展示会
展示会の撤去・搬出の段取り
最終日の流れとチェックリスト
最終日の閉場の合図のあと、会場は一斉に片付けが始まり、通路は台車と資材でいっぱいになります。撤去の段取りは当日に考えるものではなく、会期前に決めておくものです。このページでは、会期前に確認すること、最終日の流れ、役割分担、撤去のチェックリストをまとめました。
結論
展示会の撤去・搬出は、会期前に「撤去の開始時刻・搬出車両・返送の手配・レンタル品の返却・廃棄物の扱い」を確認し、最終日は貴重品とデモ機→持ち帰り品→返送品→レンタル品の返却→解体の立会い→ごみ→最終確認の順で進めます。
会期前に確認しておくこと
| 確認すること | どこで確認するか |
|---|---|
| 撤去を始めてよい時刻と、退出の期限 | 出展社マニュアル、主催者の案内 |
| 搬出車両の申請と、搬出口・駐車の時間割 | 出展社マニュアル、運送会社 |
| 返送する荷物の手配（伝票・集荷の時刻） | 運送会社、会場の宅配の窓口の案内 |
| レンタル品の返却方法と場所 | レンタル会社、主催者の指定業者 |
| 施工会社の解体の時刻と、立会いの要否 | ブース施工会社 |
| 廃棄物・ごみの扱い | 出展社マニュアルの廃棄物の項目 |
| 閉場前の片付けの可否 | 出展社マニュアル（禁止している展示会もある） |
Point
決まりは展示会ごとに違います。 前に出た展示会と同じだと思い込まず、毎回マニュアルの撤去と搬出の項目を読んでください。マニュアルの読み方は展示会出展の準備スケジュールにまとめています。
最終日の流れ
- 01
閉場までは来場者対応を続ける
閉場前から目に見えて片付け始めると、まだ来場者がいるのに入りにくいブースになります。裏で箱を組み立てる、伝票を書くなど、見えないところの準備だけを進めます。
- 02
閉場したら、貴重品・PC・デモ機を最初に片付ける
撤去が始まると人の出入りが増え、置き忘れや紛失が起きやすくなります。名刺とアンケートもこの時点で責任者が回収します。
- 03
持ち帰り品と返送品を梱包する
持ち込みリストと照合しながら箱に詰め、箱の外に中身と行き先を書きます。返送する荷物は伝票を貼り、集荷の場所へ運びます。
- 04
レンタル品を返却する
返却の場所と方法を守り、数を確認します。破損や紛失があれば、その場で申し出ます。
- 05
施工会社の解体に立ち会う
自社の持ち物が資材と一緒に運ばれないよう、立会いの担当を残します。
- 06
ごみを決まりどおりに処理する
分別と持ち帰りのルールに従います。置いて帰ると、後で費用を請求されることがあります。
- 07
最終確認をして退出する
小間に何も残っていないか、床の養生やテープの跡を確認し、必要なら主催者に退出を報告します。
撤去の役割分担
| 役割 | やること |
|---|---|
| 責任者 | 全体の進み具合の確認、主催者・施工会社とのやりとり、最終確認と退出の報告 |
| 貴重品の担当 | PC・デモ機・名刺・アンケート・現金などを最初に回収して保管 |
| 梱包の担当 | 持ち込みリストとの照合、箱詰め、箱への記入 |
| 搬出・返送の担当 | 車両の誘導と積み込み、返送の伝票と集荷の場所への運搬 |
| 返却・立会いの担当 | レンタル品の返却、施工会社の解体の立会い |
人数が少ないときは一人で複数の役割を兼ねて構いませんが、責任者と貴重品の担当だけは最後まで小間を離れないようにします。シフトはシフト表作成ツールで撤去の時間まで含めて組めます。
撤去のチェックリスト
- PC・タブレット・デモ機と付属品を回収した
- 名刺・アンケート・リードリーダーのデータを責任者が回収した
- 現金や鍵など、貴重品を回収した
- 持ち込みリストと照合し、足りないものがない
- 箱の外に中身と行き先（持ち帰り・返送）を書いた
- 返送の伝票を貼り、集荷の場所に運んだ
- レンタル品を数を確認して返却した（破損・紛失は申し出た）
- 施工会社の解体に立ち会い、自社の持ち物が残っていない
- ごみを会場の決まりどおりに分別・処理した
- 床や壁にテープ・養生の跡が残っていない
- 余った印刷物・ノベルティの数を記録した
- 主催者への退出の報告が必要なら済ませた
注意
余った印刷物やノベルティの数は、次回の発注の参考になります。報告書に書く場合は展示会の報告書の書き方を参照してください。
撤去のときの注意
- 安全：通路は台車や資材が行き交います。ヘルメットや作業時の服装の決まりがある展示会もあるので、マニュアルで確認します。
- 疲れ：最終日は疲れがたまり、確認が雑になります。チェックリストを読み上げながら進めると漏れが減ります。
- 名刺の扱い：名刺の束は貴重品と同じ扱いです。スタッフが個人で持ち帰らず、責任者がまとめて会社へ持ち帰ります。
- 翌日以降の作業：返送した荷物が届いたら中身を確認し、次回のために保管場所と状態を記録します。
会期後の名刺の扱いは展示会の名刺管理とリスト化、持ち物の一覧の作り方は展示会の持ち物リストにあります。
この記事の要点
- 撤去の段取りは会期前にマニュアルで確認して決めておく。
- 閉場までは来場者対応を続け、見えないところの準備だけ進める。
- 閉場したら貴重品・PC・デモ機・名刺を最初に回収する。
- 持ち込みリストと照合し、レンタル品の返却と解体の立会いを忘れない。
- ごみは会場の決まりどおりに処理する。
FAQ
よくある質問
展示会ごとに決まっています。閉場の合図のあとに始められる場合や、一定の時間をおいてから始める場合、閉場前の片付けを禁止している場合などがあるので、出展社マニュアルの撤去と搬出の項目で確認します。
PC・デモ機・名刺・アンケート・現金などの貴重品を回収することです。撤去が始まると人の出入りが増え、置き忘れや紛失が起きやすくなります。
出展社マニュアルの廃棄物の決まりに従って分別し、処理します。会場に置いて帰ると、後で費用を請求されることがあります。決まりは展示会ごとに違うので、毎回確認します。
立会いの要否は施工会社との取り決めによりますが、自社の持ち物が資材と一緒に運ばれないよう、担当者を残しておくと安心です。