電話でアポイントを取るトーク例
新規・既存の相手・断られたときの言い方

アポイントの電話の流れ

1. 01

   名乗る・つないでもらう

   受付には会社名・名前・話したい相手を伝えます。担当者の名前が分からないときは「◯◯をご担当の方」と頼みます。

2. 02

   話してよいかを確かめる

   相手につながったら名乗り直し、「いま少しよろしいでしょうか」と都合を聞きます。忙しそうなら、かけ直す時間を聞きます。

3. 03

   用件と目的を一言で

   「◯◯の件で、一度ご説明に伺いたく」のように、何の件で、何をしたいのかを最初に伝えます。

4. 04

   時間と方法を伝える

   「◯分ほど」「オンラインでも伺えます」など、相手の負担が分かるようにします。

5. 05

   候補日を出す

   「◯日（◯）の午後か、◯日（◯）の午前はいかがでしょうか」と、こちらから二つか三つ出します。

6. 06

   復唱して締める

   日時・場所・参加者を復唱し、確認のメールを送ることを伝えてお礼を言います。

場面別のトーク例

初めての会社に電話して、受付で担当者につないでもらう（かける側）

受付：お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。
自分：お世話になります。株式会社△△の□□と申します。◯◯についてご案内したく、お電話いたしました。恐れ入りますが、◯◯をご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。
受付：どのようなご用件でしょうか。
自分：弊社の◯◯について、一度ご説明のお時間をいただけないかと思い、ご連絡いたしました。

受付で用件を聞かれたら、隠さずに一言で答えます。担当者が不在の場合は、名前と戻りの時間を伺い、「改めてこちらからお電話いたします」と伝えます。

担当者につながったら（かける側）

自分：お忙しいところ恐れ入ります。株式会社△△の□□と申します。◯◯の件で、一度お時間をいただきたく、お電話いたしました。いま少しよろしいでしょうか。
相手：はい、どうぞ。
自分：ありがとうございます。弊社では◯◯を扱っておりまして、◯◯でお困りの会社さまのお役に立てるのではと考えております。一度、◯分ほどご説明のお時間をいただけないでしょうか。
相手：内容によりますが……。
自分：恐れ入ります。◯日（◯）の午後か、◯日（◯）の午前でしたら伺えますが、ご都合はいかがでしょうか。オンラインでも構いません。

人から紹介を受けて電話する（かける側）

自分：はじめまして。株式会社△△の□□と申します。株式会社◯◯の◯◯様からご紹介いただき、お電話いたしました。いま少しよろしいでしょうか。
◯◯様から、◯◯の件ならぜひ◯◯様にご相談するとよいと伺いました。一度、ご挨拶とご説明のお時間をいただけないでしょうか。

紹介を受けたときは、最初の名乗りのすぐ後に紹介者の名前を出します。紹介者には、アポイントが取れたことを後で報告しておきます。

取引のある相手に、打ち合わせのアポイントを取る（かける側）

自分：いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。来月からの◯◯の件で、一度お打ち合わせのお時間をいただきたく、お電話いたしました。
相手：はい、いつごろがいいですか。
自分：一時間ほどお時間をいただければと思います。◯日（◯）の◯時からか、◯日（◯）の◯時からはいかがでしょうか。こちらから御社に伺います。

上司と一緒に伺うアポイントを取る（かける側）

自分：いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。このたび、部長の◯◯が、◯◯様に一度ご挨拶をしたいと申しております。◯月の中旬で、三十分ほどお時間をいただけないでしょうか。

オンラインでの面談を申し込む（かける側）

自分：◯◯の件で、一度画面越しにご説明できればと思っております。◯分ほど、オンラインでお時間をいただけないでしょうか。お使いのツールに合わせますので、普段お使いのものを教えていただけますでしょうか。

オンラインの面談に決まったら、招待のメールで日時と接続先を送ります。書き方はオンライン会議の案内メールにまとめています。

「資料を送ってください」と言われた（かける側）

相手：とりあえず資料を送ってもらえますか。
自分：承知いたしました。本日中にメールでお送りいたします。お送りするのは、◯◯様のメールアドレスでよろしいでしょうか。
資料をご覧いただいたうえで、もしご関心をお持ちいただけましたら、改めてご説明の時間をいただけますと幸いです。来週、こちらから一度お電話してもよろしいでしょうか。

断られたとき（かける側）

相手：いまは必要ないので、結構です。
自分：承知いたしました。お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。もし今後◯◯についてご検討の機会がありましたら、株式会社△△の□□までお声がけください。失礼いたします。

断られたら、食い下がらずにお礼を言って引きます。最後に会社名と名前をもう一度伝えておくと、後で思い出してもらえることがあります。営業の電話や訪問の進め方の決まりは、会社のルールに従ってください。

アポイントの電話を受けたとき（受ける側）

自分：お電話ありがとうございます。◯◯の件でございますね。日程は部内で確認してからお返事してもよろしいでしょうか。明日の◯時までに、こちらからお電話いたします。お名前と、ご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。

決まったら確認する項目

• 日付と曜日（日付と曜日の両方を言う）
• 開始時刻と、いつまでか（所要時間）
• 場所（相手の会社か、こちらか、オンラインか。オンラインならツール）
• 参加者（こちらから誰が行くか、相手は誰が出るか）
• 目的（説明・打ち合わせ・挨拶など）と、相手に用意してもらうものがあるか
• 相手の連絡先（直通の番号・メールアドレス）

自分：確認いたします。◯月◯日（◯）の◯時から◯分ほど、御社に伺います。弊社からは、私□□と、部長の◯◯の二名で伺います。この後、確認のメールをお送りいたします。お忙しいところ、ありがとうございました。

日付だけでなく曜日も一緒に言うと、聞き間違いや思い違いに気づきやすくなります。日程の出し方や変更の頼み方は電話で日程を調整するときの言い方にまとめています。

言ってはいけない・避けたい言い方

「伺う」「参る」の使い分けは「伺う」と「参る」の違い、ビジネスでよく使う敬語の一覧はビジネス敬語の例文にまとめています。

電話の後のフォロー（お礼・確認）

電話の後に送る確認メール

件名：◯月◯日（◯）のお打ち合わせについて（株式会社△△　□□）

株式会社◯◯
◯◯様

株式会社△△の□□です。
先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
お約束いただいた内容を、念のためお送りいたします。

日時：◯月◯日（◯）◯時から◯分ほど
場所：貴社（◯◯）
弊社の参加者：部長　◯◯、□□
内容：◯◯についてのご説明

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

前日に念のため確認するとき

株式会社△△の□□です。明日◯時からのお打ち合わせの件で、念のためご連絡いたしました。予定どおり伺いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

前日のリマインドをメールで送る場合は打ち合わせのリマインドメールを、面会の後のお礼は打ち合わせのお礼メールを参考にしてください。