メール
社内で仕事を断る言い方 例文
上司・同僚・他部署に引き受けられないと伝える
社内で頼まれた仕事を引き受けられないときは、「できません」で終わらせず、理由と代わりの案をセットで伝えると角が立ちにくくなります。そのまま使える一言はこうです。「声をかけていただきありがとうございます。今週は◯◯の締め切りがあり、今からお受けすると◯日になってしまいます。それでもよろしいでしょうか」。このページでは、上司・同僚・他部署など相手別の断り方の例文と、口頭とチャットの使い分け、避けたい言い方、断った後のフォローをまとめました。取引先など社外からの依頼を断るときはお断りメールの例文を見てください。
結論
社内の断り方は①声をかけてくれたことへのお礼 ②引き受けられない理由（今抱えている仕事と期限） ③代わりの案（期限をずらす・一部だけ引き受ける・別の人や方法を示す）の三つで組み立てます。上司からの指示で断りにくい場合は、断るのではなく「どれを優先するか決めてほしい」と相談する形にします。
結論：断るときの三つの型
| 型 | そのまま使える一言 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 期限をずらす | 今週は手一杯で、◯日以降であればお受けできます。 | 急ぎでない依頼 |
| 一部だけ引き受ける | 全部は難しいのですが、◯◯の部分でしたらお手伝いできます。 | 作業が分けられる依頼 |
| 別の人・方法を示す | その件でしたら、◯◯さんが詳しいと思います。 | 自分の担当外の依頼 |
| 優先順位を決めてもらう | 今◯◯と◯◯を抱えていまして、どちらを先に進めるべきかご判断いただけますか。 | 上司からの指示 |
Point
上司からの指示は「断る」より「優先順位の相談」。仕事の割り振りは上司が決めることが多いため、「できません」と言うより、今抱えている仕事を示して「どれを後に回すか」を決めてもらうほうが、話が前に進みます。優先順位の伝え方は優先順位の意味と伝え方にまとめています。
口頭・チャット・メールの選び方
| 手段 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 口頭 | 上司からの指示、言いにくい断り | その場で即答できなければ「確認して◯時までにお返事します」と預かる |
| チャット | 同僚・他部署からの依頼、短いやり取り | 短すぎると冷たく見える。お礼と代わりの案を必ず添える |
| メール | 他部署からの正式な依頼、記録が要る依頼 | 件名で依頼の件名を引き継ぎ、結論を最初に書く |
断りの返事は早いほど相手が助かります。相手は次の人を探す時間が必要なので、迷っているなら「今日の◯時までにお返事します」と、返事の期限だけ先に伝えます。
断る前に確かめること
- 依頼の中身と期限を正しく理解したか（思ったより小さい依頼のこともある）
- 今抱えている仕事と、それぞれの期限を言えるか
- いつなら、どこまでなら引き受けられるか
- 自分の代わりに頼める人や方法があるか
- 上司からの指示なら、どの仕事を後に回してよいか確認したか
- 自分の担当ではない場合、本来の担当はどこか
仕事を受けすぎて回らなくなっていると感じたら、断る前に上司に相談するのが先です。切り出し方は上司への相談の切り出し方、手一杯の状態の伝え方はキャパオーバーの意味と言い換えを参考にしてください。
相手別の例文
①口頭：上司から新しい仕事を頼まれた（優先順位を相談）
承知しました。ただ、今週は◯◯社の提案書と◯◯の集計を抱えていまして、このままだと◯◯の集計が◯日に間に合わないかもしれません。
どちらを優先すればよいか、ご判断いただけますか。
②チャット：上司に、期限をずらしてもらう
◯◯さん、お疲れさまです。
先ほどの◯◯の資料の件、ありがとうございます。
今週は◯◯の締め切りがあり、今から取りかかると◯日の午前になりそうです。
それで間に合うようでしたらお受けします。急ぎでしたら、他の方にお願いしていただくほうがよいかもしれません。
③チャット：同僚からの頼まれごとを断る
◯◯さん、声をかけてくれてありがとう。
今日は◯◯の対応で手が離せなくて、すぐには難しいです。
明日の午後でよければ手伝えますが、どうでしょう。
④チャット：同僚に、一部だけ引き受ける
◯◯さん、ありがとうございます。
全部は難しいのですが、表のチェックだけなら今日中にできます。
資料の作成のほうは、別の方にお願いできそうでしょうか。
⑤メール：他部署からの依頼を断る（担当が違う）
件名：Re：◯◯のデータ提供のお願い
◯◯部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
ご依頼ありがとうございます。
あいにく、◯◯のデータは現在◯◯部で管理しており、私の部署からはお出しできない状況です。
◯◯部の◯◯さんがご担当ですので、そちらにご確認いただけますか。
お役に立てず申し訳ありません。
注意
「あいにく」の使い方は「あいにく」の意味と使い方にまとめています。担当外の依頼を断るときは、どこに聞けばよいかを添えるだけで、相手の手間が大きく減ります。
⑥口頭：先輩からの頼まれごとを断る
◯◯さん、ありがとうございます。お手伝いしたいのですが、今日は◯時まで◯◯の作業が入っていまして……。
その後でよろしければ伺います。お急ぎでしたら、他の方にも当たっていただけますか。
⑦チャット：後輩からの頼まれごとを断る（教える時間が取れない）
◯◯さん、聞いてくれてありがとう。
今日は立て込んでいて、ゆっくり説明する時間が取れません。
明日の朝10分くらいなら見られるので、それまでに分からないところをまとめておいてもらえますか。
⑧メール：上司に、追加の担当を辞退したい
件名：◯◯プロジェクトの担当についてのご相談
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯◯プロジェクトの担当にお声がけいただき、ありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、今期は◯◯と◯◯を担当しており、この上で◯◯プロジェクトを引き受けると、どれも十分に進められないと考えています。
今回は辞退させてください。
もし今の担当のどれかを他の方にお願いできるのであれば、お受けしたいと考えています。一度お時間をいただき、ご相談できますか。
⑨チャット：一度引き受けた仕事を、やはり断る
◯◯さん、申し訳ありません。
昨日お受けした◯◯の件ですが、急ぎの◯◯対応が入り、◯日までに仕上げるのが難しくなりました。
◯日まで待っていただけるか、難しければ途中まで進めた分をお渡ししますので、他の方に引き継いでいただけますか。
注意
一度引き受けた仕事を断るときは、分かった時点ですぐに伝えます。期限の直前に言うと、相手が次の手を打てなくなります。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 無理です／できません（だけ） | 理由も代わりの案もなく、突き放して聞こえる | 今週は難しいのですが、◯日以降でしたらお受けできます |
| それ、私の仕事じゃないですよね | 相手を責めているように聞こえる | その件は◯◯部のご担当ですので、そちらにご確認いただけますか |
| 忙しいので | 誰でも忙しいので、断る理由として伝わりにくい | ◯日締め切りの◯◯があり、今からだと間に合いません |
| 考えておきます（そのまま放置） | 相手は返事を待ち続ける | ◯時までにお返事します |
| ◯◯さんがやればいいと思います | 人に押しつけているように聞こえる | ◯◯さんが詳しいので、聞いてみてはいかがでしょうか |
| お受けさせていただくことができかねます | 敬語を重ねすぎて分かりにくい | お受けできません／お受けするのが難しい状況です |
「いたしかねます」「できかねます」は丁寧な断り方ですが、社内の同僚に使うと硬すぎて、かえって距離を感じさせることがあります。社内では「難しいです」「お受けできません」くらいで十分です。
断った後のフォロー
断った後も、相手の仕事がどうなったか気にかける一言があると、関係が悪くなりません。手が空いたときに自分から声をかけるのも効果的です。
断った相手へ、後日の一言（チャット）
◯◯さん、先日はお手伝いできずすみませんでした。
◯◯の件、間に合いましたか。今週は少し手が空いたので、何かあれば声をかけてください。
優先順位を決めてくれた上司へのお礼
◯◯さん、先日は優先順位を整理していただき、ありがとうございました。
おかげで◯◯は予定どおり提出できました。◯◯の資料も、◯日に取りかかります。
注意
お礼の伝え方は上司・先輩へのお礼 例文にもまとめています。
この記事の要点
- 社内の断りはお礼→理由→代わりの案の順。
- 上司からの指示は断るより、優先順位を決めてもらう相談にする。
- 代わりの案は期限をずらす・一部だけ・別の人や方法の三つ。
- 返事は早く。迷うなら返事の期限だけ先に伝える。
- 断った後は相手の仕事を気にかける一言を添える。
FAQ
よくある質問
仕事の割り振りは上司が決めることが多いため、「できません」と断るより、今抱えている仕事と期限を伝えて「どれを優先すべきかご判断いただけますか」と相談する形が進めやすくなります。働き方や担当の範囲について会社の決まりがある場合は、就業規則など会社の決まりを確認してください。
声をかけてくれたことへのお礼と、「明日なら」「この部分なら」といった代わりの案を添えると、断られた側も次の手を考えやすくなります。後日、手が空いたときに自分から声をかけると、関係は保ちやすくなります。
短い文だけで返すと冷たく見えやすいので、お礼の一言と、断る理由、代わりの案をそろえます。また、返事を後回しにすると相手が待ち続けるので、早めに返すか、返事の期限を伝えておきます。
引き受けた後に状況が変わることはあります。大切なのは、難しくなったと分かった時点ですぐ伝えることと、途中まで進めた分の引き継ぎや、待ってもらえる期限など、相手が次に動ける材料を一緒に渡すことです。
使えますが、社内の同僚には硬く聞こえることがあります。社内では「難しいです」「お受けできません」で十分丁寧です。上司や役員に改まって伝えるときや、社外の相手には「いたしかねます」「できかねます」が合います。