歓送迎会の案内文と進行
迎える人と送る人を、一度の会で両方主役にする

合同で行うときに先に決めること

準備の流れ

1. 01

   主役を確定し、本人に都合を聞く

   異動・入社・退職の発令が出たら、主役全員の名前と異動先・配属先を整理します。送られる人は引き継ぎで忙しいことが多いので、送られる人の都合を先に聞きます。

2. 02

   上司に相談する

   日程の候補、挨拶をお願いする人、記念品と会費の扱い、会社や部署の補助を使えるかを相談します。補助の範囲は会社の決まりに従います。

3. 03

   会場を予約する

   人数の見込み、主役の挨拶や記念品贈呈ができる場所か（個室・貸切）を確認して予約します。

4. 04

   案内を出し、出欠を取る

   主役全員の名前、日時、会場、会費、出欠の締め切りを書いて案内します。出欠の管理には出欠表が使えます。

5. 05

   記念品・寄せ書き・花束を手配する

   送る人への記念品や寄せ書きは、集金と回覧に時間がかかるので早めに始めます。進め方は送別の記念品・寄せ書きを参考にしてください。

6. 06

   挨拶の依頼と進行表を作る

   開会・乾杯・主役の挨拶・締めの担当に、順番と話す長さの目安を伝えます。

7. 07

   前日に確認する

   会場の人数、記念品の受け取り、主役への当日の案内（集合時間）を確認します。

8. 08

   当日の進行と、終わった後のお礼・会計報告

   会の後は参加者へのお礼と会計報告をします。会計報告の書き方は幹事の会計報告にまとめています。

案内文・挨拶・お礼の例文

案内文（社内メールの基本形）

件名：【ご案内】◯月◯日（◯）歓送迎会のお知らせ

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
このたびの人事異動により、◯◯さんが◯◯部へ異動されることになりました。
また、◯◯さんが◯◯部から着任されました。
つきましては、お二人の歓送迎会を下記のとおり開きます。

日時：◯月◯日（◯）◯時から
会場：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
会費：◯◯円（主役のお二人は無料です）
出欠：◯月◯日（◯）までに□□へご返信ください。

お忙しいところ恐縮ですが、ご参加をお待ちしております。

開会の挨拶（幹事）

皆さん、お疲れさまです。本日幹事を務めます□□です。
今日は、新しく着任された◯◯さんの歓迎と、◯◯部へ異動される◯◯さんの送別を兼ねて、歓送迎会を開きます。
短い時間ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

迎える人を紹介する一言（幹事）

まずは、◯月から私たちの部署に来てくださった◯◯さんをご紹介します。◯◯さん、一言お願いいたします。

送る人の挨拶と記念品贈呈の前振り（幹事）

ここで、◯◯部へ異動される◯◯さんからご挨拶をいただきます。その後、皆さんからの記念品をお渡しします。◯◯さん、よろしくお願いいたします。

参加者へのお礼（翌営業日）

件名：歓送迎会のお礼と会計報告

皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
昨日の歓送迎会には、お忙しい中ご参加いただきありがとうございました。
おかげさまで、◯◯さん、◯◯さんにも喜んでいただけました。
会計報告を添付しますので、ご確認ください。

当日の進行例

主役が多いときは、主役の挨拶を一人ずつ短めにお願いします。迎える人をまとめて紹介し、続けて送る人をまとめて紹介するほうが、行ったり来たりせずに済みます。当日の幹事の立ち回りは飲み会の幹事は当日何をする？にまとめています。

件名の付け方

件名には「何の会か」「いつか」を入れます。主役の名前を入れるかは部署の慣例に合わせます。

• 【ご案内】◯月◯日（◯）歓送迎会のお知らせ
• ◯◯さん・◯◯さんの歓送迎会のご案内（◯月◯日）
• 【出欠確認】歓送迎会（◯月◯日）　◯日までにご返信ください
• 【再送】歓送迎会のご案内（会場を訂正しました）
• 【リマインド】明日◯日の歓送迎会について
• 歓送迎会のお礼と会計報告

案内文に書く項目のチェックリスト

• 主役全員の名前と、異動先・配属先（退職の場合は書き方を本人に確認）
• 歓迎と送別を兼ねる会であること
• 日時（開始と終了の目安）と会場、最寄り駅からの道順
• 会費と、主役の会費の扱い
• 記念品・寄せ書きの集金があるか
• 出欠の締め切りと返信先
• 幹事の名前と当日の連絡先

場面別の例文

主役が多いとき（年度替わり）

件名：【ご案内】◯月◯日（◯）◯◯部 歓送迎会

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
このたびの異動・入社に伴い、下記の方々の歓送迎会を開きます。

〈お迎えする方〉◯◯さん（◯◯部から）、◯◯さん（新入社員）
〈お送りする方〉◯◯さん（◯◯支店へ）、◯◯さん（◯◯部へ）

日時・会場・会費は下記のとおりです。

他部署の関係者にも声をかけるとき

件名：◯◯部 歓送迎会のご案内（◯月◯日）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。◯◯部の□□です。
このたび◯◯部の◯◯さんが異動されることになり、歓送迎会を開くことになりました。
◯◯さんが日頃お世話になっている皆さまにもぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。
ご都合がよろしければ、◯月◯日（◯）までにご返信ください。

退職する人を送るとき

このたび◯◯さんが◯月◯日をもって退職されることになりました。
また、◯月から◯◯さんが私たちの部署に加わりました。
◯◯さんへの感謝と、◯◯さんの歓迎を込めて、歓送迎会を開きます。

主役の都合で日程を変えるとき（急ぎ）

件名：【日程変更】歓送迎会は◯月◯日（◯）に変更します

皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
先日ご案内した歓送迎会について、主役の◯◯さんの業務の都合により、日程を変更いたします。

（変更前）◯月◯日（◯）
（変更後）◯月◯日（◯）◯時から　会場は変わりません。

急な変更で申し訳ありません。お手数ですが、変更後の日程での出欠を◯日までにお知らせください。

主役の名前や会場を訂正するとき

件名：【訂正】歓送迎会のご案内（主役のお名前）

皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
先ほどお送りした歓送迎会のご案内で、◯◯さんのお名前の漢字に誤りがありました。
正しくは「◯◯」です。◯◯さん、大変失礼いたしました。
そのほかの内容に変更はありません。

前日のリマインド

件名：【リマインド】明日◯日の歓送迎会について

皆さま

お疲れさまです。幹事の□□です。
明日の歓送迎会のご案内です。
◯時に◯◯（会場）へお越しください。会費は当日、受付で集めます。
遅れる場合は、□□の携帯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡ください。

主役本人に日程を打診するとき

◯◯さん

お疲れさまです。□□です。
◯◯さんの送別と、◯◯さんの歓迎を兼ねて、部署で歓送迎会を開きたいと考えています。
引き継ぎでお忙しいところすみませんが、◯月◯日から◯日のうち、ご都合のよい日を教えていただけますか。

避けたい言い方

後日のフォロー（お礼・お詫び）

会の翌営業日には、参加者へのお礼と会計報告を送ります。挨拶をお願いした上司や、記念品の集金に協力してくれた人には個別にもお礼を伝えます。

◯◯部長

お疲れさまです。□□です。
昨日は歓送迎会でご挨拶と乾杯のご発声をいただき、ありがとうございました。
◯◯部長のお話で会が和やかになり、主役のお二人も喜んでいました。

主役の紹介で誤りがあったときのお詫び

◯◯さん

お疲れさまです。□□です。
昨日の歓送迎会では、ご紹介の際に前の部署名を誤ってお伝えしてしまい、失礼いたしました。
皆さんには、本日あらためて正しい部署名をお知らせしておきます。

主役本人からのお礼の書き方は歓迎会のお礼・送別会のお礼にまとめています。