文例
担当者が不在のときの伝言の受け方
預かる・復唱する・頼むときの会話例
担当者が不在のときの伝言は、こちらから申し出て、聞き取って、復唱して、名乗って預かるの四つで受けます。預かったら、相手に「確かに伝わる」と思ってもらえることが大切です。
伝言を申し出るときの一言はこちらです。
「よろしければ、ご伝言を承りましょうか。」
預かり終えたときは「確かに◯◯に申し伝えます。私、□□が承りました」で締めます。このページでは、伝言を預かる会話を場面ごとに並べました。担当者に回すまでの流れや、不在の理由の言い方は電話の取り次ぎ 例文、メモの書式は伝言メモの書き方にまとめています。
結論
伝言を預かるときは①不在を伝えて伝言を申し出る ②用件を聞き取る ③要点を復唱する ④相手の名前と連絡先を確かめる ⑤自分の名前を名乗るの順で進めます。社内の人のことは「◯◯は」と呼び捨てにし、伝えることは「申し伝えます」（謙譲語）で言います。担当者に代わって約束や判断はしないのが原則です。
伝言を預かる流れ
- 01
不在を伝え、申し出る
「あいにく◯◯は外出しております。よろしければ、ご伝言を承りましょうか」。
- 02
用件を聞き取る
「はい」「さようでございますか」と相づちを打ちながら、要点をメモします。
- 03
復唱する
「◯◯の件で、◯◯ということですね」と、要点だけを相手の言葉で繰り返します。
- 04
名前と連絡先を確かめる
相手の会社名・名前と、折り返しが必要なら電話番号を確かめます。
- 05
名乗って締める
「確かに◯◯に申し伝えます。私、□□が承りました」。
Point
預かるのは伝言だけで、約束はしません。「◯◯なら大丈夫だと思います」と担当者の代わりに答えると、後で話が食い違います。答えられないことは「◯◯から改めてご連絡いたします」と預かってください。
場面別の会話例
取引先から伝言を頼まれたとき（受ける側）
自分：申し訳ございません。あいにく◯◯は外出しておりまして、夕方に戻る予定でございます。よろしければ、ご伝言を承りましょうか。
相手：では、明日の打ち合わせを◯時からに変更してほしい、と伝えてください。
自分：かしこまりました。明日のお打ち合わせを◯時からに変更してほしい、とのことでございますね。
相手：はい、そうです。
自分：確かに◯◯に申し伝えます。私、□□が承りました。お電話ありがとうございました。
相手が「伝言は結構です」と言ったとき（受ける側）
相手：では、またかけ直します。
自分：かしこまりました。お電話をいただいたことは◯◯に申し伝えます。念のため、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。
伝言がなくても、電話があったことは担当者に伝えます。相手の名前を確かめておけば、担当者から先に連絡することもできます。
伝言が長く、込み入っているとき（受ける側）
自分：恐れ入ります。正確にお伝えしたいので、一つずつ確認させてください。まず、◯◯の納品日が変わる、という点でよろしいでしょうか。
相手：はい。
自分：次に、◯◯の数量も変わる、ということでございますね。
相手：そうです。詳しくはメールで送ります。
自分：ありがとうございます。メールでもお送りいただける旨、あわせて◯◯に申し伝えます。
注意
数量・日付・品名など、間違えると困る内容が多い伝言は、「メールでもお送りいただけますでしょうか」とお願いして構いません。口頭で預かるより確実です。
聞き取れなかったとき（受ける側）
自分：恐れ入ります。お電話が少し遠いようでございます。もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
相手：◯◯です。
自分：◯◯様でいらっしゃいますね。失礼いたしました。
名前の漢字が分からないときは、どういう字を書くかを尋ねても失礼にはあたりません。「恐れ入りますが、どのような字をお書きになりますか」と聞きます。聞き返し方の言い回しは電話が聞き取れないときの言い方にまとめています。
急ぎの伝言のとき（受ける側）
相手：急ぎで◯◯さんに確認したいことがあるんです。
自分：お急ぎでいらっしゃいますね。◯◯に連絡が取れるか確かめまして、こちらから折り返しご連絡いたします。何時頃までにご連絡を差し上げればよろしいでしょうか。
相手：◯時までにお願いします。
自分：かしこまりました。◯時までにご連絡いたします。お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
急ぎのとき、担当者の携帯電話の番号を相手に教えるかどうかは、本人の了解と会社の決まりに従います。教えずに、こちらから担当者に連絡を取るのが無難です。
担当者でないと答えられない質問をされたとき（受ける側）
相手：あの見積もり、もう少し下げられますか。
自分：申し訳ございません。私では分かりかねますので、◯◯から改めてご連絡いたします。お見積もりの金額についてのご相談ということで、◯◯に申し伝えてよろしいでしょうか。
相手が担当者の帰りを尋ねたとき（受ける側）
相手：◯◯さんは何時頃お戻りですか。
自分：◯時頃に戻る予定でございます。戻りましたら、こちらからお電話を差し上げましょうか。
戻りの時刻が分からないときは「戻りの時刻を確認いたしまして、こちらからご連絡いたします」と言います。不在の理由は詳しく言いません。
相手先の担当者が不在で、こちらが伝言を頼むとき（かける側）
相手：あいにく◯◯は席を外しております。
自分：さようでございますか。では、恐れ入りますが、ご伝言をお願いできますでしょうか。
相手：はい、承ります。
自分：株式会社△△の□□と申します。明日お送りする予定の資料が、明後日になります、とお伝えいただけますでしょうか。
相手：かしこまりました。
自分：ありがとうございます。恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
相手：◯◯と申します。
自分：◯◯様ですね。よろしくお願いいたします。失礼いたします。
注意
伝言を頼む側も、短く一つの用件に絞ると正しく伝わります。最後に受けてくれた人の名前を聞いておくと、後で確認するときに役立ちます。
預かるときに確認する項目
- 相手の会社名・部署・名前（漢字が分からなければ尋ねる）
- 誰あての伝言か（同じ名字の人がいれば下の名前や部署も）
- 用件の要点（日付・数量・品名は復唱する）
- 折り返しが必要か、相手がかけ直すか、伝えるだけか
- 折り返す場合の電話番号と、都合のよい時間
- 急ぎかどうか
確認した内容は、電話を切ったらすぐに伝言メモにします。書式は伝言メモの書き方のテンプレートを使ってください。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| ◯◯さんにお伝えします | 社外の人に、社内の人を「さん」付けで呼んでいる | ◯◯に申し伝えます |
| ◯◯部長は外出されています | 社外の相手に、社内の人の動作を尊敬語で言い、肩書きも敬称のように付けている | 部長の◯◯は外出しております |
| ◯◯様が申されていました | 「申す」は謙譲語なので、相手の動作には使わない | ◯◯様がおっしゃっていました |
| 了解しました | 目上や社外の相手には、軽く感じる人もいる | かしこまりました／承知いたしました |
| たぶん大丈夫だと思います | 担当者に代わって約束している | ◯◯から改めてご連絡いたします |
| 分かりません | 突き放した印象になる | 私では分かりかねますので、確認いたします |
「申す」と「おっしゃる」の使い分けは「おっしゃる」と「申す」、「かしこまりました」の使い方は「かしこまりました」の意味と使い方にまとめています。
伝言を渡した後のフォロー
担当者に伝言を渡すとき（社内）
◯◯さん、お戻りのところすみません。◯時頃、◯◯株式会社の◯◯様からお電話があり、明日の打ち合わせを◯時からに変更したいとのことでした。折り返しを希望されています。メモを机に置いています。
担当者が相手に連絡するときの一言（かける側）
株式会社△△の◯◯です。先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。□□から伝言を受け取りました。明日のお打ち合わせの時間の件でございますね。
担当者が「伝言を受け取りました」と最初に言えば、相手は同じ話を繰り返さずに済みます。伝言の扱いが遅れた場合は、まず連絡が遅れたことをお詫びします。
この記事の要点
- 流れは申し出る→聞き取る→復唱する→連絡先を確かめる→名乗って預かる。
- 社内の人は「◯◯は」、伝えることは「申し伝えます」。
- 担当者に代わって約束や判断をしない。答えられないことは預かる。
- 込み入った伝言は一つずつ復唱し、必要ならメールでも送ってもらう。
- 伝言を頼む側も用件を一つに絞り、受けた人の名前を聞く。
FAQ
よくある質問
不在を伝えたあと「よろしければ、ご伝言を承りましょうか」と申し出ます。聞き終えたら要点を復唱し、「確かに◯◯に申し伝えます。私、□□が承りました」と名乗って締めます。
社外の人から社内の人への伝言を預かるときは「申し伝えます」を使います。伝える先の社内の人を高めず、聞き手である社外の相手に対して改まって述べる言い方です。
一つずつ区切って復唱し、日付・数量・品名など間違えると困る内容は「メールでもお送りいただけますでしょうか」とお願いします。口頭だけで預かるより確実です。
頼んで構いません。「恐れ入りますが、ご伝言をお願いできますでしょうか」と言い、名乗ってから用件を一つに絞って伝えます。最後に受けてくれた人の名前を伺っておくと安心です。
本人の了解なく教えないのが無難です。会社の決まりに従い、「こちらから◯◯に連絡を取りまして、折り返しご連絡いたします」と答えます。