撤収
イベント撤収の段取り
順番・役割分担・原状回復と、そのまま使える文例
結論：撤収は「①来場者の退場と通路の確保 → ②貴重品・個人情報の回収 → ③小物・装飾 → ④機材 → ⑤机・椅子などの大物 → ⑥貼り付け・養生の撤去と清掃 → ⑦会場の立会い」の順に進めます。段取りの要は、退館の時刻から逆算して撤収の開始時刻を決めること、撤収前に班と責任者を決めておくこと、搬入前に会場の状態を写真で残しておくことの3つです。退館の時刻・原状回復の範囲・ゴミの扱い・立会いの方法は会場ごとに違うため、利用申込の段階で会場に確かめ、答えを文面で残してください。この記事は、主催者が会場全体を借りて返す場合の段取りです。展示会の小間（ブース）の撤去と搬出は展示会の撤去・搬出の段取りで扱っています。
結論
撤収とは、本編のあとに設営した物を片付けて運び出し、会場を返すまでの作業です。原状回復とは、会場を借りたときの状態に戻して返すことです。何をもって「元の状態」とするか、机や椅子を誰が戻すか、清掃をどこまで主催者が行うかは、会場の利用規約や利用条件で決まり、会場ごとに違います。この記事では範囲を決めつけず、会場に確認する項目と、確認したことを当日に回す段取りをまとめます。
撤収の順番早見表（何を・なぜその順か）
撤収の順番は「危ない物・なくすと困る物を先に、場所を取る物はあとで」が基本の考え方です。下の表をそのまま当日の段取りに使えます。
| 順番 | やること | この順にする理由 |
|---|---|---|
| ① | 来場者・出演者の退場を確かめ、通路と搬出口を空ける | 人が残っている中で物を動かすとぶつかる。最初に動線を作ると以降の作業が速い |
| ② | 現金・PC・名簿・アンケート・名札の残りを責任者が回収 | 人の出入りが増えると、置き忘れ・紛失・個人情報の取り違えが起きる |
| ③ | ポスター・装飾・配布物の残り・小物を片付ける | 小物を先に箱へまとめると、大物を動かすときに踏んだり紛れたりしない |
| ④ | 音響・映像・照明などの機材を外す | 機材は手順を守らないと壊れる。担当者が落ち着いて作業できる時間を先に取る |
| ⑤ | 机・椅子・パネルなどの大物をまとめ、搬出する | 小物と機材が片付いて床が空いてから動かすと、安全で速い |
| ⑥ | テープ・養生をはがし、元の配置に戻して清掃する | 大物がなくなってからでないと、床や壁の状態を確かめられない |
| ⑦ | 会場の担当者の立会いを受け、鍵・備品を返して退館 | 記録写真と比べて確認を受け、その場で問題を解決して帰る |
Point
ゴミは①〜⑥のどの段階でも出ます。撤収の最初にゴミの集積場所を決め、分別の袋を置いておくと、最後にゴミの山が残りません。主催者が出すゴミの扱いはイベントのゴミ対策で整理しています。
開催前に会場と確認すること
撤収の決まりは、会場の利用規約・利用の手引き・申込時の条件に書かれています。書かれていないことは、利用申込や下見の際に会場の担当者に直接聞き、答えを文面で残します。
| 確認すること | 見る資料・聞く相手 | 決めておくこと |
|---|---|---|
| 退館（返却）の時刻 | 利用規約・利用申込の条件 | この時刻から逆算した撤収の開始時刻 |
| 利用時間に撤収が含まれるか | 料金表・利用規約 | 撤収の時間まで含めて利用時間を申し込むか |
| 原状回復の範囲 | 利用規約・会場の担当者 | 机・椅子の配置を戻すか、清掃の範囲、養生の撤去 |
| 床・壁への貼り付け | 利用規約・会場の担当者 | 使ってよいテープの種類、貼ってよい場所、はがすときの注意 |
| ゴミの扱い | 利用規約・会場の担当者 | 持ち帰りか、会場で処理を頼めるか、分別の区分 |
| 搬出の経路と車両 | 会場の担当者 | 搬出口、エレベーター、車両を停める場所と時刻 |
| 会場の備品の戻し方 | 会場の担当者 | 机・椅子の置き場所、台車の有無、片付ける向きと数 |
| レンタル品の返却 | レンタル会社 | 引き取りの時刻と場所、梱包の状態、数の確かめ方 |
| 立会い（退館の確認） | 会場の担当者 | 誰が立ち会い、何を見るか、確認書類に署名するか |
Point
利用時間に撤収が含まれるかは、会場によって書き方が違います。たとえば大田区産業プラザPiOの料金表には「利用時間には設営、準備、撤収、後片付けも含みます」と書かれています。本編の終わりではなく、片付けが終わる時刻までが利用時間という会場では、撤収の時間を見込まずに申し込むと、時間が足りなくなります。
会場への確認メールの文例
◯◯（会場名） ◯◯様
お世話になっております。◯月◯日に◯◯をご利用予定の◯◯株式会社の◯◯です。撤収の段取りを組むにあたり、以下の点を教えていただけますでしょうか。
・退館の時刻と、利用時間に撤収の時間が含まれるか
・原状回復の範囲（机・椅子の配置の戻し、清掃、養生の撤去）
・使用できるテープの種類と、貼り付けてよい場所
・ゴミの持ち帰りの要否と、処理をお願いできる場合の方法
・搬出口・エレベーター・車両を停める場所と、使える時間
・退館時の立会いの方法と、確認書類の有無
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
◯◯株式会社 ◯◯
注意
会場の下見で見る項目はイベント会場の下見チェックリストにあります。
撤収計画表を作る（ひな形）
撤収は本編の運営表とは別に、撤収だけの計画表を一枚作ると、当日に指示を出しやすくなります。退館の時刻を一番下に書き、そこから上へ逆算して各作業の開始時刻を入れます。所要時間は会場の広さ・物の量・人数で変わるため、設営にかかった時間や前回の記録を目安にしてください。
| 時刻 | 作業 | 担当（班） | 終わったら報告する相手 | メモ |
|---|---|---|---|---|
| ◯:◯◯ | 終演・来場者の退場誘導 | 受付・誘導の担当 | 撤収責任者 | 退場が終わるまで大物は動かさない |
| ◯:◯◯ | 貴重品・名簿・アンケートの回収 | 本部（責任者） | — | 回収した物の数を記録する |
| ◯:◯◯ | 装飾・小物・配布物の片付け | 装飾班 | 撤収責任者 | 主催者の物・レンタル品・会場の物で箱を分ける |
| ◯:◯◯ | 音響・映像・照明の撤去 | 機材班（業者） | 撤収責任者 | 電源を落としてから外す |
| ◯:◯◯ | 机・椅子・パネルの撤去と搬出 | 搬出班 | 撤収責任者 | 搬出口とエレベーターの順番を守る |
| ◯:◯◯ | レンタル品の引き渡し | レンタル品担当 | 撤収責任者 | 数と状態を業者と一緒に確かめる |
| ◯:◯◯ | テープ・養生の撤去、配置の戻し、清掃 | 原状回復班 | 撤収責任者 | 記録写真と比べる |
| ◯:◯◯ | 忘れ物の見回り・ゴミの搬出 | 見回り担当 | 撤収責任者 | 客席・トイレ・控室・クローク |
| ◯:◯◯ | 会場の立会い・鍵と備品の返却・退館 | 撤収責任者 | — | 退館の時刻に間に合わせる |
注意
撤収のスタッフは本編の運営スタッフが続けて入ることが多く、疲れがたまっています。撤収の時間もシフトに入れ、休憩を挟むようにしてください。撤収まで含めたシフトはシフト表作成ツール、時刻の流れはタイムテーブル作成ツールで組めます。
搬入前に現状を記録する
原状回復で一番もめるのは、傷や汚れが、もともとあったのか、イベントで付いたのかが分からないときです。搬入を始める前に、会場の状態を記録しておきます。
- 搬入前に、床・壁・扉・机・椅子の状態を写真に撮った（日時が分かる形で）
- もともとある傷・汚れ・故障を見つけたら、会場の担当者に伝え、記録に残した
- 机・椅子の元の配置（並べ方と数）を、図か写真で残した
- 備品を借りた場合は、借りた数と状態を会場と確かめた
- 養生（床や壁を保護するシート・テープ）を貼った場所を、図に書き込んだ
- レンタル品が届いたときの箱・梱包材・付属品を、返却に使えるよう保管した
注意
記録は、撤収のときに同じ場所を同じ向きで撮り直すと比べやすくなります。会場レイアウトの図に撮影した場所の番号を書いておくと、撤収の担当が迷いません（イベント会場レイアウトの作り方）。
役割分担と班分け
撤収で時間がかかる原因の多くは「誰が何をするか決まっていない」ことです。開催前に班を決め、班ごとに一人ずつリーダーを置きます。指示は撤収責任者から班のリーダーへ、班のリーダーから班員へ、の順に流すと、全員に同じことを何度も言わずに済みます。
| 役割 | やること | 向いている人 |
|---|---|---|
| 撤収責任者 | 全体の進み具合を見て、退館の時刻に間に合うかを判断する。会場の立会いを受け、最後まで残る | 会場との連絡を受けていた人 |
| 貴重品・個人情報の担当 | 現金・PC・名簿・アンケートを回収し、最後まで持つ | 受付・会計の責任者 |
| 装飾班 | 装飾・配布物・小物を、持ち主別の箱に分けて詰める | 設営で装飾をした人 |
| 搬出班 | 机・椅子・パネルをまとめて運び出す。車両に積む | 力仕事ができる人。手袋と動きやすい服装 |
| 原状回復班 | テープ・養生の撤去、配置の戻し、清掃。記録写真と比べる | 記録写真を撮った人 |
| 機材の担当 | 音響・映像・照明・配線の撤去。業者がいる場合は業者の手順に従う | 機材を扱った人・業者 |
| レンタル品の担当 | 数と状態を確かめ、梱包して引き取りの業者に渡す | 発注した人 |
| 搬出の誘導 | 搬出口とエレベーターの順番を整え、車両の出入りを見る | 周りが見える人 |
| 忘れ物の見回り | 客席・トイレ・控室・クロークを見回り、忘れ物を回収する | 受付・誘導をしていた人 |
注意
人数が少ないときは、一人が複数の役割を持ちます。その場合も撤収責任者と貴重品の担当は兼ねないと、立会い中に貴重品から目が離れることを防げます。スタッフ全体の組み方はイベントスタッフの人数と配置、忘れ物の扱いはイベントの落とし物対応を参照してください。
物の種類ごとの片付け方
机・椅子
- 会場の備品は、会場が指定する置き場所・向き・まとめ方に合わせる。分からなければ設営前に聞いておく
- 折りたたみ椅子は、たたんで同じ向きに揃えて立てかけるか、会場の台車に載せる。台車に載せる数は会場の指示に従う
- 机は天板の上の物を全部下ろし、汚れを拭いてから脚をたたむ。脚のロックを外すときは指を挟まないよう、二人で持つ
- 運ぶときは引きずらない。床に傷が付き、原状回復でもめる原因になる
- 最後に数を数え、借りたときの数と合っているか確かめる
音響・映像・照明などの機材
- 01
電源を落とす
音響は音量を下げてから機器の電源を切り、最後に電源タップを抜きます。順番は機材の担当者・業者の手順に従います。
- 02
配線を外して巻く
ケーブルは引っ張らずに差し込み口を持って抜き、一本ずつ巻いて束ねます。床の配線を留めたテープもここではがします。
- 03
ケースに戻す
届いたときのケース・緩衝材に戻し、付属品（リモコン・電源コード・アダプタ）の入れ忘れがないか確かめます。
- 04
まとめて置く
機材は人が通らない場所にまとめ、搬出の順番が来るまで動かしません。
レンタル品
- 撤収の最初に、レンタル品・会場の備品・主催者の持ち物を分けて置く場所を決める
- 届いたときと同じ梱包・同じ数の状態で返す。付属品と部品は袋にまとめる
- 汚れや破損があれば、引き渡す前にレンタル会社へ伝える。黙って返さない
- 引き渡しのときは業者と一緒に数を数え、受け渡しの記録（伝票・写真）を残す
レンタル品の手配と返却の流れはイベント備品レンタルの選び方にまとめています。
装飾・配布物・ゴミ
- ポスターや掲示物は、貼ったテープごとはがし、はがした跡を見る
- 配布物の残りは数えて箱に詰め、次回に使う物と捨てる物を分ける
- ゴミは会場と決めた分別で袋に入れ、持ち帰るか、決めた場所に出す
- 名簿・アンケート・名札など個人情報を含む紙は、ゴミと混ぜずに責任者が持ち帰る
屋外のイベント
屋外では、雨や風で撤収の段取りが変わります。テントは風にあおられやすいため、重りや固定を外す前に人数をそろえ、複数人で順にたたみます。濡れたテントや備品をどう返すかは、事前にレンタル会社と決めておきます。雨天時の判断は屋外イベントの雨対策を参照してください。
当日の運用：指示・連絡・報告の文例
撤収前の説明（朝礼・終礼）の文例
班は、装飾班が装飾と小物、搬出班が机・椅子と搬出、原状回復班がテープの撤去と清掃です。各班のリーダーは◯◯さん、◯◯さん、◯◯さんです。
現金・PC・名簿・アンケートは触らず、見つけたら本部の◯◯さんに渡してください。レンタル品は◯◯に集めてください。
作業が終わったら、次の作業に移る前に班のリーダーへ報告してください。けがをしないよう、重い物は二人で運んでください。
撤収の開始・進み具合・終了を伝える無線の文例
【進み具合の確認】撤収責任者から各班リーダーへ。いまの作業と、終わる見込みを報告してください。
【応援の依頼】装飾班、作業が終わったら搬出班の応援に回ってください。
【搬出の順番】搬出班へ、搬出口が空きました。机から運び出してください。椅子はそのあとです。
【見回り】見回り担当へ、客席・トイレ・控室・クロークの忘れ物を確認してください。見つけたら本部に持ってきてください。
【撤収終了】全スタッフへ、本部です。撤収作業を終了します。会場の立会いが終わるまで、◯◯で待機してください。
レンタル会社への引き取り時刻の確認の文例
◯◯株式会社 ◯◯様
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。◯月◯日にお借りする備品の引き取りについて確認させてください。
・引き取りの時刻：◯:◯◯ごろを希望いたします
・引き渡しの場所：◯◯（会場名）の◯◯（搬出口など）
・当日の連絡先：◯◯（担当者名・電話番号）
梱包の状態や、汚れ・破損があった場合のご連絡方法に決まりがあれば、あわせて教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
◯◯株式会社 ◯◯
破損・汚損に気づいたときの会場への報告の文例
撤収中に会場の設備を傷めたことに気づいたら、隠さず、立会いの前に会場の担当者に伝えます。その場で報告し、あとで文面でも送ります。
◯◯（会場名） ◯◯様
本日はご協力いただき、ありがとうございました。撤収の際、当方の不注意により、◯◯（場所）の◯◯（設備）に◯◯（傷・汚れ等の状態）を生じさせてしまいました。誠に申し訳ございません。
・発生した時刻と場所：◯:◯◯ごろ、◯◯
・状況：◯◯の搬出中に、◯◯が接触しました。
・現在の状態：写真を添付いたします。
今後の対応について、ご指示をいただけますでしょうか。費用の扱いも含め、ご相談させていただきたく存じます。
◯◯株式会社 ◯◯
退館後に会場へ送るお礼と報告の文例
◯◯（会場名） ◯◯様
本日は会場をお貸しいただき、ありがとうございました。おかげさまで、無事に終えることができました。
退館の際にご確認いただいたとおり、撤収と原状回復を終えております。忘れ物として◯◯をお預かりいただいている件は、◯日に引き取りに伺います。
今後ともよろしくお願いいたします。
◯◯株式会社 ◯◯
注意
破損の費用を誰がどう負担するかは、会場の利用規約と、損害の内容によって決まります。保険で備えている場合は、保険会社・代理店に早めに連絡してください（イベント保険の考え方）。損害賠償の考え方はイベント事故の主催者責任で整理しています。
撤収の最終チェックリスト（立会い前）
- 来場者・出演者が退場し、控室も空いている
- 現金・PC・名簿・アンケート・名札の残りを回収した
- 忘れ物を客席・トイレ・控室・クロークで見回り、回収した
- レンタル品を数え、梱包して引き取りの業者に渡した（受け渡しの記録を残した）
- 会場の備品を、指定の置き場所・向き・数で戻した
- 床・壁のテープをはがし、跡が残っていない
- 養生を撤去した
- 机・椅子を、記録した元の配置に戻した
- ゴミを決めた方法で持ち出した（または会場に引き渡した）
- 照明・空調・音響の電源を、会場の指示どおりにした
- 鍵・入館証・備品を会場に返した
- 搬入前の写真と同じ場所を撮り直した
- スタッフ全員がそろい、私物の置き忘れがない
退館のあとにやること
撤収が終わっても、イベントの仕事は残っています。撤収の当日に漏れやすいものを先に片付け、残りは日を決めて進めます。
| いつ | やること | 詳しい記事 |
|---|---|---|
| 当日中 | 回収した現金・名簿・アンケートの保管、忘れ物の記録 | 落とし物対応 |
| 翌日まで | 会場・協力会社・登壇者へのお礼 | 登壇者へのお礼 |
| 数日以内 | 参加者アンケートの回収と集計 | セミナーアンケートの作り方 |
| 請求が届いたら | 請求書と予算の照合、破損費用などの精算 | イベントの予算 |
| 振り返りの場で | 撤収にかかった時間と、詰まった作業の記録（次回の撤収計画表に使う） | イベント報告書の書き方 |
よくある失敗
- 撤収の時間を見込まずに会場を申し込み、退館の時刻を過ぎた：利用時間に撤収が含まれるかを料金表・規約で確かめ、撤収計画表を退館の時刻から逆算して作る
- 全員がばらばらに片付け始め、誰が何をしたか分からなくなった：開催前に班とリーダーを決め、報告の相手を決めておく
- 机・椅子を先に動かし、小物を踏んだり通路がふさがったりした：小物と機材を先に片付け、床が空いてから大物を動かす
- もともとあった傷を、イベントで付けたと言われた：搬入前に写真を撮り、会場の担当者に伝えておく
- テープの跡が床に残った：使ってよいテープの種類を会場に確かめ、はがした後を見る
- レンタル品の数や付属品が合わなかった：撤収の最初に持ち主別に分け、届いたときの梱包材を取っておく
- 受付の名簿やアンケートを、ゴミと一緒に出しかけた：個人情報を含む物は、撤収の最初に責任者が回収する
- 立会いを受ける人が先に帰ってしまった：撤収の責任者を決め、立会いが終わるまで残る
準備から撤収までの全体の項目はイベント準備チェックリストにまとめています。
この記事の要点
- 撤収は、退場と通路確保→貴重品→小物→機材→大物→原状回復→立会いの順に進める。
- 退館の時刻から逆算した撤収計画表を作り、班とリーダー、報告の相手を開催前に決める。
- 利用時間に撤収が含まれる会場がある。料金表と規約で確かめ、撤収の時間を見込んで申し込む。
- 搬入前に会場の状態を写真で残し、撤収のときに同じ場所を撮り直して比べる。
- 破損に気づいたら、立会いの前に会場へ伝え、文面でも報告する。
FAQ
よくある質問
来場者の退場を確かめて通路を空け、貴重品・個人情報を回収してから、小物・装飾、機材、机・椅子などの大物の順に片付けます。最後にテープ・養生をはがして元の配置に戻し、会場の立会いを受けます。危ない物・なくすと困る物を先に、場所を取る物をあとにすると、安全で速く進みます。
来場者・出演者が会場に残っていないかを確かめ、現金・PC・受付の名簿・アンケートなどの貴重品と個人情報を、責任者が回収することです。撤収が始まると人の出入りが増え、置き忘れや紛失が起きやすくなります。
撤収責任者と貴重品の担当を決めたうえで、小物・装飾、大物・搬出、原状回復・清掃の班に分け、班ごとにリーダーを置きます。設営でその物を扱った人を同じ班に入れると、元の状態が分かっているので速く進みます。
会場の広さ、物の量、人数で変わります。設営にかかった時間や前回の記録を目安に、退館の時刻から逆算して撤収計画表を作ってください。終わった後に撤収にかかった時間を記録しておくと、次回の見込みが立てやすくなります。
会場の利用規約や利用条件で決まり、会場ごとに違います。机や椅子を元の配置に戻すか、清掃をどこまで行うか、養生をどう撤去するかを、利用申込や下見の際に会場の担当者に確かめ、答えを文面で残してください。
会場によって違います。たとえば大田区産業プラザPiOの料金表には「利用時間には設営、準備、撤収、後片付けも含みます」と書かれています。申し込む会場の料金表と利用規約を確かめ、撤収の時間まで含めて利用時間を申し込むかを決めてください。
搬入を始める前に、床・壁・扉・備品の状態を日時が分かる形で写真に撮り、見つけた傷や汚れは会場の担当者に伝えて記録に残します。撤収のときに同じ場所を同じ向きで撮り直すと、比べやすくなります。
隠さず、立会いの前に会場の担当者に伝え、あとで発生時刻・場所・状況・写真を添えて文面でも報告します。費用の扱いは会場の利用規約と損害の内容で決まるため、会場の指示を受けて相談します。保険で備えている場合は、保険会社・代理店にも早めに連絡してください。
届いたときと同じ梱包・同じ数・付属品がそろった状態で返します。汚れや破損があれば引き渡す前にレンタル会社へ伝え、引き渡しのときは業者と一緒に数を数えて、受け渡しの記録を残してください。
会場のルールによります。持ち帰りを求める会場もあれば、処理を頼める会場もあります。分別の区分も会場や自治体で違うため、開催前に会場に確かめてください。