社内文書
チェックリストの作り方
手順・項目の書き方・業務別テンプレート
結論から言うと、チェックリストは①目的と使う場面を決める ②作業を洗い出す ③時間の順に並べてまとまりに分ける ④ミスが起きやすい所だけ残す ⑤一つの項目に一つの確認で「◯◯になっている」と状態で書く ⑥試しに使ってもらって直すの順で作ります。たとえばメールの送信前なら「□宛先の会社名・名前が正しい □添付ファイルが付いている □添付ファイルが最新の版になっている」。読んでその場で「はい」か「いいえ」で答えられる形が目安です。この記事では、そのまま写して使える業務別テンプレート、Excel・Wordでの作り方、ダブルチェックの進め方、作っても使われない原因と直し方までまとめます。会議やイベントの準備のチェックリストそのものは会議の準備チェックリスト、イベント準備チェックリストにあります。
結論
チェックリストは①名前と目的 ②使う場面（いつ・誰が使うか）と使い方 ③確かめる項目（確認の基準つき） ④確認欄（チェック・確認者・日付） ⑤できていなかったときの対処で作ります。項目は「はい」か「いいえ」で答えられる文にし、作業の順番に並べます。手順を一から説明する文書は手順書・マニュアル、できているかを確かめる道具がチェックリストです。
チェックリストの作り方（6つの手順）
- 01
目的と使う場面を決める
「何のミスを防ぐのか」「いつ・誰が使うのか」を一行で書きます。例：「請求書の金額と宛先の誤りを防ぐ。発行する前に、作成者が使う」。目的が決まらないと、項目が増える一方になります。
- 02
作業を洗い出す
実際にその作業をしている人に、最初から最後までを声に出して説明してもらい、付箋やメモに一つずつ書き出します。自分だけで書くと、慣れて意識しなくなった作業が抜けます。
- 03
時間の順に並べ、まとまりに分ける
書き出した作業を実際に行う順に並べ、「準備」「作成」「送付」のようにまとまりで区切ります。まとまりごとに見出しを付けると、どこまで終わったかが一目で分かります。
- 04
残す項目を選ぶ
過去に間違えたこと、間違えると取り返しがつかないこと、人によってやり方が違うことを残し、誰もが毎回できていることは外します。
- 05
項目を確認できる文に書き直す
「一つの項目に一つの確認」「状態で書く」「何と比べるかを書く」の三つで書き直します（書き方は次の章）。
- 06
試しに使ってもらい、直す
初めてその作業をする人に使ってもらい、迷った項目・飛ばした項目を聞いて直します。作った人だけで完成させないことが、使われるリストにするいちばんの近道です。
Point
項目を増やしすぎると、チェックリストは読み飛ばされます。迷ったら「この項目が無かったら、実際にミスが起きるか」で判断し、起きないものは外します。
チェックリストに入れる欄
| 欄 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 名前と目的 | 何のためのリストか | 請求書の発行前チェック（金額と宛先の誤りを防ぐ） |
| 使う場面・使い方 | いつ・誰が・どう使うか | 請求書を送る前に作成者が使う。作成後にまとめて確かめる |
| まとまり（見出し） | 作業の区切り | 宛名／明細／送付 |
| 確かめる項目 | ミスが起きやすい所を、状態で | 宛名が取引先の正式な社名になっている |
| 確認の基準 | 何と比べるか | 発注書・見積書・取引先の登録情報 |
| 確認欄 | チェック・確認者・日付 | □ 確認者：◯◯ 日付：◯月◯日 |
| できていなかったとき | 見つけたらどうするか | 金額が違う→作成者に戻し、直した後にもう一度確認 |
| 作成者・更新日 | 誰がいつ直したか | 作成：◯◯ 更新：◯月◯日 |
使い方は二通り。冒頭に書いておく
| 使い方 | 向いている作業 | 例 |
|---|---|---|
| 一つずつ見ながら作業する | 慣れていない作業、順番が大事な作業 | 初めての月次処理、機器の設定、新しい人の作業 |
| 作業の後にまとめて確かめる | 慣れているが、うっかりが起きやすい作業 | メールの送信前、資料の提出前、退勤前の戸締まり |
慣れた人が毎回すべてを見ながら作業すると時間がかかり、やがて使われなくなります。どちらの使い方をするのかをリストの冒頭に書くと、使う人が迷いません。
項目の書き方（悪い例→よい例）
| コツ | 悪い例 | よい例 |
|---|---|---|
| 一つの項目に一つの確認 | 宛先と添付を確認した | □宛先が正しい □添付ファイルが付いている |
| 状態で書く | 金額をチェックする | □金額が見積書と同じになっている |
| 何と比べるかを書く | 日付が正しい | □日付が発注書の納品日と同じになっている |
| あいまいな言葉を使わない | しっかり見直した | □誤字がないか、声に出して読んだ |
| 問いかけの形にしない | □古い版を使っていないか | □最新の版になっている |
| 場所を書く | 保存した | □共有フォルダの「請求書／◯月」に保存した |
| 人によって違う言葉をそろえる | □先方OK | □取引先の担当者からメールで承認をもらった |
| 一文を短く | □金額と数量と単価と税の表示が正しいか確認する | □数量×単価が金額と合っている □税込・税抜の表示が見積書と同じ |
「〜していないか」と問いかける形は、「はい」と「いいえ」のどちらが正しい答えか迷わせます。チェックが付いたら「できている」と読める文にそろえます。
紙・Excel・Word・共有ツールの選び方
| 形 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 紙（印刷） | 倉庫・店舗・受付など、その場で書き込みながら使う作業 | 古い版が残りやすい。版と更新日を必ず書く |
| Excel・スプレッドシート | 記録を残す、進み具合を集計する、何人かで同じリストを使う | 列を増やしすぎない。入力する欄を決めておく |
| Word・共有の文書 | 文章の説明を添えたい、印刷して配る | 集計には向かない |
| タスク管理・共有ツール | チームで担当と期限を割り振る、繰り返し使う | ツールの使い方に慣れるまで時間がかかる |
会社で決まった様式やツールがあれば、それに従ってください。迷うときは、まず紙かExcelで作って使ってみて、項目が固まってからツールに移すと、作り直しが減ります。
Excel・Wordで作るときの形
Excelの列の例
| No. | まとまり | 確かめる項目 | 確認の基準 | チェック | 確認者 | 日付 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 宛名 | 宛名が取引先の正式な社名になっている | 取引先の登録情報 | 済 | ◯◯ | ◯/◯ | |
| 2 | 明細 | 数量×単価が金額と合っている | 発注書 | ||||
| 3 | 送付 | 取引先の決まった送り方になっている | 取引先ごとの送付ルール |
- チェック欄は選ぶだけにする：データの入力規則でリスト（「済」「対象外」など）を選べるようにすると、書き方がそろいます。
- 終わった数を数える：=COUNTIF(E:E,"済") のように、チェック欄の「済」の数を数えると、残りがすぐ分かります。
- チェックボックスを使う：Excel・Wordとも、開発タブからチェックボックスを入れられます。使う人のパソコンで同じように動くか、先に確かめてください。
- 見本の行を消さない：使う前の空の版を一つ残し、使うたびにコピーして記録します。
そのまま使えるテンプレート
◯◯チェックリスト（版：◯ 更新日：◯月◯日）
目的：（何を防ぐためか）
使う場面：（いつ・誰が使うか）
使い方：一つずつ見ながら作業する／作業の後にまとめて確かめる
【準備】
□（確かめる項目） 基準：（何と比べるか）
□（確かめる項目） 基準：
【作成】
□（確かめる項目） 基準：
□（確かめる項目） 基準：
【送付・提出】
□（確かめる項目） 基準：
できていなかったとき：（誰に戻すか・どう直すか）
確認者： 日付：
作成者： 問い合わせ先：
業務別のチェックリスト例
メールの送信前
- 宛先の会社名・名前が正しい
- CCとBCCに入れる人が正しい
- 件名に用件が書いてある
- 添付ファイルが付いている
- 添付ファイルが最新の版になっている
- 本文の日付・金額・数量が資料と同じになっている
- 社外に送ってよい内容だけになっている
請求書の発行前
- 宛名が取引先の正式な社名になっている
- 品名・数量・金額が発注書と同じになっている
- 数量×単価が金額と合っている
- 振込先が書いてある
- 支払期日が書いてある
- 取引先ごとの決まり（郵送・電子など）に合った送り方になっている
- 控えを決まった場所に保存した
見積書を出す前
- 宛名が依頼元の会社名・担当者名になっている
- 品目と数量が依頼の内容と同じになっている
- 有効期限が書いてある
- 値引きや特別な条件がある場合、上司の承認を受けている
- 送るファイルが、社内の承認を受けた版になっている
契約書・申込書を送る前
- 相手の会社名・住所・代表者名が正しい
- 日付・金額・期間が合意した内容と同じになっている
- 社内の承認（決裁）が済んでいる
- 押印・署名が必要な箇所がそろっている
- 控えの保管場所が決まっている
契約の内容そのものの確認は、会社の決まりに従い、法務の担当者に相談してください。
資料の提出前
- 表紙の日付と提出先の名前が正しい
- ページ番号が通しで付いている
- 表の数字の合計が合っている
- 社外に出せない情報が入っていない
- ファイル名が提出先の指定どおりになっている
月次の締め（経理・事務）
- その月の請求書がすべて発行されている
- 入金の予定と実際の入金を照らし合わせた
- 経費の申請がすべて承認されている
- 締めの後に修正が出たものを、担当者に伝えた
- 締めの資料を決まった場所に保存した
発注の前
- 品名・型番・数量が依頼と同じになっている
- 納期と納品場所を書いた
- 社内の承認が済んでいる
- 発注先から、発注書を受け取ったと返事をもらった
社外の人との打ち合わせの前
- 日時・場所（または会議のURL）を相手と確かめた
- 出席者と役割が決まっている
- 配る資料が最新の版になっている
- 受付・会議室の予約が済んでいる
Webページ・SNSに出す前
- 社名・商品名・日付・金額が正しい
- リンクが正しいページに飛ぶ
- 使う画像・文章を使ってよいか確かめた
- 社内の確認を受けた
出張の前
- 出張の申請が承認されている
- 交通と宿の予約を確かめた
- 訪問先の住所と担当者の連絡先を控えた
- 持って行く資料と名刺を用意した
- 不在中の連絡先と対応を、チームに伝えた
不在中の連絡の書き方は不在・休暇の連絡メール、出張から戻った後の報告は出張報告書にまとめています。
退勤の前（事務所の戸締まり）
- 窓とドアの鍵がかかっている
- 使った会議室の片付けが終わっている
- 共用の機器の電源が切れている（切ってはいけない機器は除く）
- 机の上に書類が出ていない
- 鍵を決まった場所に戻した
新しい人の受け入れ準備（総務の担当者用）
- 机と椅子が用意してある
- パソコンとアカウントが使える状態になっている
- 初日の予定と案内役が決まっている
- 社員証や入館の手続きが済んでいる
受け入れ準備の全体は新入社員の受け入れ準備にまとめています。
ダブルチェックの進め方
- 01
作った人が、自分でリストを見て確かめる
人に渡す前に、まず作成者がチェックリストを使います。
- 02
別の人が、同じリストで確かめる
二人目は、作った人の説明を聞く前に、資料とリストだけを見て確かめます。説明を先に聞くと、同じ思い込みで見落としやすくなるためです。
- 03
確認者の名前と日付を残す
誰がいつ確かめたかを残しておくと、後から問い合わせがあったときにたどれます。
- 04
見つかった誤りは作った人に戻す
確認者が直さず、作った人に戻して直してもらいます。どこで誤りが起きたかを作った人が知ることが、次の防止になります。
すべての項目を二人で見る必要はありません。金額・宛先・社外に出る内容など、間違えると取り返しがつかない項目に絞ると、一つひとつを丁寧に見られます。二人で確かめると「もう一人が見てくれる」と思い、どちらも確認が浅くなることがあるため、それぞれが自分一人で確かめるつもりで見ます。ダブルチェックが必要な作業や確認者は、会社や部署の決まりに従ってください。
作ったチェックリストを使われ続けるようにするコツ
- 作業の流れの中に置く：「チェックリストの確認欄が埋まっていない請求書は送らない」のように、使わないと次に進めない所に組み込みます。
- 置き場所を一つにする：共有フォルダやツールの決まった場所に置き、古い版は消すか「旧版」と書いて分けます。
- ミスが起きたら項目を足す：ミスの報告を受けたら、その原因を一項目にしてリストに加えます。
- 誰も間違えなくなった項目は外す：足すだけだと長くなり、読み飛ばされます。
- 見直す時期を決める：担当者が替わったとき、作業のやり方が変わったときにも見直します。
- 使う人の声を聞く：「分かりにくい」「いつも対象外になる」項目を聞き、書き直します。
よくある失敗と直し方
| よくある失敗 | 困ること | 直し方 |
|---|---|---|
| 作業をすべて並べた | 長くて読み飛ばされる | ミスが起きやすい所だけ残す |
| 作った人だけで決めた | 現場で使いにくく、使われない | 実際に使う人に試してもらって直す |
| 作ったまま更新しない | やり方が変わって合わなくなる | ミスが起きたとき・やり方が変わったときに直す |
| 「注意すること」「しっかり確認」と書いた | 何をすればチェックを付けてよいか分からない | □金額が見積書と同じになっている |
| 「問題ないこと」と書いた | 何をもって問題ないとするか分からない | □印刷して、文字が切れていないことを見た |
| 「その他」の項目を作った | 何を見ればよいか分からない | 見るべきことを具体的に一つずつ書く |
| チェックを付けるだけで中身を見ない | 形だけになる | 確認者と日付を残し、大事な項目は二人で見る |
できあがったチェックリストの確認
- 冒頭に目的と使う場面が書いてある
- 使い方（見ながら作業する／後でまとめて確かめる）が書いてある
- どの項目も「はい」か「いいえ」で答えられる
- 一つの項目に確認が一つだけ入っている
- 何と比べて正しいのかが書いてある
- 作業の順番に並んでいる
- できていなかったときの対処が書いてある
- 版と更新日が書いてある
- 初めての人に試してもらった
ミスを見つけてもらったお礼・確認漏れのお詫び
誤りを見つけてくれた確認者へのお礼（社内）
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
請求書の確認、ありがとうございました。
金額の誤りに気づいていただき、取引先に送る前に直すことができました。
同じ間違いを防ぐため、チェックリストに「数量×単価が金額と合っている」を加えました。
チェックリストを直したことをチームに知らせる
チームの皆さま
お疲れさまです。□□です。
請求書の発行前チェックリストを更新しました。
先日の金額の誤りを受けて、「数量×単価が金額と合っている」を加え、ここしばらく対象にならなかった項目を一つ外しました。
共有フォルダの最新版をお使いください。古い版は「旧版」フォルダに移しています。
確認漏れがあったときの、上司へのお詫び
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
本日◯◯社へ送った見積書で、日付の誤りがありました。チェックリストでの確認が漏れていました。申し訳ございません。
先ほど◯◯社の◯◯様にお詫びし、正しい見積書をお送りしました。
今後は、送る前にチェックリストで日付を必ず確かめ、確認欄に記録を残します。
注意
お詫びには、起きたこと、すでに取った対応、次から何を変えるかの三つを入れます。上司へのミスの報告の書き方は上司へのミスの報告メールにまとめています。
この記事の要点
- 作る順は目的→洗い出し→並べる→選ぶ→書き直す→試して直す。
- チェックリストはミスが起きやすいところだけを選ぶ。
- 一つの項目に一つの確認、「◯◯になっている」と状態で書き、何と比べるかも書く。
- 使い方（見ながら作業する／後でまとめて確かめる）を冒頭に書く。
- ダブルチェックは大事な項目に絞り、二人目が説明を聞く前に確かめる。
- 新しいミスが起きたら項目を足し、要らない項目は外す。
FAQ
よくある質問
目的と使う場面を決め、作業を最初から最後まで洗い出して順に並べます。そのうちミスが起きやすい所だけを残し、一つの項目に一つの確認で「◯◯になっている」と書き直します。最後に、初めての人に使ってもらって直します。
一つの項目に一つの確認だけを書き、「金額が見積書と同じになっている」のように、チェックが付いたら「できている」と読める状態の文にします。何と比べて正しいのかも書くと、確認がぶれません。
多すぎると読み飛ばされ、使われなくなります。過去に間違えたこと、間違えると取り返しがつかないことを優先して残し、誰も間違えなくなった項目は外していきます。
長すぎる、現場の作業の順番と合っていない、使わなくても仕事が進む、の三つがよくある原因です。項目を絞り、使う人に試してもらって直し、確認欄が埋まらないと次に進めない流れにします。
マニュアルや手順書は「どうやるか」を教えるもので、初めての人が読みながら覚えるために使います。チェックリストは「できているか」を確かめるもので、やり方を覚えた後も毎回使います。項目を確かめてもやり方が分からないときに開けるよう、マニュアルの置き場所をチェックリストの冒頭に書いておくと迷いません。
まず作った人が自分でチェックリストを使って確かめ、次に別の人が同じリストで確かめます。二人目は作った人の説明を先に聞かず、資料とリストだけで見ると、同じ思い込みでの見落としを防げます。見つかった誤りは、作った人に戻して直してもらいます。
書き込みながら手元で使うだけなら紙で足ります。誰がいつ確かめたかを後から見返したい、何人かで同じリストを使うなら、Excelやスプレッドシートが便利です。会社で決まった様式があれば、それに従ってください。
いちばん大事なのは、ミスが起きたその週のうちに直すことです。そのうえで、使う人に「いつも対象外になる項目」「迷う項目」を聞く機会を、年度の初めや人の入れ替わりの時期などに設けておくと、長くなりすぎるのを防げます。
作業の流れを伝えれば、項目の下書きは作れます。ただし、社内の決まりや過去のミスは知らないため、実際にその作業をしている人が確かめて直してから使ってください。社外に出せない情報は入力しないでください。