文例
ビジネス電話のかけ方
最初の一言・取り次ぎ・不在時の例文
仕事の電話は、最初にこう言えば始められます。
「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」。
あとは本人が出たら改めて名乗る→「ただいま、お時間よろしいでしょうか」→用件を結論から→決まったことを確かめる→お礼を言って切るの順です。このページでは、受話器を取る前の準備メモ、流れの各段で言う一言、取引先・初めての会社・不在・留守電・折り返し・上司の代わりなど場面ごとの会話例、用件の伝え方の型、よくある失敗をまとめました。お詫びのための電話はお詫びの電話のかけ方、出られなかった電話へのかけ直しは電話の折り返しのお詫びを見てください。
結論
ビジネス電話のかけ方は①会社名と名前を名乗る ②話したい相手の部署・名前を伝えて取り次ぎを頼む ③本人が出たら改めて名乗り、都合を聞く ④用件を結論から伝える ⑤要点を確かめる ⑥お礼を言って切るの順です。担当者が不在なら、かけ直すか、伝言を頼むか、折り返しをお願いするかを自分から伝えます。
そのまま言える一言（流れ順の早見表）
| 段階 | 言うこと | ひとこと添えるなら |
|---|---|---|
| 相手が出たら | お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します | 初めての相手には「突然のお電話失礼いたします」 |
| 取り次ぎを頼む | ◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか | 名前が分からなければ「◯◯をご担当の方」 |
| 本人が出たら | ◯◯様、お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です | 二度目の名乗りは短くてよい |
| 都合を聞く | ただいま、お時間よろしいでしょうか | 長くなりそうなら「◯分ほど」と目安を伝える |
| 用件を言う | ◯◯の件で、◯◯をお願いしたくお電話いたしました | 話が複数あれば「ご相談が二つございます」 |
| 確かめる | では、◯月◯日◯時に伺う、ということでよろしいでしょうか | 数字・日付は復唱する |
| 切る | お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします | 言い終えてひと呼吸おき、静かに切る（目上・お客様なら相手が切るのを待つ） |
注意
第一声で「お世話になっております」を使うか、ほかの挨拶にするかは会社の決まりに従ってください。初めての相手でも「お世話になっております」で始める会社もあります。
かける前の準備（用件メモのテンプレート）
電話は相手の時間を急に使ってもらう連絡です。受話器を取る前に、次の枠を埋めておくと、話が途中で止まりません。
| メモの枠 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 相手 | △△株式会社 営業部 □□様（読み方：◯◯）／代表番号・直通番号 |
| 用件を一言で | 来週の打ち合わせの日時を変更したい |
| 伝えること | ◯日が社内の都合で難しくなった／代わりの候補日は◯日と◯日 |
| 聞きたいこと | 候補日のどちらが都合がよいか／参加人数に変わりはないか |
| 決めたいこと | 新しい日時、場所 |
| 不在のとき | ◯時以降にかけ直す／急ぎなら伝言を頼み、メールも送る |
| 電話のあと | 決まった内容をメールで送る |
- 相手の会社名・部署・名前の読み方を確かめたか
- 話に出てきそうな資料・見積・日程表を手元に開いたか
- メモ用紙とペンを用意したか
- 周りの音が入らず、社外秘の話を聞かれない場所でかけるか
- 相手が忙しそうな時間帯（始業直後・昼どき・終業間際）を避けたか
相手が電話に出やすい時間帯は会社ごとに違います。始業直後や休み明けの朝は打ち合わせ、終業間際は片付けで手が離せないことが多いので、急ぎでなければずらします。営業時間外にどうしても連絡するときは夜間・休日に連絡するときの一言にまとめています。
かけるときの基本の流れ
- 01
名乗る
相手が出たら「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します」。相手が社名を名乗ってから話し始め、名乗りにかぶせないようにします。
- 02
取り次ぎを頼む
「◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」。同じ名字の人がいることもあるので、部署名から伝えると取り次ぐ人が探しやすくなります。
- 03
改めて名乗り、都合を聞く
本人が出たら、もう一度会社名と名前を名乗り「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と尋ねます。相手が忙しいと言ったら、かけ直す時間を決めて切ります。
- 04
用件を結論から伝える
「◯◯の件で、◯◯をお願いしたくお電話いたしました」と、何のための電話かを先に言ってから、細かい事情を話します。
- 05
要点を確かめる
決まったこと（日時・数量・次にすること）を「では、◯◯ということで、よろしいでしょうか」と確かめます。
- 06
お礼を言って切る
「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」。かけた側が先に切るのが基本ですが、相手が目上の人やお客様なら、相手が切ったのを確かめてから静かに切ります。
Point
声は「ゆっくり・はっきり・少し明るく」。電話は表情が見えないので、会社名と名前は特に区切って言います。早口で名乗ると、相手が聞き返しにくくなります。
切る順番と切るときの挨拶は電話の切り方に詳しくまとめています。
用件の伝え方の型（結論→理由→お願い）
用件は「何の件か」→「どうしてほしいか」→「理由や事情」→「相手に頼むこと」の順に話すと、相手がメモを取りやすくなります。目的別にそのまま使える形です。
依頼する
◯◯の資料の件でお電話いたしました。お手数ですが、◯日までに最新版をお送りいただけないでしょうか。社内の会議で使う予定がございまして、お願いできますと助かります。
確認する
昨日お送りいただいたお見積の件で、一点確認させてください。◯ページの数量は、◯個でお間違いないでしょうか。
日程を調整する
来週のお打ち合わせの件でお電話いたしました。大変申し訳ないのですが、◯日を別の日に変えていただけないかご相談したく、◯日か◯日でご都合はいかがでしょうか。
報告する
ご注文いただいた◯◯の件でご報告です。本日発送いたしましたので、◯日に届く予定です。追跡番号はメールでお送りいたします。
話が複数あるとき
本日はご相談が二つございます。一つ目は◯◯の納期、二つ目は◯◯のお見積についてです。まず納期の件からよろしいでしょうか。
注意
最初に数を言っておくと、相手が話の終わりを予想でき、聞き漏らしも減ります。
場面別の会話例
取引先の担当者にかける
相手：お電話ありがとうございます。△△株式会社でございます。
自分：お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。営業部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。
相手：□□でございますね。少々お待ちくださいませ。
□□：お電話代わりました。□□です。
自分：□□様、お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。ただいま、お時間よろしいでしょうか。
□□：はい、大丈夫です。
自分：ありがとうございます。来週のお打ち合わせの日時の件でお電話いたしました。
初めての会社にかける
相手：お電話ありがとうございます。△△株式会社でございます。
自分：突然のお電話失礼いたします。私、◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯の件でお電話いたしました。ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。
相手：どのようなご用件でしょうか。
自分：御社の◯◯について、◯◯をお願いできないかご相談したく、お電話いたしました。
注意
初めての相手には、何の件でかけたのかを、取り次ぎを頼む段階で一言伝えると、受けた人がどの部署に回せばよいか判断できます。会社名の呼び方（電話では「御社」）は「御社」と「貴社」の使い分けにあります。
担当者の名前が分からないとき
自分：お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯の請求書の件で確認したいことがございまして、経理をご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。
誰が担当か分かったら、次からは名指しできるように名前を控えておきます。
担当者が不在だったとき（かけ直す）
相手：あいにく□□は会議に入っておりまして、◯時頃に終わる予定でございます。
自分：承知いたしました。それでは、◯時過ぎに改めてこちらからお電話いたします。◯◯株式会社の◯◯から電話があったことだけ、お伝えいただけますでしょうか。
注意
こちらの用件で電話をしているので、戻りの時間を聞いて、こちらからかけ直すのが基本です。戻りの時間が分からないと言われたら「では、改めてご連絡いたします」と伝えます。
担当者が不在だったとき（伝言を頼む）
相手：申し訳ございません。□□はただいま外出しております。
自分：さようでございますか。では、伝言をお願いできますでしょうか。
相手：はい、承ります。
自分：◯◯株式会社の◯◯から、◯月◯日のお打ち合わせの時間を◯時に変更していただけないか、とお伝えいただけますでしょうか。改めて、こちらからもメールをお送りいたします。
相手：かしこまりました。
自分：恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
相手：◯◯と申します。
自分：◯◯様ですね。よろしくお願いいたします。失礼いたします。
伝言を頼んだら、受けてくれた人の名前を聞いておくと、あとで確かめるときに話が早くなります。大事な用件は、伝言だけに頼らずメールでも同じ内容を送っておきます。
急ぎで、折り返しをお願いするとき
自分：恐れ入りますが、本日中にご確認いただきたい件がございまして、お戻りになりましたら、お電話をいただけますでしょうか。
相手：かしこまりました。念のため、ご連絡先をお願いいたします。
自分：◯◯株式会社の◯◯です。電話番号は◯◯◯の◯◯◯◯の◯◯◯◯です。◯時までは、この番号におります。
注意
番号は区切って伝え、つながりやすい時間帯も添えます。相手から「折り返しましょうか」と言われたときも同じように答えます。
「今は手が離せない」と言われたとき
□□：すみません、今ちょっと立て込んでおりまして。
自分：失礼いたしました。では、何時ごろでしたらご都合よろしいでしょうか。
□□：◯時以降なら大丈夫です。
自分：承知いたしました。◯時過ぎに改めてお電話いたします。
相手からの電話に折り返すとき
自分：お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。先ほど□□様からお電話をいただいたようで、折り返しご連絡いたしました。□□様はいらっしゃいますでしょうか。
「折り返しです」と最初に言うと、取り次ぐ人も本人も用件を思い出しやすくなります。出られなかったお詫びの言い方は電話の折り返しのお詫びにまとめています。
留守番電話につながったとき
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。◯◯の件でお電話いたしました。また改めてお電話いたします。失礼いたします。
名乗り・用件・次にどうするかを短く残します。携帯電話にかけるときの注意は携帯電話に仕事の電話をかけるとき、残す内容の型は留守電の残し方にあります。
上司の代わりに電話をかける
自分：お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。部長の◯◯の代わりにお電話いたしました。□□様はいらっしゃいますでしょうか。
□□：お電話代わりました。□□です。
自分：□□様、お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。部長の◯◯から、◯◯の件でお伝えするよう申しつかっております。ただいま、お時間よろしいでしょうか。
注意
上司の代わりにかけるときも、上司には敬称を付けず「部長の◯◯」と言います。「申しつかる」は「言いつけられる」をへりくだった言い方です。
名前を聞き返されたとき
相手：恐れ入ります、もう一度お名前をよろしいでしょうか。
自分：失礼いたしました。◯◯株式会社の、◯◯と申します。◯◯は、◯◯の◯◯と書きます。
聞き返されたら、区切ってゆっくり言い直し、聞き間違えやすい名前は字の説明を添えます。自分が聞き取れなかったときの言い方は電話が聞き取れないときの言い方を見てください。
社内の別の部署にかける（内線）
自分：お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。□□さんはいらっしゃいますか。
相手：□□は今、席を外しています。
自分：そうですか。では、戻られたら◯◯部の◯◯まで内線をいただけるよう、お伝えいただけますか。
社内の電話でも、部署名から名乗ると、取った人が誰からの電話かすぐ分かります。社内の人同士なら「□□さん」と呼び、「戻られたら」のような軽い尊敬語で十分です。
電話をかけながらメモする項目
- かけた日時と、話した相手の名前
- 取り次いでくれた人・伝言を受けてくれた人の名前
- 決まったこと（日時・数量・金額など）
- 相手がこれからすること、自分がこれからすること
- かけ直す約束をした時間
- 電話のあとにメールで送ると約束したもの
よくある失敗と言い換え
| 避けたい言い方・行動 | 言い換え・直し方 | 理由 |
|---|---|---|
| もしもし、◯◯ですけど | お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します | 会社名がなく、誰からか分かりにくい |
| ◯◯さんいますか | ◯◯様はいらっしゃいますでしょうか | 社外の人には尊敬語で尋ねる |
| ◯◯部長様はいらっしゃいますか | ◯◯部長はいらっしゃいますでしょうか／部長の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか | 役職名に「様」を重ねると不自然に聞こえる |
| 本人が出ても名乗らずに用件に入る | ◯◯様、お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です | 取り次ぎの人の伝え方次第で、本人に名前が届いていないことがある |
| 今、大丈夫ですか | ただいま、お時間よろしいでしょうか | 社外の相手には改まった言い方にする |
| 先ほどおっしゃられた件ですが | 先ほどおっしゃった件ですが | 「おっしゃる」に「られる」を重ねた二重敬語になる |
| お伺いさせていただきたいのですが | 伺いたいのですが | 謙譲表現を重ねすぎて回りくどい |
| とりあえず電話しました | ◯◯の件でお電話いたしました | 用件が分からず、相手が身構える |
| 経緯から長々と話し始める | 「◯◯の件で、◯◯をお願いしたく」と結論を先に言う | 何の電話か分かるまで相手がメモを取れない |
| 不在と聞いて「じゃあいいです」で切る | かけ直す時間を伝える、または伝言を頼む | 電話があったことも伝わらない |
| 「失礼いたします」と同時に受話器を置く | 言い終えてひと呼吸おき、静かに切る（目上・お客様なら相手が切るのを待つ） | 途中で切られたように聞こえ、切る音も相手の耳に残る |
役職と「様」の付け方は「様」と「殿」の使い分け、「伺う」の使い方は「伺う」と「参る」の違いにまとめています。
電話にするか、メールにするか
| 用件 | 向いている連絡 | あわせてすること |
|---|---|---|
| 急ぎの確認・変更 | 電話 | 決まった内容をメールで送る |
| お詫び | 電話（重い内容なら訪問も考える） | 電話のあとにメールでも改めてお詫びする |
| 相手の反応を聞きながら相談したいこと | 電話 | 要点をメールで残す |
| 日時・金額・数量など記録が要るもの | メール | 急ぎなら「メールをお送りしました」と電話を一本入れる |
| 資料の送付・長い説明 | メール | 必要なら電話で補足する |
社内や取引先で連絡手段の決まりがあれば、それに従ってください。
電話のあとのフォロー（お礼・お詫び）
電話で決まったことを、メールで送る
件名：本日のお電話のお礼と、日程のご確認
△△株式会社
□□様
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
本日はお忙しいところ、お電話にてお時間をいただきありがとうございました。
お電話でご相談した内容を、以下にまとめました。
・打ち合わせ日時：◯月◯日（◯）◯時から
・場所：御社◯階会議室
相違がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
長電話になった・何度もかけてしまったときのお詫び
□□様
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
本日は何度もお電話してしまい、お手間をおかけいたしました。
ご対応いただき、ありがとうございました。
確認した内容は、以下のとおりです。（以下、要点）
メールの書き出しの言葉はメールの書き出し、アポイントの依頼をメールで送る場合はアポイントのメールの例文も参考にしてください。
この記事の要点
- 最初の一言は「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」。
- かける前に用件・伝えること・聞くこと・不在時どうするかをメモの枠に書いておく。
- 本人が出たら改めて名乗り、「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と都合を聞く。
- 用件は結論から。話が複数なら最初に数を言い、最後に決まったことを復唱する。
- 不在なら戻りの時間を聞いてかけ直すのが基本。急ぎなら伝言・折り返しを頼み、メールでも送る。
FAQ
よくある質問
「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します」と会社名と名前を名乗り、「◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」と取り次ぎを頼みます。初めての相手には「突然のお電話失礼いたします」を添えます。
はい、改めて名乗るのが丁寧です。取り次いだ人が名前を伝えていても、正確に届いていないことがあります。「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です」と短く名乗り、「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と都合を聞きます。
こちらの用件でかけた電話なので、基本はこちらからかけ直します。急ぎの場合や、相手から「折り返しましょうか」と言われた場合は、お願いしても構いません。その際は電話番号と、つながりやすい時間帯を伝えます。
「◯◯の件で、◯◯をお願いしたくお電話いたしました」と、何のための電話かを先に言います。そのあとで理由や細かい事情を話し、最後に決まったことを確かめます。話が複数あるときは「ご相談が二つございます」と最初に数を伝えます。
始業直後、昼どき、終業間際は相手が手を離せないことが多いので、急ぎでなければずらします。ただ、電話に出やすい時間は会社や職種で違うので、相手から伝えられた時間があればそれを優先します。
「失礼いたしました。では、何時ごろでしたらご都合よろしいでしょうか」と聞き、約束した時間にこちらからかけ直します。その場で用件を押し込まないようにします。
かけた側が先に切るのが基本です。ただし相手が目上の人やお客様なら、相手が切ったのを確かめてから静かに切ります。会社に決まりがあれば、それに従ってください。