりに合わせます。

数字・日付・固有名詞は必ず復唱する

電話番号、金額、数量、日付、曜日は、聞き違いがいちばん起きやすい部分です。復唱したものだけを「復唱済み」と書き添えます。

聞き返し・確認の言い方

聞き返すのは失礼ではありません。間違ったまま伝えるほうが、相手にも担当者にも迷惑になります。

場面別の記入例と会話例

折り返しを頼まれた

相手：◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯さんはいらっしゃいますか。
自分：申し訳ございません。あいにく◯◯は席を外しております。戻りましたら、折り返しお電話を差し上げるよう申し伝えます。念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
相手：◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯です。
自分：復唱いたします。◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯、◯◯株式会社の◯◯様でございますね。私、□□が承りました。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）／☑ 折り返しお願いします（本日中）／用件：お見積もりの件／受けた人：□□

相手がかけ直すと言った

相手：では、◯時頃にまたかけ直します。
自分：承知いたしました。◯時頃にお電話をいただける旨、◯◯に申し伝えます。お電話ありがとうございました。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／☑ また電話するそうです（◯時頃）／用件：来週の打ち合わせの件

伝言だけを頼まれた

相手：折り返しは結構です。資料をメールで送ったので見ておいてください、とお伝えください。
自分：かしこまりました。資料をメールでお送りいただいたので、ご確認ください、とのことですね。◯◯に申し伝えます。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／☑ 伝言のみです／用件：資料をメールで送ったので確認してほしい、とのこと（折り返し不要）

急ぎの連絡

相手：急ぎで確認したいことがありまして。
自分：お急ぎでいらっしゃいますね。◯◯と連絡が取れるか確かめ、こちらから折り返しご連絡いたします。何時頃までにご連絡を差し上げればよろしいでしょうか。

【記入例】◯◯さんへ／☑ 急ぎ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）／☑ 折り返しお願いします（◯時までに）／用件：本日納品分の数量について確認したい

日程の変更を伝えてほしいと言われた

自分：◯日（◯）の◯時からのお打ち合わせを、◯日（◯）の◯時からに変更をご希望、ということでよろしいでしょうか。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／☑ 折り返しお願いします／用件：打ち合わせの日時変更のご相談。◯日（◯）◯時→◯日（◯）◯時を希望（日付・曜日とも復唱済み）

担当者の携帯番号を聞かれた

自分：申し訳ございません。こちらから◯◯に連絡を取り、◯◯からお電話を差し上げるようにいたします。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）／☑ 折り返しお願いします（できるだけ早く）／用件：◯◯さんに直接連絡を取りたいとのこと。携帯番号はお伝えしていません

社員の携帯番号を外部に伝えてよいかは、会社の決まりに従います。決まりが分からないときは、こちらから連絡させる形にしておけば行き違いが起きません。

苦情・お叱りの電話だった

自分：ご不便をおかけし、申し訳ございません。担当の◯◯から、改めてご連絡いたします。お話の内容を正しくお伝えしたいので、確認させてください。

【記入例】◯◯さんへ／☑ 急ぎ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）／☑ 折り返しお願いします（本日中）／用件：◯日に届いた商品の数が注文と違う、とのこと。注文番号：◯◯◯◯

相手の様子は「怒っていた」と書かず、相手が言った事実を書きます。必要なら「お急ぎのご様子」程度にとどめます。

名前を名乗らなかった相手

自分：恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
相手：またかけます。
自分：かしこまりました。お電話があったことを◯◯に申し伝えます。

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／お名前はおっしゃらず（表示された電話番号など、分かる範囲で）／☑ また電話するそうです／用件：不明

担当者が外出中・休みのとき

自分：あいにく◯◯は本日、終日外出しております。明日の朝、出社しましたら、お電話を差し上げるよう申し伝えます。

【記入例】◯◯さんへ（外出中のため、チャットでも送付）／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（復唱済み）／☑ 折り返しお願いします（明日の午前中と先方にお伝え済み）／用件：契約書の返送について

相手にいつ頃連絡すると伝えたかをメモに書いておくと、担当者がその約束を守れます。

同じ人に伝言が二件あった

【記入例】◯◯さんへ／◯月◯日◯時◯分／◯◯株式会社　◯◯様／用件は二つです。①請求書の宛名を変更してほしい ②来月の納品日を相談したい／☑ 折り返しお願いします

自分あての伝言を受け取ったとき

自分：□□さん、◯◯社からの伝言、ありがとうございます。今から折り返します。

伝言を受け取ったら、受けてくれた人に一言お礼を伝えます。折り返した後で「さっきの件、対応しました」と伝えると、受けた人も安心します。

伝わるメモにする書き方

急ぎのメモは、いちばん上に「急ぎ」と期限を書き、目立つ色で囲むなど、ほかのメモと見分けがつくようにします。担当者とのこれまでのやり取りを知っている場合は「先週お送りした見積もりの件と思われます（□□）」のように、自分の補足だと分かる形で添えると親切です。

紙・メール・チャットの使い分け

どれを使うかは会社の決まりに従います。決まりがなければ、担当者が社内にいれば紙、いなければチャット、急ぎなら両方と考えると迷いません。

チャットで伝言を送るときの文例

基本の形

◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
◯時◯分に、◯◯株式会社の◯◯様からお電話がありました。
用件：お見積もりの件
お願い：本日中に折り返しをお願いします
連絡先：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
机にもメモを置いています。

急ぎのとき

◯◯さん
【急ぎ】◯◯株式会社の◯◯様から、本日納品分の数量について確認のお電話がありました。◯時までに折り返しを希望されています。
連絡先：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
ご確認いただけたら、ひと言返信をお願いします。

伝言のみのとき

◯◯さん
◯時◯分、◯◯株式会社の◯◯様より伝言です。「資料をメールで送ったので確認してほしい」とのことでした。折り返しは不要だそうです。

外出中・在宅勤務中の人へ

◯◯さん
外出中に失礼します。◯時◯分に◯◯株式会社の◯◯様からお電話があり、明日の午前中に折り返すとお伝えしました。用件は契約書の返送についてです。

チャットでも、テンプレートと同じ項目の順で書くと読みやすくなります。急ぎのときは「ひと言返信を」と添えると、届いたかどうかが分かります。チャットのやり取り全般はビジネスチャットのマナーにまとめています。

渡す前のチェックリスト

• 誰あてか、フルネームか部署名まで書いた
• 受けた日付と何時何分を書いた
• 相手の会社名と名前を書いた（漢字が分からなければカタカナ）
• 電話番号を復唱して書いた
• 用件を相手の言葉どおりに書いた
• 折り返し・かけ直し・伝言のみのどれかに印をつけた
• 相手にいつ頃連絡すると伝えたかを書いた
• 受けた人として自分の名前を書いた
• 記号や略語を文に直した

よくある失敗と防ぎ方

対応が終わったメモは、机に残さず会社の決まりどおりに処分します。外部の人の名前や電話番号が書かれているので、そのまま紙のごみに出さないようにします。

伝言が漏れたとき・遅れたときのフォロー

伝え忘れに気づいたとき（社内の担当者へ）

◯◯さん、申し訳ありません。◯時頃に◯◯株式会社の◯◯様からお電話があったのを、お伝えするのが遅くなりました。折り返しを希望されていました。

担当者が相手にお詫びするとき

株式会社△△の◯◯です。先ほどはお電話をいただきながら、ご連絡が遅くなり、大変失礼いたしました。

伝言が届いていなかったことを相手に詳しく説明する必要はありません。連絡が遅れたことだけをお詫びし、用件に入ります。折り返しのお詫びの言い方は電話に出られなかったときの折り返しにまとめています。