幹事
同窓会の幹事がやること
名簿・会場・会費と案内の流れ
同窓会の幹事は、一人で抱えず幹事仲間を集めることと、名簿づくりから始めることが先決です。会社の飲み会と違って、同窓会は「誰に連絡がつくか」が分からないところから始まります。連絡先を集めるのには時間がかかるので、会場を押さえるより先に、幹事の顔ぶれと名簿の集め方を決めます。最初に旧友へ送る声かけは、次のような短いもので十分です。
「久しぶり。◯◯（クラス・部活）の□□です。◯年◯月ごろに同窓会を開きたいと考えていて、一緒に幹事をしてもらえないかな。まずは連絡のつく人を集めるところから始めたいと思っています」
このページでは、準備の順番、場面別の連絡文、当日の進行、件名の付け方、終わった後のお礼までをまとめました。案内状そのものの文面は同窓会の案内状・案内メール 例文、当日の挨拶は同窓会の挨拶 例文を見てください。
結論
同窓会の幹事の仕事は①幹事仲間を集める ②名簿を作る ③日程・会場・会費を決める ④案内を送り出欠を取る ⑤当日の受付と進行 ⑥会計報告とお礼の六つです。準備の時期は会場の予約の取りやすさや、遠方から来る人の都合で変わるため、「名簿づくり→日程と会場→案内→出欠の締め切り→会場に人数を伝える」の順番で逆算して決めます。
準備の流れ（この順番で進める）
- 01
幹事仲間を集める
クラスごと・部活ごとなど、連絡網の違う人に一人ずつ幹事に入ってもらうと、名簿が集めやすくなります。役割（名簿・会場・会計・当日の司会）を分けておくと、一人に負担が偏りません。
- 02
名簿を作る
卒業アルバムや手元の連絡先から、連絡のつく人を洗い出します。連絡先が分からない人は「知っている人がいたら伝えてほしい」と幹事仲間や連絡のつく人に頼みます。名簿の項目と管理のしかたは参加者名簿の作り方と管理が参考になります。
- 03
恩師に連絡する
先生を招く場合は、日程を決める前に都合を伺います。先生の都合を軸に日程を組むと、決めやすくなります。
- 04
日程と会場を決める
候補日をいくつか出して幹事で決めます。会場は、人数の見込みが読めないうちは、人数の増減に対応しやすい店や貸切の条件を確かめます。
- 05
会費を決める
会場の料金と、恩師を招く場合の扱い（招待にするか）、記念品や写真の費用を足して決めます。割り切れないときの扱いは幹事の会計報告と集金の仕方を参照してください。
- 06
案内を送り、出欠を取る
往復はがき・メール・LINEなど、相手に届く方法で送ります。出欠の締め切りは、会場に人数を伝える期限より前に置きます。出欠の管理は出欠表ツールで作れます。
- 07
会場に人数を伝え、当日の準備をする
締め切り後に人数を確定して会場に伝えます。名札・受付名簿・進行表・集合写真の担当を決めます。
- 08
当日の受付と進行
受付で会費を受け取り、名札を渡します。進行は下の「当日の進行例」を参照してください。
- 09
会計報告とお礼
終わったら、会計報告と参加へのお礼を送ります。写真を共有するなら、その方法も一緒に知らせます。
Point
会場の予約より先に、名簿の見通しを立てます。何人に連絡がつきそうかが分からないまま会場を決めると、広すぎたり狭すぎたりします。名簿づくりと並行して、幹事仲間で「どのくらい集まりそうか」を話し合ってから会場を探すと失敗が減ります。
名簿づくりと連絡先の扱い
| やること | ポイント |
|---|---|
| 連絡先を集める | 幹事仲間で分担し、それぞれの連絡網から当たる |
| 名簿の項目を絞る | 名前・連絡先・出欠・会費の受け取りなど、必要な項目だけにする |
| 置き場所を一つにする | 幹事の間で共有するファイルは一つにして、コピーを増やさない |
| 一斉に送るとき | メールはBCCで送り、他の人のアドレスが見えないようにする |
| 使い終わった後 | 次回に使うか、処分するかを幹事で決めておく |
注意
連絡先は、人から預かった大事な情報です。名簿を幹事以外に渡したり、同窓会以外の目的（勧誘など）に使ったりしないことを幹事の間で確かめておきます。学校や同窓会組織に会則や名簿の決まりがある場合は、その決まりに従ってください。一斉メールの送り方はイベントの一斉メールとBCC、名簿の扱い全般はイベントの個人情報の扱いにまとめています。
場面別の連絡文（幹事から）
幹事仲間に声をかける
◯◯さん、ご無沙汰しています。◯◯高校◯年◯組の□□です。
卒業から◯年になるので、クラスの同窓会を開けないかと考えています。
よければ一緒に幹事をしてもらえませんか。まずは連絡のつく人を集めるところから始めたいと思っています。
連絡先を知っている人を探す
◯◯部の同期で同窓会を考えています。
◯◯さん、◯◯さんの連絡先を知っている人がいたら、本人に「□□が連絡を取りたがっている」と伝えてもらえると助かります。
連絡先を直接教えてもらうのではなく、本人から私に連絡をもらえる形でお願いします。
恩師に都合を伺う
◯◯先生
ご無沙汰しております。◯年に◯◯高校を卒業した◯年◯組の□□です。
このたび、クラスの同窓会を開くことになり、ぜひ先生にもお越しいただきたいと考えております。
◯月ごろを予定しておりますが、ご都合のよい日をお聞かせいただけますでしょうか。
日程は先生のご都合に合わせて決めたいと思っております。
恩師への連絡は、日程を決める前に送ります。決まった日程を知らせるだけにすると、先生が都合をつけられないことがあります。
当日の進行例
| 順番 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 受付 | 名札を渡し、会費を受け取る | 会計担当 |
| 開会の挨拶 | 幹事代表が集まってくれたお礼を述べる | 幹事代表 |
| 恩師の挨拶 | 先生を招いた場合にお願いする | 司会が紹介 |
| 乾杯 | 恩師か幹事代表にお願いする | 司会が紹介 |
| 歓談 | 近況報告や思い出の写真の上映など | 司会 |
| 集合写真 | 全員がそろっている時間帯に撮る | 写真担当 |
| 締めの挨拶 | 次回の予定や連絡方法を伝える | 幹事代表 |
挨拶の文例は同窓会の挨拶 例文にまとめています。進行表はプログラム作成ツールで作れます。幹事が当日どう動くかは飲み会の幹事は当日何する？も参考になります。
注意
集合写真は、途中で帰る人が出る前に撮ります。締めの直前にすると、先に帰った人が写りません。
連絡メールの件名の付け方
件名には「どの集まりか」と「何の連絡か」を入れます。久しぶりの相手は差出人の名前だけでは誰か分からないことがあるので、学校名・クラス・自分の名前を件名に入れると開いてもらいやすくなります。
- 【同窓会のご案内】◯◯高校◯年卒 ◯年◯組（幹事：□□）
- 【幹事のお願い】◯◯中学 同窓会について（□□）
- 【出欠のお願い】◯◯高校 同窓会（◯月◯日締め切り）
- 【会場変更のお知らせ】◯◯高校 同窓会
- 【お礼と会計報告】◯◯高校 同窓会
案内に書く項目のチェックリスト
- 会の名前（学校名・卒業年・クラスや部活）
- 日時（受付開始と開会の時刻）
- 会場（店名・住所・地図のリンク・最寄り駅）
- 会費と集め方（当日受付か事前振込か）
- 出欠の締め切りと返事の方法
- 恩師の出席の有無
- 服装（決まりがなければ「平服で」）
- 幹事の名前と連絡先
- 連絡先の分からない人がいたら知らせてほしいという一文
例文（場面別）
①連絡の途絶えていた同級生に初めて連絡する
件名：◯◯高校◯年◯組の同窓会について（□□）
◯◯さん
突然の連絡で失礼します。◯◯高校◯年◯組で一緒だった□□です。
◯◯さんを通じて、連絡してもよいとお返事をもらえたので連絡しました。
このたびクラスの同窓会を開くことになり、ご案内したくて連絡しました。
詳しい案内は追ってお送りします。ほかの連絡先のほうがよければ教えてください。
②幹事仲間に役割分担を相談する
件名：同窓会の幹事の分担について
幹事のみなさん
□□です。準備を進めるにあたり、役割を次のように分けたいと考えています。
・名簿：◯◯さん
・会場：◯◯さん
・会計：◯◯さん
・当日の司会：□□
都合の悪いところがあれば、◯月◯日までに教えてください。
③恩師に出席のお礼と当日の案内を送る
件名：同窓会のご案内（◯◯高校◯年◯組 □□）
◯◯先生
先日はお返事をいただき、ありがとうございました。
当日のご案内をお送りいたします。
日時：◯月◯日（◯）◯時から
会場：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
先生には乾杯のご発声をお願いできればと考えております。
当日は受付で私がお待ちしております。
④出欠の返事がない人に確認する
件名：【確認】◯◯高校 同窓会の出欠について
◯◯さん
□□です。先日ご案内した同窓会について、出欠を確かめたくて連絡しました。
会場に人数を伝える都合があるため、◯月◯日までにお返事をもらえると助かります。
行けるかどうか分からない場合は、その旨だけでも知らせてください。
⑤急ぎで会場の変更を知らせる
件名：【至急・会場変更】◯◯高校 同窓会
同窓会に出席予定のみなさん
幹事の□□です。急なお知らせで申し訳ありません。
◯月◯日の同窓会の会場が、店の都合により変わりました。
（旧）◯◯ → （新）◯◯（住所・地図のリンク）
日時と会費は変わりません。お手数ですが、ご確認をお願いします。
⑥案内の内容を訂正する
件名：【訂正】同窓会のご案内（会費の記載）
みなさん
幹事の□□です。先日お送りした案内で、会費の金額に誤りがありました。
（誤）◯円 → （正）◯円
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。そのほかの内容に変更はありません。
⑦参加できない人に返信する
◯◯さん
お返事ありがとう。今回は残念だけど、また次の機会にぜひ。
当日の写真を共有するので、よければ見てください。
みんなに伝えたい近況があれば、当日紹介します。
⑧遠方から来る人に案内する
◯◯さん
遠いところ参加してくれてありがとう。
会場は◯◯駅の◯◯口から歩いてすぐです。
到着が遅れそうなときは、私の携帯（◯◯）に連絡してください。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「◯◯さんの連絡先、教えて」と人づてに聞く | 本人の知らないところで連絡先が広がる | 「本人から私に連絡をもらえるよう伝えて」 |
| 「全員参加でお願いします」 | 事情があって来られない人が返事をしにくくなる | 「都合が合えばぜひ」 |
| 近況欄で収入・結婚・子どもの有無を尋ねる | 答えたくない人もいる | 近況は自由に書いてもらう形にする |
| 「先生、来てくれますか」 | 恩師に対してくだけすぎる | 「お越しいただけますでしょうか」 |
| 欠席者を名指しで話題にする | 本人が後で知ったときに気まずい | 欠席の連絡があったことだけ伝える |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
参加者へのお礼と会計報告
件名：【お礼と会計報告】◯◯高校 同窓会
みなさん
幹事の□□です。先日は同窓会に集まってくれて、ありがとうございました。
久しぶりにみんなの顔が見られて、幹事一同うれしく思っています。
会計は次のとおりです。
・収入：会費◯円×◯名＝◯円
・支出：会場◯円、記念品◯円、写真◯円
・残金：◯円（次回の準備に充てます）
写真は◯◯にまとめました。次回もまたお会いしましょう。
恩師へのお礼
◯◯先生
先日はお忙しいところ同窓会にお越しいただき、ありがとうございました。
先生のお話を伺い、当時のことを懐かしく思い出しました。
当日の写真をお送りいたします。
季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください。
当日の不手際を詫びる
みなさん
□□です。当日は受付の段取りが悪く、お待たせしてしまい申し訳ありませんでした。
次回は受付の人数を増やして準備します。懲りずにまた参加してもらえるとうれしいです。
会計報告の書き方は幹事の会計報告と集金の仕方、幹事が参加者からお礼を受けたときの返し方は幹事へのお礼 例文を参照してください。
この記事の要点
- 最初に幹事仲間を集め、名簿づくりから始める。
- 会場は名簿の見通しが立ってから探す。
- 恩師を招くなら日程を決める前に都合を伺う。
- 連絡先は本人から連絡をもらう形で集め、名簿は幹事の間だけで持つ。
- 終わったら会計報告とお礼を送る。
FAQ
よくある質問
決まった時期はありません。連絡先を集めるのに時間がかかるので、まず幹事仲間を集めて名簿づくりを始め、名簿の見通しが立ってから日程と会場を決める、という順番で逆算します。会場の予約の取りやすさや、遠方から来る人の都合も考えて余裕をもたせてください。
連絡のつく人に「◯◯さんにつながる人がいたら、私に連絡をくれるよう伝えてほしい」と頼む方法があります。本人の了承なく連絡先を人づてに回すことは避け、本人から連絡をもらう形にすると安心です。学校や同窓会組織に名簿の決まりがある場合は、その決まりに従ってください。
招待として会費をいただかない形もありますが、決まりはありません。幹事で相談し、招待にする場合は参加者の会費でまかなうことを案内に書いておくと、当日のやり取りが円滑になります。
余った場合は、返金するか、次回の準備金にするかを参加者に知らせます。足りない場合は幹事で負担するのか追加で集めるのかを決め、会計報告で説明します。詳しくは幹事の会計報告と集金の仕方を見てください。
案内の段階で「◯月◯日以降のキャンセルは会費をいただきます」などと決めておけば、その決まりに沿って連絡します。決めていなかった場合は、無理に請求せず幹事で相談して決めます。