メール
メールの書き出し 例文
初めての相手・社外・社内・久しぶり・返信
ビジネスメールの書き出しは、宛名、挨拶の一文、名乗りの三つを順に置けば形になります。迷うのは二つ目の挨拶の一文で、ここは相手との関係で決まります。初めての相手なら「突然のご連絡失礼いたします」、取引のある社外の相手なら「お世話になっております」、社内なら「お疲れさまです」、しばらく連絡していない相手なら「ご無沙汰しております」。このページでは、場面ごとにコピーして使える書き出しを並べ、名乗りから本題へのつなぎ方までまとめました。メールの終わり方はメールの締めの言葉を見てください。
結論
メールの書き出しは①宛名（会社名・部署・名前） ②挨拶の一文 ③名乗り（会社名と自分の名前）で構成し、その直後に「◯◯の件でご連絡いたしました」と用件を一言で示してから本文に入ります。手紙のような頭語（拝啓）や時候の挨拶は、メールでは省いても構いません。
書き出しの基本の形
| 順番 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| ①宛名 | 会社名・部署・役職・名前 | 株式会社◯◯ 営業部 ◯◯様 |
| ②挨拶の一文 | 相手との関係に合わせた一言 | いつもお世話になっております。 |
| ③名乗り | 会社名と自分の名前 | 株式会社△△の□□です。 |
| ④用件の予告 | 何の連絡かを一言で | ◯◯の件でご連絡いたしました。 |
Point
名乗りは挨拶の一文のすぐ後に置きます。受け取った相手は、最初の数行で「誰から、何の件か」を知りたいからです。署名にも名前は入りますが、書き出しで名乗っておくと、最後までスクロールしなくても相手が分かります。
宛名が複数になるときの並べ方や「各位」の使い方はメールの宛名が複数のときにまとめています。
場面別の書き出し早見表
| 場面 | 挨拶の一文 | 続けて書くこと |
|---|---|---|
| 初めての相手（社外） | 突然のご連絡失礼いたします。／初めてご連絡いたします。 | 名乗り＋連絡先を知った経緯 |
| 紹介を受けて連絡する | ◯◯様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。 | 名乗り＋紹介者の名前 |
| 取引のある社外の相手 | いつもお世話になっております。 | 名乗り＋用件 |
| 社内の相手 | お疲れさまです。 | 部署と名前＋用件 |
| しばらく連絡していない相手 | ご無沙汰しております。 | 名乗り＋前回のやり取りに触れる一言 |
| 相手のメールに返信する | ご連絡いただき、ありがとうございます。 | 名乗り＋返答 |
| すぐに続けて送る | 度々失礼いたします。 | 前のメールとの違い |
| 夜・休日に送る | 夜分に失礼いたします。／お休みのところ失礼いたします。 | 急ぎでなければ返信は後でよい旨 |
| 急ぎの連絡 | 急なご連絡となり恐縮ですが、 | 急いでいる理由と期限 |
注意
立て続けに何通も送るときの件名の付け方はメールの再送・立て続けに送るときにまとめています。
初めての相手への書き出し
連絡先を公開情報で知ったとき（社外）
件名：◯◯についてのご相談（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ ◯◯部の□□と申します。
貴社のウェブサイトで◯◯の取り組みを拝見し、ご連絡いたしました。
本日は、◯◯についてご相談したく、メールをお送りしております。
「はじめまして」を使う書き出し
◯◯様
はじめまして。
株式会社△△の□□と申します。
◯◯の件で、ご連絡いたしました。
「はじめまして」は、メールでも使えます。改まった印象にしたいときは「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」を使うと、より硬い文面になります。どちらを選んでも、すぐ後に名乗りと、なぜ連絡したのかを書くのが大切です。
人から紹介を受けて連絡するとき
件名：◯◯様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
はじめまして。株式会社△△の□□と申します。
株式会社◯◯の◯◯様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。
◯◯様から、◯◯の件でぜひ◯◯様にご相談するとよいと伺っております。
注意
紹介を受けた場合は、件名と一文目の両方に紹介者の名前を入れます。知らない相手からのメールでも、知っている名前があれば開いてもらいやすくなります。紹介する側のメールの書き方は人を紹介するメールを参考にしてください。
名刺交換をした相手に初めてメールするとき
◯◯様
先日の◯◯ではありがとうございました。
名刺を交換いたしました、株式会社△△の□□です。
一度会ったことがある相手には「突然のご連絡」は不要です。どこで会ったかを一文目に書くと、相手は思い出しやすくなります。展示会で会った相手へのメールは展示会のお礼メールにまとめています。
社外の相手への書き出し
やり取りが続いている相手
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
◯◯の件でご連絡いたしました。
改まった相手・大事な用件のとき
株式会社◯◯
代表取締役 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
相手のメールに返信するとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
お問い合わせの◯◯について、以下のとおりご回答いたします。
| 挨拶の一文 | 丁寧さ | 合う相手 |
|---|---|---|
| お世話になっております | 標準 | やり取りのある社外の相手 |
| いつもお世話になっております | 標準 | 継続して取引のある相手 |
| 平素より大変お世話になっております | 改まった言い方 | 役職の高い相手・お知らせや挨拶状 |
| お世話になります | やや軽め | これから付き合いが始まる相手 |
社内の相手への書き出し
◯◯部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
来週の◯◯の件で、確認したいことがあり連絡しました。
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯◯についてご相談したく、ご連絡いたしました。
社内では「お疲れさまです」が書き出しとして通じやすい一言です。他部署の人や、あまり話したことのない人には部署名まで名乗ると親切です。社外の相手に「お疲れさまです」を使うのは、なれなれしく感じる人もいるので、社外には「お世話になっております」を使うほうが無難です。
久しぶりの相手への書き出し
◯◯様
ご無沙汰しております。
以前、◯◯の件でお世話になりました、株式会社△△の□□です。
その節は大変お世話になりました。
◯◯様
大変ご無沙汰しております。株式会社△△の□□です。
長らくご連絡を差し上げず、失礼いたしました。
◯◯様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。
注意
しばらく間が空いた相手には、前回どんな件でやり取りしたかを添えると、相手が思い出しやすくなります。担当が変わったことを知らせるメールなら担当変更の挨拶メールの形を使ってください。
書き出しで気をつけたいこと
- 挨拶の一文の後に、すぐ名乗っているか
- 一文目から長い時候の挨拶を書いていないか（メールでは省いてよい）
- 初めての相手に連絡先を知った経緯を書いたか
- 社外の相手に「お疲れさまです」を使っていないか
- 返信なのに「突然のご連絡失礼いたします」と書いていないか
- 名前・会社名の表記を名刺や署名からコピーして確かめたか
季節の一言を入れたい場合は、書き出しではなく結びに置くと、用件が先に伝わります。月ごとの言い回しは時候の挨拶 一覧にまとめています。
この記事の要点
- 書き出しは宛名→挨拶の一文→名乗り→用件の予告の順。
- 初めての相手は「突然のご連絡失礼いたします」と、連絡先を知った経緯を書く。
- 紹介を受けたら件名と一文目に紹介者の名前を入れる。
- 社外は「お世話になっております」、社内は「お疲れさまです」。
- 久しぶりの相手は「ご無沙汰しております」と前回の件に触れる。
FAQ
よくある質問
まだお世話になっていない相手なので、「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」「はじめまして」のほうが状況に合います。ただ、相手の会社と自社の間にすでに取引がある場合は、初めてやり取りする担当者にも「お世話になっております」を使うことがあります。
使えます。より改まった印象にしたい場合は「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」を選ぶと硬めの文面になります。どちらの場合も、すぐ後に会社名と名前を名乗り、なぜ連絡したのかを書きます。
メールでは省いて構いません。手紙のように「拝啓」や時候の挨拶から始めると、用件までが長くなります。季節の一言を入れたいときは、結びに「寒さが厳しくなってまいりましたので、どうぞご自愛ください」のように添えると収まりがよくなります。
初めての相手には「□□と申します」、やり取りのある相手には「□□です」とするのが自然です。改まった相手や大事な用件では「□□でございます」とすることもあります。
社内では「お疲れさまです」で十分です。上司や役員に送る場合も「お疲れさまです」で通じます。より丁寧にしたいときは、言葉を重ねるより、本文で用件を簡潔に書くことを優先してください。