展示会
展示会後のフォロー電話
トーク例と順番・断られたとき
展示会のあとの電話でつまずくのは、全員に同じ台本でかけてしまうことです。ブースで具体的な相談をくれた人と、名刺を交換しただけの人では、電話をかける理由が違います。このページでは、電話をかける相手の順番と、そのまま使えるトーク例をまとめました。お礼メールの例文は展示会のお礼メールにあります。
結論
展示会のフォロー電話は、①名刺のランクで相手を絞る ②ブースで話した内容を最初の一言にする ③目的（アポ・資料の確認・担当者の確認）を一つに決める ④結果をその日のうちに記録するの順で進めます。
電話をかける相手と順番
| 相手 | 電話の目的 | かける時期の考え方 |
|---|---|---|
| A：具体的な相談があった人 | 次の打ち合わせの日程を決める | お礼メールの直後。記憶が新しいうちに |
| B：資料を求められた人 | 資料が届いたかの確認と、関心の確認 | 資料を送ってから、読む時間を置いて |
| C：名刺交換のみの人 | 原則は電話よりメールで情報を送る | 反応（資料のダウンロードや返信）があったら |
| 既存の取引先 | 来場のお礼と、担当営業からの近況の確認 | 通常の連絡のついでで構わない |
Point
Cランク全員に電話をかけるのはおすすめしません。 相手は情報収集のために名刺を渡しただけということもあり、いきなりの営業電話は印象を悪くしかねません。電話の数を増やすより、A・Bの相手に早くかけるほうが成果に近づきます。
ランクの付け方とリストの作り方は展示会の名刺管理とリスト化を参照してください。
電話をかける前に準備すること
- 名刺のメモ（話した内容、関心のある製品、導入の時期）を手元に置いた
- アンケートの回答があれば、その内容を確認した
- お礼メールや資料を、いつ何を送ったかを確認した
- この電話の目的を一つに決めた（日程を決める／資料の確認／担当者を聞く）
- 打ち合わせの候補日を二つ三つ用意した
- 相手の会社の業種や事業を、ひととおり確認した
- 結果を書き込むリストを開いた
名刺の裏やリードリーダーのメモが空だと、電話の最初の一言が作れません。会期中に何を書き残すかはブーススタッフの教育でスタッフに共有しておきます。
トーク例：相談があった人にアポを取る
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。先日の◯◯展では、弊社のブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。◯◯様には、◯◯の件でご相談をいただきましたので、その続きでお電話いたしました。いま少しだけお時間よろしいでしょうか。
（了承を得たら）ブースでは◯◯でお困りだと伺いました。あの場では概要しかお伝えできなかったので、御社の状況に合わせたご提案を一度させていただけないかと考えております。オンラインでも、御社に伺う形でも構いません。◯日の午後か、◯日の午前はご都合いかがでしょうか。
（日程が決まったら）ありがとうございます。それでは◯日◯時に伺います。このあと確認のメールをお送りしますので、ご同席される方がいらっしゃればお知らせください。本日はお時間をいただきありがとうございました。
場面別の言い方
| 場面 | 言い方の例 |
|---|---|
| 資料を送った後の確認 | 「先日お送りした◯◯の資料はお手元に届いておりますでしょうか。ご覧いただく中で分かりにくいところがあれば、補足させていただければと思いお電話しました。」 |
| 名刺の方が不在のとき | 「◯◯展でお名刺をいただいた件でご連絡しました。またあらためてお電話します。お戻りの時間帯を伺ってもよろしいでしょうか。」（伝言は社名と名前、要件を短く） |
| 受付で用件を聞かれたとき | 「先日の◯◯展で◯◯様にブースへお越しいただき、資料をお送りするお約束をしておりましたので、その件でご連絡いたしました。」（実際にあったことだけを言う） |
| 名刺の方が担当ではなかったとき | 「ご担当の方をご紹介いただくことはできますでしょうか。難しければ、資料をお送りするので社内でご共有いただけるとありがたいです。」 |
| いまは忙しいと言われたとき | 「失礼しました。ご都合のよい時間帯を伺えますか。あらためてご連絡します。」 |
不在のときの伝言の受け方・残し方の作法は電話の取り次ぎも参考になります。
断られたとき・関心がないと言われたとき
- 理由を一つだけ聞く：「差し支えなければ、時期の問題か、内容が合わなかったのかだけ伺えますか」。答えたくなさそうなら深追いしない。
- 時期の問題なら、次の連絡の時期を相手に決めてもらう：「では◯月ごろにあらためてご案内してもよろしいでしょうか」。
- 連絡そのものが不要と言われたら、その場でお礼を言って切り、リストに「連絡不要」と記録する。社内の別の担当者からも連絡しないよう共有する。
- メールの配信停止を求められたら、すぐに配信リストから外す。
Point
「連絡不要」の記録は、次の展示会でも引き継いでください。 担当者が変わって同じ相手にまた電話をかけると、会社としての信頼を損ねます。名刺の情報を営業に使うときの考え方は展示会の名刺交換と個人情報にまとめています。
結果の記録
| 記録すること | 例 |
|---|---|
| 電話した日と担当者 | ◯月◯日 ◯◯ |
| つながったか | 本人と話せた／不在／担当者が別 |
| 話した内容 | ◯◯の導入を来期に検討中、比較のための資料がほしい |
| 次の行動と期限 | ◯日までに比較資料を送付、◯日に再度電話 |
| ランクの見直し | B→A、C→連絡不要 など |
記録は名刺のリストと同じ表に残すと、報告書を書くときにそのまま数えられます（展示会の報告書の書き方）。
この記事の要点
- 電話は名刺のランクで相手を絞ってからかける。
- 最初の一言はブースで話した内容にする。
- 一本の電話の目的は一つに決める。
- 断られたら理由を一つだけ聞き、連絡不要なら記録して追わない。
- 結果はその日のうちに名刺のリストへ記録する。
FAQ
よくある質問
具体的な相談があった相手には、お礼メールを送ったあと記憶が新しいうちにかけます。資料を送った相手には、資料を読む時間を置いてから確認の電話をかけます。名刺交換だけの相手は、電話よりメールでの情報提供を基本にします。
社名と名前のあとに「先日の◯◯展ではブースにお立ち寄りいただきありがとうございました」とお礼を言い、「◯◯の件でご相談をいただいたので、その続きでお電話しました」とブースで話した内容に触れます。相手が思い出しやすくなります。
担当の方を紹介してもらえるか尋ね、難しければ資料を送って社内で共有してもらえるよう頼みます。紹介してもらえた場合は、紹介してくれた方にもお礼を伝えます。
その場でお礼を言って電話を終え、リストに連絡不要と記録し、社内の他の担当者にも共有します。メールの配信停止を求められたら、すぐに配信先から外します。