会社の花見の幹事がやること
準備・場所取り・挨拶の例文

幹事のやること一覧（逆算スケジュール）

準備は開催日から逆算して進めます。桜の時期は店や屋形船の予約が埋まりやすいので、屋内や船にするなら早めに動くのが安全です。

1. 01

   目的と予算を確認する

   親睦か新人歓迎か、会社負担か会費制かで、場所・料理・案内の書き方が変わります。費用の扱いは社内イベントの会費も参考にし、経理に確認します。

2. 02

   候補日と判断の時刻を決める

   開花予想を見て候補日を2つ。案内に「開催日の◯時までに決めて連絡」と書いておくと、当日の混乱を減らせます。

3. 03

   場所を決めて下見する

   公園・店・屋形船から選び、公園なら下見でルールとトイレの位置を確かめます。

4. 04

   案内を出して出欠を取る

   日時・予備日・場所・会費・服装・判断の時刻をまとめて送ります（例文は下に）。

5. 05

   持ち物と場所取りの当番を決める

   チェックリストで買い出しを分担し、場所取りは交代制にします。

6. 06

   当日は進行と片付けまで

   開会→乾杯→歓談→締め→片付け。ゴミは持ち帰ります。翌日にお礼と精算報告を送ります。

場所の決め方と下見チェック

公園で開くなら、数日前に同じ時間帯で下見をしておくと、当日の様子が想像しやすくなります。

• 宴会・火気・場所取り・テント・音楽についての管理者の案内（看板や公式サイト）
• トイレの位置と混み具合、近くのコンビニ
• 地面が平らか、傾いていないか、ぬかるみやすくないか
• 夜桜の場合は照明があるか、足元が暗くないか
• 集合場所にしやすい目印（門・看板・時計など）と、そこからの道順
• ゴミ箱の有無（無い前提で持ち帰る準備をする）

場所取りの段取りとマナー

• 場所取りを新人だけに任せない。交代制にし、幹事や先輩も入る
• 場所取りの時間を業務として扱うかを事前に上司と決めておく
• 公園のルールで場所取りが禁止・制限されていないか確認する。徹夜や前日からの確保、無人のシートだけを置いておくことは、周囲の迷惑になりやすい
• 必要な広さだけ確保する。人数より大幅に広く取らない
• 場所が決まったら、地図と写真で参加者に共有する（目印を添えて）
• 場所取りをする人には、防寒具・カイロ・食事・飲み物・暇つぶしを用意する

【場所の共有】 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 お花見の場所が決まりました。◯◯公園の◯◯門から入って、右手の大きな桜の下です。青いシートに「◯◯部」の紙を貼っています。 地図と写真を添付します。迷ったら◯◯（携帯：◯◯）までご連絡ください。

持ち物チェックリスト

• レジャーシート（人数に対して大きめ）、重し、養生テープ
• 座布団・ダンボール・折りたたみ椅子（地面の冷たさと硬さ対策。椅子は公園のルールを確認）
• 飲み物（お酒を飲まない人の分も多めに）、紙コップ、氷、クーラーボックス
• 食べ物、紙皿、割り箸、取り分け用のトング、ウェットティッシュ
• ゴミ袋（分別用に複数）。ゴミは持ち帰る前提で
• 防寒具・カイロ・ひざ掛け、雨具、懐中電灯（夜桜の場合）
• 会費の集金袋とおつり、参加者名簿、レシートを入れる封筒
• モバイルバッテリー、救急用品（絆創膏など）

持ち込みに注意するもの

• コンロ・カセットコンロなどの火気：公園によっては禁止されています
• スピーカーなどの音の出るもの：周りの利用者への騒音になりやすい
• 大きなテント・タープ：設営が制限されている場所があります

服装の案内

桜の時期は、昼は暖かくても夕方から急に冷え込むことがあります。案内には服装の一言を必ず入れます。

寒さへの備えは屋外イベントの寒さ対策、雨の判断は屋外イベントの雨天対策も参考になります。

案内・リマインド・延期・お礼の例文

案内メール（夜・公園）

件名：【ご案内】お花見のお知らせ（◯月◯日・予備日◯月◯日） 皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 今年も桜の季節に合わせて、お花見を開催します。新しく加わった方の歓迎も兼ねていますので、ぜひご参加ください。 日時：◯月◯日（◯）18:30〜20:30 予備日：◯月◯日（◯）同時刻 場所：◯◯公園　◯◯付近（当日、地図と写真をお送りします） 会費：◯◯円（当日集金） 服装：夜は冷えますので、暖かい服装でお越しください 開花状況と天気を見て、開催日の◯時までにこのメールへの返信でお知らせします。 参加の可否を◯月◯日（◯）までにご回答ください。お酒を飲まない方の飲み物も用意します。

案内メール（昼・店）

件名：【ご案内】お花見ランチのお知らせ（◯月◯日） 皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 桜の見えるお店で、お花見ランチを開きます。天気に左右されない会場ですので、気軽にご参加ください。 日時：◯月◯日（◯）12:00〜13:00 場所：◯◯（窓側の席を予約しています） 会費：会社負担（または◯◯円） 人数を確定させたいので、◯月◯日（◯）までに出欠をご返信ください。

前日のリマインド

件名：【明日】お花見のご案内（最終確認） お疲れさまです。幹事の◯◯です。 明日のお花見は、予定どおり開催します。 集合：◯時　◯◯公園◯◯門前 持ち物：上着・ひざ掛けがあると安心です 会費：◯◯円（おつりが出ないようご用意いただけると助かります） 急な欠席や遅刻は、◯◯（携帯：◯◯）までご連絡ください。

延期の連絡

件名：【延期】本日のお花見は◯月◯日（◯）に延期します お疲れさまです。幹事の◯◯です。 本日は雨の予報のため、お花見を予備日の◯月◯日（◯）に延期します。時間と場所は変わりません。 予備日にご都合が合わない方は、お手数ですが◯日までにお知らせください。

中止の連絡

件名：【中止】お花見の開催について お疲れさまです。幹事の◯◯です。 予備日も天気が回復しない見込みのため、今年のお花見は中止とします。楽しみにしてくださった皆さま、申し訳ありません。 集金済みの会費は◯日にお返しします。代わりの懇親の場は、あらためてご案内します。

翌日のお礼

件名：お花見のお礼 皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 昨日のお花見にご参加いただき、ありがとうございました。片付けにもご協力いただき、予定どおり撤収できました。 ◯◯部長には差し入れをいただきました。あらためてお礼申し上げます。 会費の精算は添付のとおりです。忘れ物（◯◯）を預かっていますので、心当たりの方はご連絡ください。

延期の書き方はイベント延期のお知らせ、参加者から幹事へのお礼は幹事へのお礼の例文、新人歓迎を兼ねるなら歓迎会の案内文も参考になります。

乾杯の挨拶をお願いするとき（上司へ）

◯◯部長、お疲れさまです。◯月◯日のお花見で、乾杯のご挨拶をお願いできないでしょうか。開会の挨拶のあと、ひと言いただければと考えています。お忙しいところ恐縮ですが、ご検討をお願いいたします。

当日の挨拶の例文

幹事の開会の挨拶（夜・歓迎会を兼ねる）

皆さん、お疲れさまです。幹事の◯◯です。今日は寒いなかお集まりいただき、ありがとうございます。今年は新しい仲間も加わりました。桜を楽しみながら、ふだん話す機会の少ない人ともぜひ話してください。それでは、乾杯の挨拶を◯◯部長にお願いします。

幹事の開会の挨拶（昼・短く）

皆さん、お疲れさまです。幹事の◯◯です。今日はちょうど見ごろの桜になりました。お昼休みの短い時間ですが、ゆっくり楽しんでください。それでは早速、乾杯の挨拶を◯◯さんにお願いします。

乾杯の挨拶（上司）

ご指名いただきました◯◯です。今年もこうして皆さんと桜を見られることを、うれしく思います。新しく加わった皆さん、ようこそ。今年度も一緒に頑張りましょう。それでは、皆さんの健康と今年度の活躍を祈って、乾杯！

乾杯の挨拶（取引先を招いたとき）

本日はお忙しいなか、お花見にお越しいただき、ありがとうございます。日ごろのお付き合いに感謝するとともに、桜のように皆さまのお仕事がますます花開くことを願って、乾杯！

新入社員のひと言（振られたとき）

今年入社しました◯◯です。今日はこのような会を開いていただき、ありがとうございます。早く仕事を覚えて、皆さんのお役に立てるよう頑張ります。よろしくお願いします。

締めの挨拶

皆さん、宴もたけなわではございますが、そろそろお開きの時間です。今日は楽しい時間をありがとうございました。片付けにご協力をお願いします。ゴミはすべて持ち帰ります。気をつけてお帰りください。

乾杯・締めの型は乾杯の挨拶 例文と締めの挨拶にまとめています。

当日の進行表

幹事のよくある失敗と防ぎ方