イベント延期のお知らせ 例文
メール・案内状・台風・再延期

まずはこれ：そのまま使える最短の文面

急いでいるときは、下の文面の◯◯を埋めて送れば必要な項目がそろいます。理由・日程・申込の扱いの三か所だけ、自分のイベントに合わせて書き換えてください。

件名：【開催延期】◯月◯日開催「◯◯」延期のお知らせ

◯◯様

「◯◯」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）に予定しておりました本イベントは、◯◯のため、開催を延期することといたしました。

■新しい日程：◯月◯日（◯）◯時〜（未定の場合：◯月◯日までにご連絡いたします）
■お申し込み：そのまま有効です（お手続きは不要です）
■ご都合が合わない場合：◯月◯日までに本メールへご返信ください。参加費を返金いたします。

ご予定を空けてくださっていた皆様にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
お問い合わせ：◯◯事務局（メール：◯◯／電話：◯◯ 平日◯時〜◯時）

「延期」「日程変更」「順延」「中止」の使い分け

件名の言葉を取り違えると、参加者が「中止になった」と誤解して返金の問い合わせが増えます。状況に合う言葉を選んでください。

参加者へのお知らせメール（場面別）

新しい日程が決まっている場合

件名：【開催延期】◯月◯日開催「◯◯セミナー」延期と新しい日程のお知らせ

◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社 セミナー事務局です。
このたびは「◯◯セミナー」にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。

◯月◯日（◯）に予定しておりました本セミナーは、講師の体調不良により、下記の日程に延期させていただくこととなりました。直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

■新しい日程：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■会場：変更なし（◯◯会館 ◯階 ◯◯ホール）
■お申し込み：そのまま有効です。改めてのお手続きは不要です。

新しい日程でのご参加が難しい場合は、お手数ですが◯月◯日までに本メールへご返信ください。参加費は全額返金いたします。

ご予定を調整いただいていた皆様には、多大なご迷惑をおかけいたしますことを、心よりお詫び申し上げます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

新しい日程が未定の場合

◯月◯日（◯）に予定しておりました「◯◯交流会」は、会場の設備故障により、開催を延期させていただくこととなりました。
新しい日程は現在調整中です。決まり次第、◯月◯日までに改めてご連絡いたします。

お申し込みはそのまま有効として扱います。新しい日程でご都合が合わない場合は、その時点でキャンセルを承ります。
楽しみにしてくださっていた皆様には、大変申し訳ございません。

前日・当日朝に延期を決めた場合

メールを読まずに会場へ向かう人がいる前提で書きます。件名を短くし、「会場にお越しにならないでください」と行動をはっきり書きます。メールと同時にサイト・SNSにも出してください。

件名：【本日開催延期】「◯◯ワークショップ」会場へはお越しにならないでください

◯◯様

本日◯月◯日（◯）◯時より予定しておりました「◯◯ワークショップ」は、講師が急病のため、開催を延期いたします。
当日のご連絡となり、誠に申し訳ございません。すでにご出発の方には、大変なご迷惑をおかけしております。

新しい日程は◯月◯日までにメールでお知らせいたします。
会場までの交通費の扱いについては、本メールへご返信いただければ個別にご相談させていただきます。

台風・大雨など天候による延期

天候の延期は、何を見て、いつ決めたかを一文添えると納得されやすくなります。安全を優先した判断であることを伝えます。

件名：【開催延期】◯月◯日「◯◯フェア」台風接近に伴う延期のお知らせ

◯月◯日（◯）に予定しておりました「◯◯フェア」は、◯日◯時時点の気象情報で台風◯号の接近が予想されることから、ご来場の皆様と出展者の安全を確保できないと判断し、◯月◯日（◯）に延期いたします。
会場・時間・入場方法に変更はありません。お持ちの入場券は、新しい日程でそのままお使いいただけます。

新しい日程にご来場いただけない方には、入場券の払い戻しを承ります。方法は下記のページをご確認ください。
■払い戻しのご案内：◯◯（URL）

楽しみにしてくださっていた皆様には、心よりお詫び申し上げます。

案内状・文書で知らせる場合（拝啓〜敬具）

式典・記念パーティー・同窓会・社外向けの催しで、招待状を郵送していた場合は、延期のお知らせも同じ形式の文書で送ります。頭語と結語を対にし、時候のあいさつは短くします。

拝啓　◯◯の候　皆様におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます
さて　先般ご案内申し上げました「◯◯株式会社 創立記念パーティー」につきましては　諸般の事情により　下記のとおり開催日を延期させていただくことといたしました
ご出席のご予定をいただいておりました皆様には　ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます
敬具

記
当初の日時　◯月◯日（◯）◯時より
新しい日時　◯月◯日（◯）◯時より
会場　◯◯ホテル ◯階 ◯◯の間（変更はございません）

なお　ご出欠につきましては　同封のはがきにて◯月◯日までにお知らせくださいますようお願い申し上げます
以上

同窓会や趣味の会など親しい間柄なら、頭語を省いたはがきの短文でかまいません。

◯月◯日に予定していた「◯◯高校 ◯期 同窓会」は、会場の都合により延期することになりました。新しい日程が決まりましたら、改めてご案内します。楽しみにしてくれていた皆さん、ごめんなさい。次の機会にお会いできるのを幹事一同楽しみにしています。

サイト・SNS・会場の貼り紙

サイトの告知は、メールが届かなかった人や、申し込まずに来場しようとしていた人のためのものです。見出しだけで延期だと分かるように書きます。

サイトのお知らせ欄

【開催延期のお知らせ】◯月◯日（◯）開催予定の「◯◯フェア」は、台風の接近が予想されるため、◯月◯日（◯）に延期いたします。会場・時間に変更はありません。ご来場を予定されていた皆様にはご迷惑をおかけし、申し訳ございません。最新の情報は本ページでお知らせします。

SNSの投稿（短文）

【開催延期のお知らせ】
◯/◯（◯）開催予定の「◯◯」は、◯◯のため◯/◯（◯）に延期します。
お申し込みはそのまま有効です。
詳細・払い戻しはこちら→（URL）
楽しみにしてくださっていた皆さま、申し訳ありません。

会場入口の貼り紙

本日予定しておりました「◯◯」は、◯◯のため延期となりました。
新しい日程：◯月◯日（◯）
詳しくは公式サイトをご覧ください。
ご足労をおかけし、誠に申し訳ございません。　主催：◯◯

貼り紙はお知らせ・貼り紙作成ツールで作れます。払い戻しや新日程の申込ページを案内するなら、QRコード作成ツールで読み取り用のコードを添えると親切です。

登壇者・協賛社・会場・社内への連絡

参加者より先に、関係者へ個別に連絡します。参加者向けの告知を見て初めて知る、という状態は避けてください。電話で先に伝え、メールで記録を残すのが基本です。

登壇者・講師へ

◯◯様

お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
先ほどお電話でもお伝えしましたとおり、◯月◯日に予定しておりました「◯◯セミナー」は、会場の都合により延期させていただくこととなりました。ご準備を進めていただいていたところ、誠に申し訳ございません。

新しい日程として、以下の候補を考えております。ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）午後
・◯月◯日（◯）午後

謝礼や交通費の扱いについても、改めてご相談させてください。

協賛社へ

このたびご協賛いただいております「◯◯フェア」につきまして、開催日を◯月◯日から◯月◯日へ延期することとなりました。ロゴ掲載や配布物などのご協賛内容は、新しい日程でもそのまま実施する予定です。ご確認いただきたい点を別紙にまとめましたので、ご査収ください。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

会場・協力会社へ

◯月◯日に予約しております「◯◯」の件で、ご相談がございます。主催者側の事情により開催日を延期することとなり、◯月◯日または◯月◯日への変更が可能かどうか、ご確認いただけますでしょうか。日程変更に伴う費用につきましては、契約内容に沿ってご相談させてください。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

社内（関係部署）へ

【共有】◯月◯日「◯◯セミナー」延期の件
講師の体調不良により、◯月◯日に延期します（会場は変更なし）。
・参加者への案内：本日◯時に事務局から一斉送信
・問い合わせ窓口：事務局（◯◯）に一本化。個別に問い合わせを受けた場合は事務局へ回してください
・返金の受付期限：◯月◯日

会場や協力会社のキャンセル料・日程変更料の扱いは契約によって違います。契約書を確認してから連絡してください。確認する条項はイベント制作の契約書を参照してください。

新しい日程が決まったときのお知らせ

「未定」で一度知らせたら、新日程の連絡は約束した日までに出します。前回の延期を覚えていない人もいるので、経緯を一行で振り返り、申込の扱いと出欠の確認方法を書きます。

件名：【新日程のご案内】延期しておりました「◯◯交流会」の開催日が決まりました

◯◯様

先日、会場の設備故障により延期をご案内いたしました「◯◯交流会」につきまして、新しい開催日が決まりましたのでお知らせいたします。
お待たせいたしましたこと、改めてお詫び申し上げます。

■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■会場：◯◯（前回から変更なし）
■お申し込み：そのまま有効です

新しい日程でご都合が合わない方は、◯月◯日までに本メールへご返信ください。キャンセルを承り、参加費を返金いたします。
皆様にお会いできることを、スタッフ一同楽しみにしております。

再延期のお詫び・延期から中止に切り替える場合

二度目の延期は、一度目より丁寧に書きます。経緯を一行で振り返ってから本題に入り、キャンセルしやすくすることを優先します。

件名：【再延期のお詫び】「◯◯セミナー」開催日程について

先日、◯月◯日への延期をご案内いたしました「◯◯セミナー」につきまして、講師の回復に時間を要するため、再度延期させていただくこととなりました。
重ねてのご連絡となり、誠に申し訳ございません。

新しい日程は、講師の回復を確認したうえで◯月中にお知らせいたします。この機会にキャンセルをご希望の方は、本メールへのご返信で承ります。参加費は全額返金いたします。

度重なるご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

延期のあと、結局開催できなくなった場合は、待っていた人への配慮として返金の方法を最初の段落に置きます。

件名：【開催中止のお詫び】延期しておりました「◯◯セミナー」について

◯月◯日より延期しておりました「◯◯セミナー」は、新しい日程での開催を調整してまいりましたが、講師の日程が確保できず、開催を中止することといたしました。
お待ちいただいていた皆様のご期待に添えず、誠に申し訳ございません。

お支払いいただいた参加費は、◯月◯日までに全額返金いたします。お手続きは不要です（お申し込み時の決済方法に返金いたします）。

送る前の確認リスト

• 件名に「延期」と元の開催日・イベント名が入っている
• 最初の段落で、予定の日に開催しないことを言い切っている
• 新しい日程、または次に知らせる日が書いてある
• 申込・チケットがそのまま有効か、手続きが要るかが書いてある
• 参加できない人のキャンセル方法・期限・返金の有無が書いてある
• 登壇者・協賛社・会場には、この案内より先に連絡した
• 宛先がBCCになっている（一斉送信の場合）
• サイト・SNSの告知とメールの内容（日付・会場）が一致している
• 問い合わせ先と電話の受付時間が書いてある

よくある失敗と直し方