手順書の書き方
作り方6ステップ・テンプレート・例文

結論：手順書はこの3点を守れば伝わる

1. 01一つの手順に一つの動作。「〜して、〜して」と続いたら分ける。
2. 02やること＋うまくいったかの見分け方をセットで書く（「〜を押す。→◯◯と表示されれば完了」）。
3. 03書いた本人以外が、手順書だけを見て試す。止まったところを直してから配る。

急いでいる場合は、下のテンプレートをコピーして、空欄を埋めるところから始めてください。

手順書に書く項目

手順書・マニュアル・チェックリストの違い

呼び方は会社によって違うので、社内での使い分けに合わせてください。作業の手順を書いたら、終わった後の確認点だけを抜き出してチェックリストにすると、慣れた人も見落としを防げます。

手順書の作り方6ステップ

1. 01

   作業と読む人を決める

   手順書にする作業を一つに絞り、「誰が読むか」「読んだ後に何ができればよいか」を一文で書きます。例：「入社1か月目の人が、一人で交通費を精算できる」。読む人が決まると、どこまで細かく書くかが決まります。

2. 02

   実際の作業を見ながら書き出す

   記憶ではなく、作業をしている人の横で、やった順に動作を書き出します。画面の操作なら、押したボタンや表示された文言をそのまま控えます。慣れた人ほど無意識に飛ばしている動作があるため、「今なにをしましたか」と聞きながら進めます。

3. 03

   5W1Hで抜けを埋める

   いつ（締め日・時刻）、どこで（画面・場所）、誰が（担当）、何を（対象）、なぜ（理由）、どうやって（動作）を手順ごとに見直します。特に「なぜ」を一言添えると、想定外のことが起きたときに読む人が判断しやすくなります。

4. 04

   テンプレートに沿って下書きする

   下のテンプレートの順に埋めます。一つの手順に一つの動作、文は動詞で終え、良し悪しを判断する手順には基準を書きます。全体の手順が多いときは、冒頭に大きな流れ（例：入力→添付→申請）を先に書いてから細かい手順に入ります。

5. 05

   初めての人に試してもらう

   書いた本人以外、できればその作業をしたことがない人に、手順書だけを見て作業してもらいます。止まったところ、聞き返されたところ、手順書と違う動きをしたところが、直すべき場所です。

6. 06

   置き場所と更新のルールを決めて公開する

   誰でも見つけられる場所に置き、作成者・更新日・問い合わせ先を書きます。システムの画面や社内の決まりが変わったら誰が直すかを決め、直したら更新日と変更点を残します。

伝わる一文を書く七つのコツ

主語が書かれていないと、誰の作業か分からなくなることがあります。複数の人が関わる手順では、「（申請者）」「（上司）」のように、手順の頭に担当を書きます。

どこまで細かく書くか（読む人別の目安）

読む人が混ざる場合は、初めての人に合わせて書き、慣れた人向けに冒頭へ流れの要約を置くと、どちらも読みやすくなります。

手順書のテンプレート（3種）

①文章型（基本の形）

◯◯の手順

目的：
前提：（いつ・誰が・読む人・必要な権限）
準備するもの：
全体の流れ：（例：入力→添付→申請）

手順
①
②
③

終わったことの確認：
困ったとき：
　・（つまずき）→（対処）
問い合わせ先：

作成者：　作成日：　更新日：

②表型（Excelや表計算ソフトで作るとき）

表型は、担当が入れ替わる手順や、終わった手順に印を付けながら進める作業に向いています。「注意」の列は、その手順を行う前に読むものとして書きます。

③分かれ道つき

①（条件を確かめる動作）
　◯◯の場合 → ②へ
　◯◯でない場合 → ⑤へ
②
③
④ → ⑥へ
⑤（◯◯でない場合の動作）
⑥（合流した後の動作）

終わったことの確認：

どの形式で作るか（向いている場面）

形式より大切なのは、使う人が作業の場所で開けることです。現場で紙を見ながら作業するなら印刷向き、パソコンで操作しながら見るなら画面で開ける形にします。

作業別の例文

経費の申請（システムでの操作）

目的：出張の交通費を精算する
前提：出張から戻った後、締め日までに本人が行う
準備するもの：領収書、出張の承認番号
全体の流れ：入力→添付→申請

①経費システムにログインする
②メニューの「新規申請」を押す
③「交通費」を選ぶ
④日付・区間・金額を入れる
⑤「承認番号」の欄に、出張の承認番号を入れる
⑥領収書の画像を添付する
⑦金額が領収書と同じかを見比べる
注意：申請すると、承認されるまで直せない
⑧「申請」を押す

終わったことの確認：申請一覧に「承認待ち」と表示されれば完了

会議室の予約

目的：社内の会議室を予約する

①共有の予定表を開く
②画面左の「会議室」から、使いたい部屋を選ぶ
③空いている時間を押す
④件名に「会議名（予約者の名前）」を書く
⑤参加者を追加する
⑥「保存」を押す
⑦（社外の人が来る会議のとき）受付に来客予定を伝える

終わったことの確認：予定表のその部屋の欄に、自分の予定が表示される

会議の前の準備全体は会議の準備チェックリストにまとめています。

郵便物の発送

目的：社外への書類を郵送する
準備するもの：封筒、送付状

①送付状を作る
②書類と送付状を封筒に入れる
③宛名を書き、封筒の表に「◯◯在中」と添える
④（重要な書類のとき）追跡できる方法を選ぶ。どの方法を使うかは総務課の決まりに従う
⑤発送の記録表に、日付・宛先・内容を書く
⑥総務課の発送棚に置く

終わったことの確認：発送の記録表に記入があり、封筒が発送棚にある

送付状の書き方は、送付状の作成ツールでも作れます。

データの保存（共有フォルダへのバックアップ）

目的：作業中のファイルを共有フォルダに保存する

①ファイル名を「日付_内容_作成者」の形にする
②共有フォルダの「◯◯／作業中」を開く
注意：同じ名前のファイルがあるときは、上書きせずに名前の末尾に版の記号を付ける
③ファイルをフォルダにコピーする
④コピーしたファイルを開き、中身が元のファイルと同じかを確かめる

困ったとき：フォルダが開けない→情報システム担当に連絡

設備の日常清掃（現場の作業）

目的：作業台と周りの設備を、次の人がすぐ使える状態にする
前提：その日の作業が終わった後、担当者が行う
準備するもの：乾いた布、決められた洗剤、ごみ袋

注意：設備に触る前に、職場の決まりに従って電源を切り、止まったことを確かめる
①作業台の上の道具を、決められた棚に戻す
②台の上のくずを、ごみ袋に集める
③洗剤を含ませた布で台を拭く
④乾いた布で拭き、布に汚れが付かなくなったら次へ
⑤床に落ちたくずを集める

終わったことの確認：台の上に何も残っておらず、道具が棚の決まった位置にある

機械の操作や危険を伴う作業の手順は、この記事の書き方だけで作らず、職場の決まった様式と安全の決まりに従ってください。

電話の取り次ぎ

目的：かかってきた電話を、担当者に正しくつなぐ

①相手の会社名と名前を聞き、メモする
②用件と、誰あての電話かを聞く
③「少々お待ちください」と伝え、保留にする
④担当者に、相手の会社名・名前・用件を伝える
　担当者が出られる → 電話を回して終わり
　担当者が出られない → ⑤へ
⑤相手に担当者が不在であることを伝え、折り返しの連絡先を聞く
⑥伝言メモを担当者の席に置く
⑦担当者にチャットでも知らせる

終わったことの確認：担当者が伝言を受け取ったと返事をした

来客の受付（複数の人が関わる手順）

①（受付）来客の会社名・名前・訪問先を確認する
②（受付）訪問先の担当者に内線で来客を伝える
③（担当者）受付まで迎えに行く。行けないときは受付に案内を頼む
④（受付）案内を頼まれたら、会議室まで案内する

終わったことの確認：来客が担当者と会えた

分かれ道がある手順（請求書の受け取り）

①届いた請求書の宛先が自分の部署か確かめる
　自分の部署でない → 宛先の部署へ転送して終わり
　自分の部署 → ②へ
②発注の記録と、品名・金額が合っているか確かめる
　合っている → ③へ
　合っていない → 発注した人に確認し、取引先への問い合わせを頼む
③上司の承認を受け、経理課へ回す

備品の注文

目的：なくなりそうな事務用品を注文する
前提：備品の担当者が、決められた曜日に行う

①備品棚の在庫表を見て、残りが少ないものに印を付ける
②印を付けたものの数を数え、在庫表に書く
③社内で決められた注文先の画面から、必要な数を注文する
　決められた金額を超える → 上司に承認を頼んでから注文する
④注文した日と品名を在庫表に書く

終わったことの確認：注文の確認メールが届き、在庫表に注文日が書いてある

避けたい書き方

手順書の文末は「〜してください」でも「〜する」でも構いませんが、一つの手順書の中ではどちらかにそろえます。

作るときによくある失敗

配る前のチェックリスト

• 目的と、読む人が一文で書いてある
• 前提（いつ・誰が・必要な権限）と準備するものが書いてある
• 一つの手順に一つの動作になっている
• 文末が動詞で、一つの手順書の中でそろっている
• 画面名・ボタン名が、実際の表示と同じ文字で「」に入っている
• 良し悪しを判断する手順に、見て分かる基準がある
• 注意が、その手順の前に置いてある
• 分かれ道に、進む先の番号が書いてある
• 終わったことの確認が書いてある
• 困ったときの対処と問い合わせ先が書いてある
• 画像に個人情報や取引先の情報が写っていない
• 書いた本人以外が、手順書だけを見て最後まで作業できた
• 作成者・更新日が書いてあり、置き場所が決まっている

見直しのお願い・お礼・訂正

見直しをお願いする（社内）

◯◯さん

お疲れさまです。□□です。
経費申請の手順書を作りました。
お手数ですが、◯日までに一度、この手順書だけを見ながら申請を試していただけますか。
途中で止まったところや、分かりにくかった言葉を教えていただけると助かります。

見直してくれた人へのお礼

◯◯さん

お疲れさまです。□□です。
手順書を試していただき、ありがとうございました。
「承認番号の場所が分からない」というご指摘を受けて、確認方法を手順に加えました。
実際に手を動かしていただいたおかげで、私では気づけない点が分かりました。

手順の誤りを知らせる（社内）

件名：【訂正】会議室予約の手順書について

各位

お疲れさまです。総務課の□□です。
会議室予約の手順書の④に誤りがありました。申し訳ありません。
正しくは「件名に会議名と予約者の名前を書く」です。
手順書は本日差し替えました。

手順書を更新したことを知らせる（社内）

件名：【更新】経費申請の手順書を改めました

各位

お疲れさまです。経理課の□□です。
経費システムの画面が変わったため、経費申請の手順書を更新しました。
変更したのは手順②と⑥で、ボタンの名前と添付の方法が変わっています。
手順書は共有フォルダの「◯◯」にあります。古い版は削除しましたので、印刷して使っている方は差し替えをお願いします。