社内BBQの案内文
例文テンプレート・書き方・持ち物リスト

まずはこれ：社内BBQの案内文の基本テンプレート

全社や部署の全員にメールで送る場合の基本形です。◯の部分を埋め、不要な行は消してください。

件名：【ご案内】社内BBQのお知らせ（◯月◯日・回答期限◯月◯日） 各位 お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。 日頃の感謝を込めて、社内BBQを開催します。部署や年次を越えて気軽に話せる場にしたいと考えています。ぜひご参加ください。 ■日時：◯月◯日（◯）◯時◯分集合／◯時ごろ解散 ■場所：◯◯（手ぶらBBQ施設） 　住所：◯◯ 　地図：（URL） 　最寄り：◯◯駅から徒歩◯分／駐車場の有無：◯ ■会費：◯◯円（当日、受付で現金にて集金します。お釣りのないようご協力ください） ■服装：汚れてもよい動きやすい服と歩きやすい靴。日よけの帽子があると安心です ■持ち物：特になし（食材・道具は施設で用意します） ■雨天時：前日◯時に幹事が判断し、開催・延期をメールでお知らせします 参加の可否と食物アレルギーの有無を、◯月◯日（◯）までに下記からご回答ください。 回答フォーム：（URL） お車でお越しの方は、飲酒はお控えください。ノンアルコールの飲み物も用意しています。 ご不明な点は幹事の◯◯（内線◯◯）までご連絡ください。 幹事　◯◯部　◯◯

案内文に書く項目と書き方のコツ

送る時期と回答期限の決め方

期限は施設に人数を伝える締め切りから逆算して決めます。施設の人数確定日やキャンセル料がかかり始める日を予約時に確認し、その数日前を回答期限にすると、集計と連絡の余裕が残ります。案内そのものは、参加者が予定を空けられるよう日程が決まりしだい早めに送り、期限の数日前にリマインドを送ります。

参加が任意であることを伝える

社内行事は「行かないと評価に響くのでは」と気にする人もいます。任意参加の行事なら「ご都合のつく方はぜひ」「途中参加・途中退出も歓迎です」と書くと、断りやすく、来やすくなります。休日開催で業務扱いかどうかが関わる場合は、案内を出す前に人事・総務に確認してください。

場面別の例文

例文1：部署内のチャット（Slack・Teams）で送る短い案内

【社内BBQのお知らせ】 ◯月◯日（◯）◯時から、◯◯（手ぶらBBQ施設）で部署のBBQをやります！ ・会費：◯◯円（当日集金） ・服装：汚れてもいい服と歩きやすい靴で ・雨天：前日◯時にこのチャンネルでお知らせします 参加できる人は◯日までにこの投稿にスタンプをお願いします。食物アレルギーがある人は幹事の◯◯まで個別にご連絡ください。 車で来る人は飲酒NGでお願いします（ノンアルコールもあります）。

例文2：家族同伴OKの案内

件名：【ご案内】ご家族も参加できる社内BBQ（◯月◯日） 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 今年の社内BBQは、ご家族の参加も歓迎します。お子さま向けの遊び場がある◯◯で開催します。 ■日時：◯月◯日（◯）◯時集合／◯時ごろ解散（途中参加・途中退出も可） ■場所：◯◯（住所・地図URL・駐車場あり） ■会費：社員◯◯円／ご家族（中学生以上）◯◯円／小学生以下◯◯円 ■服装：汚れてもよい服と歩きやすい靴、帽子 ■雨天時：前日◯時に判断し、メールでお知らせします 回答フォームに、参加人数（大人・子どもの別）とお子さまの年齢、食物アレルギーの有無を◯月◯日までにご記入ください。 お子さまから目を離さないよう、保護者の方のご協力をお願いします。 幹事　◯◯

例文3：仕事帰りの屋上・テラスBBQ

件名：【ご案内】仕事帰りの社内BBQ（◯月◯日・◯時から） 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 ◯月◯日（◯）の終業後に、◯◯ビル屋上のBBQテラスで懇親会を開きます。 ■日時：◯月◯日（◯）◯時開始／◯時終了（会場の利用時間が決まっています） ■場所：◯◯（会社から徒歩◯分。地図URL） ■会費：◯◯円（飲み放題込み。当日集金） ■服装：通勤時の服装で構いません。煙のにおいが付くことがあるので、気になる方は上着を預けられるようにします ■雨天時：屋根のある席に変更して開催します ◯月◯日までに出欠をご返信ください。途中参加の方は、到着予定の時刻も書いていただけると助かります。 幹事　◯◯

例文4：取引先・協力会社を招く案内（社外向け）

件名：バーベキュー懇親会のご案内（◯月◯日） 株式会社◯◯ ◯◯部　◯◯様 いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。 日頃の感謝を込めて、ささやかではございますがバーベキュー懇親会を催すことになりました。 ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご参加いただけますと幸いです。 ■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時 ■場所：◯◯（住所・地図URL） ■会費：ご招待のため不要です ■服装：動きやすい服装でお越しください ■雨天時：屋根のある会場のため、雨天でも開催いたします お手数ですが、ご出欠を◯月◯日（◯）までに本メールへのご返信にてお知らせください。あわせて、召し上がれない食材がございましたらお知らせいただけますと幸いです。 お車でお越しの際は駐車場をご用意いたしますので、事前にお知らせください。 株式会社◯◯　◯◯部　◯◯ 電話：◯◯　メール：◯◯

例文5：回答期限前のリマインド

件名：【リマインド】社内BBQの出欠回答のお願い（◯月◯日締め切り） 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 ◯月◯日（◯）の社内BBQについて、出欠の回答期限が◯月◯日（◯）に迫っています。 施設に人数を伝える都合がありますので、まだの方は回答フォーム（URL）からご回答をお願いします。 すでにご回答いただいた方は、このメールは読み流してください。 幹事　◯◯

例文6：前日の最終案内

件名：【明日】社内BBQの最終案内（集合◯時・◯◯） 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 明日の社内BBQは予定どおり開催します。 ・集合：◯時◯分、◯◯の入口（地図URL） ・会費：◯◯円をお釣りのないようご用意ください ・服装：汚れてもよい服、歩きやすい靴。日差しが強そうなので帽子があると安心です ・当日の連絡先：幹事◯◯（携帯◯◯） 遅れる場合や体調が悪い場合は、上記までご連絡ください。お車の方は飲酒をお控えください。

例文7：雨天で延期・中止するときの連絡

件名：【延期】◯月◯日の社内BBQについて 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 明日◯月◯日（◯）の社内BBQは、天候不良が予想されるため延期します。 楽しみにしてくださっていた皆さま、申し訳ありません。 延期後の日程：◯月◯日（◯）同じ時刻・同じ場所 参加の可否が変わる方は、◯月◯日までに幹事の◯◯へご連絡ください。 会費は延期後の当日に集金します。

中止の場合は、件名を【中止】にし、「延期後の日程」の代わりに「今回は中止とし、改めてご案内します」と書きます。事前に集金していた場合は、返金の方法と時期も書きます。

例文8：終了後のお礼

件名：社内BBQご参加のお礼 各位 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 昨日の社内BBQにご参加いただき、ありがとうございました。片付けを手伝ってくださった皆さまにも感謝いたします。 当日の写真を共有フォルダ（URL）に置きましたので、よろしければご覧ください。 次回に向けたご意見があれば、幹事までお寄せください。 幹事　◯◯

送信前のチェックリスト

• 件名に行事名・日付・回答期限が入っている
• 集合時刻と解散の目安の両方が書いてある
• 住所と地図URLが正しい（地図を自分で開いて確認した）
• 会費の金額と支払い方法・支払う時期が書いてある
• 服装と持ち物が書いてある
• 雨天時に、誰が・いつ・何で連絡するかが書いてある
• 出欠と食物アレルギーの回答方法と期限が書いてある
• 車で来る人への飲酒の注意と、ノンアルコールの用意が書いてある
• 任意参加なら、途中参加・途中退出や不参加でもよいことが伝わる
• 幹事の名前と当日つながる連絡先が書いてある
• 宛先（全社・部署・社外）とBCCの使い分けが正しい

案内文でよくある失敗

幹事の準備：場所選びと段取り

1. 01

   日程と場所を決める

   候補日を2つほど出して都合を聞き（日程調整ツール）、場所を予約します。雨天時に中止か延期か、判断の時刻もここで決めます。

2. 02

   案内を送る

   上の基本テンプレートで案内し、出欠と食物アレルギーを聞きます。

3. 03

   食材・道具を手配する

   施設に頼む範囲と自分たちで買う範囲を分けます。お酒を飲まない人の飲み物も用意します。

4. 04

   前日に最終確認する

   人数の確定、天気予報、買い出しの分担、車を出す人と乗る人を確認し、最終案内を送ります。

5. 05

   当日と終了後

   片付けとゴミの処理を終えてから解散します。翌日にお礼と写真の共有をします。

持ち物チェックリスト（自分たちで準備する場合）

• コンロ・炭・着火剤・ライター、トング、火ばさみ
• 食材、調味料、飲み物（お酒を飲まない人の分も）、氷とクーラーボックス
• 紙皿・紙コップ・割り箸、包丁・まな板、アルミホイル
• テーブル・椅子、レジャーシート、日よけ（タープなど）
• 軍手、ウェットティッシュ、キッチンペーパー、ゴミ袋（分別用に複数）
• 救急箱、虫よけ、日焼け止め、消火用の水
• 会費の集金袋とおつり、参加者名簿

当日の役割分担

乾杯の挨拶は乾杯の挨拶 例文を参考に、屋外なら短めにしてください。