幹事
OB会・OG会の案内と運営
案内文の例文と幹事の仕事・引き継ぎ
OB会・OG会は、一度きりの同窓会と違い毎年・数年ごとに続けていくことが前提です。そのため幹事の仕事は、会を開くことに加えて名簿・会計・連絡方法を記録に残し、次の幹事へ引き継ぐことが中心になります。会則や決まりがある会は、まずそれを読みます。案内は世代をまたいで届くので、名乗りに卒業年（期）と、どの部・サークルかを必ず入れます。短い案内なら次の形です。
「◯◯大学◯◯部OB・OG会の幹事、◯年卒の□□です。今年の総会と懇親会を◯月◯日（◯）◯時から◯◯で開きます。会費は◯円です。◯月◯日までに出欠をお知らせください」
一度きりのクラス会を開く場合は同窓会の幹事がやることを見てください。
結論
OB会・OG会の運営は①会則・決まりの確認 ②幹事の役割分担 ③名簿の管理 ④会費・年会費の管理 ⑤総会・懇親会の開催 ⑥次の幹事への引き継ぎの六つです。会費の額、役員の選び方、現役への支援の扱いは会ごとに違うため、会の決まりに従います。
運営の流れ（一年の順序）
- 01
会則・前年の記録を読む
前の幹事から受け取った会則、名簿、会計の記録、前回の案内文を読み、今年やることを確かめます。
- 02
幹事の役割を分ける
代表・名簿・会計・案内・当日の進行など、世代の違う人で分担すると、各世代への連絡が行き届きます。
- 03
名簿を更新する
連絡先の変更、新しく卒業した人の追加を反映します。名簿の管理は参加者名簿の作り方と管理が参考になります。
- 04
日程と会場を決める
現役の行事（大会・定期演奏会など）と重ならない日を選ぶと、現役との交流の場にもしやすくなります。
- 05
案内を送り、出欠と会費を取りまとめる
年会費がある会は、案内と一緒に納入のお願いを送ります。
- 06
総会・懇親会を開く
総会で会計報告や役員の交代を諮り、その後に懇親会を開く形がよくあります。
- 07
会計報告と記録を残す
会計報告、出席者、案内文、決まったことを記録し、次の幹事に渡せる形にします。
Point
記録を残すことが、OB会の幹事のいちばん大事な仕事です。幹事が交代するたびに名簿や会計がゼロから作り直しになると、会が続かなくなります。一つの共有フォルダにまとめ、パスワードや鍵の受け渡しも引き継ぎの項目に入れます。
幹事の役割分担
| 役割 | やること |
|---|---|
| 代表 | 会の顔として挨拶する、役員の交代を取りまとめる |
| 名簿 | 連絡先の更新、新しい卒業生の追加、一斉連絡 |
| 会計 | 会費・年会費の管理、会計報告 |
| 案内 | 案内文の作成と送付、出欠の取りまとめ |
| 現役との窓口 | 現役の代表と日程や支援の相談をする |
会計の記録と報告のしかたは幹事の会計報告と集金の仕方を参照してください。年会費や寄付金の扱いは、会則や会の決まりに従います。
注意
名簿は幹事の間だけで持ち、会の連絡以外の目的（営業や勧誘など）に使わないことを会の決まりとして共有しておきます。一斉メールはBCCで送ります。名簿の扱い全般はイベントの個人情報の扱いにまとめています。
当日の進行例（総会＋懇親会）
| 順番 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 受付 | 名札を渡し、会費・年会費を受け取る | 会計 |
| 総会の開会 | 代表の挨拶 | 代表 |
| 報告 | 会計報告・活動報告 | 会計・代表 |
| 審議 | 役員の交代など会則で決めること | 代表 |
| 現役の紹介 | 現役の代表から近況報告 | 現役代表 |
| 懇親会 | 乾杯・歓談・期ごとの紹介 | 司会 |
| 締め | 次回の予定と連絡方法 | 代表 |
挨拶の文例は同窓会の挨拶 例文の幹事・乾杯・締めの文例が使えます。進行表はプログラム作成ツールで作れます。
案内メールの件名の付け方
件名には【用件】＋学校名・部やサークルの名前＋OB・OG会を入れます。世代が違うと幹事の名前を知らない人も多いので、会の名前で分かるようにします。
- 【ご案内】◯◯大学◯◯部OB・OG会 総会・懇親会
- 【年会費のお願い】◯◯大学◯◯部OB・OG会
- 【幹事交代のお知らせ】◯◯高校◯◯部OB会
- 【現役の大会のお知らせ】◯◯大学◯◯部OB・OG会
- 【お礼と会計報告】◯◯大学◯◯部OB・OG会 総会
案内に書く項目のチェックリスト
- 会の名前（学校名・部やサークル・OB会／OG会）
- 幹事の名前と卒業年（期）
- 日時と会場
- 会費と、年会費がある場合はその納め方
- 総会で話し合うこと（役員の交代・会計報告など）
- 現役の参加の有無
- 出欠の締め切りと返事の方法
- 連絡先が変わった人への届け出のお願い
例文（場面別）
①総会・懇親会の案内（一斉メール）
件名：【ご案内】◯◯大学◯◯部OB・OG会 総会・懇親会
◯◯大学◯◯部OB・OGのみなさま
いつもお世話になっております。今年度の幹事を務めます、◯年卒の□□です。
今年も総会と懇親会を下記のとおり開きます。
日時：◯月◯日（◯）総会◯時から、懇親会◯時から
会場：◯◯（地図のリンク）
会費：◯円（懇親会）
議題：会計報告、役員の交代について
当日は現役の部員も参加し、近況を報告してくれる予定です。
出欠は◯月◯日までに、このメールへの返信でお知らせください。
連絡先が変わった方がいらっしゃいましたら、お知らせいただけると助かります。
②初めて連絡する新しい卒業生へ
件名：◯◯部OB・OG会からのご連絡
◯◯さん
ご卒業おめでとうございます。◯◯部OB・OG会の幹事、◯年卒の□□です。
OB・OG会では、毎年◯月に総会と懇親会を開いています。
今後のご案内をこのアドレスにお送りしてもよいか、お返事をいただけますか。
③先輩（上の世代）に参加をお願いする
件名：◯◯部OB・OG会 総会のご案内（◯年卒 □□）
◯◯様
ご無沙汰しております。◯◯部で◯年に卒業した□□です。
今年度、OB・OG会の幹事を務めております。
◯月◯日に総会と懇親会を開きますので、ぜひお越しいただければ幸いです。
現役の部員も、先輩方にお会いできるのを楽しみにしております。
④年会費の納入をお願いする
件名：【年会費のお願い】◯◯大学◯◯部OB・OG会
OB・OGのみなさま
会計担当の◯年卒、□□です。
今年度の年会費の納入をお願いいたします。
金額と納め方は、会の決まりにより下記のとおりです。
（金額・振込先・期限）
ご不明な点は、私までお問い合わせください。
⑤急ぎで現役の行事を知らせる
件名：【急なお知らせ】現役の◯◯大会の日程が決まりました
OB・OGのみなさま
幹事の□□です。急なご連絡になり恐縮ですが、現役の◯◯大会の日程が決まりましたのでお知らせします。
日時：◯月◯日（◯）◯時から 会場：◯◯
ご都合のつく方は、ぜひ応援にお越しください。
⑥案内の誤りを訂正する
件名：【訂正】OB・OG会 総会のご案内（開始時刻）
みなさま
幹事の□□です。先日お送りした総会の案内で、開始時刻に誤りがありました。
（誤）◯時 → （正）◯時
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
⑦幹事交代のお知らせ
件名：【幹事交代のお知らせ】◯◯高校◯◯部OB会
OBのみなさま
これまで幹事を務めてまいりました◯年卒の□□です。
総会での承認を経て、来年度から◯年卒の◯◯さんが幹事を引き継ぐことになりました。
これまでのご協力に、心よりお礼申し上げます。
今後のご連絡は◯◯さんからお送りします。
⑧LINEグループでの案内
OB・OG会の幹事、◯年卒の□□です。
今年の総会・懇親会は◯月◯日（◯）◯時から◯◯で開きます。
会費は◯円です。◯月◯日までに、このトークで出欠を教えてください。
まだグループに入っていない同期がいたら、本人に確認のうえ教えてください。
次の幹事への引き継ぎ
- 会則と過去の総会で決まったこと
- 名簿（置き場所と更新のルール）
- 会計の記録と通帳・口座の扱い
- 前回の案内文と会場の情報
- 現役の窓口の連絡先
- 共有フォルダや連絡用アカウントの受け渡し方法
口座の名義や管理者の変更の手続きは、金融機関や会の決まりによって違います。引き継ぎの前に、会計担当が手続きを確かめておきます。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「OBは全員参加が原則です」 | 会則にない義務を課しているように読める | 「ご都合が合えば、ぜひご参加ください」 |
| 先輩に「来られますか」とだけ聞く | くだけて聞こえることがある | 「お越しいただけますでしょうか」 |
| 現役に「OBの言うことは聞け」 | 現役が関わりにくくなる | 「困ったことがあれば相談してください」 |
| 名簿を使って自分の仕事の宣伝をする | 会の目的から外れる | 名簿は会の連絡にだけ使う |
| 年会費を払っていない人を名指しする | 人前で恥をかかせる | 個別に連絡する |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
参加者へのお礼と会計報告
件名：【お礼と会計報告】◯◯大学◯◯部OB・OG会 総会
みなさま
幹事の□□です。先日の総会・懇親会にご参加いただき、ありがとうございました。
会計報告をお送りします。（収入・支出・残金）
総会で決まった事項は次のとおりです。（決定事項）
来年もどうぞよろしくお願いいたします。
案内が届かなかった人へのお詫び
◯◯様
◯◯部OB・OG会の幹事、□□です。
このたびは総会のご案内が届いておらず、大変申し訳ございませんでした。
名簿の連絡先が古いままになっておりました。新しい連絡先に更新いたしましたので、次回からは確実にお送りします。
幹事が参加者からお礼を受けたときの返し方は幹事へのお礼 例文を参照してください。
この記事の要点
- OB会・OG会は続けることが前提。記録を残して引き継ぐ。
- まず会則と前年の記録を読む。会費・役員の扱いは会の決まりに従う。
- 案内には会の名前と幹事の卒業年（期）を入れる。
- 名簿は会の連絡にだけ使い、一斉メールはBCCで送る。
- 現役の行事と日程を重ねない。
FAQ
よくある質問
会によって違います。男女で分かれていた部では別々に開く会も、「OB・OG会」として一緒に開く会もあります。会則や、これまでの開き方に従ってください。
金額は会ごとに違い、決まった目安はありません。会則に定めがあればそれに従い、新しく決める場合は総会で話し合って決めます。何に使うかを会計報告で示すと、納める人が納得しやすくなります。
持ち回りにする、特定の期が担当する、役員を選ぶなど、会ごとに決め方があります。会則や前の幹事の引き継ぎを確かめてください。
呼ぶかどうかは会の方針次第です。呼ぶ場合は、現役の代表と事前に日程を相談し、現役の行事や試験と重ならないように配慮します。
連絡のつく同期に、本人へ「OB会から連絡を取りたい」と伝えてもらい、本人から連絡をもらう形にすると安心です。案内には「連絡先が変わった方はお知らせください」と毎回書いておきます。