手順
仕事の段取りの組み方
締め切りからの逆算と準備・確認の言い方
仕事の段取りは、仕上がりの形と締め切りを先に決め、作業を分けて、締め切りから逆算して日付を置き、人に頼むものと準備物を先に手配することです。自分だけで進む作業より、人の返事や確認を待つ作業を先に動かすのがこつです。
見本：「◯/◯（金）提出 ← ◯/◯（木）課長の確認・直し ← ◯/◯（水）下書き完成 ← ◯/◯（火）◯◯部から数字を受け取る ← ◯/◯（月）◯◯部に数字の提出を依頼」
このページでは、段取りの手順と段取り表の見本、関係者に前もって頼む・確かめるときの言い方をまとめました。やることの順番の決め方は仕事の優先順位のつけ方、会議の準備物は会議の準備を見てください。
結論
段取りは①ゴール（何を・いつまでに・誰に） ②作業の分解 ③締め切りからの逆算 ④人と物の手配 ⑤前日の確認の五つで組みます。人に頼む作業は、相手の都合で遅れることを見込んでいちばん早く依頼します。
段取りを組む手順
- 01
仕上がりの形と締め切りを確かめる
何を、いつまでに、誰に出すのかを頼んだ人と確かめます。形式（紙かデータか、部数、ファイルの形式）もこの時点で聞いておくと、後でやり直しになりません。
- 02
作業を分ける
仕上がりまでに要る作業を書き出し、自分でやるもの・人に頼むもの・人の確認を待つものに分けます。
- 03
締め切りから逆算して日付を置く
締め切りの日から前へ向かって、「確認と直し」「下書き」「材料集め」の順に日付を置きます。締め切りの直前に見直しの日を必ず入れます。
- 04
人に頼むもの・準備物を先に手配する
ほかの部署への依頼、会議室や備品の予約、上司の確認の時間の確保など、相手の都合が絡むものから動かします。
- 05
段取り表にして共有する
日付と作業、担当を表にし、必要なら関係者や上司に共有します。期間が長い仕事はガントチャート作成で線表にすると、重なりが見えます。
- 06
前日と当日の朝に確かめる
前日に準備物と相手の予定を確かめ、当日の朝にもう一度見ます。ずれが分かったら、その時点で関係者に知らせます。
段取り表の見本
| 日付 | 作業 | 担当 | 待つ相手 | 状況 |
|---|---|---|---|---|
| ◯/◯（月） | ◯◯部に数字の提出を依頼する | 自分 | ◯◯部 ◯◯さん | 依頼済み |
| ◯/◯（火） | 数字を受け取り、表にまとめる | 自分 | ◯◯部 | 受け取り待ち |
| ◯/◯（水） | 下書きを仕上げる | 自分 | なし | 未着手 |
| ◯/◯（木） | 課長に確認してもらい、直す | 自分・◯◯課長 | ◯◯課長 | 確認の時間を押さえ済み |
| ◯/◯（金） | 提出する | 自分 | なし | 未着手 |
「待つ相手」の列を入れておくと、どこで止まりそうかが一目で分かります。待つ相手がいる作業ほど、早めに声をかけます。締め切りまでの営業日は営業日計算で数えられます。
そのまま使える言い方の見本
仕事を受けたときに、仕上がりの形を確かめる
承知しました。確認させてください。
提出は◯日（◯）の◯時まで、形式は◯◯で、◯◯課長にお送りすればよいでしょうか。
注意
「確認させてください」は、相手に許しを求める場面なので使って差し支えありません。ほかの場面で「させていただく」を重ねると回りくどくなるので、「確認します」「お送りします」で十分です。
ほかの部署に前もって頼む
◯◯部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯日に提出する◯◯の資料で、◯◯の数字をお借りしたいと考えています。
お手数ですが、◯日（◯）までにいただけますでしょうか。
形式は、いつもの集計表のままで構いません。
上司の確認の時間を先に押さえる
◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯の資料について、◯日（◯）の午後に三十分ほどご確認のお時間をいただけますでしょうか。
前日までに下書きをお送りします。
社外の相手に準備をお願いする
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の◯◯です。
◯日のお打ち合わせに向けて、◯◯の資料を◯日（◯）までにお送りいただけますでしょうか。
事前に拝見し、当日の進め方を考えておきたく存じます。
前日に念押しする
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
明日◯時からの◯◯の件、会議室は◯階の◯◯を押さえています。
資料は人数分印刷して持っていきます。ほかに要るものがあれば教えてください。
注意
社外の相手への前日の連絡は前日のリマインドメールにまとめています。
段取りがずれたことを知らせる
◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯部からの数字が◯日にずれるとの連絡がありました。
下書きを先に進め、数字は届きしだい差し込みます。ご確認は予定どおり◯日でお願いできますでしょうか。
よくある失敗と直し方
| よくある失敗 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 締め切り前に人の返事待ちで止まる | 人に頼む作業を後回しにした | 待つ相手がいる作業を最初に動かす |
| 出したら形式が違うと言われた | 仕上がりの形を最初に確かめていない | 受けたときに形式・部数・提出先を聞く |
| 直す時間がなく、そのまま出す | 見直しと確認の日を取っていない | 締め切りの直前に見直しの日を入れる |
| 当日に備品や部屋が足りない | 準備物を書き出していない | 準備物の一覧を作り、前日に確かめる |
| 「段取りが悪い」と言われる | やり始めてから足りないものに気づく | 手を付ける前に、作業と準備物を一度全部書き出す |
Point
段取りに時間をかけるのは、遠回りではありません。始める前に作業と準備物を書き出しておくと、途中で手が止まる回数が減り、全体は早く終わります。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | こう言う |
|---|---|---|
| 急ぎでお願いします | いつまでか分からず、相手が予定を組めない | ◯日（◯）の◯時までにいただけますでしょうか |
| なんとかなると思います | 見通しが伝わらない | ◯日に下書き、◯日にご確認、◯日に提出の予定です |
| 前に言いましたよね | 相手を責める言い方になる | 念のため、◯日の件を改めてお送りします |
| ◯◯部が遅れたせいで間に合いません | 人のせいに聞こえ、次の手が見えない | ◯◯部からの数字が◯日にずれたため、◯◯の部分を後から差し込む形でもよいでしょうか |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
協力してくれた人へのお礼
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
先日は急ぎで数字をまとめていただき、ありがとうございました。
おかげで◯◯の資料を予定どおり提出できました。
段取りの不足で迷惑をかけたお詫び
◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯の準備で、◯◯部への依頼が遅れ、ご確認のお時間を詰めてしまいました。申し訳ありません。
次からは、人にお願いする作業を最初に洗い出し、早めに依頼するようにします。
注意
確認が足りずに起きた行き違いのお詫びは確認不足のお詫びにまとめています。
この記事の要点
- 最初に仕上がりの形と締め切りを頼んだ人と確かめる。
- 作業を分け、締め切りから逆算して日付を置く。
- 人の返事を待つ作業と準備物の手配をいちばん先に動かす。
- 締め切りの直前に見直しの日を必ず入れる。
- 前日に確かめ、ずれたらその時点で知らせる。
FAQ
よくある質問
仕事を始める前に、何をどの順番で、いつまでに、誰に頼んで進めるかを決めておくことです。作業の順番だけでなく、準備物や人への依頼、確認の時間の確保まで含みます。
手を付ける前に、仕上がりの形と締め切りを確かめ、作業と準備物を全部書き出す習慣をつけます。そのうえで、人の返事を待つ作業を最初に動かします。組んだ段取りを上司に見てもらうと、抜けを早く見つけられます。
締め切りの日から前に向かって、提出、確認と直し、下書き、材料集めの順に日付を置いていく立て方です。締め切りまでに何日使えるかが先に分かるため、間に合わない場合も早く気づけます。
ずれが分かった時点で、頼んだ人や関係者に知らせます。そのとき、何がどのくらいずれるか、代わりにどう進めるかの案を添えると、相手が判断しやすくなります。途中経過の伝え方は途中経過の報告メールの記事を参考にしてください。
人の協力が要る仕事や期間の長い仕事なら、上司や関係者に共有しておくと、遅れや重なりに気づいてもらえます。一人で完結する短い仕事なら、自分のToDoリストや予定表に書いておけば十分です。