展示会出展の準備スケジュール
6か月前からの逆算表とチェックリスト

いつから始めるか（準備期間別にできること）

「出展を決めてから会期まで、どのくらい期間が必要か」への答えは、最低3か月、余裕を持つなら6か月です。これは自社側の準備期間です。人気展示会の申込受付は会期よりかなり前に始まることがあるため、主催者サイトで受付時期を先に確認してください。

出展が決まったら最初の1週間でやること

1. 01

   責任者と窓口を1人に決める

   主催者・施工会社・社内の連絡を1人に集めます。窓口が複数いると、申請の提出漏れと二重発注が起きます。

2. 02

   出展の目的とKPIを決める

   「名刺を集める」ではなく「商談につながるリードを何件」まで決めます。ブースの形、人員、配布物はすべてここから決まります。

3. 03

   出展社マニュアルの締切を管理表に写す

   提出書類の一覧ページを丸ごと管理表に転記し、各締切の1週間前にアラートを入れます。

4. 04

   施工会社に声をかける

   繁忙期は施工会社の枠が先に埋まります。見積比較をするなら、この週に依頼を出します。

5. 05

   社内の関係者に日程を押さえる

   説明員、営業、デモ担当の会期中と設営日の予定を、カレンダーで先に確保します。

逆算スケジュール表（時期別のやること一覧）

会期を起点に、時期ごとにやることを固定します。以下は本記事で示す目安です。実際の締切は必ず出展社マニュアルに従ってください。

3か月しかないときの短縮スケジュール

出展が急に決まった場合は、造作をあきらめて、時間のかかる工程を並行させるのが現実的です。

目的とKPIの決め方（テンプレート付き）

目的が曖昧なまま準備を始めると、ブースも配布物も「とりあえず」で決まり、会期後に評価できません。目的→KPI→必要な準備の順に1枚にまとめます。詳しくは展示会の目標設定を参照してください。

【出展計画シート】
展示会名：◯◯展（会期 ◯月◯日〜◯日／会場 ◯◯）
小間：◯小間（パッケージ／造作）　小間番号：◯◯

■ 出展の目的：◯◯
■ KPI：獲得リード ◯件（うちAランク ◯件）／商談設定 ◯件／受注目標 ◯件
■ 主な来場者像：業種 ◯◯、役職 ◯◯、課題 ◯◯
■ 見せるもの：主役の製品 ◯◯、デモ ◯本、パネル ◯枚
■ 予算：出展料 ◯円、施工 ◯円、備品 ◯円、印刷・ノベルティ ◯円、人件費・交通 ◯円
■ 体制：責任者 ◯◯／窓口 ◯◯／説明員 ◯名（シフト別紙）
■ 会期後の流れ：翌営業日にお礼メール、Aランクは◯日以内に営業が電話
■ 評価の時期：1か月後に商談数、3か月後に受注額で評価

出展社マニュアルの読み方と締切一覧の作り方

出展が決まると、主催者から出展社マニュアル（出展の手引き）が配布されます。ページ数が多くても、提出書類と規制事項のページは読み飛ばさないでください。

1. 01

   まず提出書類の一覧ページを探す

   提出書類と締切をまとめた一覧があれば、最初にコピーして自社の管理表に転記します。

2. 02

   締切を自社カレンダーに入れる

   締切日そのものではなく、締切の1週間前にアラートを設定します。社内承認や施工会社との調整に時間がかかるためです。

3. 03

   各書類の提出者を決める

   自社が出すもの、施工会社が出すもの、両者の確認が必要なものがあります。「施工会社がやってくれると思っていた」は、提出漏れの典型です。

4. 04

   規制事項を読む

   小間の高さ制限、壁面の後退距離、火気の使用、音量、装飾材の防炎。設計に入る前に読まないと、審査で差し戻されます。

5. 05

   搬入出の時間割を確認する

   搬入日時、車両の指定、台車の使用可否、エレベーターの利用制限を確認します。

6. 06

   追加費用の発生条件を確認する

   締切後の申請や当日申込に割増がかかるか、金額まで把握しておくと社内説明が楽になります。

締切管理表のテンプレート

申請・届出の実務

準備の中で抜けやすいのが申請・届出です。名称と様式は展示会ごとに異なりますが、求められる内容は似ています。締切は下の目安ではなく、出展社マニュアルの日付で管理してください。

消防・防炎に関わる点

• 消防法第8条の3では、政令で定める防火対象物で使う展示用の合板、カーテン、じゅうたん等に防炎性能が求められます。施工会社に防炎物品の使用を確認し、ラベルや証明の提出を求められたら対応します
• 東京消防庁の管内では、多くの人が集まる観覧場・展示場での催物の開催届出は、主に興行主（主催者）が開催の3日前までに行います。出展社は主催者が定める火気・危険物のルールに従い、申請は主催者の窓口に出します

装飾審査は差し戻しを前提に組む

• 一度で通らない前提で、締切の2週間前に初回提出する
• 特に確認したいのは、高さ制限（バックパネル、吊り看板）
• 隣接小間からの壁面の見え方（裏面の仕上げ）も指摘されやすい
• 修正指示が出たら施工スケジュールに影響するため、施工会社と即共有する

スタッフの人数とシフトの組み方

人数は「小間が広いから多め」ではなく、同時に接客できる場所の数から決めます。人数の考え方と当日の動きは展示会のブーススタッフでも詳しく扱っています。

1. 01接客ポイントを数える：カウンター、デモ台、商談テーブルの数
2. 02接客ポイントごとに1人を置く
3. 03通路側の声がけに1人、ブース全体を見る責任者に1人を足す
4. 04交代要員を足す（休憩と昼食で常に誰かが抜ける）
5. 05製品の技術的な質問が来る展示なら、答えられる人を全時間帯に1人入れる

シフト表のテンプレート

備品レンタルと発注の締切管理

什器や備品は、締切より在庫が先に尽きることがあります。同じ時期に複数のイベントが重なると、レンタル品が足りなくなります。

• 什器の発注リストを施工会社と自社で二重に持ち、担当を明記した
• モニターのサイズ・台数・設置方法（スタンド／壁掛け）を確定した
• 電気容量の計算に、レンタル品の消費電力を全て反映した
• 印刷物の部数を、想定来場者数と過去実績から算出した
• 配布物が足りないときの代わり（QRコードでの資料配布）を用意した
• レンタル品の返却方法と時刻を確認した

2週間前〜前日の直前準備（リハーサルと持ち物）

スタッフ説明会とリハーサルで決めること

• 出展の目的とKPI、自分の持ち場と時間帯を全員が言える
• 30秒で製品を説明する台本を、全員が声に出して練習した
• デモを本番と同じ機材・同じ回線（またはオフライン）で通しで動かした
• リードのランク（A：商談希望／B：情報収集／C：資料のみ）の基準を揃えた
• 名刺の読み取り方法と、メモに書く項目を決めた
• 競合や価格の質問への答え方と、答えられない質問の引き継ぎ先を決めた
• トラブル時の連絡先（主催者事務局、施工会社、社内責任者）を配った

当日の持ち物（最低限）

• 出展社パス、搬入車両の許可証、出展社マニュアルの控え
• 名刺（多めに）、名刺の読み取り機器、ペン、メモ用紙、クリップボード
• PC・タブレットと充電器、延長コード、テーブルタップ、HDMI等の変換アダプター
• 養生テープ、両面テープ、はさみ、カッター、結束バンド
• 配布物の予備、アンケート用紙、ノベルティ
• ゴミ袋、ウェットティッシュ、飲料（ブース内での飲食ルールを確認）

持ち物の全リストは展示会の持ち物リストにまとめています。

そのまま使える声がけ・接客の例文

トークスクリプトは場面ごとに1文決めておくと、新人でも声をかけられます。製品名や課題は自社のものに置き換えてください。

名刺交換の作法は展示会での名刺交換、来場者への挨拶は展示会の挨拶を参照してください。

準備で使うメールのテンプレート

施工会社への見積依頼

件名：【お見積りのお願い】◯◯展（◯月◯日〜◯日）ブース施工

◯◯株式会社　◯◯様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社◯◯の◯◯と申します。
下記の展示会への出展にあたり、ブース施工のお見積りをお願いしたく、ご連絡いたしました。

■ 展示会：◯◯展（会場 ◯◯、会期 ◯月◯日〜◯日）
■ 小間：◯小間（◯m×◯m、小間番号 ◯◯、角小間／列小間）
■ 希望：パッケージ／造作、モニター◯台、デモ台◯台、商談テーブル◯卓
■ 予算の目安：◯円程度
■ 出展社マニュアル：添付します

お見積りとあわせて、装飾審査の書類作成と電気申請の代行が可能かもお教えいただけますと幸いです。
◯月◯日までにご回答いただけますと助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

主催者事務局への問い合わせ

件名：【小間番号◯◯】出展社マニュアルの記載についてのお問い合わせ

◯◯展　運営事務局　ご担当者様

いつもお世話になっております。小間番号◯◯で出展する株式会社◯◯の◯◯です。
出展社マニュアルについて、次の2点を確認させてください。

1. ◯ページの高さ制限は、吊り看板にも適用されますでしょうか。
2. 電気工事申請の締切後に容量を変更する場合、手続きと費用はどのようになりますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。

（署名）

社内のスタッフ説明会の案内

件名：【◯月◯日】◯◯展 スタッフ説明会・リハーサルのご案内

◯◯展で説明員を担当される皆さま

お疲れさまです。展示会担当の◯◯です。
会期前のスタッフ説明会とリハーサルを、次のとおり行います。

■ 日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■ 場所：◯◯会議室／オンライン併用
■ 内容：出展の目的とKPI、シフトの確認、30秒説明とデモの練習、名刺の扱い
■ 事前にお願いしたいこと：添付のトークスクリプトに目を通しておいてください

欠席の場合は◯月◯日までにご連絡ください。
よろしくお願いします。

取引先への招待状や案内メールは展示会のご案内 例文集、会期後のお礼は展示会のお礼メールにまとめています。

搬入から撤去までの時間管理

前日（設営日）

1. 01搬入車両の到着：指定時刻に遅れると入構できない場合がある
2. 02施工の立会い：図面との差異、サインの文字、色味をこの時点で確認する
3. 03電気の通電確認：ブレーカー容量、コンセントの位置と数
4. 04展示物の設置と動作テスト：ネットワーク接続を含めて実際に動かす
5. 05什器・備品の受け取りと検品：不足があればこの日に主催者へ連絡
6. 06持ち込んだものリストの作成：撤去日の照合に使う

会期中の毎日

• 開場60分前：スタッフ集合、朝礼、当日の目標共有
• 開場30分前：展示物の起動確認、配布物の補充、清掃
• 開場中：シフト表どおりに交代し、休憩を回す
• 昼のピーク前：配布物とノベルティの残数を確認
• 閉場後：その日の獲得リードを集計し、翌日の改善点を1つ決める。貴重品とPCは小間に残さない

最終日（撤去）

• 閉場直後から撤去できるか、一定時間後かを事前に確認する
• 自社で持ち帰るもの（展示物、PC、余った印刷物）を先に梱包する
• レンタル品は返却場所と時刻を確認し、紛失・破損があれば申告する
• 廃棄物は主催者のルールに従って処理する
• 撤去の立会い担当を必ず残す。持ち込んだものリストと照合する

撤去の段取りは展示会の撤去で詳しく扱っています。

よくある失敗と防ぎ方

会期後のタスクと次回への引き継ぎ

1. 01当日中〜翌営業日：名刺とメモをデータ化。関心度のランク付けを記憶が鮮明なうちに行う
2. 02翌営業日：お礼メールの送付。Aランクへは営業から個別連絡
3. 031週間以内：スタッフの振り返り会。気づきを文字にして残す
4. 042週間以内：費用の精算。追加請求（電気増設、廃棄物、延長料金）の確認
5. 051か月以内：商談化件数の集計と社内報告（展示会の報告書）
6. 063か月以内：受注額を含めた評価と次回出展の判断（展示会の費用対効果）

次回のために残すもの

• 提出した申請書の控えと、実際の締切日を記録した一覧
• 電気の申請容量と実際に足りたか
• レンタル品の発注内容と過不足のメモ
• 配布物の部数と残数
• 来場者からよく聞かれた質問
• 小間位置と通行量の実感、忙しかった時間帯
• 施工会社の対応評価（次回も依頼するか）
• 総費用の内訳と、想定との差額

獲得リードの扱いはイベント後のフォロー、各種届出の全体像はイベントの許認可と届出を参照してください。