チェックリスト
会議の準備チェックリスト
段取り・必要なもの・会議室の用意
会議の準備を任されたとき、つい会議室の予約から始めがちです。でも、目的が決まっていないと、呼ぶ人も、必要な時間も、用意する資料も決まりません。このページでは、準備の順番と、前日・当日のチェックリスト、会議室とオンラインの用意をまとめました。当日の進行は会議の司会進行 台本とファシリテーションにあります。
結論
会議の準備は①目的とゴールを決める ②参加者を決める ③日程を押さえる ④場所を予約する ⑤アジェンダを作る ⑥招集する ⑦資料を配る ⑧前日にリマインド ⑨当日に設営と機材の確認 ⑩議事録と宿題の共有の順に進めます。
準備の段取り（判断の順番）
- 01
目的とゴールを決める
「何が決まれば終わりか」を一文で書きます。報告だけなら、会議ではなく文書で足りないかもここで考えます。
- 02
参加者を決める
決める人・意見がほしい人・聞くだけの人を分けます。聞くだけの人は、議事録の共有で済ませられないか検討します。
- 03
日程を押さえる
決める人の予定を最優先に押さえます。候補日の出し方は日程候補のメールを参照してください。
- 04
場所を予約する
人数と形式（対面・オンライン・併用）で会議室を選びます。社外の会場を借りるなら貸し会議室の選び方が参考になります。
- 05
アジェンダを作る
議題ごとに種類・担当・持ち時間を書きます（アジェンダの書き方と例）。
- 06
招集する
目的・日時・場所・議題・資料・出欠の締切を送ります（会議の招集メール）。
- 07
資料を配る
読んでほしい資料は前日までに。当日配る資料は部数を数えます。
- 08
前日にリマインド
変更点があればここで伝えます（リマインドメール）。
前日までのチェックリスト
- 目的とゴールが一文で書けている
- 決める人が出席できる
- 会議室・オンライン会議のURLが確保できている
- アジェンダと事前資料を参加者に送った
- 出欠がそろい、人数が分かっている
- 進行役と記録役が決まっている
- 社外の参加者には、場所の案内か参加URLと当日の連絡先を送った
- 来客がある場合、受付に来訪者の名前と時刻を伝えた
注意
来客の出迎えから見送りまでの流れは来客対応の流れとマナーにまとめています。
会議室の準備（当日、始まる前に）
| 見るところ | 確かめること |
|---|---|
| 机と椅子 | 人数分あるか。話し合いなら向かい合わせ、説明が中心ならスクリーンに向けて並べる |
| プロジェクター・モニター | 自分のパソコンをつないで映るか。変換アダプタとケーブルの長さ |
| 電源 | 延長コードが必要か。パソコンを使う人の席の近くに電源があるか |
| ホワイトボード | ペンが書けるか、消しておいたか |
| 空調・照明 | 暑すぎ・寒すぎないか。スクリーンが見えるよう照明を調整できるか |
| 席と名札 | 社外の人がいるなら席の順を決めておく。初対面が多いなら名札や席札 |
| 飲み物 | 社外の来客がある場合は、お茶を出すか、ペットボトルを置くか決める |
席の順番は席次の決め方、お茶を出す順番はお茶出しのマナーを参照してください。名札は名札作成ツール、机に置く席札は席札作成ツールで印刷できます。
Point
機材は、開始の少し前に会議室に入って、必ず一度つないでみてください。 映らない・音が出ないは、始まってから気づくと全員を待たせることになります。
オンライン・ハイブリッド会議の準備
- 参加URLを自分で開いて、正しい会議に入れるか確かめる
- 画面共有する資料を、開いた状態にしておく。通知はオフに
- ハイブリッドでは、会議室のマイクがオンライン側に聞こえるかを、別の端末で入って確かめる
- 会議室にいる人は、同じ部屋で複数の端末の音声をオンにしない（ハウリングの原因になる）
- オンライン側の発言を拾う担当を決める（チャットや挙手を見る人）
- 録画するなら、冒頭で参加者に伝える
招待メールの文面はオンライン会議の招待メールにあります。会場とオンラインを併用するイベントの機材はハイブリッドイベントの設計が参考になります。
会議で必要なもの一覧
| 分類 | 必要なもの |
|---|---|
| 資料 | アジェンダ、配布資料（部数）、前回の議事録 |
| 機材 | パソコン、電源ケーブル、変換アダプタ、延長コード、マイク・スピーカー（オンライン併用時） |
| 文具 | ホワイトボードのペン、付箋、筆記用具、名札 |
| 進行 | 時間を測るもの（タイマー）、議事録を書く端末 |
| 来客がある場合 | 飲み物、受付への連絡、駐車場の案内 |
終わった後にすること
- 決まったことと宿題（誰が・いつまでに）を議事録にまとめて送った
- 欠席者にも議事録を送った
- 会議室を元の配置に戻し、ホワイトボードを消した
- 社外の参加者にお礼を送った（打ち合わせのお礼メール）
- 次回の日程が必要なら、押さえた
議事録のまとめ方はイベント会議の議事録の手順にあります。
この記事の要点
- 準備は目的とゴールを決めるところから。
- 参加者は決める人の予定を最優先に押さえる。
- アジェンダと資料は前日までに送る。
- 機材は開始前に必ず一度つないで試す。
- 終わったら決まったことと宿題を議事録で全員に。
FAQ
よくある質問
会議室の予約より先に、目的とゴール（何が決まれば終わりか）を決めます。目的が決まると、呼ぶ人、必要な時間、用意する資料が決まります。
机と椅子の数と並べ方、プロジェクターやモニターに自分のパソコンが映るか、電源と延長コード、ホワイトボードのペン、空調と照明、席の順番と名札、来客がある場合の飲み物です。
会議室のマイクの音がオンライン側に聞こえるかを、別の端末で入って確かめます。同じ部屋で複数の端末の音声をオンにするとハウリングが起きやすいので注意します。オンライン側の発言を拾う担当も決めておきます。
決まったことと宿題（誰が・いつまでに）を議事録にまとめて、欠席者を含む全員に送ります。社外の参加者にはお礼のメールを送り、会議室を元に戻します。