断り状の書き方と例文
そのまま使える文例・フレーズ集

結論：断り状の組み立てと見本

1. 01

   申し出へのお礼

   「このたびは◯◯のお申し出をいただき、誠にありがとうございました」。断る前に、声をかけてもらったこと自体への感謝を書きます。

2. 02

   検討したうえでの結論

   「社内で慎重に検討いたしましたが」と、きちんと検討したことを示してから「見送らせていただくことといたしました」と言い切ります。

3. 03

   理由を一つ

   予算・方針・時期・体制など、こちらの事情として短く。書けないときは「諸般の事情により」でかまいません。

4. 04

   お詫び

   「ご期待に沿えず誠に申し訳ございません」。断ったことではなく、期待に応えられないことを詫びます。

5. 05

   今後の一言で結ぶ

   次の機会を考えているなら「またの機会に」、考えていないなら相手の発展や催しの成功を祈る言葉で締めます。

新しい取引の申し込みをお断りする見本です（横書き）。

令和◯年◯月◯日

株式会社◯◯
営業部 部長　◯◯◯◯様

（右寄せ）株式会社△△
（右寄せ）購買部長　□□□□

（中央）お取引のお申し込みについて

拝啓　◯◯の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
　さて、このたびは弊社との新規のお取引についてお申し込みをいただき、誠にありがとうございました。
　社内で慎重に検討いたしましたが、弊社では現在、◯◯の仕入れ先を当面増やさない方針としており、誠に恐縮ながら、今回はお申し込みを見送らせていただくことといたしました。
　せっかくのお申し出にもかかわらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
　末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
（右寄せ）敬具

縦書きにする場合は、右の行から頭語・本文・結語を書き、そのあとに日付（行の頭から少し下げる）・差出人（行の下に寄せる）・宛名（行の頭から）を後付けとして置きます。表題は省いてもかまいません。位置の細かい決まりはビジネスの手紙の書き方（縦書き）、横書きの各部分の位置は社外文書の基本フォーマットにあります。

断り状の各部分に書くこと

理由をどこまで書くかは、相手との関係で決めます。本当の理由を書けないときは「社内の方針により」「諸般の事情により」とまとめてもかまいません。相手が次に生かせる理由（予算を決める時期、扱う分野の違いなど）が言える場合は、一言添えると親切です。頭語と結語の組み合わせは頭語と結語の一覧、前文・末文の言い回しは前文と末文の書き方を参照してください。

断り状で使えるフレーズ集（部分ごとの言い換え）

見本や例文の一文を差し替えるときに使ってください。同じ部分に複数の言い方があるときは、相手との関係や用件の重さに合わせて選びます。

場面別の断り状の例文

前文（頭語・時候の挨拶）のあとに続く主文と結びの部分です。最後に「敬具」を書きます。

営業・製品購入の勧誘を断る

さて、先日は貴社の◯◯についてご案内をいただき、誠にありがとうございました。詳しい資料までお送りいただき、恐縮しております。
　社内で拝見いたしましたが、弊社では現在使用している◯◯の契約期間が残っており、当面は切り替えの予定がございません。誠に恐縮ながら、今回は導入を見送らせていただきます。
　ご期待に沿えず申し訳ございません。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

見積もりを取ったうえで発注しない

さて、このたびは◯◯のお見積もりをお送りいただき、誠にありがとうございました。短い期間でご対応いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
　社内で検討いたしました結果、今回は別の方法で進めることとなり、誠に恐縮ながら、発注を見送らせていただくことといたしました。
　お手数をおかけしたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。今後また◯◯の機会がございましたら、ご相談させていただければ幸いです。

協賛・広告掲載のお願いを断る

さて、このたびは「◯◯」へのご協賛についてご案内をいただき、誠にありがとうございました。地域のために長く続けてこられた催しと拝察し、社内でも検討いたしました。
　しかしながら、弊社では本年度の協賛の予算をすでに使い切っており、誠に心苦しい限りではございますが、今回はご協賛を見送らせていただくことといたしました。
　ご期待に沿えず申し訳ございません。催しのご盛会を心よりお祈り申し上げます。

寄付・賛助会員への加入のお願いを断る

さて、このたびは貴会の活動へのご支援についてご依頼をいただき、誠にありがとうございました。日頃のご活動に深く敬意を表します。
　誠に恐縮ではございますが、弊社では社会貢献の支援先をあらかじめ定めて取り組んでおり、新たなお申し出にはお応えいたしかねる状況でございます。
　ご趣旨に沿えず申し訳ございません。貴会のご活動のますますのご発展をお祈り申し上げます。

講演・寄稿の依頼を断る

さて、このたびは◯◯研修会でのご講演についてご依頼をいただき、誠にありがとうございました。私のような者にお声がけいただき、光栄に存じます。
　ぜひお受けしたいところではございますが、ご指定の◯月◯日は以前からの予定があり、どうしても都合をつけることができません。誠に恐縮ながら、今回はご辞退申し上げます。
　せっかくのお申し出にお応えできず、申し訳ございません。またの機会がございましたら、改めてご相談させていただければ幸いです。

役員・委員への就任の依頼を断る

さて、先般は◯◯協会の理事へのご推挙をいただき、誠にありがとうございました。身に余るお話と、深く感謝申し上げます。
　熟慮いたしましたが、現在の私の業務の状況では、理事のお役目を十分に果たすことは難しいと考え、誠に勝手ながら、ご辞退申し上げることといたしました。
　ご厚意にお応えできず、誠に申し訳ございません。今後も一会員として、協会の活動にできる限り協力してまいります。

企画・提案を採用しない

さて、先日は◯◯についての企画をご提案いただき、誠にありがとうございました。丁寧にご準備いただいた資料をもとに、社内で検討いたしました。
　検討の結果、弊社の来期の重点が◯◯にあることから、今回のご提案は採用を見送らせていただくことといたしました。
　多くのお時間をかけてご提案いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。今後、◯◯の分野で新たなご提案がございましたら、改めてお聞かせいただければ幸いです。

取引条件の変更（支払い条件・納期など）の申し入れを断る

さて、◯月◯日付の書面にて、お支払い条件の変更についてお申し入れをいただきました。貴社のご事情は承知いたしました。
　社内で検討いたしましたが、弊社では全てのお取引先様に同じお支払い条件をお願いしており、誠に恐縮ながら、今回のお申し入れはお受けいたしかねます。
　何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

契約を更新しないことを伝える

さて、◯年◯月◯日付で締結いたしました◯◯契約は、◯年◯月◯日をもって期間が満了となります。
　これまで長きにわたりご尽力いただき、心より御礼申し上げます。社内で検討を重ねました結果、誠に恐縮ながら、期間満了をもちまして契約を更新しないことといたしましたので、ご通知申し上げます。
　誠に勝手ながら、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。期間満了までの業務につきましては、引き続きよろしくお願い申し上げます。

応募者に不採用を書面で伝える

さて、このたびは弊社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
　慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えず申し訳ございません。
　お預かりした応募書類は、同封にてお返しいたします。末筆ながら、◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

メールで不採用を伝える文例は不採用通知メールの例文にあります。

見学・訪問の申し込みを断る

さて、このたびは弊社◯◯工場の見学についてお申し込みをいただき、誠にありがとうございました。
　あいにく工場では現在、設備の入れ替えを進めており、安全の確保のため、当面の間、外部の方の見学をお受けしておりません。誠に申し訳ございませんが、今回はご容赦くださいますようお願い申し上げます。
　見学の受け入れを再開する際は、改めてご案内させていただきます。

一度断った申し込みを、再びいただいたとき

さて、このたびは重ねてお取引についてお申し出をいただき、誠にありがとうございます。熱心にお声がけくださるお気持ちは、ありがたく受け止めております。
　しかしながら、先般お伝えいたしました弊社の方針に変わりはなく、誠に心苦しい限りではございますが、今回もお受けいたしかねます。
　重ねてのお申し出にお応えできず、誠に申し訳ございません。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

断り状とお断りメールの使い分け

急ぐ場合は、先にメールや電話で結論を伝え、「追って書面をお送りいたします」と添えてから断り状を出す方法もあります。

断り状を出す前のチェックリスト

• 最初に、何の申し出・依頼へのお礼かを具体的に書いた
• 結論を「見送らせていただく」「お受けいたしかねます」など、読み違えようのない言い方で書いた
• 理由は一つで、相手の欠点ではなく、こちらの事情として書いた
• お詫びは「ご期待に沿えず」など、期待に応えられないことへのお詫びになっている
• 「またの機会に」は、本当に次を考えている場合だけ書いた
• 相手の会社名・部署・役職・氏名の字を、申し込みの書面と照らして確かめた
• 頭語と結語が対になっている（拝啓→敬具など）
• 「ご辞退させていただきます」のような、敬語の重ねすぎがない
• 社内で決裁が必要な案件なら、決裁を済ませてから出している
• 控えを取った（契約の不更新や不採用など、記録が要る場合）

よくある間違い