運営・設計
オンラインイベント運営のやり方
準備の流れ・役割分担・例文とトラブル対策
結論：オンラインイベントの運営は、①配信形式（ライブか録画か、双方向か一方向か）を決める、②形式に合うツールと役割分担を決める、③申込・リマインドなどの案内を用意する、④登壇者と接続リハーサルをする、⑤当日は進行表と「トラブル時の案内文」で回し、録画とアンケートで事後フォローする、の5つで回ります。会場運営と違うのは、参加者の通信環境を主催者が管理できないことと、トラブルが画面上で全員に同時に見えることです。だからこそ、何か起きたときに読み上げる文面と、誰が判断するかを事前に決めておくことが、当日の成否を分けます。このページでは、比較表・逆算スケジュール・進行表のひな形・そのまま使える例文15本・トラブル対応表・チェックリストをまとめています。
結論
オンラインイベントの運営とは、参加者が会場に来ずに画面越しに参加する催し（ウェビナー、オンラインセミナー、社内説明会、オンライン交流会、オンライン発表会など）を、企画・配信・進行・事後対応まで管理することです。会場とオンラインを同時に行うハイブリッド開催についてはハイブリッドイベントの運営で整理しています。
まず全体像：運営の5ステップ
- 01
配信形式を決める
ライブ配信か、録画の配信か、その組み合わせか。参加者が話す双方向型か、視聴中心の一方向型か。ここで必要な人数とツールがほぼ決まります。
- 02
ツールと役割を決める
形式に合う配信ツールを選び、司会・技術オペレーター・チャット対応・タイムキーパーの担当を決めます。少人数でも「技術」と「進行」は別の人にします。
- 03
案内と集客
申込ページ、申込完了メール、前日のリマインド、当日の参加URLの案内を用意します。参加方法と「つながらないときの連絡先」は全部のメールに書きます。
- 04
リハーサル
登壇者と同じ機材・同じ場所・同じツールで、画面共有の切り替えまで通しで確認します。手順はリハーサルの進め方を参照してください。
- 05
当日の進行と事後フォロー
進行表どおりに回し、トラブル時は決めておいた文面で知らせます。終了後はお礼・アンケート・録画の案内を送り、反応を次回に生かします。
Point
迷ったら「トラブル時に誰が判断し、何と言うか」から決めてください。配信が止まったときに判断者が決まっていないと、全員が画面の前で待つことになります。
配信形式とツールの選び方
ライブ配信・録画配信・組み合わせの比較
| 形式 | 向いている催し | 長所 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ライブ配信 | 発表会、質疑の多いセミナー、交流会 | 質問やチャットにその場で答えられる。参加の一体感が出る | 通信・機材のトラブルがそのまま視聴者に見える。人員が多く要る |
| 録画の配信（オンデマンド） | 研修、説明会、何度も見てほしい講演 | 撮り直しができ、品質を整えやすい。参加者が好きな時間に見られる | その場の質疑ができない。視聴の締切を決めないと後回しにされやすい |
| 録画＋ライブ質疑 | 講演の品質を保ちつつ質疑もしたいセミナー | 本編のトラブルを減らし、質疑だけ双方向にできる | 録画とライブの切り替え操作を、リハーサルで必ず確認する |
双方向の度合いでツールのタイプを選ぶ
| タイプ | 参加者のふるまい | 向いている催し | 選ぶときの確認点 |
|---|---|---|---|
| 会議型（Web会議ツール） | 参加者もマイク・カメラを使って話せる | 少人数の勉強会、ワークショップ、社内イベント | 参加人数の上限、グループ分け（ブレイクアウト）機能の有無 |
| ウェビナー型 | 主催者と登壇者が発表し、参加者は視聴しながらチャット・Q&A・投票で参加する | 社外向けセミナー、大人数の説明会 | 参加者を登壇者側に上げる操作、Q&Aの公開・非公開の切り替え |
| 動画配信サービス型 | 視聴が中心。コメントで反応する | 不特定多数への公開配信、発表会 | 公開範囲（限定公開など）、アーカイブの残し方 |
| 交流特化型 | 参加者が小部屋や仮想空間を移動して話す | オンライン交流会、懇親会 | 参加者が操作に慣れているか。案内の手間 |
注意
Zoom の公式サイトは、Zoom Webinars を「一対多の配信」の形で、主催者とパネリスト（登壇者）が発表し、参加者は主に視聴しながら主催者が管理する機能で参加するもの、と説明しています。参加者にも話してもらう催しなら会議型、発表と視聴が中心ならウェビナー型、と考えると選びやすくなります。参加人数の上限や使える機能は契約プランで変わるため、各ツールの公式の料金・機能のページで確認してください。
どこから配信するか（開催形式）
| 配信の場所 | 向いている場面 | 必要な人員の目安 | 主なリスクと対策 |
|---|---|---|---|
| 登壇者がそれぞれ自宅・職場から | 社内勉強会、少人数のセミナー | 司会兼進行1人＋技術1人から | 登壇者側の回線と音声。事前に接続テストし、登壇者の電話番号を控える |
| 配信用の部屋・スタジオに集まる | 社外向けセミナー、発表会 | 司会・技術・カメラ・チャット対応など役割ごとに | 機材と回線の二重化（予備のパソコン・別回線）を用意する |
| 複数の拠点をつなぐ | 全国の支社をつなぐ社内イベント、複数会場の講演 | 拠点ごとに技術担当を1人 | 拠点間の切り替えの合図。拠点が落ちたときの代わりの進行を決めておく |
開催日から逆算する準備スケジュール
| 時期 | やること | 決めておくこと |
|---|---|---|
| 2か月〜1か月半前 | 目的と対象者、配信形式、ツール、予算を決める。登壇者に依頼する | 催しのゴール（申込数、商談数、理解度など）と判断者 |
| 1か月前 | 申込ページを公開し、告知を始める。役割分担を決める | 申込で集める項目と、個人情報の利用目的の書き方 |
| 3週間前 | 進行表の案を作り、登壇者と内容をすり合わせる。スライドの提出期限を伝える | 質疑の受け方（チャット・Q&A・事前募集） |
| 2週間前〜1週間前 | 接続リハーサル。トラブル時の文面と連絡網を作る。アンケートを用意する | 配信が止まったときの判断者と、中止・延期の基準 |
| 前日 | 参加者へリマインドを送る。機材・回線・予備の確認 | 当日の集合時刻と、スタッフ用の連絡手段 |
| 当日 | 開始前に全員で接続確認。待機画面を出す。進行表どおりに進める | 開始を遅らせる場合の判断時刻 |
| 翌日〜1週間後 | お礼・アンケート・録画の案内を送る。数字を振り返る | 録画の公開期間と、次回への改善点 |
期限つきのタスクはガントチャートに並べると、遅れが見えやすくなります。告知の打ち方はウェビナーの集客を参照してください。
役割分担：最少人数と大きな催しの配置
| 役割 | 主な仕事 | 少人数の場合 | 工夫 |
|---|---|---|---|
| 司会・進行 | 開会、登壇者の紹介、時間の調整、質疑の進行 | 必ず1人置く | トラブル時の文面を手元に置き、読み上げる役も担う |
| 技術オペレーター | 配信の開始・終了、画面共有の切り替え、録画、音量の調整 | 司会と兼任しない | 接続確認用の別アカウントで、参加者に見えている画面を確かめる |
| チャット・Q&A対応 | 質問の整理、参加者からの「聞こえない」への返信 | 技術担当が兼ねてもよい | よくある問い合わせへの返信文を事前に用意しておく |
| タイムキーパー | 残り時間の合図 | 司会が兼ねてもよい | 共有画面や別画面にタイマーを出すと登壇者に伝わりやすい |
| 登壇者サポート | 登壇者の接続確認、スライド操作の補助 | 技術担当が兼ねる | 登壇者が落ちたときに電話で連絡できるようにする |
| 記録 | 質疑の記録、終了後のまとめ | チャット対応が兼ねる | 質疑の記録は事後の資料やFAQに使う |
Point
少人数で回すときも、司会と技術オペレーターは別の人にしてください。話しながら配信の操作をすると、トラブルが起きたときに進行も操作も止まります。
当日の進行表（ひな形）
時刻・内容・話す人・画面・操作する人を1行ずつ書きます。会場の進行表との違いは「画面」と「操作」の列があることです。そのまま書き換えて使えます。
■スタッフ集合・接続確認 ◯:◯◯（開始の60分前）
■配信開始・待機画面 ◯:◯◯（開始の10分前） 画面：待機スライド＋BGM／操作：技術◯◯
■開会・注意事項 ◯:◯◯〜 話す人：司会◯◯／画面：司会のカメラ
■講演1 ◯:◯◯〜◯:◯◯ 話す人：◯◯様／画面：スライド共有（登壇者が共有）
■質疑 ◯:◯◯〜◯:◯◯ 話す人：司会が質問を読み上げ／画面：司会と登壇者
■アンケートのお願い・閉会 ◯:◯◯〜 画面：アンケートのQRコードとURL
■配信終了・録画停止 ◯:◯◯ 操作：技術◯◯
■スタッフ振り返り ◯:◯◯〜
※トラブル時の判断者：◯◯（不在時：◯◯）／スタッフ連絡手段：◯◯
司会が読み上げる言葉まで書き込むと、交代が必要になったときも別の人が進められます。台本の作り方はウェビナーの台本、進行表全般は進行表の作り方を参照してください。
そのまま使える案内メールの例文
1. 申込完了メール
件名：【お申し込み完了】◯月◯日（◯）◯◯ウェビナー
◯◯様
このたびは「◯◯ウェビナー」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
下記のとおり受け付けました。
■日時：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯（◯:◯◯から入室できます）
■参加方法：オンライン（◯◯を使用します）
■参加URL：前日と当日の開始1時間前に、改めてお送りします
事前に◯◯の最新版を入れておくと、当日スムーズにご参加いただけます。
当日つながらない場合は、◯◯（メールまたは電話）までご連絡ください。
当日お会いできることを楽しみにしております。
2. 前日のリマインド
件名：【明日開催】◯月◯日（◯）◯:◯◯〜 ◯◯ウェビナーのご案内
◯◯様
明日開催の「◯◯ウェビナー」の参加方法をお送りします。
■参加URL：◯◯
■入室できる時刻：◯:◯◯から
■資料：◯◯（開始前にダウンロードできます）
当日は、マイクはオフのままでご参加いただけます。ご質問は画面の「Q&A」または「チャット」からお送りください。
音声が聞こえない場合は、いったん退出して入り直すか、別のブラウザ・端末でお試しください。
それでは、明日お待ちしております。
3. 当日、開始前の参加URLの再送
件名：【本日◯:◯◯開始】◯◯ウェビナーの参加URL
◯◯様
本日◯:◯◯から「◯◯ウェビナー」を開催します。
下記のURLから、◯:◯◯以降にご入室ください。
参加URL：◯◯
つながらない場合の連絡先：◯◯
録画は後日お送りしますので、途中からのご参加でも問題ありません。
4. 登壇者への接続テストのお願い
件名：【ご依頼】◯月◯日 ◯◯ウェビナー 接続テストの日程
◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯の◯◯です。
◯月◯日のご登壇に向けて、30分ほど接続テストのお時間をいただけますでしょうか。
当日と同じ場所・同じパソコンで、音声・カメラ・スライドの共有を確認させていただきたいと考えております。
候補日：◯月◯日（◯）◯:◯◯／◯月◯日（◯）◯:◯◯
あわせて、当日に連絡がつく電話番号を教えていただけますと助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合をお知らせください。
5. 終了後のお礼とアンケート
件名：【ご参加のお礼】◯◯ウェビナー 資料とアンケートのお願い
◯◯様
昨日は「◯◯ウェビナー」にご参加いただき、ありがとうございました。
当日の資料は下記からご覧いただけます。
■資料：◯◯
■アンケート（所要3分ほど）：◯◯
いただいたご意見は、次回の内容づくりに使わせていただきます。
当日お答えしきれなかったご質問には、◯月◯日までにこちらからご連絡します。
6. 欠席した方への録画の案内
件名：【録画のご案内】◯◯ウェビナー（◯月◯日まで公開）
◯◯様
先日の「◯◯ウェビナー」にお申し込みいただき、ありがとうございました。
当日ご都合が合わなかった方に向けて、録画をご用意しました。
■録画：◯◯
■公開期間：◯月◯日（◯）まで
■特に見ていただきたい場面：◯◯（◯分ごろから）
ご質問があれば、このメールにご返信ください。
メールの書き方の基本はオンライン会議の招待メール、アンケートの設問はセミナーのアンケートを参照してください。
当日のアナウンス例文（司会が読み上げる文）
7. 待機画面のテロップ
まもなく開始します。音声が聞こえない場合は、画面下のスピーカーの設定をご確認ください。ご質問は「Q&A」からいつでもお送りいただけます。
8. 開会と注意事項
皆さま、本日はご参加いただきありがとうございます。司会の◯◯です。
開始の前に、3点ご案内します。
1つ目、皆さまのマイクとカメラはオフになっています。
2つ目、ご質問は画面下の「Q&A」からお送りください。後半の質疑の時間にお答えします。
3つ目、本日の様子は録画しており、後日、お申し込みの皆さまにお送りします。
それでは始めます。
9. 質問を呼びかける
ここまでの内容で、ご質問はありますか。「Q&A」に一言書いていただくだけで構いません。お名前を出したくない方は、匿名でお送りいただけます。
10. 音声トラブルのとき
ただいま、登壇者の音声が届きにくくなっております。復旧まで少々お待ちください。◯分たっても戻らない場合は、チャットでご案内します。
11. 配信が止まったとき（チャット・メールで送る文）
ただいま配信が止まっております。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
◯:◯◯に再開の見込みをお知らせします。いったん退出された方も、同じURLから入り直していただけます。
12. 登壇者の接続が切れたとき
登壇者の通信が途切れたため、再接続をお待ちしております。その間に、いただいているご質問をご紹介します。
13. 時間が押しているとき
時間の都合で、質疑はあと1問とさせていただきます。お答えできなかったご質問には、後日メールでお答えします。
14. 閉会とアンケートのお願い
本日はご参加いただき、ありがとうございました。画面に表示しているQRコードから、アンケートへのご協力をお願いします。録画と資料は、◯月◯日までにメールでお送りします。
15. 再開できず中止にするとき
本日は機材のトラブルにより、配信を再開できない状況です。ご参加の皆さまには大変申し訳ございません。
録画またはあらためての開催について、◯月◯日までにメールでご案内します。
注意
トラブル時の文面は「何が起きているか」「いつ次の案内をするか」「参加者は何をすればよいか」の3点を必ず入れます。原因や見込みが分からない段階で「すぐ戻ります」と言うと、戻らなかったときに不信感が残ります。
トラブル対応表：症状・まず確認すること・予防
| 症状 | まず確認すること | 参加者への伝え方 | 事前の予防 |
|---|---|---|---|
| 参加者から「聞こえない」が多数 | 配信側の音声入力の選択、ミュート、音量 | 例文10を読み上げ、チャットにも同じ文を出す | 接続確認用アカウントで、参加者側の音を聞いておく |
| 一部の参加者だけ聞こえない・見えない | その人の端末やブラウザの問題か | 個別にチャットで「入り直す」「別の端末を試す」を案内 | リマインドメールに対処の手順を書いておく |
| 登壇者の接続が切れる | 登壇者に電話で状況を確認 | 例文12で場をつなぎ、質疑や次の話題に回す | 登壇者の電話番号を控える。スライドを主催者側でも開けるようにする |
| 配信全体が止まる | 配信用パソコンと回線。予備に切り替えられるか | 例文11をチャット・メール・SNSで出す | 予備のパソコンと別回線。主催者アカウントを予備機でも開いておく |
| 画面共有を間違える（別の資料や通知が映る） | すぐに共有を止める | 「失礼いたしました」と一言述べて戻す | 共有する画面を事前に決め、通知を切る。共有はウィンドウ単位にする |
| 関係のない人の書き込み・妨害 | 書き込みの削除、その参加者の退出 | 必要なら「運営で対応しました」と短く伝える | 参加は申込者に限る、チャットの宛先を主催者だけにする、などの設定 |
Point
判断の時間を決めておくと、待ち続けることを防げます。たとえば「止まってから◯分で予備機へ、さらに◯分戻らなければ中止の案内」と、判断者と時刻を進行表に書いておきます。
参加者を飽きさせない進行の工夫
- 話を区切って参加の場面をはさむ：講演の途中に投票や「チャットに一言」を入れると、見ているだけの状態から参加している状態に変わります
- 画面を変える：スライドと話す人の顔の配置を、場面ごとに切り替えます。同じ画面が長く続くと、離脱のきっかけになります
- 質問は匿名でも送れるようにする：名前が出ると質問しにくい人もいます。ウェビナー型のツールではQ&Aの匿名送信を設定できるものがあります
- 無音の時間を作らない：開始前や切り替え中は待機スライドとBGMを出し、配信が止まったと誤解されないようにします
- カメラは強制しない：交流会などでカメラをお願いしたい場合も、「できる方はオンに」と選べるようにします
交流を目的にした催しの組み立てはオンライン交流会の企画と進行にまとめています。
録画・アンケート・事後フォロー
録画の公開範囲は、申込時に伝えておく
| 決めること | 選択肢 | 考え方 |
|---|---|---|
| 誰に見せるか | 申込者のみ／社内のみ／一般公開 | 参加者の顔・名前・発言が映る場面があるなら、公開範囲は狭くする |
| いつまで見せるか | 期間を区切る／期間を区切らない | 期間を区切ると早めに見てもらいやすい。登壇者の了承も取る |
| どこを切り出すか | 全編／質疑を除く／要点のみ | 質疑に参加者の名前が出る場合は編集するか、録画対象から外す |
参加者の顔・名前・発言が録画に入る場合は、録画すること、使い道、公開範囲を申込ページと開会時に伝えます。考え方はウェビナーの個人情報で整理しています。
参加者と欠席者で案内を分ける
- 参加した人：お礼、資料、アンケート、当日答えられなかった質問への回答（例文5）
- 申し込んだが欠席した人：録画と見どころの案内（例文6）
- アンケートで関心が高かった人：個別相談や次回の案内
振り返る数字
- 申込数に対する当日の参加数（参加率）と、録画の視聴数
- 途中で抜けた人が多い時間帯（ツールの参加ログで確認できる場合）
- アンケートの回答数と満足度、自由記述で多かった意見
- 催しのゴールに対する結果（商談数、問い合わせ数、社内の理解度など）
事後の連絡の流れはイベント後のフォロー、お礼の文面はアンケートのお礼を参照してください。
自社で運営するか、運営会社に頼むか
| 業務 | 自社で回しやすい場合 | 外注を考える場合 |
|---|---|---|
| 企画・内容づくり | テーマと登壇者が社内にいる | 集客力のある企画や外部の登壇者の手配が必要 |
| 集客 | 既存の顧客や社内向けで、案内先が決まっている | 新しい層に届けたい、広告や告知の運用まで任せたい |
| 配信・技術 | Web会議ツールで、登壇者が少ない | スタジオ配信、複数カメラ、複数拠点、大人数の配信 |
| 当日の運営 | スタッフを数人確保できる | 社内で人を割けない、配信が止まると影響が大きい |
| 効果測定 | アンケートと参加ログを自分たちで見られる | 結果を報告書の形でまとめてほしい |
運営会社を選ぶときの確認項目
- 同じ規模・同じ形式（ウェビナー、発表会、交流会など）の実績があるか
- どこまでが見積に含まれるか（企画、集客、配信機材、当日の人員、録画の編集、アンケート集計）
- 配信が止まったときの予備の機材・回線と、判断の手順を説明してもらえるか
- 使うツールの契約は、自社と運営会社のどちらの名義か
- 申込者の個人情報を誰が持ち、終了後にどう扱うか
- 録画データの納品形式と、二次利用の範囲
判断の詳しい手順は自社運営と外注の比べ方、費用の考え方は運営を外注するときの費用、依頼先の探し方はイベント会社の選び方にまとめています。
前日・当日のチェックリスト
前日まで
- 参加URL・入室できる時刻・資料・問い合わせ先を書いたリマインドを送ったか
- 登壇者と接続リハーサルを済ませ、当日の連絡先（電話）を控えたか
- スライドの最新版を主催者側でも持っているか
- 待機スライド、休憩スライド、アンケートのQRコードを用意したか
- トラブル時の文面と判断者、判断する時刻を進行表に書いたか
- 予備のパソコン・別回線・電源を用意したか
当日
- 配信用パソコンの通知を切り、不要なアプリを閉じたか
- 接続確認用のアカウントで、参加者側の画面と音声を確認したか
- 録画の開始を確認したか（開始と終了の担当を決めたか）
- チャット・Q&Aの設定（宛先、匿名送信の可否）を確認したか
- スタッフ同士の連絡手段（配信ツールとは別のもの）がつながっているか
よくある失敗
- 司会が配信操作も兼ねる：トラブルが起きた瞬間に進行も操作も止まり、無音の時間が長くなる
- リハーサルを別の場所・別の機材でする：当日と環境が違うと、音声や回線の問題を見つけられない
- 参加URLを一度しか送らない：当日にメールを探せない人からの問い合わせが集中する
- トラブル時に「少々お待ちください」だけを繰り返す：いつまで待てばよいか分からず、退出が増える
- 録画することを伝えずに録画する：参加者の顔や発言が入った録画を、後から公開できなくなる
- 終了後の連絡が遅い：関心が高いうちにお礼と資料を送らないと、アンケートの回答も次の行動も減る
この記事の要点
- 運営は「配信形式→ツールと役割→案内→リハーサル→当日と事後フォロー」の5ステップで進める。
- ライブか録画か、双方向か一方向かで、ツールと必要な人数が決まる。
- 少人数でも司会と技術オペレーターは分け、トラブル時の判断者と判断の時刻を進行表に書いておく。
- 案内メールとアナウンスは文面を先に作っておくと、当日は読み上げるだけで済む。
- 録画の公開範囲は申込時と開会時に伝え、終了後は参加者と欠席者で案内を分ける。
FAQ
よくある質問
まず目的と対象者を決め、ライブ配信か録画の配信か、参加者も話す双方向型か視聴中心の一方向型かを決めます。形式が決まれば、ツール、必要な人数、準備の期限が決まります。開催日から逆算したスケジュールは、このページの「準備スケジュール」の表を使ってください。
登壇者が少なく、Web会議ツールで行う小さな催しなら、司会と技術オペレーターの2人から運営できます。参加者が多い、質問が多く寄せられる、配信を止められない催しでは、チャット対応・タイムキーパー・登壇者サポートを別に置きます。
参加者にも話してもらうワークショップや交流の場ならミーティング、主催者と登壇者が発表し、参加者は視聴しながらQ&Aや投票で参加する形ならウェビナーが向いています。参加人数の上限や使える機能は契約プランで変わるため、Zoom の公式の料金・機能のページで確認してください。
まず「何が起きているか」「次の案内はいつか」「参加者は何をすればよいか」を伝えます。原因の確認は技術担当、参加者への案内は司会と分担します。止まってから何分で予備機に切り替え、何分で中止を判断するかを、事前に決めておくと迷いません。
強制はしないほうが安心です。自宅から参加する人や、回線に余裕のない人もいます。交流会などで顔を見ながら話したい場合は、申込時に「カメラをオンにできる方はお願いします」と伝え、オフでも参加できるようにしておきます。
参加者の顔・名前・発言が録画に入る場合は、録画すること、使い道、公開範囲を申込ページと開会時に伝えておくと安心です。個人情報の扱いの考え方はウェビナーの個人情報を参照してください。
社内で人を割けるか、配信の規模（カメラの台数、拠点の数、参加人数）、配信が止まったときの影響の大きさで判断します。企画・集客・配信・当日運営・効果測定のうち、足りないところだけを頼むこともできます。