初回打ち合わせの進め方
流れ・聞くこと・例文・チェックリスト

結論：初回打ち合わせの流れ

時間配分の組み方

持ち時間が決まったら、段階ごとの配分を先に決めておきます。分数は打ち合わせの長さで変わるため、ここでは比重で示します。

事前準備から当日までの手順

1. 01

   目的を一文で決める

   「相手の課題を伺い、次回の提案の材料を集める」など、初回で何をつかめれば成功かを決めます。

2. 02

   相手のことを調べる

   相手の会社の公式サイト、事業内容、紹介者から聞いた話を確認し、聞かなくても分かることは質問から外します。

3. 03

   聞くことを書き出す

   下の「場面別に聞くこと」を参考に質問を並べ、優先順位を付けます。全部聞こうとしないのがこつです。

4. 04

   アジェンダを送る

   事前に目的と流れを短く送っておくと、当日の確認が一言で済みます。書き方はアジェンダの書き方を参照してください。

5. 05

   自社側の役割を決める

   上司や同僚と行く場合は、誰が話を進め、誰がメモを取るかを決めておきます。同行時の作法は上司と同行訪問するマナーにあります。

6. 06

   持ち物と場所を確かめる

   名刺、会社案内、筆記具、必要なら料金の分かる資料を用意します。訪問先の場所と移動時間、オンラインならURLと接続を前日までに確かめます。

場面別に聞くこと（質問リスト）

どの場面でも共通して聞くことと、相手との関係ごとに足すことを分けておくと、質問の抜けと聞きすぎを両方防げます。

相手との関係ごとに足すこと

• 制作・デザインなどの依頼を受ける側：参考にしたいもの・避けたいもの、素材や原稿を誰が用意するか、確認の段取り
• 営業・提案に伺う側：現在使っているもの、乗り換えや導入を考えるときに気にする点、決めるまでの流れ
• 業務を委託する側（発注者）：相手の体制、連絡の窓口と手段、過去の近い仕事の例
• 共同で企画を進める相手：お互いの役割の分け方、費用や成果の扱いを決める時期、社内での承認の流れ

そのまま使える例文（場面別）

冒頭の挨拶（相手先を訪問したとき）

本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。株式会社△△の□□と申します。こちらは同じ部署の◯◯です。どうぞよろしくお願いいたします。

冒頭の挨拶（相手に来ていただいたとき）

本日はお越しいただき、ありがとうございます。担当の□□でございます。どうぞおかけください。

冒頭の挨拶（オンラインのとき）

皆さま、本日はお時間をいただきありがとうございます。株式会社△△の□□です。音声は届いておりますか。画面の共有は、のちほど説明の際に行います。

紹介を受けて会うとき

◯◯様からご紹介いただき、本日お時間を頂戴しました。お引き合わせいただいたご縁に感謝しております。

場を和らげる一言

御社のサイトで拝見した◯◯の取り組みが印象に残っておりまして、今日お話を伺えるのを楽しみにしておりました。

目的と時間を確かめる

本日は、◯◯について現在の状況を伺い、弊社でお手伝いできることがあるかを確かめたいと考えております。お時間は◯時までと伺っておりますが、よろしいでしょうか。

相手の話を引き出す

差し支えなければ、今回ご検討に至った背景から伺えますか。／今いちばんお困りなのは、どのあたりでしょうか。

話を深める

今の◯◯について、もう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。たとえば、どのような場面でお困りになりますか。

話が広がりすぎたときに戻す

大変参考になります。お時間の都合もありますので、いったん◯◯の件に戻らせていただいてもよろしいでしょうか。

聞いた内容を確かめる

今伺った内容を確認させてください。◯◯の作業に時間がかかっていて、◯月までに見直したい、という理解でよろしいでしょうか。

説明に移る

ありがとうございます。伺った◯◯の点に関係するところに絞って、弊社の進め方をご説明いたします。

その場で答えられない質問を受けたとき

大事なご質問ですので、確認のうえ、◯日までにメールでお答えいたします。

終了時刻が近づいたとき

お時間が近づいてまいりましたので、本日のまとめと次回のご相談をさせてください。

締めと次の約束

本日はありがとうございました。次回までに、弊社から◯◯の案をお送りいたします。次回のお打ち合わせは、◯月◯日頃でご都合はいかがでしょうか。

その場で日程が決まらないとき

次回の日程は、こちらから候補日を◯日までにメールでお送りいたします。ご都合のよい日をお知らせいただけますと幸いです。

答えに詰まったときの言い方は会議で答えられないときの言い方、こちらから質問するときの切り出し方は会議で質問するときの言い方、場を和らげる話題は会議のアイスブレイクも参考になります。オンラインで行う場合はオンライン会議の挨拶とオンライン会議のマナーを見てください。

準備・当日・事後のチェックリスト

前日まで

• 初回の目的を一文で書けている
• 相手の会社の公式サイトと事業内容を確認した
• 聞くことを書き出し、優先順位を付けた
• アジェンダ（目的・流れ・終了時刻）を送った
• 同行者と、進行役・メモ役を決めた
• 名刺・資料・筆記具をそろえた（オンラインならURLと接続を確認した）
• 場所と移動時間を確かめた

当日

• 冒頭で目的と終了時刻を確かめた
• 自社の説明より先に相手の話を聞いた
• 専門用語や社内の略語を使わずに話した
• 質問を続けて浴びせず、相手の答えを受けてから次を聞いた
• 聞いた内容を要約して返し、認識をそろえた
• 答えられない質問は期限を添えて持ち帰った
• 誰が・何を・いつまでに、と次回の目安を決めた

事後

• 当日中（遅くとも翌営業日）にお礼メールを送った
• 議事メモをまとめ、社内に共有した
• 持ち帰った質問に、約束した期限までに答えた
• 相手の業界や、相手が比べている他社のサービスについて、次回までに調べた
• 次回の日程を確定させた

議事メモの型は議事録のテンプレート、相手に送るときの文面は議事録送付メールにあります。

よくある失敗と直し方

避けたい言い方と言い換え

打ち合わせの後のフォロー（お礼・お詫び）

当日中に送るお礼メール

株式会社◯◯
◯◯様

本日はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。株式会社△△の□□です。
本日伺った内容を、以下のとおりまとめました。認識に違いがありましたら、お知らせいただけますと幸いです。

・◯◯
・◯◯

次回までに、弊社より◯◯の案を◯日までにお送りいたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

答えられなかった質問への回答

先日のお打ち合わせでは、◯◯のご質問にその場でお答えできず、失礼いたしました。確認した結果を以下にご報告いたします。

時間を延長してしまったお詫び

本日は予定のお時間を過ぎてしまい、大変失礼いたしました。お時間をいただき、ありがとうございました。

お礼メールの件名や返信の仕方は打ち合わせのお礼メール、遅れそうなときの連絡は遅刻の連絡を参照してください。